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Diseño de los documentos para los procesos operativos de la unidad de operaciones en Transbolívar C.A.

    RESUMEN

    La presente investigación, fue realizada en la Empresa de Transporte Público del Estado Bolívar (TRANSBOLIVAR C.A.) específicamente en la Unidad de Operaciones la cual esta adscrita a la Gerencia de Operaciones, con la finalidad de Diseñar los documentos (Formatos, instrucciones de trabajo y registros) para las actividades operativas, ya que los existentes no son los más adecuados. Estos documentos permitirán mejorar la manera de recolectar los datos para la mejora de cada una de las funciones de los empleados de la Unidad de Operaciones. Luego de aplicar diversas herramientas se elaboraron los diferentes documentos en los cuales se plasma lo que verdaderamente es de interés para la Unidad.

    Palabras Claves: Diseño, formatos, instrucciones de trabajo y registros.

    INTRODUCCIÓN

    Transporte Público del Estado Bolívar (TRANSBOLÍVAR C.A) es una empresa adscrita a la gobernación del estado Bolívar que se encarga de la prestación de servicio de transporte urbano e interurbano, proporcionando de esta forma un servicio de calidad a la población bolivarense.

    TRANSBOLÍVAR C.A, cuenta con dos rutas de transporte urbano en Ciudad Guayana, la primera ruta parte de 25 de Marzo y llega a la UD-338, la segunda inicia en Francisca Duarte y tiene como punto final Villa Jade, en cuanto a las rutas interurbanas, se realizan viajes hasta Ciudad Bolívar, Upata, Tumeremo, Santa Elena de Uairen y otras poblaciones del sur del estado.

    La Gerencia de Operaciones de Transbolívar C.A, se encarga de supervisar y controlar las diferentes rutas, dentro de esta gerencia se encuentra la unidad de Operaciones donde se llevan a cabo los procedimientos administrativos que permiten la prestación del servicio.

    Para todos estos procedimientos es importante contar con documentos que permitan llevar un control en la Unidad de Operaciones, estos documentos deben contener la información necesaria que permita llevar un registro actualizado y confiable de la información de la unidad.

    La presente investigación se fundamenta en el diseño de los documentos para los procesos operativos de la unidad de operaciones en Transbolívar C.A, con la finalidad de controlar los procesos y llevar un registro de la información en dicha unidad.

    CAPÍTULO I

    EL PROBLEMA

    En el capítulo que se describe a continuación, se presenta el planteamiento del problema a estudiar, objetivos de la investigación, tanto general como específicos, formulados para dar solución a dicha situación, así como la justificación y delimitación para la realización del mismo.

    1.1 Planteamiento del Problema

    La Empresa Transporte Público del Estado Bolívar. C.A. (TRANSBOLÍVAR, C.A.), inicia operaciones el 10/11/2008, con el objetivo de prestar un servicio de calidad, enmarcado en un sistema cómodo y seguro.

    Transbolívar nace con una flota totalmente operativa, con una cantidad de cuarenta y seis (46) unidades, de las cuales treinta y cinco (35) están destinadas a prestar servicio de transporte público, desglosadas en las siguientes rutas: 25 de marzo (San Félix) – UD. 338 (Puerto Ordaz) y otra con origen en Francisca Duarte (San Félix) llegando a su punto final en Puerto Ordaz, específicamente Villa Jade.

    Las unidades restantes (once en total), realizan las rutas interurbanas, cubriendo distintas partes del Estado bolívar: Ciudad Bolívar, Puerto Ordaz, Upata, Tumeremo, Santa Elena, entre otros.

    Transbolívar cuenta con un total de cinco (5) gerencias: Gerencia Administración y Finanzas, Gerencia de Operaciones, Gerencia General, Gerencia Recaudación, Gestión Talento Humano siendo la Gerencia de Operaciones la Unidad Organizativa más importante de Transbolívar, la cual tiene como objetivo planificar, organizar y coordinar las operaciones de las rutas urbanas, interurbanas y servicios especiales mediante la utilización de las diferentes unidades vehiculares (Buses y Autobuses).

    Para llevar el control de las diferentes actividades que realiza, la Gerencia de Operaciones cuenta con una cierta documentación con el fin de llevar un registro estricto de las actividades realizadas y en caso de alguna eventualidad tener ésta como respaldo ante cualquier situación, sin embargo se determinó que los documentos existentes no son suficientes para llevar el control necesario de las actividades, por ende no se tiene un registro claro y preciso de lo que se está realizando en la Unidad De Operaciones.

    Otro problema que se presenta es que no se cumplen las instrucciones de trabajo en la Unidad de Operaciones, debido a esto, se ha presentado dificultad para la recopilación de la información necesaria para los formatos y registros de las actividades, por lo que se evidencia que existen grandes fallas a la hora de la ejecución de los formatos y otros.

    La problemática presentada en la Unidad de Operaciones es algo que se podría evitar a fin de las mejoras de la misma y de la empresa Transbolívar en general, esto puede tener origen en las siguientes causas:

    1. Uso inadecuado de la documentación existente.

    2. La falta de un registro de información real y certera.

    3. Poca supervisión.

    4. Desconocimiento por falta de personal capacitado.

    Así mismo, esto ocasiona las siguientes consecuencias:

    1. Falla en la recopilación de la información.

    2. No se puede contar con información clara y precisa.

    3. Se aplica un método herrado debido al desconocimiento del personal.

    4. Se incumple con lo ya establecido.

    De no contar con la documentación o la información adecuada para la Unidad de Operaciones de Transbolívar generaría muchos conflictos a la hora de cualquier inconveniente o necesidad de ello para solucionar lo presentado.

    Lo que ocurrirá si no se tiene o se cumple lo previamente descrito es que no se contara con una planificación mínima de ruta, existirá el incumplimiento de los servicios contratados (Hidrobolívar y Misión Vivienda) y la imagen de la empresa va a decaer ante otros organismos de competencia que les afectaría a gran escala y empezaría a perder la clientela que es algo fundamental para el avance y sostén de la empresa Transbolívar.

    Con la problemática planteada, surgen las siguientes interrogantes:

    1. ¿Cuál información de actividades operativas deberá ser reflejada en documento?

    2. ¿En qué nivel se ve afectada la ejecución de actividades operativas por la inexistencia de documentos formales?

    3. ¿Qué aspectos organizacionales de la interdependencia departamental de la empresa se beneficiaran por el diseño de documentos?

    4. ¿Cuáles ventajas tendrá la normalización de documentos propuestos para la ejecución de las actividades operativas?

    Entonces, por lo descrito anteriormente, la Gerencia de Operaciones de Transbolívar necesita documentación, formularios, instrucciones de trabajo y registros en donde se plasme la información y de este modo contar con la información correspondiente de cada actividad realizada, cumpliendo estas a cabalidad.

    1.2 Justificación

    La empresa necesita que se cumpla con lo establecido como son los formatos, las instrucciones de trabajo y demás documento todos estos según las normas por las cuales se rigen.

    La presente investigación tiene como fin el diseño y normalización de los documentos con los que se lleva y se llevará acabo el control de las actividades operativas de la unidad de operaciones, en la Gerencia de Operaciones de Transbolivar, a través del diseño y normalización de los documentos existentes en la unidad que contenga la información detallada de las actividades que el personal debe cumplir para la ejecución de sus funciones, lo que permitirá contrarrestar ineficiencias garantizando un mejor desarrollo de los procesos objeto de estudio.

    Sin embargo, la aplicación adecuada de los formatos, instrucciones de trabajos y registros permitirá llevar el control de las diversas actividades ejecutadas en el área de operaciones.

    1.3 Importancia del Trabajo

    Este trabajo va a permitir solventar problemas de desorganización en la unidad de operaciones de Transbolívar a la hora de plasmar la información en los documentos y a su vez ofrecer lo necesario para el correcto llenado de los formatos. Con todo esto se logrará una mejor organización a fin de que cuando ocurra alguna eventualidad se tenga con que respaldar lo realizado.

    1.4 Alcance

    La investigación está enfocada en el diseño y normalización de documentos (formatos, instrucciones de trabajo y registros) de la unidad de operaciones de Transbolívar, permitiendo facilitar las labores la unidad de operaciones.

    1.5 Delimitaciones

    La presente investigación se lleva acabo con la finalidad de contar con una excelente documentación para facilitar el trabajo del personal. Se basa en el diseño y normalización de documentos, instrucciones de trabajo y registro en la Gerencia de Operaciones, específicamente en la unidad de Operaciones de Transbolivar, ubicado en el municipio Caroní del estado Bolívar, se realizara durante dieciséis semanas, con la propósito de contribuir con el mejoramiento del control de las actividades que se llevan a cabo en dicha gerencia.

    1.6 Objetivos

    1.6.1 Objetivo General

    Diseñar los documentos (formularios, instrucciones de trabajo y registros) de los procesos operativos de la Unidad de Operaciones en Transbolívar C.A.

    1.6.2 Objetivos Específicos

    · Diagnosticar la situación actual de la ejecución de las actividades operativas en la unidad.

    · Caracterizar las actividades operativas de la unidad.

    · Analizar los factores asociados a la unidad y la ejecución de las actividades operativas.

    · Diseñar los documentos pertinentes a las actividades operativas.

    · Proponer las acciones para la normalización y evaluación futura de los documentos propuestos.

    CAPÍTULO II

    GENERALIDADES DE LA EMPRESA

    En el presente capitulo se realiza una breve descripción de la empresa en la cual se realizara el trabajo y también se presenta detalladamente la unidad objeto de estudio.

    2.1 Reseña Histórica

    Transporte Público del Estado Bolívar (TRANSBOLÍVAR C.A) fue creada mediante el Decreto Nº 194 del 30/05/2008, inicia operaciones el 10/11/2008 con la prestación de servicio urbano en el Municipio Caroní, posteriormente el 18/11/2008 se incorpora el servicio interurbano para los Municipio del Sur del Estado.

    Su objetivo principal es el de prestar un servicio de transporte público urbano e interurbano, eficiente, confiable y de alto valor estratégico, fundamentado en el nuevo modelo productivo socialista, que permita mejorar los niveles de bienestar social de las comunidades y el desarrollo integral del Estado.

    2.2 Descripción de la Empresa

    Transbolivar es una empresa de suma importancia para el estado debido al fin que tiene la misma con respecto al usuario, ya que esta facilita el desplazamiento de estos en unas rutas establecidas sin ningún cambio.

    2.2.1 Misión

    Satisfacer las necesidades de movilización de la población bolivarense mediante la prestación de servicio publico urbano e interurbano en condiciones de calidad, eficiencia, oportunidad y seguridad dando cabal cumplimiento a las normas de transito vigente a fin de contribuir al mejoramiento continuo del estado de bienestar.

    2.2.2 Visión

    Ser a referencia nacional de presentación de servicio de transporte público en condiciones de calidad, eficiencia, oportunidad, comodidad y seguridad.

    2.2.3 Objetivos Institucionales

    Coordinar, dirigir y administrar la prestación de un servicio de transporte público urbano e interurbano, eficiente, planificado, confiable, con fuerza colectiva, fundamentado en la autogestión, de alto valor estratégico para el desarrollo socio-productivo, que fortalezca la cultura solidaria de servicio públicos y la participación protagónica ciudadana, en beneficio de las comunidades del Estado Bolívar.

    2.2.4 Objetivos de Calidad

    1. Ofrecer un servicio de calidad de transporte público que garantice la movilización de usuarios en interconexión de rutas urbanas e interurbanas en el Estado Bolívar

    2. Adiestrar y capacitar el recurso humano, como un servidor público que valore la vida, la seguridad y el respeto a los usuarios, sensibilizado en lo social

    3. Fortalecer el Sistema Gestión de la Calidad

    4. Consolidar el transporte público de pasajeros como una institución pública de calidad al servicio de los ciudadanos y ciudadanas.

    2.2.5 Valores y Principios

    Los valores y principios están referidos a las relaciones que fundamentan los vínculos de acuerdo a las actividades y servicios que cumple la organización en su totalidad, tanto con la comunidad, como con todos los integrantes de la misma, expresándose a través de los principios que conforman el referente ético, los cuales son el soporte para el cumplimiento de la Misión y Visión.

    Los valores y principios, son en última instancia, simultáneamente, los medios y fin ultimo de la empresa (Ver figura 1). Se definen los siguientes:

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