Conceptos básicos de la contabilidad I

Introducción

    La cuenta es el elemento básico y central en la contabilidad y en los servicios de pagos. Las cuentas suponen la clasificación de todas las transacciones comerciales que tiene una empresa o negocio. Se refiere al nombre debidamente codificado o numerado que se da a los valores que posee la empresa. La cuenta facilita el registro de las operaciones contables en los libros de contabilidad, representa bienes, derechos y obligaciones de los que dispone una empresa en una fecha determinada.    Son documentos en los cuales se describe la historia de cada uno de los renglones del balance, de donde resulta que existen cuentas de activo, pasivo y de capital, según que se refieren a las propiedades de la empresa, a sus acreedores o sus dueños respectivamente. Una cuenta es suficiente para cada propiedad o acreedor según aparezcan en el balance

Art, 34, 35 y 36 de la Contabilidad

• Artículo 34. Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, se deberán llevar debidamente encuadernados, empastados y foliados el libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas. La encuadernación de estos libros podrá hacerse a posteriori, dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio; sin perjuicio de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para los registros y documentos que tengan relación con las obligaciones fiscales del comerciante.

• Artículo 35. En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final. Podrán llevarse mayores particulares por oficinas, segmentos de actividad o cualquier otra clasificación, pero en todos los casos deberá existir un mayor general en que se concentren todas las operaciones de la entidad.

• Artículo 36. En el libro o los libros de actas se harán constar todos los acuerdos relativos a la marcha del negocio que tomen las asambleas o juntas de socios, y en su caso, los consejos de administración.

Cuentas reales o valores

      Son aquellas de naturaleza tangible o palpable están representadas por los activos, pasivo y capital. Estas cuentas se registran en el balance general.

    • Clasificación

• Activos; Bienes o derechos de la empresa. Estos aumentan por el debe.

• Cuentas del activo: son aquellas que representan todos los bienes de una y derechos de distinta naturaleza que posee una empresa, y su valoración es en términos monetarios. La clasificación de los valores que integran el activo son las siguientes:

a) Circulante: esta formado por todos los bienes y derechos de la empresa que están en rotación constante y son de fácil conversión en dinero.Se divide en:

• Disponible: son valores que se puede disponer inmediatamente, sin necesidad de ninguna conversión.

• Exigible: son valores de fácil recuperación dado el corto plazo que la empresa establece a sus clientes para pagar.

• Realizable: son valores de fácil conversión en dinero debido a su constante realización.

• Prepagado: son aquellos valores que representan derechos de recibir un servicio.

b) Fijo: son los bienes o derechos que posee la empresa y tienen un carácter permanente. Se adquieren con el propósito de utilizarlos en las operaciones normales de la empresa.

Se divide en:

• Tangible: lo representan aquellos bienes que tienen presencia física, es decir tienen materialidad.

• Intangible: lo representan aquellos derechos de orden legal o económico. Carecen de materialidad.

• Cargos diferidos: son gastos pagados por anticipado que dan derecho a recibir un beneficio.

• Otros activos: son bienes o derechos diferentes entre si de acuerdo a su naturaleza.

    • Cuentas que pertenecen a los activos.

• Caja chica (activo circulante disponible): representa el dinero efectivo que mantiene la empresa para efectuar sus pagos a menudo.

• Caja (activo circulante disponible): en esta cuenta se registran las entradas y salidas de dinero.

• Banco (activo circulante disponible): comprende el valor de los depósitos a favor de la empresa hechos en instituciones bancarias, siempre y cuando esté disponible.

• Efectos por cobrar (activo circulante exigible): se originan por ventas a crédito y están

• representados por letras de cambio y pagarés.

• Cuentas por cobrar (activo circulante exigible): se originan cuando se realiza una venta a crédito y representan el monto total que adeudan los clientes por concepto de las actividades operativas propias de la empresa; están representadas por las facturas.

• Inventario de mercancía (activo circulante realizable): representa la existencia de las mercancías de la empresa destinadas a la venta.

• Inversiones temporales (activo circulante realizable): se refiere a las cantidades que la empresa tiene invertidas en valores (acciones, obligaciones, bonos, etc.) de fácil conversión en dinero.

• Seguros pagados por anticipado (activo circulante prepagado): representa el valor de las primas pagadas por anticipado de las pólizas de seguros de los vehículos, de incendios, robos, etc.

• Alquileres pagados por anticipado (activo circulante prepagado): es el valor de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales correspondientes al local que ocupa la empresa las cuales han sido pagadas por anticipado.

• Impuesto pagado por anticipad (activo circulante prepagado): son impuestos que ha establecido un ente gubernamental y que han sido pagados por anticipado.

• Terreno (activo fijo tangible): corresponde al valor del costo del lote de tierra sobre el cual esta construida la empresa. No esta sujeto a depreciación.

• Edificio (activo fijo tangible): es el valor de construcción de la edificación, plantas comerciales o industriales, como tambien las edificaciones para futuras expansiones que sean usadas por la empresa.

• Maquinaria (activo fijo tangible): representa el valor del conjunto de maquinas y equipos de producción, tales como: envasadoras, selladoras, equipos industriales, etiquetadotas, etc.

• Mobiliario (activo fijo tangible): es el valor de los muebles adquiridos por la empresa para su uso ejemplo: estantes, archivadores, sillas, escritorios, etc.

• Vehiculo (activo fijo tangible): corresponde al valor de la adquisición de camiones, camionetas y automóviles que estan al servicio de la empresa.

• Equipo de oficina (activo fijo tangible): en esta cuenta se incluyen las computadoras, maquinas de escribir, calculadoras, fotocopiadoras, etc.

• Derechos de autor (activo fijo intangible): representa el derecho exclusivo que otorgan las leyes a los autores para la reproducción y venta de de materiales impresos, un diseño, una formula, etc.

• Patente (activo fijo intangible): representa un derecho de carácter permanente con valor jurídico o económico para la realización de las operaciones normales de la empresa.

• Marcas de fábrica (activo fijo intangible): su valor consiste en el derecho a usar la identificación distintiva de un producto fabricado o de un servicio prestado.

• Gastos de organización (cargo diferido): su valor comprende todos los gastos requeridos para poner a la empresa en funcionamiento.

• Gastos de instalación (cargo diferido): representa las erogaciones que la empresa paga para instalar y adaptar las oficinas de instalaciones, de acuerdo con el usoque se estima se le va a dar.

• Campaña publicitaria (cargo diferido): representa el valor de la publicidad que es propiedad de la empresa.

• Cartera de valores (otros activos): representan los diversos valores mobiliarios de la empresa, obligaciones y fondos públicos.

• Prestamos a cobrar a largo plazo (otros activos): son los créditos concedidos a funcionarios y empleados de la empresa, ejemplo: los prestamos para adquisición de viviendas.

• Depreciación acumulada (valoración o evaluación de activos): representa el valor del uso, desgaste, consumo y antigüedad de los activos fijos.

• Mercancías en consignación (cuenta de orden): constituyen mercancías recibidas para ventas futuras o con otros propósitos sin ser propiedad de la empresa.

• Giros al cobro (cuenta de orden): constituyen los giros propiedad de la empresa que son entregados a una entidad bancaria para que se encargue de cobrarlos.

Pasivos

Obligaciones de la empresa, estos aumentan por el haber.

Cuentas del pasivo: Son cuentas que representan las deudas u obligaciones de distinta naturaleza que ha contraído la empresa con terceras personas, así como también aquellos servicios que esta obligada a prestar por cobros recibidos. La clasificación de los valores que integran al pasivo es la siguiente:

  a) Pasivo circulante: esta formado por todas las deudas u obligaciones que la empresa debe cancelar en un plazo menor o igual a un año.  b) Pasivo a largo plazo: son toda clase de obligaciones pagaderas en un plazo mayor de un año, en el último año de su vencimiento

pasa a ser pasivo circulante.

  c) Apartado: este grupo incluye las cuentas que representan obligaciones de carácter social contraídas por la empresa, así como también las que representan apartados para obligaciones eventuales o contingentes.  d) Crédito diferido: esta formado por todas aquellas cantidades de dinero que la empresa ha cobrado anticipadamente a cuentas de futuros ingresos que van a ocurrir, por lo que se genera la obligación de prestar un servicio.  e) Otros pasivos: son pasivos que son disímiles entre si y no tienen las características de los grupos anteriores.

• Cuentas que pertenecen a los pasivos

• Cuentas por pagar (pasivo circulante): son generalmente facturas de los proveedores de mercancías, equipos o de servicios recibidos.

• Efectos por pagar (pasivo circulante): se originan cuando las empresa acepta documentos de crédito a los proveedores.

• Sueldos y salarios por pagar (pasivo circulante): son los sueldos devengados por el personal para la fecha de del balance general, y sin embargo no son exigibles por no coincidir el período contable con la fecha de pago.

• Prestamos por pagar (pasivo circulante): son por lo general préstamos bancarios pagaderos en un plazo no mayor de un año.

• Impuestos e intereses por pagar (pasivo circulante): son los acumulados hasta la fecha del balance general y que aun no han sido pagados.

• Bonos por pagar (pasivo a largo plazo): son obligaciones que emiten las grandes empresas para obtener financiamiento a largo plazo.

• Apartado para las prestaciones sociales (apartado): representa la cuenta destinada a reflejar las obligaciones de carácter social adquiridas por la empresa.

• Alquileres cobrados por anticipado (crédito diferido): es el importe de las rentas que, sin aun estar vencidas, se han cobrado anticipadamente.

• Prima sobre bonos emitidos (cargo diferido): representa el valor del cobro anticipado que se realiza por encima del valor nominal de los bonos emitidos por la empresa.

• Otros pasivos: todas aquellas obligaciones cuyas características no permiten incluirlas dentro de los grupos de pasivos anteriores. Ejemplo: utilidades no reclamadas y depositas recibidos en garantía.

Capital

Es el valor neto.

  Cuentas de capital: esta representado por los aportes del propietario de la empresa así como también por las donaciones mas las ganancias no distribuidas menos las perdidas no restituidas.

• Cuentas que pertenecen al capital.

• Capital inicial: representa el monto al cual asciende al patrimonio que tenga la empresa al comenzar el período contable.

• Cuenta personal: refleja la suma total de los retiros de dinero realizados por el propietario o socios de la empresa, cuyo uso es particular.

• Utilidad o perdida: representa la ganancia o la perdida obtenida durante el ejercicio económico, este resultado afectara a la cuenta capital en forma disminutiva si es una perdida y en forma aumentativa si es una ganancia o utilidad.

• Reservas: se refiere a las cantidades ganadas por la empresa que los dueños han dejado invertidas en el negocio ya sea por razones estatuarias, legales o voluntarias.

Cuentas nominales

Son aquellas que explican las fuentes o causas de los ingresos y egresos de, ya que se originan en las operaciones de la empresa.

Estas cuentas reflejan las modificaciones del patrimonio, debido a la utilidad o perdida durante el ejercicio económico.

  Son denominadas temporales o transitorias porque su duración esta limitada hasta la terminación de cada ciclo contable, donde deben cancelarse o saldarse.

  Clasificación

Ingresos; Cuentas del ingreso: son aquellas que se generan por las operaciones que realiza la empresa y traen como consecuencia aumentos en el capital. Se clasifican en:

  a)Ingresos principales: lo constituyen las ventas en las empresa mercantiles e industriales; los ingresos en las empresas de servicio y sin fines de lucro y los intereses ganados en las empresas financieras.  b) Ingresos eventuales: se originan por operaciones distintas a los ordinarias o comunes de la empresa (ventas de activos, ventas de desperdicios, intereses devengados).

• Cuentas que pertenecen a los ingresos.

• Ventas: representa el valor de las mercancías entregadas a los clientes durante el periodo contable, ya sea al contado o a crédito.

• Devoluciones en compras: es el importe de las mercancías devueltas a los proveedores debido al mal estado de estas o por no ser igual a las mercancías pedidas.

• Descuentos en compras: representa una disminución del monto a pagar por la compra de mercancías debido a la prontitud del pago.

• Otros ingresos: son utilidades obtenidas en la venta d activos fijos y por operaciones ajenas a la actividad normal de la empresa.  

    Egresos

Cuentas de egresos: son erogaciones en las cuales incurre la empresa para cumplir el proceso de operaciones en un periodo o ejercicio económico. Se clasifican en:

  a) Costo de los ingresos principales: lo constituye el costo de venta en las empresas mercantiles e industriales y el costo de los servicios prestados en las empresas de servicios.

  b) Gastos de operación: son aquellas erogaciones necesarias en le funcionamiento y desarrollo de las actividades normales de la empresa, que no son posibles de ser recuperadas, pero quedan cubiertas por las utilidades que se obtenga. Se clasifica en:

• Gastos de ventas: son todos los imputables a las ventas (sueldos de vendedores, comisiones a vendedores, etc.)

• Gastos administrativos: son todos aquellos ocasionados por las gestiones y actividades generales de las oficinas.

  c) Otros egresos: se originan por operaciones distintas a las ordinarias o comunes de la empresa.

d) Egresos extraordinarios: son gastos ocasionales que no guardan estrecha relación con el proceso normal de las operaciones que realiza la empresa.

• Cuentas que pertenecen a los egresos

• Compras: representa el valor total de la mercancía comprada durante el ejercicio económico.

• Devoluciones en ventas: representa el valor de las mercancías devueltas por los clientes.

• Descuentos en ventas: representa una disminución del monto a cobrara los clientes debido al pronto pago de la mercancía adquirida por ellos.

• Fletes en compras: es la cantidad de dinero que la empresa paga   a la compañía de transporte por el traslado de la mercancía que compra.

• Sueldos y salarios: esta integrada por las remuneraciones periódicas que paga la empresa a sus trabajadores por los servicios prestados a la misma.

• Gastos generales: son todos los gastos necesarios pera el funcionamiento de la empresa. Ejemplo: luz, agua, aseo, teléfono, energía eléctrica, etc.

Conclusión

      En la práctica la cuenta es un formato en el cual se registra en forma clara, ordenada y comprensible, los aumentos o disminuciones que sufre un valor o concepto del activo, pasivo o capital, después de realizada una operación comercial.

En contabilidad se crea la cuenta como unidad básica contable, con el propósito de suministrar información a la empresa acerca de los resultados de cada grupo de operaciones de una misma naturaleza, la cual ha de servir para la elaboración de los estados financieros y, a la vez orientar la toma de decisiones posteriores.

Bibliografía

SUAREZ, María Isabel y MUJICA, DilciaFundamentos de contabilidad ISegunda EdiciónCaracas, 2004Distribuidora Escolar S.A.

Autor:

Astrid Xiomara Romero Gomez