Análisis de sistemas: compra y venta

Introducción

En este trabajo se realizara un levantamiento de sistemas para la compra venta La Americana la cual presenta problemas de rendimiento y organización, como solución a este problema buscaremos una solución de sistemas, utilizando así las herramientas que el análisis de sistemas nos provee, tales como; entrevistas para determinar los problemas que afectan el desempeño de los trabajadores, determinar los requerimientos de información, evaluar la viabilidad, realizar el diseño del sistema recomendado mediante diagramas de flujo tanto lógico como físico.

Para realizar todo lo dicho anteriormente este trabajo contara con la descripción de la empresa, antecedentes, justificación, alcance, propósitos entre otros.

Con todos los datos ya mencionados se tratara de crear un sistema y asegurar que sea totalmente funcional y que resuelva todos los problemas antes presentados.

1.0 Casa de Compra y Venta La Americana

1.1 Propósitos

1.0.1 Propósito General:

Identificar los problemas presentados en la compra y venta para así comprendiendo los objetivos y oportunidades para seguiremos para el diseño de un sistema de información totalmente funcional que cumpla con todos los requerimientos de información para que la compra venta pueda desempeñarse con más eficiencia.

1.0.2 Propósitos Específicos:

• Identificar los problemas de la compra venta.

• Identificar las oportunidades.

• Identificar los objetivos.

• Determinar la viabilidad.

• Determinar los requerimientos de información.

1.2 Justificación:

Nos hemos decidido realizar este análisis de sistemas con el propósito de resolver todos los problemas existentes en la compra venta, la cual presenta dificultad en la organización y en el rendimiento, con este análisis del sistema estableceremos los problemas de manera lógica y le buscaremos una solución que será presentada en un sistema de información, el cual resolverá los problemas de la misma.

1.3 Antecedentes:

En el año 2000 se fundó la compra venta La Americana, la cual desde entonces ha estado en funcionamiento continuo con el objetivo de empeñar, comprar y vender objetos de valor, este negocio a lo largo de los años ha estado en continuo crecimiento, cabe destacar que no fue muy prospero en sus inicios, como resultado del crecimiento los clientes y empleados de este negocio han aumentado generando problemas en la organización, coordinación y desempeño del negocio dado que los registros se tienen que realizar manualmente, esta es la principal razón por la que se necesita un sistema de información para dar una solución a estos problemas y así pueda seguir en continuo crecimiento

1.4 Alcance

Dada la especificaciones y conocimiento general de la compra y venta en una investigación que hicimos, el sistema a implantar según los requerimiento del dueño de la compra y venta es un sistema de facturación, verificación de los pagos de empeño y de registro debido a que la empresa es pequeña tenemos mayor ventaja para llevar a cabo este análisis porque hay más oportunidades de trabajar, de consultar y trabajar con los empleados

Descripción de la empresa

2.1 Misión:

La compra y venta La Americana se enfoca en la comercialización de artículos de valor brindando los servicios de compra, venta y empeño de estos artículos, garantizando al consumidor final la satisfacción al adquirir productos de alta calidad, de acuerdo a sus necesidades, convirtiéndonos así en una empresa comercial competitiva.

2.2 Visión:

Ser una empresa reconocida y competente del mercado por ofrecer a nuestros clientes un servicio de calidad.

2.3 Objetivos:

Generar un crecimiento dinámico y rentable de la empresa a largo plazo como resultado de satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

Identificación de problemas, oportunidades y objetivo

3.1 Identificar problema

Al observar las actividades de la compra y venta se verifico un problema en la administración de los artículos en los cuales se encontró que no se registran como debería de ser sino que todo se hace manualmente y no se lleva un control de inventario de los artículos que se encuentren comprados, empeñados o vendidos que hace al final de cada quincena. Ni es posible saber cuáles fueron lo artículos comprados, ni los que están empeñados y ni los que se hallan pagados los recibos del empeño.

3.2 Oportunidad y objetivo

3.2.1 Oportunidad:

Las situaciones que deben ser mejora en la compra y venta son los registros de compras, los de empeños y los de ventas de los artículos y su facturación.

• Un Mejor Servicio.

• Mayor Rapidez.

• Llegar Hacer Más Competitivo en el Servicio al Cliente.

• Mantener una Buena Imagen de Negocio.

• Disminución de la Cantidad de Tiempo de los Empleados para la registración de los artículos.

3.2.2 Objetivos:

• Brindar un Excelente Servicio.

• Identificar mejor las Necesidades de los Clientes.

• Llevar registro Ordenadamente del Control de las compras, empeños y ventas.

Determinación de los requerimientos de información del sistema

4.1 Cuestionario

4.1.1 Gerente de la Compra y Venta la Americana

• 1. ¿Cuál es el principal problema del servicio al cliente?

• 2. ¿Cuál es la queja más frecuente por parte de sus clientes?

• 3. ¿A qué se debe la lentitud de su servicio?

• 4. ¿Que se necesita para resolver ese problema?

• 5. ¿Que funciones tiene que tener ese sistema?

• 6. ¿Cuál es su opinión del funcionamiento actual la empresa?

4.1.2 Empleado de la compra y venta La americana

1-¿Cuál es su función en la compra y venta?

2-¿Cuánto tiempo lleva como empelado de la compra y venta?

3-¿Cómo se desenvuelve en su trabajo?

4-¿Cómo ha sido el rendimiento de su área en la compra y venta después de que usted está trabajando en ella?

5-¿Qué debería hacer la compra y venta para mejorar sus servicios?

Determinación de los Requerimientos de la Información de las Entrevista

5.1 Entrevista

5.1.1 Entrevistado: Al gerente

• 1. ¿Cuál es el principal problema del servicio al cliente?

Que los registros de empeño y venta rellenados a mano lo cual afectan directamente su eficiencia.

• 2. ¿Cuál es la queja más frecuente por parte de sus clientes?

Que nuestro servicio es lento.

• 3. ¿A qué se debe la lentitud de su servicio?

A que los registros son realizados a mano, por lo que se requiere más tiempo.

• 4. ¿Que se necesita para resolver ese problema?

Un Sistema de información Automatizado eficiente.

• 5. ¿Que funciones tiene que tener ese sistema?

• Almacenar los datos en bases de datos.

• Imprimir las facturas.

• Registrar las fechas de las operaciones.

• Acceder al sistema mediantes usuarios.

• 6. ¿Cuál es su opinión del funcionamiento actual la empresa?

Que es ineficiente y necesita mejorar para tener una presencia competitiva en el mercado actual.

5.1.2 Entrevistado: Al empleado

• ¿Cuál es su función en la compra y venta?

Soy empleado de la compra, empeño y venta del horario de la mañana que va de 8.00 am a 2.00 pm.

• ¿Cuánto tiempo lleva como empelado de la compra y venta?

Tengo dos años trabajando aquí.

• ¿Cómo se desenvuelve en su trabajo?

Yo me desenvuelvo muy bien, tengo un gran optimismo de que cada día que estoy aquí hay alguna persona entrara con un articulo comprarlo, empeñarlo o venderlo.

• ¿Cómo ha sido el rendimiento de su área en la compra y venta después de que usted está trabajando en ella?

Ohm, muy bien desde comencé a trabajar han venido mas clientela, la compra y venta se amplió mucho desde ese entonces.

• ¿Qué debería hacer la compra y venta para mejorar sus servicios?

En mi parecer la compra y venta debería mejorar el sistema o automatizarlo, para que lo clientes se vean más confiado de nuestro servicio.

• Información de la entrevista:

Entrevistamos al gerente Luis Gonzales con una serie de preguntas con estructura de pirámide con preguntas que van desde lo especifico a lo general con el fin de obtener una opinión concluyente.

También le preguntamos unas series de preguntas a un empleado de la tanda de la mañana con una estructura de pirámide para obtener una opinión del empleado sobre lo que debería hacer la compra y venta para mejorar el servicio que ofrece.

5.3 Muestreo:

Se realizo un muestreo de 3 empleados de los cuales el 96% respondió que tienen mucha lentitud en el servicio y expresaron que esta situación debe cambiar, también un 90% expreso que la lentitud del servicio se debe a la mala organización de los empleados y documentos.

Análisis de las necesidades del sistema

6.1 Viabilidades

6.1.1 Viabilidad Técnica:

Los requerimientos técnicos necesarios para el correcto funcionamiento del sistema son:

• Pentium 4 ó dual core (1.4 Ghz,1 GB RAM, Disco Duro 120 GB)

• Monitor

• Teclado

• Impresora

• Mouse

• Windows XP o Windows 7

• SQL SERVER 2008 R2

6.1.2 Viabilidad Económica:

Tanto los costos de software, hardware y capacitación del empleados serán cubiertos por estudiantes de análisis de sistemas provenientes de la Universidad Organización y Método (O&M). En cuanto al tiempo de instalación del nuevo sistema y capacitación de los empleados en su correcto uso, se tomaran 15 horas.

6.1.3 Viabilidad Operativa:

En cuanto a la viabilidad operativa podemos destacar que contamos con un equipo humano capaz de completar el sistema sin contratiempos, los empleados de la compra venta realmente necesitan este sistema y están en buena disposición para utilizarlo, el sistema se ajusta a las necesidades de la compra venta para evitar rechazos y resistencia por parte de los empleados.

Diseño del Sistema Recomendado

7.1 DIAGRAMAS

7.1.1 Diagramas Físicos

7.1.1.1 Menú principal

7.1.1.2 Menú Empeño

7.1.1.2 Menú Compra

7.1.1.3 Menú Venta

7.1.1.4 Menú Recibo de Empeño

7.1.2 Diagramas Lógicos

7.1.2.1 Menú principal

7.1.2.2 Menú Empeño

7.1.2.2 Menú Compra

7.1.2.3 Menú Venta

7.1.2.4 Menú Recibo de Empeño

Interfaz del Usuario

8.1 Registro de Datos

8.1.1 Login

8.1.2 Menú Principal

8.1.3 Registro de Empeños

8.1.4 Registro de Compra

8.1.5 Registro de Venta

8.1.6 Registro de Pago de Recibos de Empeño

8.2 Consulta de Datos

8.2.1 Consulta de Empeños

8.2.2 Consulta de Compras

8.2.3 Consulta de Ventas

8.2.4 Consulta de Recibos de Empeño

9.0 ESTADÍSTICAS DE LOS USUARIOS

Antes y después del sistema recomendado

10.1 Ante

• Registro de los datos manualmente

• Facturación manual

• No se saber si el articulo esta para la venta o para el pago de recibo

• Fecha de registro errónea

• Lentitud en el servicio

• Perdida de datos de los clientes

10.2 Después

• Sistema automatizado

• Datos del clientes fácil de consultar

• Verificación de datos

• Fecha de registro de pago efectiva

Conclusión

A través de este trabajo se trato acerca del levantamiento de un sistema de información para la compra y venta La Americana, objetivo el cual se cumplió utilizando los métodos y técnicas del análisis de sistema.

Con la implementación de este nuevo sistema de información la compra venta lograra mantenerse en el mercado con un servicio rápido, competitivo y confiable.

Este nuevo sistema de información garantizara la eficiencia tanto de sus empleados como de sus procedimientos, lo cual reforzara la confianza de los empleados y la de los clientes en dicha organización.

Autor:

Junior Jiménez Vásquez

Justo Ramón García Jiménez

MATERIA

ANALISIS DE SISTEMAS

Trabajo Final

MAESTRO

LUIS ERNESTO CUESTA VALERIO

MEGA CENTRO, SANTO DOMNGO, REPUBLICA DOMINICANA

Noviembre – Diciembre del 2013