Diagnóstico del sistema de gestión de control, ingeniería de costos (Powerpoint) (página 2)

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DETECCIÓN DE NECESIDADES:

Una vez que se tiene conocimiento de todos los aspectos involucrados o que convergen con el sistema actual se procede a determinar las deficiencias o limitaciones que este posee el objeto de estudio en comparación con la evolución o desarrollo de la Superintendencia de Ingeniería de Costos. MARCO METODOLÓGICO EVALUACIÓN DE NECESIDADES:

Luego que se han identificado las necesidades que tiene el sistema; se realiza una evaluación para establecer de que forma o manera se pueden suplir esas necesidades con el objetivo de que el sistema se adapte a los requerimientos de la organización.

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PROPUESTAS:

Las diversas proposiciones se formulan enmarcadas en las necesidades de mejora que se establecieron anteriormente. Es en este paso del diagnostico donde se define la manera de abordar la problemática existente MARCO METODOLÓGICO

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SITUACIÓN ACTUAL DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

La Superintendencia de Ingeniería de Costos tiene como compromiso fundamental garantizar el evento presupuestario del Distrito Norte; con una oportuna asesoría, en la elaboración de Evaluaciones de Riesgo Económico de los procesos operacionales, técnicos y administrativos, Estimados de Costos y Análisis de Reclamos. la Superintendencia adoptó un sistema de información para mantener el control de los procesos presupuestarios. Este sistema maneja algunos de los datos necesarios para la ejecución de dichos procesos (Descripción del proceso, Organización solicitante, supervisor encargado, estimador, tipo de solicitud, fecha de solicitud, horas hombres invertidas, centro de costo, tipo de contrato y otros.

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SITUACIÓN ACTUAL DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO DEL SISTEMA DE CONTROL Y GESTIÓN DE PROCESOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE INGENIERÍA DE COSTOS:

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SITUACIÓN ACTUAL

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SITUACIÓN ACTUAL

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ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ANÁLISIS FODA

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ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ANÁLISIS FODA

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ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ESTRATEGIAS FORTALEZAS – AMENAZAS

Conformar una mesa de trabajo integrada por representantes de la Gerencia de AIT y la Superintendencia; con el propósito de unificar criterios a fin de aprovechar las bondades que ofrece el software libre en cuanto a las modificaciones o cambios que se le deseen realizar al sistema.

Emplear el recurso humano del área de calidad de la organización para promover entre el resto de los empleados y las unidades requirientes las mejoras a realizarse en el sistema y la necesidad de ajustarse a ellas.

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ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ESTRATEGIAS FORTALEZAS – OPORTUNIDADES

Realizar mejoras al sistema a través de la automatización, y digitalización de los procesos de Ing. de Costos con el objetivo de que las unidades requirientes puedan realizar las solicitudes de procesos vía electrónica.

Diseñar un plan de mejora continua que permita con el paso del tiempo ir adecuando el sistema a las necesidades de la organización.

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ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ESTRATEGIAS DEBILIDADES – AMENAZAS

Incorporar al sistema los formatos de hojas de entrega, carátula para la entrega de los productos, portada de expedientes.

Cambiar el lenguaje de ingreso de los caracteres del ID de numérico ah alfanumérico.

Adecuar la aplicación Estimanet para que esta pueda mostrar los índices de los indicadores de gestión que se están utilizando actualmente en la Superintendencia.

Anexar al modulo de Estimación un sub – modulo que permita ingresar la prioridad de la solicitud.

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ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ESTRATEGIAS DEBILIDADES – OPORTUNIDADES

Realizar mejoras en la Aplicación que permitan visualizar la cantidad de procesos que tiene asignado cada estimador, el tiempo promedio de entrega del producto de acuerdo a dicha carga.

Realizar un exhaustivo estudio conjuntamente con el personal de AIT para determinar la causa de la incongruencia entre los datos que arroja la grafica de cantidad de procesos al año con respecto al modulo de reporte de procesos.

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CONCLUSIONES Quedó demostrado la importancia de la Aplicación ESTIMANET dentro del sistema de Control y Gestión de procesos de la Superintendencia de Ingeniería de Costos. Este estudio permitió confirmar las debilidades que posee dicho sistema, con respecto a las necesidades de la organización. A través del exhaustivo análisis del sistema se detectó el origen o causal de que la Aplicación ESTIMANET arrojara error en algunas circunstancias. Con la realización de la matriz FODA se lograron formular las estrategias que impulsarán la adecuación del sistema. El diagnóstico permitió conocer las oportunidades que posee el sistema para suprimir sus debilidades optimizando sus fortalezas o bondades.

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RECOMENDACIONES Optimizar el sistema descrito con anterioridad, a través de la automatización de la Aplicación ESTIMANET. Realizar estudios de esta índole con mayor regularidad. Informar al personal con respecto a la necesidad de mejorar el sistema.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN INGENIERÍA DE COSTOS DISTRITO NORTE

FRANCIS MANEIRO LUGO

MARZO 2008 INGENIERÍA DE COSTOS DISTRITO NORTE FRANCIS MANEIRO MARZO 2009