Contabilidad

2. Diario auxiliar de caja
3. Arqueo de caja
4. Diario auxiliar de caja (cuadro)
5. Faltantes o sobrantes de caja
6. Cobro por intermedio de nuestros vendedores
7. Abonos por concepto de incobrables
8. Conclusión
9. Referencias bibliográficas

INTRODUCCION

Este trabajo lo realizo con la finalidad de dar a conocer de los libros de mayor auxiliar y menor auxiliar de contabilidad.

DIARIO AUXILIAR DE CAJA

Una de las formas de mejorar los controles sobre el efectivo es separar las funciones recepción y desembolso. Este se puede manejar con un libro para controlar las entradas y las salidas, si partimos de la premisa que todo el efectivo percibido por caja deberá depositarse en los bancos, pareciera que el libro de ingresos es el más importante, puesto que todos los egresos se pagan por intermedio de los cheques emitidos por la empresa. De alguna forma tenemos que controlar los cheques que se entregan para el pago de los egresos.

En las empresas grandes el departamento de tesorería se encarga de emitir los cheques y controlar los saldos de las cuentas corrientes bancarias, pero en las compañías pequeñas es el departamento de contabilidad es responsable y diario de egreso le presta una gran ayuda.

Es el resumen de operaciones que el cajero en vía diariamente con el departamento de contabilidad para su registro en el diario general, la realizamos en base a un ejercicio de práctica basada en las operaciones de tres días.

Día 20/01/06 ejemplo.

1. Cheque Nº 5 de Banesco por Bs. 100.000 para la creación del fondo de caja chica.
2. Ventas de contado según la factura Nº 432 por Bs. 10.000.000 cancelada con cheque Nº 233 a cargo del Banco Provincial.
3. Pagado por caja chica Bs. 200.000 para reparaciones de una maquina de la compañía.

Este registro de las operaciones realizadas de acuerdo con el ejercicio anterior se ha preparado un libro para las entradas y otro para las salidas, solamente a titulo orientativo, en el mercadeo encontramos libros de diferentes rayadas y formas. Por ejemplo.

En un solo libro existen rayado para el control de entrada – salida, etc. Con relación al libro de control de gastos pagados por caja chica pueden hacerlo empleando por uno de tres columnas: entrada, salida y saldo.

El cajero prepara diariamente una relación detallada de ingresos que enviará al departamento de contabilidad, la cual nos servirá para chequear una parte de los registros en los mayores auxiliares.

Se registran las cuentas y efectos por cobrar y pagar. El contador, en base a esas relaciones, prepara los resúmenes correspondientes para registrar el diario general, las operaciones realizadas por el cajero.

Con relación a caja chica, estas cuentas se recargarán únicamente al crearse el fondo, las reposiciones se cargan a gasto con abono a banco.

Ejemplo:

1. 

2. El día 20/02/06 se extendió el cheque Nº 5 del Banco de Carona por Bs. 1.000.000 para la creación del fondo de caja chica. El asiento para registrar esta operación en el Diario General será la siguiente:
3. El día 02/03/06 según el aporte, caja chica entregó relación de gastos y se extendió el cheque Nº 3 Banco Provincial por Bs. 100.000 para reposición de fondos. El asiento para registrar esta operación en el Diario General será la siguiente:

El reponer fondos a caja chica, no se le carga a esa cuenta, sino a las cuentas que ocasionan los desembolsos. Todo registro ya se hace en los diarios y mayores auxiliares.

El libro diario se asentarán día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida expresa generalmente es el acreedor y quien es el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente por lo menos los totales de esas operaciones, siempre que en este caso se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día.

Ejemplo:

ARQUEO DE CAJA

Estas operaciones consisten en contar las existencias de dinero en efectivos cheques, boletas de tarjetas de créditos, valores y otro valor.

El arqueo deberá realizar la operación diariamente al finalizar su trabajo e informará sobre cualquier diferencia que pudiera encontrar. Será conveniente que de vez en cuando en fechas no previstas por el cajero una persona ajena al departamento debidamente autorizada efectué arqueos de los cuales se dejará constancia escrita. Si la empresa cuenta con con un departamento de auditoria interna, será de su responsabilidad realizar los arqueos sorpresivos cuando los considere conveniente.

DIARIO AUXILIAR DE CAJA

DIARIO AUXILIAR CAJAS BANCOS SALIDAS

FALTANTES O SOBRANTES DE CAJA

Esto le indica que al cajero, al final de su jornada de trabajo, debe hacer un arqueo para verificar si el saldo de sus registros cuadran con la existencia real del efectivo, en algunas oportunidades pueden encontrar diferencia.

El cajero es responsable del efectivo recibido, en consecuencia, al detectar un faltante o un sobrante deberá ser reportado. Ejemplo:

Diferencia en caja: para registrar el faltante existente en el arqueo de caja realizado el día XX. Al pasar del mayor general el asiento anterior, la cuenta caja deberá mostrar un saldo igual al valor de la existencia física encontradas en el arqueo.

Hemos cuadrado la cuenta caja, pero nos queda una cuenta transitoria, diferencia de caja.

Esto lo reflejaremos en el libro como faltante en caja, será descontado al cajero.

Al pasar este asiento al mayor general, la cuenta transitoria diferencia en caja quedará con saldo cero, como debe ser puesto que este tipo de cuenta deberán ser canceladas al diferenciarse al finalizar la operación.

En el supuesto de no hallar las causas que motiva el faltante, la cuenta diferencia en caja se cancelaría con cargo a Ganancias y Perdidas. Si tenemos una póliza de seguro que cubra el riesgo de los faltantes de caja, se podrían cancelar con cargo, reclamación, seguros o bienes directamente contra caja.

Mayor auxiliar de efecto o cuentas por cobrar es una cuenta por cada cliente en donde registro sus deudas y sus respectivos vencimientos registros similares habrá realizado en el mayor auxiliar de efectos y cuentas por pagar. Para el control de cada uno de nuestros proveedores, igualmente debe tener abierto una cuenta a cada uno de los bancos con que trabajaremos en el mayor auxiliar del banco.

Ojo en esta primera práctica, aplicando procedimientos manuales, no desglosaremos los gastos de administración ni los gastos de ventas.

Si pagamos sueldos de vendedores lo cargaremos a Gastos de ventas. Si pagamos sueldos de vendedores lo cargaremos a Gastos de ventas lo mismo haremos cuando paguemos comisiones, viáticos, propagandas, etc.

Cuando se desglosa en base a sistemas y procedimientos computarizados si llevaremos un desglose detallado para el control de cada uno de los diferentes tipos de gastos que agrupan las cuentas, gastos de administración y gastos de ventas.

Cuando las operaciones realizadas intervienen clientes, proveedores o bancos las primeras que hará que registrarlas en sus correspondientes mayores auxiliares.

Es importante que los mayores auxiliares, estén al día pues en muchos casos no lo indicase el monto de una factura o giro. En estos casos primero se toma el mayor auxiliar de efectos cuentas por cobrar, busco la cuenta de Emilio García y observo que el monto de la factura 509 es de Bs. 74.000 abónales Bs. 540.000 que pagó a cuenta de esa factura el 31/01/2006, busco el saldo pendiente de la factura 509 determino que es de Bs. 24.000 le abonaré en el concepto de cancelación de saldo pendiente a la factura 509.

Una vez que las operaciones de un determinado día han sido registradas en el mayor auxiliar, se preparan los asientos para registrar en el diario general las operaciones realizadas durante el día.

En base a los registros del mayor general se prepara un balance de suma y saldo, seguidamente partiendo de los mayores auxiliares se presenta una relación de los clientes, proveedores y bancos, que muestren los saldos.

• Efectos por cobrar 100.000
• Efectos por pagar 50.000
• Efectos por cobrar 300.000
• Cuentas por pagar 50.000
• Banco 100.000

Luego se determina si las sumas de cada una de esas relaciones cuadran con cada una de sus respectivas cuentas principales o de control.

COBRO POR INTERMEDIO DE NUESTROS VENDEDORES

Los clientes domiciliados en una plaza diferentes a la de la empresa, en algunas oportunidades, suelen cancelar los créditos que le hemos concedido por medio de transferencias bancarias, pero en nuestro caso no hacen uso de esta práctica y eficiente servicio que prestan las instituciones bancarias, supongamos que, nuestra empresa, con sede en Caracas ha vendido mercancía a crédito a clientes domiciliados en Maracaibo, Puerto Ordaz, para enviar un cobrador es muy difícil, para cobrar cada factura vencida si estas no son muchas o el monto no es elevado, resultará antitético.

En estos casos mencionados los cobros se les suelen asignar a los vendedores de la empresa para que gestionen sus cobros, ahora bien estas deben presentar diariamente la relación de cobro y entrega el efectivo en caja, pero los vendedores se tardan para hacer el cobro por la distancia es difícil informar al departamento de cobranzas sobre la situación. Estas facturas se suelen cargar a una cuenta deudora y como contrapartida se abona a la misma cuenta, facturas en poder viajante.

A medida que los viajantes comunican a la empresa las facturas cobradas, los ingresos realizados en los bancos (debidamente comprobados por nosotros) o los giros postales que se hayan recibido, se abonarán en las cuentas y efectos por cobrar y el diario general, se registran por medio del siguiente asiento:

En el supuesto de no cargar intereses al cliente, se haría únicamente el segundo asiento en el mayor auxiliar de cuentas y efectos por cobrar, deberán registrar estas operaciones.

ABONOS POR CONCEPTO DE INCOBRABLES

Al determinarse la deuda de un cliente resulta ser incobrable, se dará de baja de cuentas por cobrar, previa conformidad del funcionario responsable de autorizar esta operación. La documentación correspondiente se mantendrá bajo control por un lapso prudencial.

Si abonamos una determinada cantidad en la cuenta de un cliente sin que la empresa perciba algo por ese abono, al disminuir sus derechos sin ninguna compensación constituirá una pérdida para la empresa, por consiguiente el asiento para registrar la operación podría ser:

Bien si la empresa con anterioridad al hecho real de dar de baja la deuda de un cliente, ha previsto esa pérdida y la ha creado una cuenta de provisión para incobrables, con un saldo igual o mayor al de la deuda que va a dar de baja en sus libros, el asiento podría ser:

Pues el mayor auxiliar de cuentas y efectos por cobrar, si ese abono se carga a pérdidas incobrables o bien a provisión incobrable.

Al pasar el asiento al mayor general estas dos cuentas se reflejan de la siguiente manera:

La cuenta efectos por cobrar tiene un saldo de Bs. 100.000 indicando que en la empresa hay giros por esta cantidad, más Bs. 50.000 que tenemos en el Banco cuenta giro al cobro, suman un total de Bs. 150.000 de giros propiedad de la empresa, según indica la cuenta de efectos por cobrar antes de realizar la operación.

Estas cuentas se abonan en el mayor general, no se abonan en el mayor auxiliar de cuentas y efectos por cobrar, que controla la cuenta de cada uno de los clientes de la empresa, pues estas aún no han cancelado cantidades algunas y en consecuencia no recibirá ningún abono.

A medida que se reciben las notas de abono vencidas por el banco se registrarán en el mayor auxiliar de cuentas y efectos por cobrar, acreditando las cuentas de los clientes que cancelaron los giros.

Al mismo tiempo, en la copia de la relación de efectos al cobro entregados al banco, también se señalan los giros cancelados, con objeto de poder controlar los que nos quedan pendientes por cobrar.

CONCLUSION

Al realizar este trabajo he llegado a la conclusión que los libros de contabilidad son muy importantes para el manejo de las empresas y nos permiten conocer sus estados financieros.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

REDONDO, Ángel. Contabilidad

Douglas Alfredo Dominguez Ruiz