Análisis y Diseño de un Sistema de Información para el trámite documentario

Enviado por Marco Angel Ccajia Calsina

Datos generales
Planteamiento y formulación del proyecto
Resultados y discusión
Análisis y conclusiones
Recomendaciones
Casos de uso

Datos generales

MESA DE PARTES.- El punto de atención al cliente es la Unidad de Recepción Documental (o mesa de partes) que está ubicada en la recepción y es la encargada de efectuar la recepción de los documentos en la sede central del Instituto Superior de Educación Pública Ayaviri.

Esta unidad depende de la Oficina de Secretaría, la que tiene a su cargo la administración documentaria de la institución.

Las encargadas que atienden a los administrados están preparadas para brindar la orientación necesaria.

El Sistema Documentario.- El Sistema Documentario está diseñado para llevar un adecuado registro, control, seguimiento y respuestas a los diferentes documentos registrados, emitidos o derivados a las diversas oficinas, jefaturas o áreas de la Institución.

El origen de los documentos puede ser interno o externo. La documentación interna está referida a los documentos generados al interior y que circulan entre las áreas, tales como informes y memoranda; mientras que como documentación externa se considera a todo lo que ingresa por la Unidad de Recepción Documental-Mesa de Partes, Ubicado en la Secretaría.

El Sistema Documentario permite a la entidad tener un control de la documentación que ingresa a la institución en todas sus etapas, desde el registro, distribución, conclusión y archivamiento.

Planteamiento y formulación del proyecto

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

LA ATENCIÓN DOCUMENTARIA A LA COMUNIDAD EDUCATIVA Y POBLACIÓN EN GENERAL EN FORMA EFICAZ Y RAPIDA.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿SERÁ EFICAZ Y RAPIDA LA ATENCIÓN DOCUMENTARIA HACIA LA COMUNIDAD EN GENERAL?

JUSTIFICACION

La justificación en este proyecto de análisis es ver la eficiencia del trámite documentario en la oficina de Mesa de Partes, que a su vez se ubica en la secretaría del Instituto Superior de Educación Publico Ayaviri, ya que no cuenta con muchos requisitos por los que no se realizan satisfactoriamente los procesos encargados para ésta oficina, dado a que es bastante importante realizar este análisis, para de esa forma sugerir ideas que puedan contribuir con el mejoramiento en esta oficina, en resumen es necesario analizar y diseñar el SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL TRÁMITE DOCUMENTARIO EN EL INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIÓN PUBLICO DE AYAVIRI – ISEPA, para proponer, sistematizar todo el manejo documentario y control del mismo.

Los beneficios que se logren con esta investigación son bastante importantes y a su vez de intereses personal e institucional basándose en las siguientes viabilidades.

VIABILIDAD OPERATIVA

Es viable porque una vez dada la capacitación a los miembros de mesa de partes, sobre el sistema a implementar, tendrán la capacidad para poder adaptarse y trabajar con mayor facilidad en la redacción y activación de documentos en la institución.

VIABILIDAD ECONOMICA

De acuerdo a las entrevistas que se realizó a los encargados que laboran en esas oficinas es viable, porque la institución brinda un presupuesto para esta tarea del mejoramiento en esta oficina, aunque cabe mencionar que mas prioridad tienen otras oficinas sin analizar que esta también es importante, dado a que todos los documentos que ingresan a la institución pasan por ahí primero.

VIABILIDAD TECNICA

También es viable técnicamente, dado a que está relacionado a la viabilidad operativa y económica, sin estos no podría ser posible la aplicación del sistema a implementar, puesto que el sistema a implementar requiere de computadoras de ultima generación y no sería posible sin la designación de un presupuesto por parte de la institución (Viabilidad económica), ni operada por el personal de mesa de partes sin la capacitación respectiva (Viabilidad Operativa).

OBJETIVOS

Recepcionar, clasificar, verificar requisitos mínimos, registrar, foliar y derivar los expedientes y otra documentación que ingresa al Instituto Superior de Educación Publica Ayaviri.
Atender al público usuario y orientar en la presentación de sus expedientes y documentos para realizar gestiones en la Institución.
Elaborar información estadística de los expedientes y documentos en forma mensual y efectuar las acciones correctivas que tuviera lugar.
Orientar a los Jefes de Área (carrera) existentes en la Institución sobre aspectos de trámite documentario y archivo.
Recepcionar, registrar, clasificar, derivar y realizar el seguimiento y control de los expedientes que ingresan al Instituto.
Preparar anualmente el inventario de documentos archivados y elabora la relación de documentos para su depuración.
Realizar otras funciones de su competencia que le encargue el Director del Instituto Superior de Educación Público Ayaviri.

OBJETIVO GENERAL

Analizar y diseñar un sistema de información para el procedimiento de trámite documentario en el Instituto Superior de Educación Publica Ayaviri – ISEPA, previo a su implementación.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Analizar las actividades que realiza ésta oficina para transparentar todos los procesos y poder llegar a un mayor número de propuestas que tengan la capacidad de ejecutar los trabajos solicitados, para cumplir con dicho fin
2. Mejorar el sistema documentario en sus distintas etapas a través de procedimientos adecuados que permitan una atención efectiva a todos los usuarios.

Resultados y discusión

REQUERIMIENTOS

En esta parte del proyecto logramos la claridad sobre lo que desea el área de mesa de partes y la forma en la cual se le va a presentar la solución que está buscando, para ello identificamos los siguientes requerimientos:

1. Área especifica para mesa de partes.
2. Implementación de equipos de cómputo.
3. Implementación de un sistema.
4. Capacitación del personal.

CASOS DE USO

CASO DE USO: (AREA ESPECIFICA PARA MESA DE PARTES)

edu.red

CASO DE USO: (IMPLEMENTACIÓN DE EQUIPOS DE CÓMPUTO)

edu.red

CASO DE USO: (IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA)

edu.red

CASO DE USO: (CAPACITACIÓN DEL PERSONAL)

edu.red

DIAGRAMA DE SECUENCIAS

edu.red

Análisis y conclusiones

En el presente trabajo se ha llegado a las siguientes conclusiones:

1. Es necesario analizar y diseñar el SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL TRÁMITE DOCUMENTARIO EN EL INSTITUTO SUPERIOR DE EDUCACIÓN PUBLICO DE AYAVIRI – ISEPA, para sistematizar todo el manejo documentario y control del mismo.
2. El Análisis del sistema nos ha permitido conocer el proceso del trámite documentario en el instituto superior de educación publico de Ayaviri – ISEPA.

Recomendaciones

Acorde a las conclusiones, sugerimos lo siguiente:

1. Frente al excesivo tiempo de duración de procedimientos en el Trámite documentario del ISEPA1, se recomienda la utilización de tecnologías de sistemas de información.
2. Concientizar al trabajador sobre los procedimientos y tiempos máximos de su duración de trámite documentario, tal y como se plantea en sus documentos institucionales.
3. Se recomienda la implementación de un Sistema de Información para el Trámite Documentario debido a que éste optimizaría los procedimientos del Trámite Documentario en general.