Las políticas en administración (Presentación PowerPoint)

Documentación de Procedimientos: Concepto de política Clasificación de las políticas Características de una buena política Factores que influyen en la elaboración de una política

Concepto de Política Una política es un plan general de acción que guía a los miembros de una organización en la conducta de su operación

Otras definiciones de Políticas Una guía para las decisiones administrativas. El punto de vista de una organización. Un modo de explotación y de dirección de los diversos sectores de la gestión (acción y efecto de administrar). Una ley administrativa interna que rige las decisiones en el seno de la organización. Criterios generales que tienen por objeto orientar la acción.

Beneficios de la aplicación de una política: Suministra un marco que permite actuar rápidamente y controlar las delegaciones administrativas de autoridad. Fija los límites y los campos en que las personas autorizadas pueden tomar decisiones y realizar actos administrativos. Anticipa condiciones y situaciones e indica cómo enfrentarse a ellas. Mantienen un clima administrativo favorable, crea sentimiento de confianza en las decisiones administrativas, facilita las decisiones…

Las políticas de una compañía tienen por objeto orientar la acción, por la cual sirven para formular, interpretar y suplir las normas concretas. La importancia de éstas en la administración es decisiva, ya que son indispensables para lograr una adecuada delegación de autoridad, la cual es muy importante, pues la administración consiste en hacer a través de otros.

¿Por qué surge la necesidad de disponer de políticas? La empresa es un conjunto de individuos particularmente diferentes entre ellos, deben desempeñar las funciones que les han sido asignadas, donde esa actividad tiene que conducir hacia el logro de los objetivos que se ha fijado la empresa sin embargo al no existir ciertos guías generales de acción, cada persona tendería a resolver problemas o a tomar decisiones de acuerdo con su propio criterio.

Clasificación de las políticas En general, podemos distinguir dos tipos de políticas de empresas según sea la forma en que se originan. Estas son: Políticas impuestas en forma externa y b) Políticas formuladas internamente.

I. Políticas impuestas externamente Sub La empresa se encuentra rodeada del medio (La sociedad, a través de sus sistemas políticos, sociales y económicos) donde la conducta de este afecta a la conducta de la empresa y, a su vez, la empresa también afecta al medio.

II. Políticas formuladas internamente Estas son las políticas que de una manera precisa, consciente, y de preferencia por escrito, se formulan con el fin de que sirvan para regir en términos generales en un determinado campo.

Políticas formuladas internamente pueden ser:Políticas generales y políticas particularesPolíticas generales: se aplican a toda la empresa, es decir, a cada una de las unidades administrativasPolíticas particulares: se refieren a aspectos concretos de producción, ventas, compras, contabilidad, finanzas, relaciones públicas, personal, etc.

Características de una buena política Para implantar una determinada política es necesario tener en cuenta algunos factores que deben cumplirse con el fin de que cumpla con el objetivo deseado.

Principales características: La fijación de la política; ha difusión de la política; La coordinación de la política; La implementación de la política: La revisión periódica de esta política.

1. La fijación de la política Una política debe ser discutida y analizada por aquellos encargados de formularlas. Una vez definida, debe ser transcrita con el fin de mantener la información constante, sin distorsiones.

2. La difusión de la política Con el fin de que una política sea comprendida y aceptada, es conveniente diseñar todo un mecanismo o sistema de comunicaciones.

3. Coordinación de la política Para evitar problemas de que puedan surgir dudas y malas interpretaciones en la aplicación de las políticas, es necesario establecer los procedimientos que implementarán la política. El procedimiento fija las pautas de cómo llevar a cabo la política y establece los mecanismos que deben utilizarse para resolver todos los casos, normales y anormales. GRUPO III

4. La implementación de la política Es la parte donde se ponen en funcionamiento las políticas que ya han sido aprobadas anteriormente, las cuales luego de que a través de un sistema de comunicación todos los miembros involucrados dentro de la empresa estén informados.

5. Revisión periódica La revisión periódica de las políticas permite mantener vigentes las que son necesarias y eliminar aquellas que se encuentran obsoletas.

Factores que influyen en la elaboración de una política Los factores que influyen en la elaboración de una política dependen de si esta se aplicara a nivel externo o interno, y dentro de lo interno influye si esta será general o particular de la empresa.

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE VENTAS El producto es el factor que determina (directa o indirectamente) la política de ventas. La formulación de la política en relación con el producto tiene que ver con el establecimiento de guías para elegir el artículo que se producirá (bien o servicio) y que se ofrecerá al mercado

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS DE PRODUCCIÓN Dentro de las políticas de producción tenemos la de comprar o producir. Determinar si se debe comprar o se debe hacer un producto o una pieza de ese producto. Otra política importante que debe fijarse en producción es el volumen del ritmo de producción, La política de Inventarios es otro ejemplo de formulación de políticas en el área de producción.

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS FINANCIERAS Una de las políticas importantes en esta área es la referente a la obtención del capital y depende en alto grado del tipo de empresa (privada, mixta o del área social) y de la disposición de hacer uso de capital exterior, ya sea que éstos provengan de sectores nacionales o internacionales.

FORMULACIÓN DE POLÍTICAS SOBRE PERSONAL La empresa debe saber motivar a su personal, ya sea incentivándolo, escalafonandolo, impartiéndole cursos de superación personal y de actualización según la labor que desempeñe dentro y fuera de la empresa

OTRAS POLITICAS EN LA ADMINISTRACION Política de selección y entrenamiento del personal Políticas de remuneraciones Políticas sobre relaciones con sindicatos Políticas sobre Moral Interna

Ejemplos de la aplicación de políticas  El personal de la división de ventas de una empresa entra a las 8 de la mañana, porque su jefe cree que es la mejor hora. Sin embargo, los clientes habituales comienzan a aparecer a las 10 de la mañana.  Considerando que el trabajo de venta se inicia a las 10 de la mañana, y no antes, el horario del personal de ventas comenzará a las 9:30, disponiendo así de un período previo para preparar el material y tener todo listo para la recepción de los clientes.

El jefe de una sección determinada opina que para su gente la mejor hora de colación o almuerzo es a las 12 del día, en circunstancias que el jefe de la cafetería cree que la mejor hora de servir la colación es a las 13 horas. Se establecen tres períodos de colación: la Sección A, a las 12:00, la Sección B, a las 12:5 y la Sección C, a las 13:30. Este horario debe ser conocido por la Cafetería, con el fin de tener la colación preparada.

El jefe de bodega debe realizar varios despachos de una misma materia prima, porque cada uno de los capataces hace su pedido a horas distintas. Los capataces entregarán antes de las 9:30 las órdenes de requisición de materias primas. E1 jefe de Bodega las despachará todas juntas entre las 9:30 y las 10:00.

Existe una alta rotación de personal en el departamento de contabilidad, pues sus jefes se dan cuenta tarde del conocimiento, experiencias y habilidades del personal recién contratado. El personal que se contrate deberá pasar por un proceso de selección que compruebe que las personas que se contraten tengan los conocimientos y/o habilidades que exige el cargo que desempeñarán.

Existen serios conflictos internos entre los empleados porque unos jefes son duros y no aceptan atrasos, en cambio, otros no se preocupan de ellos. SubSe exige puntualidad en la hora de llegada. Los atrasos deberán ser justificados en la oficina del Personal.

El personal de mantenimiento debe estar prácticamente todo el día frente a las máquinas esperando la decisión de los encargados para su revisión. Las operaciones de mantenimiento llevarán a cabo fuera de aquellas áreas en que las máquinas se encuentran operando.