Análisis de la estructura organizacional de la alcaldía municipal de Restrepo Meta, Colombia

La organización es para toda empresa el pilar del éxito, denotando el éxito no sólo como el triunfo ante una expectativa, sino como el crecimiento, la innovación y la constante formulación de objetivos, lo que conlleva a un inminente éxito de una forma organizada.

Introduciendo este punto de vista subjetivo, me gustaría compartir la experiencia que tuve al conocer la organización de la Alcaldía Municipal de Restrepo (Meta), teniendo en cuenta que como municipio de cultura e historia un aspecto primordial en su misión es ser un potencial agroturístico del Meta y la Orinoquía a partir de la administración y manejo sostenible de su riqueza; este aparte de su misión no sólo refleja su respeto por la naturaleza y su cultura, sino el deseo de llegar al éxito con base en la buena organización de su administración, que realmente será la encargada de guiar sus objetivos al logro; es ahora cuando considero conveniente y oportuno introducirme en la parte de su administración y poder de este modo visualiza, analizar y de alguna manera, hacer aportes útiles a esta gran organización.

La Alcaldía Municipal de Restrepo ha adoptado el modelo de organización formal, reflejando tanto la parte jerárquica, como su debida división del trabajo y así mismo evidenciando el respectivo orden y conducto regular a seguir respecto a la necesidad sobreviniente, ésta organización formal es el reflejo de una buena coordinación, por que manifiesta los niveles de la organización y de allí se deriva su responsabilidad con la misma, un punto de vista a aportar, es a tener precaución y no caer en la rigidez, es decir, el adoptar una organización formal debidamente legalizada, no quiere decir que si el conducto regular no se cumple, un nivel operacional no podría interactuar con un nivel directivo, mi propuesta es a dinamizar este concepto, es tener en cuenta todas y cada una de las sugerencias tanto de nuestros cliente internos como de los externos, ya que son nuestros clientes internos quienes tal vez conozcan más de las expectativas de nuestros clientes respecto a lo que conocen de nuestra organización y los gustos y preferencia en su posición de clientes.

A partir de la organización formal empleando una Departamentalización funcional, la Alcaldía Municipal de Restrepo, ha estructurado un organigrama general que nos permite evidenciar tres niveles jerárquicos, teniendo en cuenta que los niveles organizacionales existen porque hay límite al número de personas que un gerente puede supervisar con efectividad, en este caso a la cabeza de la organización tenemos a el Alcalde Municipal como nivel directivo, del cual se desprende cinco secretarias bajo su propia dirección, coordinación y supervisión, representando el nivel ejecutivo, de igual forma el organigrama nos refleja una dependencia que se desprende directamente de cada secretaria que constituye el nivel operativo; de la anterior descripción, nos podemos hacer una idea muy cercana de su ámbito de control y es precisamente una organización formal con Departamentalización por función con tramos estrechos, lo que facilita una supervisión directa, un control estricto y una comunicación rápida entre subordinados y superiores, teniendo en cuenta que existen políticas claras y que así mismo se ha procurado no involucrarse demasiado en las funciones y decisiones de cada departamento, pues hay que resaltar, el grado de confianza que se tiene en la organización, lo cual los ha llevado a armonizar un ambiente de trabajo no sólo de confianza, si no de responsabilidad y empoderamiento de cada subordinado respecto a las labores encomendadas; no sobra resaltar, que la palabra armonía no es sinónimo de evadir conflicto, sino de comprender que cada discusión genera un enriqueciendo ideológico, concepto que se ha unificado en la organización y respecto al cual se tiene la claridad para distinguir una situación de aprendizaje a una situación de tempestad.

Así como es claro su ámbito de control, es de importancia destacar la forma como se han organizado, quiero decir como se han agrupado por actividades y personas en departamentos para hacer posible que la organización se extienda y sea coordinada, para lo cual se ha implementado la Departamentalización Funcional reflejando una coordinación de actividades y jerarquía organizacional claras, este tipo de Departamentalización es el más adecuado a su actividad, pues la Alcaldía Municipal no esta orientada a satisfacer un cliente determinado, si no a trabajar conjuntamente en las decisiones que lleven al desarrollo de una región, en este caso los procesos que adelante para alcanzar su objetivo principal son los procesos que nos enmarcan una organización que se basa en proyectos que cumplen con estrictos pasos de aprobación, lo que requiere que cada departamento se encargue de llevar a cabo su función para este u otro proyecto y así mismo pase a otra área para su complementación; claro esta que estoy dando un ejemplo respecto a proyectos contemplados en su plan de desarrollo , pero así mismo, es de conocimiento general que las Alcaldía abarcan toda o la mayor parte de la administración de un Municipio y más en el caso especifico de la Alcaldía Municipal de Restrepo, que cumple no sólo con la función de Dirigir y coordinar todas las labores administrativas del municipio y actuar como representante legal ante todas las entidades sociales, gubernamentales y administrativos, sino también, ejerce autoridad de policía y judicial del municipio como órgano principal, entre otras funciones, por todas estas actividades en cabeza de la Alcaldía Municipal de Restrepo, es claro, que su mejor forma de departamentalizar sus dependencia, es de forma funcional, así de esta forma se puede conducir a una mayor especialización dentro de la organización y tener un debido procesos eficaz de sus funciones; de igual forma, esta clase de Departamentalización tiene una desventaja muy notable y es la limitación al desarrollo de sus funciones, es decir, cada funcionario no esta dispuesto a ser flexible en el desarrollo de actividades no relacionadas a su función, tal vez no sólo por disposición, si no porque está tan especializada en su área, que realmente no tiene el conocimiento idóneo para desarrollar una actividad diferente a la suya.