Gestionando la calidad en el area de compras en la empresa constructora
Enviado por SALVADOR TORRES ESPIRICUETO
Gestionando la calidad en el área de compras en la empresa constructora
¿Como hacerle para establecer la calidad en el área de compras?, ¿como lograr que la calidad se vuelva un estilo de vida, una filosofía o un propósito constante de compras?, ¿como lograr la operación del área en función de la demanda de necesidades y expectativas de clientes y de mercados?
Estas son preguntas que se hacen algunos empresarios de la industria de la construcción, y no logran darse una respuesta convincente y resolutiva, ocasionado por un deficiente o nulo análisis de la situación, enfocando toda su evaluación directamente sobre el área de compras, y en la mayoría de los casos un mal funcionamiento del área no es un problema departamental , sino un problema de tipo estructural, pero a su vez, también ocasionado por un mal planteamiento de los propósitos , ideales y objetivos de la organización.
Un estilo de vida de calidad, se da atreves de una cultura por medio del aprendizaje, esto se logra en base a una mejora constante del área, por medio de capacitación y desarrollo de los recursos humanos y mejoramiento de procesos y tecnologías, de tal manera, que se llega a adoptar la calidad como un propósito constante, generado por una filosofía definida, entonces se logra que esta área opere en función de las necesidades y expectativas del cliente por su alto grado a la contribución a la calidad
La relevancia que adopta el área de compras es en función de que es la encargada de suministrar la calidad que requiere el proyecto de construcción, por medio de las adquisiciones de materiales y servicios (subcontratos o mano de obra), con las características, especificaciones, o normas que se le soliciten, convirtiéndose así, en uno de los actores artífices de la construcción de la calidad en una empresa constructora.
Considerando que la calidad es la satisfacción del cliente y que esta compuesta por un conjunto de cualidades, propiedades y características que forman un producto (obra), se deberán considerar varios factores para el establecimiento de la gestión de calidad (sugeridas para la organización y trasladadas al área de compra)
El cliente y sus necesidades presentes y futuras
La competencia
Desarrollo tecnológico
Normatividad
Medio ambiente
Medio social y su entorno
Por o tanto, la gestión de calidad en esta área deberá considerar la integración de proveedores y clientes como una extensión de sus funciones.
Proveedores
Relaciones comerciales y de negocios
Desarrollo (enfocado a la calidad)
Clientes
Satisfacción de sus necesidades
Desarrollo (investigación)
El departamento de compras debe de estar consiente que un proceso como este (gestión de calidad) necesita un alto compromiso de todos sus integrantes mediante la participación activa y comprometida, conscientes de que para lograr el performance necesita que sus integrantes emigren al concepto de alto rendimiento, ese es el reto, y este se podrá logra atreves de una mejora constante en sus actitudes, aptitudes y desarrollo, y que todos estos esfuerzos , sean con un objetivo, satisfacer las necesidades y expectativas del cliente.
Beneficios de la gestión de calidad de compras.
Reduce costos
Contribuye a bajar los precios de venta
Contribuye al incremento de las utilidades de la organización
Eleva los índices de productividad
Contribuye a la imagen y posicionamiento en el mercado
Emigra de ser competidor a ser competitivo
Garantías confiables a plazos mas cómodos
Innovación y creatividad del área
Desarrollo constante
Mejora las relaciones comerciales
Mejora las relaciones inter organizacionales
El área de compras puede contribuir a la calidad en la organización mediante
El desarrollo de su plantilla laboral por medio de la capacitación constante hasta lograr el concepto de alto rendimiento ( Coaching)
La evaluación y mejoramiento de los sistemas y procesos de adquisiciones (Benchmarking)
La evaluación y selección de proveedores (aseguramiento de la calidad)
El desarrollo de proveedores (negocios )
La supervisión y la aplicación de la adquisición
Sugerencias para la transformación del área de compras rumbo a la gestión de calidad
Crear una cultura de la calidad mediante la mejora constante con un solo fin, ser competitivo.
Ser una extensión de las funciones de supervisión para el aseguramiento de la calidad al momento de la adquisición
Eliminar políticas y prácticas de negocios donde el precio es lo más importante en las adquisiciones y proponer minimizar el costo total.
Trabajo en equipo
Establecer metas: hacer bien las cosas desde la primera vez
Capacitación y desarrollo de los recursos humanos
Crear lideres
Fomento a la innovación y creatividad
La calidad en el área de compras se conforma de la siguiente manera.
a) Compromiso con la calidad por parte de la dirección general
La calidad tiene su origen en la organización, aquí, en la dirección general, debe de partir de su convicción y compromiso ético, moral, y profesional de lo que hace o produce para satisfacer necesidades y expectativas que demanda el cliente y los mercados, que a su vez cubrirán necesidades del propietario generando utilidades, sabedor que estas se logran atreves del ofrecimiento de una obra de calidad, transformando y logrando para su empresa una calificación de excelencia y altamente competitiva.
El director general deberá integrar a toda la organización en sus propósitos de implantar la cultura de la calidad mediante la comunicación estratégica implícita en su misión, visión, valores y objetivos, los cuales son los cimientos para la generación de calidad de cada uno de los departamentos y de la organización en general, ya que estas marcaran el camino y la dirección de todo esfuerzo de la empresa y sus integrantes.
b) Conocer los requerimientos del consumidor
El área de compras deberá ser parte activa de las actividades que se lleven a cabo para saber las necesidades y requerimientos de los clientes en forma directa, por medio de la participación en equipos de desarrollo de la organización, para asimilar los estándares de calidad que deberá lograr en sus operaciones comerciales, pero no limitarse a esto, esta área podrá con mucho, superar las expectativas si hace valida su extensión de servicios, como lo es el proveedor y los cuales ofrecen fuentes de información y soluciones para cubrir dichas necesidades y expectativas demandadas por el mercado, mediante propios estudios y que son trasladados a la organización, de esta manera, el área de compras integra una amplia gama de información que le proviene de diferentes fuentes para integrar su expediente de requerimientos de calidad por demanda y la integra a la información que genera proyectos, los equipos de desarrollo y los proveedores, que en conjunto contribuyen a cumplir con las exigencias del cliente e inclusive a superarlas .
c) la calidad en los ideales, propósitos y objetivos de la organización
La misión, visión, valores y objetivos de la organización deberán contener un mensaje que integre a todos los actores y los comprometa en las actividades de mejoramiento de calidad.
Una organización que no se visualiza como ganadora, exitosa y competitiva, difícilmente aspirara a contar o lograr una calidad con calificaciones de excelencia, primeramente, la visión debe de comunicarse a toda la organización y deberá ser entendida en toda su extensión , de manera que la comprensión de esta se aplique en cada una de las actividades de la empresa, para llegar a esa posición donde nos visualizamos, por lo tanto esta visión deberá ser clara, ambiciosa, alcanzable, realista y creíble, que motive a todos a llegar a ese punto trazado por la dirección general, que obviamente incluye el parámetro de calidad al cual se pretende llegar y que es parte de los elementos que conforman la visión.
Por otra parte los objetivos de la organización compuestos por enfoques económicos, de servicios, sociales y ambientales, los cuales se orientan a la satisfacción de las necesidades de los clientes, entre otros, solo se podrán lograr con la aplicación de actitudes éticas y morales a cada actividad desarrollada por los individuos de la organización, además, de un alto grado de profesionalismo.
Por ultimo, el objetivo que hace referencia a la calidad deberá estar en total alineamiento con la visión, misión, y valores, en este aspecto ya que marcaran el rumbo a seguir por cada elemento de la organización.
d) calidad en el área de los recursos humanos
esta área contribuye a la calidad del área de compras, dotándolo de personal idóneo, para llevar a cabo estas funciones, por lo que deberá contar con herramientas y habilidades en sus procesos de reclutamiento, evaluación y selección altamente competitivas, complementándolas con programas de capacitación y desarrollo como parte de una mejora constante, capaz de construir y formar perfiles de alto rendimiento que contribuyan a la calidad, en todos los aspectos, como son; procesos, procedimientos, actividades, tareas, etc. etc.
Lo anterior se logra contando con un equipo en el área de recursos humanos capaz en el ejercicio de todas sus funciones, si no se cuenta con gente preparada para esta área difícilmente podrá contribuir a la calidad del área de compras.
e) El área de proyectos y diseño.
Integra la calidad dentro de un proyecto y establece los procedimientos, procesos, cualidades, características y especificaciones a las que se deben sujetar todas las áreas técnicas-operativas en su ejecución, apegados a los reglamentos y normatividad vigentes de algún lugar determinado, Por lo tanto el área de compras está sujeta a cumplir con los requerimientos que le marcan y uno de sus objetivos es conseguir esa calidad deseada, pero además a precios cómodos o competitivos en los tiempos que marca el programa de construcción
f) La calidad del comprador y sus procesos.
Un comprador deberá tener la calidad profesional para la ejecución de sus funciones y todas las actividades que se le encomienden. Esta calidad la deben de integrar una serie de factores como son actitud, aptitud, valores éticos y morales que conforman una persona integra en el ejercicio de su función y su forma de vivir, lo cual debe verse complementado con otra serie de atributos particulares, como son visionario, creativo e innovador y que contribuyen en mucho a la calidad, siendo así un empleado de elite, que es capaz de proponer nuevos y funcionales procesos enfocados a la productividad que generan un valor agregado para llegar a ser competitivos.
g) Calidad en proveedores y materiales
El proveedor participa o contribuye a la calidad del área dotándolo o participando con procesos eficientes o eficaces en la fabricación y abasto de materiales con procesos que certifican la calidad de las adquisiciones ya que forman parte de un conjunto de cualidades que la obra requiere y que conforman la calidad que busca la organización en el proyecto integral.
Los materiales deberán apegarse a los estándares que marca el proyecto y deberá cumplir con las especificaciones , características, cualidades o normas que rigen la calidad
h) La calidad en la supervisión.
El apoyo del área de supervisión para el aseguramiento de la calidad en las adquisiciones es otro elemento a considerar, ya que esta cuenta con elementos mas sólidos y fundamentados para servir como filtro de calidad que será de gran apoyo a compras, por lo que aseguramiento de la calidad queda garantizada. Esta actividad se puede desempeñar dentro del área misma por medio de su control de inventarios y el mismo almacén para esto se deberá contar con personal especializado o con conocimientos técnicos.
i) Calidad en el manejo y uso de los materiales.
El ultimo elemento para la conformación de la calidad en los materiales es su manejo y cuidado en almacenes para que no pierdan esas cualidades, características o especificaciones con que fueron adquiridos, evitando desgastes, mermas, obsolescencia, deterioros etc., etc., que puedan afectar la calidad de obra por la aplicación de estos y que han sufrido cambios por los conceptos anteriores en detrimento de su calidad
El área de compras por sí sola no puede emprender un proceso de gestión de calidad ya que esta depende de una estructura integral de operaciones, en el cual están integradas todas y cada una de las áreas de la organización, pero si puedes establecer sistemas y procesos para lograr la calidad en las adquisiciones de bienes y servicios, además, con la ventaja de que en cualquier momento que se pretenda implantar una gestión de calidad el área este ya instalada en ese nivel mediante procesos que inmediatamente se puedan homologar para este fin rumbo a una certificación. La clave para la implantación de gestión de calidad es la documentación, registro y seguimiento de procesos y procedimientos, de tal manera, que el área de compras siempre este orientada al perfeccionamiento y mejoramiento constante de todas sus funciones y actividades, esto con el propósito de alcanzar metas en costes, calidad, servicio y desarrollo, por ello es relevante que se establezcan las siguientes tareas:
Declaración de su política de calidad
Declaración de objetivos de calidad
Elaboración de manual de calidad
Sus alcances
Procedimientos documentados
Operaciones y procedimientos entre procesos
Registro de procedimientos
Control documentos
Control de registros.
Operar con las tareas anteriores, es estar en el camino rumbo a la competitividad, pero llegarlos a dominar
y que en la practica se cumplan estrictamente, es el compromiso. Solo así se podrá hablar de empleados de alto rendimiento, equipos de desarrollo de elite sectorial en constante desarrollo, y de una organización competitiva con altos índices de calidad en obra.
Autor:
Salvador Torres Espiricueto