Los Marcadores. Su utilidad en la solución de problemas en Word

1. ¿Cómo podemos insertar un marcador?
2. Realizar cálculos en una tabla con datos existente en otra tabla
3. Insertando varias tablas de contenidos en un mismo documento
4. Desplazamiento a una parte específica dentro de un documento o fuera de este
5. Conclusiones

Microsoft Word es una aplicación en la cual están presentes un gran número de características y recursos que nos ayudan a dar solución a un número cada vez más creciente de problemas que se presentan en el procesamiento de textos en la misma medida en que nos adentramos más en su conocimiento. Por ejemplo, cuando necesitamos realizar cálculos en una tabla con los datos de otra tabla nos auxiliamos de los Marcadores para solucionar esta problemática. De igual forma se presentan otras situaciones para las cuales es necesario acudir al uso de los Marcadores para resolverlas, como son por ejemplo:

• el desplazamiento a una parte dentro del documento.
• el desplazamiento a una parte de otro documento.
• cuando necesitamos insertar varias tablas de contenidos en un documento.
• cuando combinamos correspondencia.

El objetivo de este trabajo es dar a conocer las facilidades que ofrecen los marcadores en el procesador de textos Word para dar solución a las problemáticas antes expuestas.

Comencemos por conocer qué se entiende por Marcador.

Un marcador es un elemento o una ubicación de un documento que se identifica y se le asigna un nombre para futuras referencias.

Los marcadores se utilizan para saltar rápidamente a una ubicación específica, crear referencias cruzadas, marcar intervalos de páginas para entradas de índice, etcétera

¿Cómo podemos insertar un marcador?

Procedimiento #1.

1. Seleccione el elemento al que desee asignar un marcador o haga clic donde desee insertar un marcador.
2. En el menú Insertar, haga clic en Marcador.
3. En Nombre del marcador, escriba el nombre que va a asignar al marcador.
4. Haga clic en Agregar.

Usted puede insertar un marcador de posición a través de diferentes comandos. En este caso ejemplificaremos con los comandos SET(Asignar) o ASK(Preguntar).

Procedimiento #2

2. Haga clic donde desee que Word inserte el campo de marcador.
3. Pulse la combinación de teclas CTRL+F9 para insertar un par de caracteres de campo {  }.
4. Entre los caracteres de campo escriba el nombre del comando SET(Asignar) y separado por un espacio escriba el nombre del marcador y a continuación el texto o número que desea asignar al nombre del marcador.
5. Pulse la tecla F9 para actualizar el campo insertado.

Veamos otra vía a utilizar para obtener el mismo resultado.

1. Haga clic donde desee que Word inserte el campo de marcador.
2. Haga Clic en Campo… del menú Insertar
3. Seleccione de la categoría Todos el campo Set (Asignar).
4. Escriba el nombre del Marcador y separado por un espacio el texto o valor a asignar al nombre del marcador.
5. Finalmente haga Clic en Aceptar.

De manera análoga puede proceder para los campos ASK (Preguntar), FILLIN (Rellenar) y otros más que permiten insertar en un texto marcadores de posición.

Cuando usted asigna un marcador a un elemento de un documento o a una ubicación de este, es posible que no se muestre ninguna señal de su existencia. Para obtener una muestra de estos aplique el siguiente procedimiento:

Procedimiento #3.

2. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones… y, a continuación, en la ficha Ver.
3. Active la casilla de verificación Marcadores.
4. Haga clic en Aceptar.

Una vez aplicado el procedimiento anterior usted podrá observar que si ha asignado un marcador a un elemento, este aparecerá entre corchetes ([…]) en pantalla, pero si ha asignado un marcador a una ubicación, este se mostrará en forma de barra (  ). Los corchetes y las barras no se imprimen.

Si queremos imprimir en el documento el elemento asignado a un marcador debemos insertar un campo de marcador en la posición en la que desee que Word imprima la información.

Procedimiento #4.

2. Haga clic donde desee que Word inserte el campo de marcador.
3. Pulse la combinación de teclas CTRL+F9 para insertar un par de caracteres de campo {  }.
4. Entre los caracteres de campo escriba el nombre del marcador definido y a continuación pulse la tecla F9 para actualizar dicho campo.
5. Para ocultar el código del campo insertado e imprimir el elemento asignado al nombre del marcador pulse la combinación de teclas ALT + F9.

Con los elementos abordados ya estamos en condiciones de plantear algunas ideas de solución a las problemáticas planteadas inicialmente.

Realizar cálculos en una tabla con datos existente en otra tabla.

La tabla1 contiene los nombres, apellidos y las notas en tres asignaturas de tres estudiantes.

Tabla 1

Se desea completar la tabla 2 a partir de los datos existentes en la tabla 1.

Tabla 2

La solución de esta problemática implica tener que hacer referencia a los datos de la tabla1 por lo que se hace necesario identificarla con un marcador. En este caso podemos seleccionar solamente los datos de la primera tabla que están en el rango b2:d4 e identificar estos por el nombre de marcador Tabla1. Para realizar el cálculo del promedio del primer estudiante hagamos clic en la celda B2 de la tabla 2 y luego en fórmula… del menú Tabla, a continuación haga clic en el botón pegar función, seleccione la función promedio. A través del botón pegar marcador seleccione el nombre del marcador previamente asignado a los datos de la tabla 1. Finalmente se obtendrá la fórmula: =promedio(Tabla1 b2:d2). De manera análoga se procederá para obtener el promedio para cada uno de los estudiantes. Si se modifican los datos de la tabla 1, los resultados en la tabla 2 pueden ser actualizados seleccionando las celdas que en la tabla 2 sus fórmulas hacen referencias a las celdas modificadas y luego pulsar la tecla F9.

Insertando varias tablas de contenidos en un mismo documento.

¿Qué es una tabla de contenido?

Una tabla de contenido es una lista de los títulos de un documento que se puede insertar en una ubicación específica.

Una tabla de contenido puede utilizarse para obtener información general acerca de los temas que se tratan en un documento, o para buscar un tema rápidamente.

¿Cómo crear una tabla de contenido?

1. Aplique los estilos de título (Título 1 a Título 9) integrados a los títulos que desee incluir en la tabla de contenido.
2. Haga clic en la posición en la que desee insertar la tabla de contenido.
3. En el menú Insertar, haga clic en Índice y tablas y, a continuación, en la ficha Tabla de contenido.
4. Siga uno de estos procedimientos:

• Para utilizar uno de los diseños disponibles, haga clic en un diseño en el cuadro Formatos.
• Para especificar un diseño personalizado para la tabla de contenido, elija las opciones que desee.

2. Seleccione las demás opciones de tabla de contenido que desee.
3. Finalmente haga Clic en Aceptar.

Para insertar varias tablas de contenidos en un mismo documento debemos tener presente el siguiente procedimiento.

Procedimiento #5.

1. Aplique los (Título 1 a Título 9) integrados a los títulos que desee incluir en las diferentes tablas de contenido.
2. Seleccione el área de texto que contiene los estilos de título integrados aplicados a los títulos que desea incluir en la tabla de contenido y asigne a esta un nombre de marcador.
3. Ubique el punto de inserción en el lugar del documento donde desea insertar la tabla de contenido.
4. Haga clic en campo… del Menú insertar. Haga clic en índices y tablas de la ventana categorías y seleccione el campo TOC de la ventana nombres de campos. Este campo será escrito en la línea de entrada de comandos.
5. Haga clic en el botón Opciones… y seleccione el modificador /b. Haga clic en el botón Agregar y luego en Aceptar. A continuación, separado por un espacio escriba el nombre del marcador asociado al área de texto a la que se desea crear la tabla de contenido.
6. Haga Clic en Aceptar.

Un aspecto a destacar es que cuando usted inserta una tabla de contenido esta queda con vínculos a los títulos a los que usted aplicó los estilos integrados en el documento de forma tal que cuando usted ubica el puntero del mouse sobre cualquiera de los elementos de la tabla de contenido creada este cambia y adopta la forma de una mano, lo que le permitirá al hacer Clic saltar rápidamente al lugar del documento que contiene dicha referencia.

Desplazamiento a una parte específica dentro de un documento o fuera de este.

En ocasiones elaboramos documentos en los cuales necesitamos movernos rápidamente a un punto determinado de un documento o fuera de este. En Word esta situación la podemos resolver insertando marcadores de hipervínculos o creando referencias cruzadas. Esta situación se hace más notable cuando elaboramos las llamadas páginas Web.

¿Cómo crear una referencia cruzada a un marcador?

En primer lugar debemos partir de conocer qué es una referencia cruzada.

Referencia cruzada. Una referencia cruzada es un referencia a un elemento que aparece en otro lugar de un documento, por ejemplo, "Vea la Figura 1" en la página 3.

Un aspecto importante a destacar en la creación de las referencias cruzadas es que solo es posible hacerlas dentro de un mismo documento.

Pueden crearse referencias cruzadas para títulos, pies de página, marcadores, párrafos numerados, etcétera. Si está creando un documento en pantalla, puede utilizar hipervínculos para las referencias cruzadas, a fin de que los usuarios puedan saltar a la referencia apropiada. Si más tarde agrega, elimina o mueve un elemento al que ha hecho referencia en una referencia cruzada, puede actualizar fácilmente todas las referencias cruzadas de una vez.

Veamos a continuación el procedimiento para la creación de una referencia cruzada a un marcador.

Procedimiento #6.

1. Inserte el marcador o los marcadores a los que le realizará la o las referencia cruzada.
2. Escriba el texto introductorio que iniciará la referencia cruzada y deje el cursor en esta posición.
3. Haga clic en Referencias Cruzadas… del menú Insertar.
4. Haga clic en el botón Tipo y seleccione Marcador.
5. Seleccione de la ventana Para qué marcador el que asociará a la referencia cruzada que va a crear.
6. Haga clic en el botón Referencia a y seleccione la deseada.
7. Active la casilla de verificación Insertar como Hipervínculo para poder realizar el salto a la referencia apropiada.
8. Haga clic en Insertar.

Por ejemplo, si usted ha creado un marcador al texto Anexo 3 bajo el nombre de marcador anx3, al aplicar el procedimiento antes mencionado podrá obtener el siguiente resultado:

Vea Anexo 3.

En el ejemplo anterior Vea es el texto introductorio escrito por usted y el relleno de color gris significa que se hace referencia al texto asignado a través del nombre del marcador anx3, el cual queda insertado como un campo. Si activó la casilla de verificación Insertar como hipervínculo le permitirá que cuando usted ubique el cursor sobre este cambiará a la forma de una mano y al hacer clic sobre él, saltará al texto Anexo 3, el cual está asociado al nombre del marcador anx3.

La creación de referencias cruzadas se hacen solo dentro de un mismo documento.

¿Cómo podemos entonces desplazarnos a una parte determinada de otro documento?

La solución a esta interrogante la encontramos en la creación de hipervínculos.

¿Qué es un hipervínculo?

Un hipervínculo es un Gráfico o Texto de color y subrayado en el que hace clic para ir a un archivo, una ubicación de un archivo, una página HTML del World Wide Web o una página HTML de una Intranet.

Veamos a continuación el procedimiento para Insertar un hipervínculo que vaya a una ubicación específica en otro documento.

Procedimiento #7.

2. Abra el archivo al que desee ir e inserte un marcador.
3. Abra el archivo desde el que desee establecer el vínculo y seleccione el texto o el objeto que desea convertir en hipervínculo.
4. Haga clic en hipervínculo… del menú Insertar o en el botón Insertar hipervínculo de la barra de herramienta estándar.
5. Bajo Vincular a, haga clic en Archivo o página Web existente.
6. Busque y seleccione el documento con el que desea establecer el vínculo.
7. Haga clic en Marcador y seleccione el nombre de marcador que desee.
8. Finalmente haga Clic en Aceptar.

Veamos un ejemplo:

1. Para más información vea C:Mis documentosTablas.doc – pi

En el ejemplo anterior el texto de color azul significa que se hace un hipervínculo al marcador que tiene por nombre pi del documento Tablas.doc. Observe como detalle importante que el texto de color azul muestra el camino a recorrer para llegar al documento Tablas.doc y que al final aparece el nombre del marcador.

No queremos finalizar este punto sin hacer referencia a como desplazarnos de forma rápida dentro de un documento haciendo uso de los marcadores. Para ello vamos a partir de que tenemos un documento muy grande estructurado de la siguiente forma: Resumen, Introducción, Desarrollo, Conclusiones y Bibliografía. Si aplicamos a cada uno de estos textos marcadores entonces podemos desplazarnos hacia los mismos de forma rápida haciendo Clic en Ir a… del menú Edición, apareciendo en pantalla el siguiente cuadro:

 Seleccione marcador en la ventana Ir a: y elija a través del botón de lista desplegable nombre de marcador: el nombre del marcador al que se desea saltar. Haga clic en el botón Ir a.

También usted puede saltar a un marcador activando el botón seleccionar objeto de búsqueda de la barra de desplazamiento vertical y haga clic en el icono Ir a.

 Apareciendo en pantalla el cuadro Buscar y Reemplazar

Conclusiones.

A manera de conclusiones deseamos plantear:

• En esta recopilación de acciones para el uso de las técnicas que brinda Word para la utilización de los marcadores, se ha tratado de ofrecer de una manera clara y precisa los procedimientos que han de seguir para lograr explotar sin dificultades esta grandiosa posibilidad. La que bien empleada puede ahorrar un tiempo maravilloso para dedicarlo a otros usos o trabajos.
• que hemos expuesto algunas de las facilidades que ofrece el procesador de textos Microsoft Word para solucionar problemas en los que se hace necesario la aplicación de los marcadores, lo cual permitirá que nuestros documentos sean cada vez más profesionales.

Autor:

Rodolfo Vidal Velázquez Ballester

Profesor de Informática del Instituto Superior Pedagógico "Blas Roca Calderío" de Manzanillo, provincia Granma. Cuba. Cuenta con 25 años de experiencia en la enseñanza superior y 20 dedicados a la informática.

Fecha de realización: septiembre de 2005

José Ángel Larramendi López

Profesor de Informática del Instituto Superior Pedagógico "Blas Roca Calderío" de Manzanillo, provincia Granma. Cuba. Cuenta con 28 años de experiencia en la enseñanza superior y 24 dedicados a la informática.

Fecha de realización: septiembre de 2005

Caridad de la Paz Lorente

Profesora de Química del Instituto Superior Pedagógico "Blas Roca Calderío" de Manzanillo, provincia Granma. Cuba. Cuenta con 20 años de experiencia en la enseñanza superior y 5 dedicados a la informática.

Fecha de realización: septiembre de 2005