Sistema de control de gestión según el balance scorecard (página 2)
Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS
En el mapa estratégico se observa: Adecuar los formularios de registros de documentos. Asegurar el progreso de la gestión interna con el uso del indicador de cumplimientos de solicitudes e instrucciones gerenciales. Mantener una comunicación asertiva con el equipo de trabajo. Implementar nuevas tecnologías para el control y seguimiento de los documentos. Respaldar en el servidor compartido los documentos y registros. “Mejorar el control y seguimiento de las solicitudes e instrucciones gerenciales de la División de Adecuaciones y Mejoras Región Guayana”. (Gp:) RESULTADOS: Mapa estratégico
(Gp:) RESULTADOS: La formulación del Indicador
La formulación del indicador de gestión para SCG de la Jefatura de ADME se definió a partir de los factores que integran su Diagrama de Caracterización, donde se emplearon varias sesiones de validación con el jefe de la División, en las que se determinó, de manera definitiva, el indicador a implementar, el cual permitirá evaluar el desempeño de la gestión. A solicitud de la Jefatura de ADME, se desarrolló únicamente la Perspectiva de los Procesos. En la Perspectiva de los Procesos: es necesario medir la gestión de la Jefatura de ADME, es aquí donde se debe mejorar el proceso de recepción, proceso y salida de los documentos, pues se debe analizar su adecuación para satisfacer a los clientes y para conseguir altos niveles de desempeño. El indicador formulado para esta perspectiva es: El Indicador del cumplimiento de solicitudes gerenciales. El objetivo principal que se busca con este indicador es el de evaluar el desempeño de la gestión mensual a partir del cumplimiento de la ejecución de solicitudes e instrucciones gerenciales, con respecto a las recibidas por la jefatura de ADME, de esta forma, el equipo de trabajo tendrá conocimiento sobre el desempeño de su gestión mensualmente.
(Gp:) RESULTADOS: La normalización del Indicador
LA NORMALIZACIÓN DEL INDICADOR DE CUMPLIMIENTO DE SOLICITUDES GERENCIALES UNIDAD: JEFATURA DE ADME. PERSPECTIVA DE PROCESOS INDICADOR: CUMPLIMIENTO DE SOLICITUDES E INSTRUCCIONES GERENCIALES. Niveles de referencia
Arbol de factores y niveles de responsabilidad Consideraciones de gestión
Periodicidad e intensidad Coordinador del reporte Co-responsable del reporte Secretaria de la Jefatura de ADME Asistente de la Jefatura de ADME Los datos necesarios para el cálculo del Cumplimiento de Solicitudes e Instrucciones Gerenciales serán recabados de los formularios compartidos pertenecientes al equipo de trabajo de la Jefatura de ADME Datos y forma de medir
(Gp:) RESULTADOS: Cuadro de Mando Integral
Otra forma de explicar la herramienta diseñada es a través del CMI, donde se observa de forma clara y detallada el indicador antes formulado. El CMI permite visualizar de forma ordenada el objetivo estratégico, el objetivo del indicador, el nombre del indicador, la meta a cumplir y las acciones e iniciativas a tomar por el equipo de trabajo o responsables del mismo.
(Gp:) RESULTADOS: FORMULARIO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS GERENCIALES
Para lograr un mejor registro y control de la documentación de la jefatura. Este formulario es fundamental para la información necesaria para el indicador de cumplimiento.
(Gp:) RESULTADOS: Tablero de Control
El tablero de control posee seis columnas, con los nombres de: año, mes, solicitudes e instrucciones recibidas, atendidas, en proceso y por último el porcentaje del indicador. .
(Gp:) RESULTADOS: Tablero de Control
La información necesaria para la evaluación del desempeño será recabada del formulario de control y seguimiento de las solicitudes e instrucciones gerenciales, donde es necesario que el responsable del mismo sea honesto para obtener información veraz.
El tablero de control es automático, es decir, al ingresar la cantidad de documentos recibidos y atendidos, este mismo emitirá aquellos que están en proceso y arrojará el porcentaje del indicador; también posee el estilo semáforo para reconocer a través de los colores, la meta alcanzada por mes.
(Gp:) RESULTADOS: Tablero de Control
En la misma hoja del tablero de control se va elaborando simultáneamente una gráfica representativa del desempeño de la gestión mensual. Cada barra muestra su porcentaje del indicador correspondiente de cada mes, donde podremos visualizar los meses donde se encuentra bajo control y los otros donde esta en estado critico, o fuera de control.
Dicha grafica puede ser utilizada para los informes de gestión requeridos por el jefa de la división.
En el diagnóstico de la situación actual se pudo detectar fácilmente que las causas principales del problema estuvieron en el aspecto de seguimiento y control, donde la falta de un SCG en el proceso de gestión generaba una deficiencia en el control y seguimiento de documentos gerenciales.
Para la formulación del indicador de cumplimiento de solicitudes gerenciales fue necesario el diseño de un mapa estratégico, donde se establece el objetivo estratégico “Mejorar el control y seguimiento de las solicitudes e instrucciones gerenciales de la División de Adecuaciones y Mejoras Región Guayana”.
El mapa estratégico es la base fundamental del BSC, donde la elaboración del mismo permite que el equipo de trabajo sepa exactamente las acciones a tomar para el éxito del objetivo estratégico.
En el CMI se resume el indicador con su objetivo, meta, y plan de acción a tomar para el éxito del mismo. El tablero de control se diseñó en Calc de Libre Office con la finalidad de la libre ejecución en el medio de trabajo, está conformado por seis columnas (año, mes, solicitudes recibidas, atendidas, en proceso y porcentaje del indicador). El formato del tablero está configurado para solo vaciar la información recabada por el responsable del formulario de registro de documentos gerenciales. (Gp:) CONCLUSIONES
En función de los resultados y conclusiones que se obtuvieron con el desarrollo del informe y el cumplimiento de objetivos, se recomiendan las siguientes acciones:
Se recomienda al equipo de trabajo de la jefatura adecuar los formularios de registro de documentos Asegurar el progreso de la gestión interna con el uso del indicador de cumplimientos de solicitudes e instrucciones gerenciales. Mantener una comunicación asertiva con el equipo de trabajo. Implementar nuevas tecnologías para el control y seguimiento de los documentos. Respaldar en el servidor compartido los documentos y registros. Monitorear las solicitudes e instrucciones gerenciales que estén pendientes. (Gp:) RECOMENDACIONES
(Gp:) APÉNDICES: Instructivos
GRACIAS POR SU ATENCIÓN AUTORA: PAREDES, AMANDA
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