Procedimientos para implementar un Sistema de Cálculo de los Costos de Calidad (página 2)

Luego se elaborará una cuenta memorándum o estadística, la cual representa una cuenta simbólica de todas aquellas posibles contrapartidas que se generan en correspondencia con el costo de calidad que se afecte, la misma debe presentar las mismas características de la cuenta control antes mencionada, pero a diferencia de esta debe poseer la letra M como primer carácter, se usará en correspondencia con las cuentas que se afecte cuando se realicen movimientos de los costos de calidad.

MC-731-01-0-0000 Cuenta Memorándum de Costos de Calidad

El elemento C que aparece tanto dentro de la cuenta tanto de la Control como la Memorandum se refiere a que la unidad analizada es la de la UBPC.

Costos de la no Calidad

CC-732-00-0-0000 Cuenta Control

Esta cuenta presenta las mismas características que la anterior, o sea que los caracteres adquieren el mismo significado que se cito en los costos de la calidad, solo que a diferencia de los mismos, estos además, se clasifican en Costos por fallas internas y Costos por fallas externas. Por lo que el penúltimo caracter puede tomar valores de 0 y 1 en correspondencia con la clasificación: 0 Costos por Fallas Internas y 1 Costos por Fallas Externas. Al igual que en los costos de calidad se creara una cuenta memorandum, representando las posibles contrapartidas que puedan generarse en correspondencia con las afectaciones del costo de la no calidad utilizado.

Para los Costos de la no calidad también se debe crear una cuenta memorandum o estadística, la cual será como sigue:

MC-732-00-0-0000 Cuenta Memorandum de los Costos de la no Calidad.

Paso 7: Analizar la manera en que se han registrado los datos

Aquí se debe mostrar el diseño de la manera en que serán contabilizados los datos. Este es un paso muy importante y difícil ya que en él se procederá al cálculo de los costos de calidad, por lo que la autora propone que se utilice el método de la Contabilidad por los documentos primarios, que es básico para cualquier proceso contable. Para la realización de esta propuesta es necesario que los jefes de área firmen cada uno de los documentos contables, como son: facturas, vales de salidas de almacén, reportes de trabajo, vales de entradas de mercancías y otros, elaborando una nota aclaratoria anexa, donde se delimite cada partida que este asociada con los costos de calidad, y se deje ver la relación con el área de donde proviene, para viabilizar el trabajo a la hora de calcular los mismos. A modo de ejemplo se presentarán a continuación algunos asientos de diario para casos en que se incurra en costos de calidad y de no calidad:

Caso 1. Los trabajadores administrativos de la unidad reciben un curso sobre calidad, impartido por profesores de la Universidad de Oriente, en la empresa por lo cual el contador de la UEB recibe factura, con el monto de efectivo que debe pagarle a dicha entidad.

Comprobante de Cuentas Nominales y reales.

• Se debita la cuenta Gastos generales de administración, con el subelemento Capacitación, por el monto respectivo en moneda nacional o divisa, según sea el salario que se le pague a los profesores que impartirán el curso.

• Se acredita la Cuenta por pagar con el mismo monto de efectivo y subelemento al Centro Internacional de La habana.

Comprobante de Cuentas Estadísticas.

Explicación: Efectuando el registro estadístico del gasto por concepto de Capacitación, correspondiente a un costo de calidad clasificado como prevención.

Caso 2. Imprevistamente ocurre un robo de la producción terminada que se encontraba en el inventario del almacén, su registro se efectúa como sigue:

Comprobante de Cuentas Nominales y reales.

• Se debita la cuenta Faltante sujeto a investigación, con subelemento Hurtos.

• Se acredita la cuenta Producción terminada con el valor de la misma.

Comprobante de Cuentas Estadísticas.

Explicación: Para registrar a través de las cuentas estadísticas el costo por falla interna "Hurtos".

Paso 8: Llevar a cabo la toma de decisiones tomando como base la información recopilada.

El personal de calidad, en conjunto con el departamento de contabilidad y la dirección general de la empresa, tienen la tarea de velar por el comportamiento de cada uno de los costos de calidad y de no calidad, para que según sea el mismo, se pueda determinar qué tratamiento se le dará durante todo el ciclo contable. Para facilitar el trabajo, a continuación se muestran algunas fórmulas pertinentes para la cuantificación y posteriormente el análisis de los mismos.

CÁLCULO DE LOS COSTOS TOTALES DE CALIDAD.

Los costos totales de la calidad en la empresa se calculan sumando cada uno de los elementos asociados a los mismos, teniendo en cuenta la clasificación de los costos de calidad en costos de prevención y de evaluación, y de los costos de la no calidad en costos de fallas internas y costos de fallas externas, dada en el Anexo 6. Las formulas siguientes, planteadas en el Capitulo 1, son de gran importancia para definir la situación real de la empresa en cuanto a costos de calidad y de no calidad.

• Porcentaje de los Costos Totales de Calidad para las Ventas:

Mide qué por ciento representan los costos totales de calidad con respecto a las ventas totales.

• Porcentaje de los Costos Totales de Calidad para los Costos de Producción:

Muestra el por ciento que representan de los costos totales de producción, los costos totales de la calidad.

• Porcentaje de los Costos por Fallas Internas para los Gastos de Salario:

Expresa que parte de los gastos de salario esta representado por los costos de fallas internas.

• Porcentaje de los Costos de Fallas Externas para los Costos Totales de Calidad:

Da a conocer el por ciento que representan los costos de fallas externas de los costos totales de calidad.

• Porcentaje de los Costos de Prevención para los Costos Totales de Calidad:

Expresa la parte que constituyen los costos de prevención de los costos totales de la calidad.

• Porcentaje de los Costos de Evaluación para los Costos Totales de Calidad:

Muestra que parte de los costos totales de la calidad están representados por los costos de evaluación.

A través de este informe se podrá establecer una comparación entre dos períodos, si fuera necesario, sobre el comportamiento de los costos relacionados con la calidad y su relación entre ellos, dando muestras de si se comportaron negativa o positivamente para definir cual será la base sobre la cual se debe trabajar en el próximo periodo para erradicar los errores cometidos.

Paso 9: Comenzar un periodo de prueba del sistema para comprobar su efectividad.

Conjuntamente con la dirección de la unidad, los autores deciden tomar como periodo de prueba los siguientes seis meses luego de implementado el sistema, será el tiempo necesario para comprobar la efectividad del mismo, teniendo en cuenta que es un periodo lo suficientemente largo para desarrollar las actividades pertinentes en la unidad y que se incurra en diversos costos de calidad y de no calidad, a los cuales se les dará tratamiento según las exigencias de los clientes. Los autores proponen que se utilicen técnicas de informática, específicamente bases de datos de ACCESS para dar al sistema una mayor seguridad y rapidez a la hora de registrar y calcular los costos relacionados con la calidad.

Paso10: Examinar sistemáticamente el sistema para modificar algún elemento en caso que sea necesario.

Los autores creen necesario desarrollar el examen del sistema cada tres meses con el fin de verificar que el funcionamiento del mismo sea adecuado y de no ser así, detectar las posibles fallas del mismo para corregirlas.

Paso 11: Llevar el sistema creado a otras áreas.

El sistema creado tiene como característica principal el hecho de ser un sistema flexible, es decir que puede someterse a cambios en caso de que fuera necesario, por lo tanto, no será difícil llevarlo a otras unidades, puesto que las cuentas utilizadas son semejantes, solo existen diferencias en los procesos claves de la producción y cada actividad que ellos presuponen, en la materia prima empleada y en la cantidad de operarios, el sistema será adaptado a estas particularidades de la entidad donde se vaya a implantar y luego se analizaría sistemáticamente su funcionamiento para notar eficiencia o deficiencias en su funcionamiento.

Conclusiones

Luego de realizada la investigación en la UBPC, los autores han llegado a las siguientes conclusiones:

• El personal que labora en la entidad no se encuentra lo suficientemente capacitado en cuanto al tema de la calidad.

• La entidad no presenta una adecuada Gestión estratégica de sus costos.

• No existe un instrumento que permita el cálculo de los costos de calidad, por lo que no existe un estricto control de los mismos.

• No se cuantifican los costos por fallas internas ni externas.

Autor:

Lic. Darlenis Martín Vega

Profesor Instructor

MSc. Misael Leyva Ríos

Profesor Asistente

Lic. María Elena Benítez Vidal

Profesor Asistente.

Centro de trabajo: Filial Universitaria Municipal. San Luis. Universidad de Oriente Santiago de Cuba.

?Año 53 de la Revolución?

2011

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