La empresa es una unidad productiva dedicada y organizada para la explotación de una actividad, ya sea económica o sin fines de lucros.
Las empresas estructuradas legalmente o no, convienen tener un criterio por el cual regirse, es inconcebible que se trabaje sin un plan, un objetivo, por consiguiente debe existir la organización de las diferentes actividades a llevar a cabo por todos los miembros que la componen, ya que la misma comprende un sistema donde todas y cada una de las partes deben están funcionando, persiguiendo siempre los mas altos estándares de calidad.
En las sociedades, compañías u organizaciones hay que procurar articular las diferentes partes, donde cada personal que ingrese a la empresa sea inducido y orientado sobre las diferentes políticas, así como también, buscar siempre desarrollar el recurso humano que ya posee, capacitándolos en las diversas áreas.
Hay que destacar que en toda empresa hay supervisores y que la función del mismo será crear estrategias, métodos para realizar un mejor trabajo, así como también coordinar, proporcionar orientaciones y tomar decisiones que se encaminen siempre al beneficio de la organización.
Otras de las funciones administrativas que corresponde llevar a cabo por el supervisor es el control, donde hay que asegurar que los las actividades van acorde con los objetivos propuestos, para en consecuencia, partiendo de la verificación, se establezcan estándares y se adopten medidas correctivas en caso de que aplique.
A continuación se hace una presentación de la empresa EDENORTE, específicamente la ubicada en Villa Rivas, resaltando la aplicación de los procesos administrativos: planificación, organización, integración, dirección y control, se infiere cuales con cumplidas en EDENORTE VILLA RIVAS, se hacen algunas observaciones y recomendaciones para un mejor manejo y evitar que la empresa claudique.
Aplicación de las funciones administrativas en EDENORTE Villa Riva
A continuación se verifica de qué forma se emplean las diferentes etapas del proceso administrativo en EDENORTE VILLA RIVAS.
Planificación:
En la empresa objeto de estudio se verificó que en cuanto la función de planificación realizan las siguientes actividades.
Se efectúa una proyección mensual de las actividades tales como: seguimiento para a mantener e reintegrar los clientes al pago, operativos para contratar a nuevos clientes, establecer una fecha para la visita a las diferentes comunidades que comprenden el área de ejecución de la oficina, se programan los operativos de cortes a realizar y las llamadas para recodar la factura, etc.
Se establecen objetivos a lograr durante el mes, por ejemplo: objetivo de cobro, que esta enfocado en superar tu mejor mes, siendo especifico si se recauda en agosto 2,500, 000.00 la meta para septiembre sería 2,500,001.00, esto es en general, pero también se mide el cobro móvil, la cantidad que se recupera en cada zona. Otros objetivos que también son evaluados son las reclamaciones, debe concordar con lo que el cliente solicita, hay que dar respuesta inmediata y efectiva, para cada una de las solicitudes hay un tiempo estimado de resolución, que si no se cumple afecta los indicadores. Así mismo se toma en cuenta el rendimiento de las brigadas, donde cada una tiene una cantidad de cortes y reconexiones a realizar por mes.
Se diseña el cronograma del orden en que corresponde la visita a clientes.
Se diseña el calendario de vacaciones del personal correspondiente y se distribuyen las funciones del mismo entre los demás colaboradores.
Organización
En el ámbito de la organización se efectúa lo sucesivo:
Se realiza la asignación de funciones, por ejemplo: hay una persona para llevar el control de cobro móvil, otra lleva el reporte de los contratos, hay uno para recopilar los datos de los acuerdos de pagos, se le delegó a otra representante los cuadres para enviar el dinero al banco y también alguien encargado de hacer la conciliación bancaria del dinero que se cobra, este en correlación con lo que se registra en la cuenta, hay alguien que da seguimiento al control de asistencia, entre otros.
Se divide el personal que realizara el cobro móvil y el personal correspondiente a permanecer en oficina, por ejemplo hay 6 representantes de servicios, en la primera semana del mes 2 se quedan en la oficina y 4 van a la calle al cobro domiciliado, para la segunda semana se intercambian y así sucesivamente. La idea es que todo el personal este capacitado para realizar cualquier tarea, tanto del conocimiento del sistema, como el conocimiento del terreno.
Integración
Al momento de hacer la integración de personal, el reclutamiento, selección e inducción es realizado de forma centralizada por el departamento de Recursos Humanos ubicado en Santiago; estos, luego de haberlo capacitado lo envían a la oficina para la que fue contratado.
En este mismo orden, al recibir al personal en el departamento se precede a desarrollarlo de manera práctica en sus funciones.
Dirección
En este ámbito el supervisor coordina las diferentes acciones y reportes a realizar, asignando las actividades al personal, tales como: cobro para los clientes bonoluz, el cobro en las unidades móviles, la contratación de clientes, visitas a las comunidades, cortes por impago, entre otros.
En la postrimería del mes se realiza una reunión del personal en la que se les informa cómo va el cumplimiento de los objetivos sobre todo el de cobro, tanto el de la oficina completa, como el cobro móvil específicamente, que son los que se hace mayor énfasis, por lo que se evalúa, si debe aplicar alguna variación rápida en los procedimientos o actividades.
Control
Se realizan registros de los cobros diarios, tanto lo recaudado en la oficina, como por las unidades móviles. También se hace un registro de los contratos realizados durante el mes en curso y se lleva un control de las reclamaciones hechas por los clientes.
Todos estos registros se realizan con el objetivo de determinar si se está llevando a cabo el cumplimiento de la actividad planeada y así saber si establecer medidas correctivas o recompensas por las labor cumplidas.
Conclusión
Al llegar la culminación del estudio realizado a la empresa EDENORTE – VILLA RIVA se determinó lo siguiente:
La empresa EDENORTE VILLA RIVAS, es una empresa de servicios, encasillada en la clasificación de Pública, además, posee 18 empleados en total.
En cuanto a su historia tiene sus inicios en agosto 2005, manteniendo abiertas sus puestas hasta la fecha. Esta manejada en base a una misión, visión, valores y políticas generales, establecidas de forma centralizada, es decir que no fueron elaboradas en la oficina de Villa Rivas, lo que no la exime de su cumplimiento a cabalidad.
EDENORTE tiene determinado objetivos generales de la empresa completa, que a la postre se convierten en objetivos específicos para la oficina objeto de estudio, la cual se enfoca en la parte comercial, porque objetivos como el de "reducir pérdidas técnicas y no técnicas" es llevado por otro departamento.
Ya conocidas las funciones y su aplicación en EDENORTE VILLA RIVAS, se determinan que se cumplen todas las etapas del proceso administrativo.
De las funciones aplicables hay algunas como la de integración, específicamente el reclutamiento de personal que no se lleva a cabo directamente, sino de manera centralizada por el departamento de recursos humanos, así como la inducción a los nuevos colaboradores, ya luego de esto, es incumbencia de EDENORTE VILLA RIVAS darle seguimiento en sus labores diarias.
Se hace la recomendación en un aspecto que se constató durante la realización de este estudio, es que su personal no posee uniforme y aunque quieran ir representadas, en el sentido del uso de chaquetas, no se puede porque en la misma no hay aire y existe poca ventilación. Por lo que se le sugiere haya combinación en los colores de camisa y pantalón, ya que esto, en las empresas da una percepción de más organización, unificación, integración de su personal, que constituye el elemento más importante para que las mismas funcionen.
En fin la realización de esta encomienda ha permitido que sus integrantes conozcan parte de la historia, valores y objetivos de Edenorte, así como también se ha visto la aplicación de los procesos administrativos, que se habían trabajo de forma teórica, ya llevados a la practica, infiriendo que todos son importantes y que la ausencia de ejecución de unas de estas etapas puede traer un colapso no solo en EDENORTE VILLA RIVAS, sino en cualquier empresa.
Autor:
Mercy De La Cruz Paulino