1 TIPOS DE PLANIFICACION PLANIFICACIÓN NORMATIVA O TRADICIONAL Tiene una permanente capacidad para auto criticarse y evolucionar. Ha hecho el acopio de numerosísimas técnicas de análisis y predicción. Ha desarrollado todo un complejo sistema institucional y legal propio. Cuenta con una vastísima experiencia en los más diversos campos de aplicación. Dispone de un considerable conjunto de instituciones para la investigación y docencia, de donde han salido los elementos más relevantes de su revolución actual. Su gran fortaleza es su familiaridad con los problemas propios del desarrollo económico – social visto desde el ángulo gubernamental. El planificador es “omnisciente”. Se subdivide en: Centralizada (Países socialistas) y Mixta, Pluralista, o Indicativa (Países de Latinoamérica). Utiliza conceptos de Políticas, Proyectos, Acciones y Recomendaciones como proposiciones vagas de contenido de ejecución
2 TIPOS DE PLANIFICACION PLANIFICACIÓN SITUACIONAL Es una herramienta para el cambio social. Tecnológicamente, aborda la anticipación simulada por la práctica. Asume supuestos más realistas, ya que quién planifica está dentro de la realidad y coexiste con otros actores que también planifican. No tiene un diagnóstico único, ni una verdad objetiva, sino una explicación situacional. Se articula lo político con lo económico pues su horizonte es político y el futuro es incierto. Es un proceso que no se agota en el tiempo, siempre está en acción. Entre la relación del “debe ser” y el “puede ser” tiene expresión “lo viable” que presenta aspectos económicos, institucionales, culturales y políticos. Concibe la norma como la orientación direccional entorno a la cual es necesario construir las condiciones para su cumplimiento, es decir, lo normativo tiene validez, pero no constituye de por sí el plan.
3 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA: TIPOS DE PLANIFICACION Permite establecer claramente la misión y valores de la organización, como principio rector. Tiene su origen en el ámbito empresarial y surge como fuente de consolidación de la llamada Planificación Tradicional. Para definir los elementos estratégicos, se parte del proceso de investigación sistemática interna y externa. Es un sistema que tiene la capacidad de autoreproducción y organización. Es un proceso cíclico, permanente, participativo e interactivo. Su centro práctico es la coyuntura, y se refiere al cálculo que precede y preside la acción.
4 PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA: TIPOS DE PLANIFICACION Se centra más en el logro de metas y objetivos que en seguir normas y reglamentos. Reconoce la incertidumbre y que la realidad es un sistema complejo. Rechaza la posición reactiva para adoptar una posición proactiva, aún con los riesgos que ello supone. Se sustenta en tres grandes pilares: el usuario, la propia organización y los competidores. Descansa en la formulación de tres tipos de planes fundamentales como son los planes estratégicos de largo plazo; los programas a mediano plazo, los planes operativos y presupuestos a corto plazo.
5 La planificación estratégica usa varias herramientas básicas que permiten alcanzar las metas propuestas.
Algunas de ellas son: Análisis FODA, Hoja de verificación, estratificación, diagrama de causa – efecto, diagrama de pareto, histograma y matriz de selección. PLANIFICACIÓN SITUACIONAL TIPOS DE PLANIFICACION
6 PLANIFICACIÓN TÁCTICA OPERACIONAL TIPOS DE PLANIFICACION La planificación táctica operacional se refiere básicamente a la asignación previa de las tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades de operaciones. Entre sus características están: Se da dentro de los lineamientos de la planificación estratégica y la planificación táctica. Es conducida o ejecutada por los ejecutivos del nivel medio. Trata con actividades normales programables. Se maneja información interna y externa. Sigue procedimientos y reglas definidas con toda precisión. Cubre períodos cortos. Está orientada hacia la administración de recursos. Sus parámetros principales son la efectividad y la eficiencia.
7 Según el grado de obligatoriedad: TIPOS DE PLANIFICACION Si se considera el grado de obligatoriedad que tienen las decisiones tomadas por el órgano encargado de la planificación, existen dos estilos que son drásticamente diferentes. La planificación Imperativa: que se caracteriza principalmente porque el estado emite normas de carácter obligatorio. Cabe aclarar que todo plan de Gobierno cuenta con la autoridad para determinar la dirección que deben seguir aquellos organismos subordinados a él; es decir, las distintas entidades gubernamentales que lo conforman
8 TIPOS DE PLANIFICACION Según el grado de obligatoriedad: La planificación indicativa: A diferencia de la anterior, el Estado asume un papel orientador y sugiere acciones que guíen la actividad económica y social del país, pero sin que ello signifique que las personas o empresas estén obligadas a hacerlo. Dentro de las herramientas más utilizadas están la política crediticia, monetaria y fiscal.
9 TIPOS DE PLANIFICACION Según el nivel donde se tomen las decisiones: De acuerdo con el nivel en el cual se toman las decisiones producto de la Planificación, el estilo de planificación puede adoptar diferentes grados de centralización o descentralización. La planificación centralizada: Se caracteriza por la existencia de un solo órgano central dedicado a definir los aspectos más determinantes en materia de planificación. La planificación descentralizada: Se distingue porque en ella son las unidades económicas las que deciden si se acogen o no a las orientaciones que indica el órgano de mayor jerarquía, por lo que lejos de existir un único plan, hay diversidad de planes de acción según las necesidades y orientaciones que cada unidad decida llevar a la práctica, lo que le agrega un mayor grado de flexibilidad.
10 TIPOS DE PLANIFICACION Según al apego a las normas establecidas: Finalmente, si se considera el apego a las normas establecidas durante el proceso y por el grado de participación de los actores involucrados, existen dos estilos de planificación que se oponen: La planificación normativa: Se caracteriza por concederle un grado alto de importancia al fiel cumplimiento de las normas que previamente han sido establecidas. Supone que los estándares, usualmente establecidos por especialistas y técnicos, garantizan el cumplimiento de los resultados deseados, o al menos son la mejor manera de acercarse a ellos. Esta actitud, algunas veces, conduce a la desatención de los cambios que ocurren en el entorno y sus efectos en la validez y utilidad del plan. Minimiza además, el efecto que resulta de las relaciones e intereses de los grupos sociales que participan en la elaboración, implementación o de los efectos del plan.
11 TIPOS DE PLANIFICACION Según al apego a las normas establecidas La planificación estratégica: Este enfoque se preocupa por monitorear los cambios que ocurren en el medio ambiente, tanto en la fase de elaboración del plan como durante su implementación, así como en descubrir y vigilar la complejidad de las relaciones entre las variables que lo componen y que afectan la consecución de las metas establecidas. La Planificación Estratégica reconoce la existencia de diferentes intereses en los grupos sociales afectados por la implementación de los planes, por lo que también deben ser considerados con el propósito de agregarle viabilidad a su ejecución. Interesa a la planificación estratégica comprender las relaciones que existen entre ellos, que pueden convertirse tanto en alianzas como en conflictos.
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
13 Lo que de verdad distingue a unas organizaciones de otras no es
Si producen bienes u ofrecen servicios Si son de ámbito local, regional, de un solo país o multinacionales Si son grandes o pequeñas Si son públicas o privadas Si son con ánimo de lucro o sin ánimo de lucro … sino
Si son buenas o son malas … y las buenas son aquellas que
Han incorporado Dirección Estratégica Han asumido el reto de la Calidad Total
PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
14 con VISIÓN de futuro ¿Qué es la Dirección Estratégica? “La estrategia es la gran tarea de la organización. En situaciones de vida o muerte es el Tao de la supervivencia o de la extinción.”
El arte de la Guerra. Sun Tzu. 500 a.C. “No hay nada más difícil y más necesario que saber aprovechar lo que tienes cerca y lo que tienes lejos.”
Organizar y hacer funcionar la organización mirando siempre al futuro Cada paso tiene sentido en función de los objetivos prefijados. Dirigir es POCA cosa: Planificar Organizar Coordinar Acompañar PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA “…aprovechar lo que tienes cerca y lo que tienes lejos”
TODA LA INSTITUCIÓN SECTORES Y ÁREAS UNIDADES PERSONAS Q PLANIFICACIÓN EVALUACIÓN EJECUCIÓN Consejo de Calidad P+E+E DIRECCIÓN ESTRATÉGICA = PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA SISTEMA DE CALIDAD
Foto Análisis histórico Análisis DAFO
Estrategia general
MISIÓN VISIÓN compartida
Acciones estratégicas
Grupos implicados Problemas estratégicos Soluciones estratégicas Factores clave externos Áreas clave internas Decisiones estratégicas Líneas estratégicas
Matriz FODA
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO P R O C E S O
Respuesta a las preguntas:
¿Quiénes somos? ¿A qué nos dedicamos? ¿En qué nos diferenciamos? ¿Por qué y para qué hacemos lo que hacemos? ¿Para quién lo hacemos? ¿Cómo lo hacemos? ¿Qué valores respetamos? La razón de ser de la organización MISIÓN
Debe ser una fórmula:
Ambiciosa: Un reto Clara: De fácil interpretación Sencilla: para que todos la comprendan Corta, para que se pueda recordar fácilmente Compartida: Consensuada por las personas de la organización MISIÓN La razón de ser de la organización
Algunos ejemplos para comentar MISIÓN: Estamos comprometidos a generar el total entusiasmo del cliente por la marca X, lo que se traduce en niveles crecientes de ventas y rentabilidad, actuando con integridad y entregando productos competitivos de calidad mundial.
VALORES COMPARTIDOS: Entusiasmo del Cliente, Mejora Continua, Integridad, Trabajo en Equipo, Innovación, Respeto y Responsabilidad individual
VALORES CULTURALES: Actuar con sentido de urgencia, actuar como una sola compañía, resaltar nuestro producto y enfocarlo hacia el cliente, objetivos agresivos
Foto Análisis histórico Análisis DAFO
Estrategia general
MISIÓN VISIÓN compartida
Acciones estratégicas
Grupos implicados Problemas estratégicos Soluciones estratégicas Factores clave externos Áreas clave internas Decisiones estratégicas Líneas estratégicas
Matriz FODA
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO P R O C E S O
“La mejor manera de predecir el futuro es inventarlo” (Alan Kay, pionero de la informática) VISIÓN Compartida “Planificar no significa saber qué decisión voy a tomar mañana, sino qué decisión debo tomar hoy para conseguir lo que quiero mañana” (Peter Drucker) Sin VISIÓN no hay futuro. Planificar mirando hacia atrás es resignarse a mejorar el pasado. “Una acción sin visión…carece de sentido. Una visión sin acción…es un sueño. Una visión con acción… puede cambiar al mundo.”(Joel Arthur Barker)
Respuesta a las preguntas:
¿Qué y cómo queremos ser dentro de x años? ¿En qué nos queremos convertir? ¿Para quién trabajaremos? ¿En qué nos diferenciaremos? ¿Qué valores respetaremos? Es el futuro de la organización dentro de X años (concretos) VISIÓN Compartida
Debe ser una fórmula:
Con visión de futuro, no de mejorar el pasado Coherente con la MISIÓN Ambiciosa: Un reto, pero realista, viable Clara: De fácil interpretación Sencilla: para que todos la comprendan Atractiva: para provocar ilusión Compartida: Consensuada por las personas de la organización VISIÓN Compartida Es el futuro de la organización dentro de X años (concretos)
Foto Análisis histórico Análisis DAFO
Estrategia general
MISIÓN VISIÓN compartida
Acciones estratégicas
Grupos implicados Problemas estratégicos Soluciones estratégicas Factores clave externos Áreas clave internas Decisiones estratégicas Líneas estratégicas
Matriz FODA
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO P R O C E S O
“Si conoces el entorno y te conoces a ti mismo no has de temer el resultado de cien batallas.
Si no conoces el entorno pero te conoces a ti mismo, tienes las mismas posibilidades de ganar que de perder.
Si no conoces el entorno ni te conoces a ti mismo, todos tus combates se convertirán en derrotas”.
Sun Tzu, “El arte de la guerra” FODA
Es un análisis de los puntos FUERTES y DÉBILES de la organización, en relación a las OPORTUNIDADES y AMENAZAS del entorno Recoge: los puntos Fuertes en que nos debemos apoyar los puntos Débiles que debemos superar las Oportunidades que tenemos que aprovechar las Amenazas de las que nos tenemos que defender Debe ser: Más que una simple identificación: los puntos más Fuertes y más Débiles, en relación a las Oportunidades y Amenazas FODA
MATRIZ FODA
Cuatro Tipos de Estrategias 28
Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas (FODA) (Gp:) Estrategias DA (Gp:) Estrategias FA (Gp:) Estrategias DO (Gp:) Estrategias FO
Estrategias FO Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas (FODA) 29 Estrategias FO
Use las fortalezas internas de la empresa para tomar ventaja de las oportunidades externas
Estrategias DO
30 Estrategias DO
Mejorar las debilidades internas para tomar ventaja de las oportunidades externas Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas (FODA)
Estrategias FA 31 Estrategias FA
Usar las fortalezas de la empresa para evitar o reducir el impacto de las amenazas externas. Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas (FODA)
32 ESTRATEGIAS DA Estrategias DA
Tácticas defensivas con el fin de reducir las debilidades internas evitando las amenazas del entorno Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas (FODA)
33 Matriz FODA (Gp:) Estrategias DA
Minimice debilidades y evite amenazas (Gp:) Estrategias FA
Use fortalezas para evadir amenazas (Gp:) Amenazas-A
Liste las amenazas (Gp:) Estrategias DO
Supere las debilidades tomando ventaja de las oportunidades (Gp:) Estrategias FO
Use las fortalezas para tomar ventaja de las oportunidades (Gp:) Oportunidades-O
Liste las oportunidades (Gp:) Debilidades-D
Liste las debilidades (Gp:) Fortalezas-F
Liste las fortalezas (Gp:) Deje en blanco
Matriz FODA
Foto Análisis histórico Análisis DAFO
Estrategia general
MISIÓN VISIÓN compartida
Acciones estratégicas
Grupos implicados Problemas estratégicos Soluciones estratégicas Factores clave externos Áreas clave internas Decisiones estratégicas Líneas estratégicas
Matriz FODA
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO P R O C E S O
El PLAN ESTRATÉGICO puede tener los siguientes elementos:
Una INTRODUCCIÓN, con la presentación de la institución, el objetivo del Plan, los antecedentes, la metodología utilizada, los participantes, los principales pasos del proceso, el tiempo de vigencia y el sistema de seguimiento y de evaluación
La MISIÓN La VISIÓN Los principales elementos del FODA Los EJES ESTRATÉGICOS Los CUADROS DE MANDO PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando
EJES ESTRATÉGICOS Líneas básicas de desarrollo de la institución Agrupan un objetivo o varios que tienen un ámbito común Coherentes con la Misión, la Visión y el FODA No tienen por qué abarcar todos los aspectos importantes de la institución. Es necesario priorizar Homogéneos Muy pocos (5-10?) Son como un armario con su distribución PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando
Objetivos Estratégicos Objetivos Operativos Acciones Responsables Indicadores Estándar-Objetivo Calendario Recursos Valoración Esquema de un CUADRO DE MANDO
OBJETIVOS Objetivos Estratégicos Finalidades a conseguir para poder alcanzar la visión de futuro de la institución. Declaraciones amplias, no específicas, sin fecha Ámbitos distintos, aunque todos relacionados con el EJE correspondiente Homogéneos Pocos (1-3 por cada EJE) Viables, de acuerdo con el FODA Objetivos Operativos Actuaciones generales orientadas a conseguir cada uno de los objetivos estratégicos Diferenciables, distinguibles Pocos (4-5 por cada Objetivo Estratégico) Mejorar la calidad de la docencia, para conseguir resultados adecuados a los requerimientos del entorno . Planificación de la docencia . Implantación de metodologías activas PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando
ACCIONES Pasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir los objetivos operativos Permiten distribuir tareas y responsabilidades, calendario, recursos, indicadores, seguimiento y evaluación Realistas (consultar DAFO) Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de la anterior (formar-proyectar-implementar…) Muy pocas (1-3). Las estrictamente necesarias Responsables Tiene que sentirse “propietario” del proceso y participar en él desde el punto 0. Deberá rendir cuentas Con nombres y apellidos No es necesario que sean siempre los jefes PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando Indicadores Instrumentos de medida
Pocos, pero significativos (especialmente pensando en los clientes) Pueden ser de tiempo, de coste, de actividad, pero mejor, de resultados. Cuantitativos o cualitativos Preferible un pequeño “sistema” de indicadores que no uno solo Fáciles de obtener Permiten introducir medidas correctoras
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando Calendario Una fecha concreta (no un período). Permite realizar un seguimiento lo más preciso posible y reaccionar a tiempo Viable Si se planifica por 4 años, distribuir las acciones Recursos Los costes totales de cada acción, o por lo menos los costes añadidos, si los hay Si la suma de los recursos necesarios no es viable, es necesario rehacer el cuadro: Calendario, Estándar, Acciones e incluso objetivos Estándar-Objetivo Resultados deseados o previstos o nivel que se pretende alcanzar. Lo más concreto posible
Algunas recomendaciones para la elaboración de un Cuadro de Mando
La elaboración tiene que hacerla un grupo muy reducido de personas (3-4) y después consensuarlo individualmente o en pequeños grupos. No es efectivo un ejercicio asambleario
Es un instrumento: modificable y mejorable. Es preferible tener un cuadro provisional, que no tenerlo No todo tiene por qué tener el mismo peso específico: se pueden ponderar los objetivos, las acciones e incluso los indicadores, pero no olvidar que “lo mejor es enemigo de lo bueno” En alguna parte debe haber el compromiso de seguimiento y evaluación: cuándo, quién, cómo, consecuencias, etc. No es cuestión de suerte, sino de voluntad… ¡Merece la PENA, pero… hay pena! PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando
PLAN LIDERES
PLAN
PLAN
PLAN
PLAN
PERSONAS PERSONAS LIDERES LIDERES LIDERES LIDERES PERSONAS RECURSOS PERSONAS PERSONAS
RECURSOS
ACCION
RECURSOS
ACCION ACCION
RECURSOS
ACCION
RECURSOS
ACCION ÉXITO CONFUSIÓN LENTITUD ANSIEDAD FRUSTRACIÓN SUENOS PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
Seguimiento y evaluación del Plan Institucional – controlando su correcta periodificación – evaluando para tomar decisiones
Despliegue a grandes sectores y áreas – planes sectoriales coherentes con el plan institucional – base para una buena DPO – seguimiento, evaluación y revisión
Despliegue a las unidades – planes estratégicos de cada unidad coherentes con el plan institucional y con los planes sectoriales – seguimiento, evaluación y revisión
Revisión, renovación y siguientes vueltas de todo – nuevo Plan Estratégico Institucional, nuevos planes sectoriales, nuevos planes de las Unidades ¿… y después qué? si no están dispuestos a recorrer todo el camino…, ¡… déjenlo, por favor! PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA