Procedimiento Contable – Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas – Cuba

Introducción

El mundo de hoy se caracteriza por una gran dinámica y alta competitividad en un entorno turbulento. Cuba no está ajena a esta situación ya que ante esta realidad, las entidades requieren adaptarse y adelantarse a este entorno, en términos de establecer las estrategias que le permitan sobrevivir y desarrollarse, es decir, se encuentran ante la necesidad del cambio. Debido a este contexto internacional en el que también se desenvuelve la economía cubana, es de vital importancia para todas las entidades fortalecer su Sistema de Control Interno con vistas a lograr los resultados esperados en cuanto al cumplimiento de sus planes y metas con eficiencia y eficacia de las operaciones, orden, disciplina y el acatamiento absoluto de la legalidad, de ahí la importancia que se le concede en estos tiempos al control interno en las entidades cubanas.

La Dirección de Contabilidad y Finanzas ha trabajado en la normalización del procedimiento de Gestión de eventos en función de cumplir con lo establecido en la Norma 24 del Ministerio de Educación Superior, pero el reordenamiento de la Contabilidad en la UCLV a partir del nuevo Nomenclador de cuentas del Ministerio de Finanzas y Precios ( MFP) de uso obligatorio del presente año hace que los eventos Internacionales con ingresos en divisas y moneda nacional se encuentren en cuentas patrimoniales y a pesar del esfuerzo encaminado al ordenamiento de la gestión de eventos científicos en la UCLV se propone el siguiente procedimiento contable para esta actividad.

Desarrollo

Para Cuba, son considerados Eventos Internacionales aquellos que sean originados por alguna Institución Internacional ya sea de carácter regional o mundial y cuya sede se ha decidido que sea nuestro país y también aquellos eventos generados por Instituciones Cubanas y a los que se les ha dado carácter internacional por el contenido de sus temas de discusión, por la participación de extranjeros o por el auspicio de una o varias Instituciones Internacionales.

Por lo que proponemos el siguiente procedimiento contable para las actividades relacionadas con eventos internacionales.

• Objetivos y campo de aplicación.

Establecer la forma de proceder para realizar la contabilización de los Eventos internacionales.

Términos y definiciones

Evento científico: son eventos de diseño propio de carácter científico con los objetivos de divulgar los resultados de la ciencia, la promoción de eventos y un espacio para el establecimiento de relaciones nacionales e internacionales. Son económicamente autofinanciados.

Expediente del evento: expediente que contiene dos carpetas: una con los documentos que garantizan la trazabilidad de las operaciones económicas del evento y otra con documentos que demuestran la planificación y cumplimiento de los objetivos científicos del evento. Al cierre del evento la carpeta económica quedará en el Grupo de Proyectos de la Dirección de Contabilidad y Finanzas y la carpeta científica en el área que ejecute el evento. Quedando los documentos originales en el expediente de la facultad.

3. Responsabilidades

3.1 El Rector responde por la aprobación colegiada en rectoría del plan de eventos del siguiente año.

3.2 El Vicerrector de Investigaciones y Postgrado es responsable de aprobar los eventos.

3.3 El decano o director del área donde se gestiona un evento es responsable de evaluar la factibilidad del evento.

3.4 El Director de Contabilidad y Finanzas es responsable por el control económico de los eventos.

3.5 El Presidente del Comité Organizador es responsable de la adecuada planificación, promoción y divulgación del evento.

3.6 Asesor del VRIP para Eventos es responsable de preparar el Plan de eventos para su presentación por el VRIP en Rectoría, así como elaborar la propuesta del plan de eventos universitarios.

4. Descripción de actividades

El presente procedimiento consta de 4 etapas que se describen en los epígrafes subsiguientes.

4.1 Propuesta y aprobación del evento

4.2 Promoción y divulgación del evento

4.3 Organización y ejecución del evento

4.4 Cierre del evento

5. Contabilización.

El presente procedimiento describe la contabilización para la actividad relacionada con Eventos Internacionales.

Para el comienzo de las operaciones de un Evento Científico en la Universidad le hace un préstamo de $ 1 000.00 CUC, los cuales son devueltos antes del cierre del mismo. Los Ingresos y Gastos deben ser registrados en cuentas de orden, cada cantidad las define y ordena por tipos de eventos que se desarrollen en el periodo, las cuales no se deben mezclar con las cuentas reales de la entidad, el balance para esto debe ser referido únicamente a las cuentas de ingresos y gastos.

La mayoría de los comprobantes se hacen en el Módulo de Contabilidad del Sistema Assets Premium en comprobantes abiertos y en el Módulo de Inventario las compras y recepciones y en el Módulo de Finanzas los pagos. Los códigos contables se crean desde el Ministerio de Educación Superior solicitados con anterioridad, pues son a nivel nacional.

Utilizaremos como ejemplo al evento de la Facultad de Agropecuaria,"V Conferencia Internacional sobre desarrollo agropecuario y Sostenibilidad". AGROCENTRO-2012, realizado recientemente en el mes de Abril.

Instrucción Contable para el mejoramiento de la gestión contable y financiera.

PRESTAMO DE LA UNIVERSIDAD.

Contabilizando préstamo realizado por la Universidad al evento para la realización de sus operaciones iniciales.

COBRO DE COMISION BANCARIA.

Contabilizando gasto por comisión bancaria.

Los Eventos tienen varias formas de captar ingresos, de ellos podemos destacar el cobro de la cuota de inscripción por Estado de Banco, por Auspicio y por facturación.

FACTURACION

Contabilizando cobro por facturación.

COBRO DE LA FACTURACION EN BANCO

Contabilizando cobro por facturación mediante banco.

INGRESOS DEPOSITADOS EN CAJA.

Contabilizando ingresos depositados en caja.

INGRESOS DEPOSITADOS EN BANCO.

Contabilizando ingresos depositados en banco.

En caso de que el cobro sea en el momento de la facturación:

Contabilizando cobro por facturación.

COBRO POR AUSPICIO

Contabilizando cobro por auspicio.

PAGO DE LA COMPRA.

Contabilizando el pago de la compra.