Metodología para auditar la gestión de mantenimiento de PDVSA. Caso: refinería San Roque
Enviado por EMIRO VASQUEZ
RESUMEN
El presente trabajo de grado tuvo como objetivo general: Diseñar una Metodología para Auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA, tomando como Caso de Estudio la Refinería San Roque. Esta metodología planteó la visión de diseñar una herramienta gerencial que permita determinar la gestión, el grado de madurez e identificar las áreas de mejora potencial de la organización de mantenimiento, permitiendo a la Gerencia tomar decisiones que lleven a optimar el desempeño de la organización y la consecución de sus objetivos, garantizando la continuidad operacional y el uso eficiente de los recursos. Esta enfocada en la Filosofía de Mejoramiento Continuo de Deming. El tipo de investigación es de campo, mediante observaciones de los procesos, entrevistas y encuestas realizadas a todo el personal de la organización de mantenimiento. Se concluye que: el proceso de Gestión de Mantenimiento en PDVSA esta conformado por tres niveles: estratégico, táctico y operativo. PDVSA utiliza la metodología COSO para realizar los procesos de auditorías. Actualmente las metodologías, técnicas y herramientas utilizadas para auditar el mantenimiento son: MES, MQS y MCM. Se diseño una metodología para auditar la gestión de mantenimiento en PDVSA que permite evaluar el cumplimiento de las normativas de PDVSA y el grado de madurez de la organización con respecto a las mejores prácticas de Mantenimiento Clase Mundial. Y finalmente se aplico la metodología en la RSRQ, determinando que esta se encuentra en etapa de Conciencia, es decir, que existe un sistema de gestión de mantenimiento básico pero se desconocen las mejores prácticas de Mantenimiento Clase Mundial proponiendo un plan de acción (objetivos y metas) que se debe implantar para encaminar su gestión a lograr el Mantenimiento Clase Mundial.
PALABRAS CLAVES: Gerencia de Mantenimiento, Auditoría de gestión y Mejoramiento Continuo.
INTRODUCCIÓN
Para tener éxito, hoy en día las empresas deben de identificar y gestionar los riesgos de sus organizaciones, ya sean operacionales, financieros, estratégicos y de cumplimiento, lo que hace relevante analizar los factores de carácter interno o externo que generan estos riesgos .
Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA) para conocer cual es la exposición al riesgo de las organizaciones que la conforman, realiza análisis de riesgos por medio de la Gerencia Corporativa de Auditoría Interna con la finalidad de establecer el plan anual de auditorías. Este análisis ha dado como resultado que una de las organizaciones que representa mayor riesgo es la Gerencia de Mantenimiento, convirtiéndose su gestión en una función crítica para la Corporación.
Por esto en PDVSA es importante la Calidad o Excelencia del mantenimiento, entendiéndose como la máxima disponibilidad de los activos, larga vida útil de las plantas y activos, máxima capacidad de producción y uso adecuado de los recursos, todo esto alcanzado al mínimo costo. Por lo tanto se requiere analizar minuciosamente la Gestión de Mantenimiento en forma sistémica para determinar el grado de excelencia de la organización y la forma de gestionar cada uno de sus departamentos, identificando los puntos de mejora para marcar directrices de lo que debería ser una gestión clase mundial y a su vez tener un sistema de retroalimentación para el monitoreo y mejoramiento continuo.
La metodología para auditar la Gestión de Mantenimiento es una herramienta útil que permitirá evaluar a la organización determinando lo que se ha hecho (pasado), apreciando lo que se esta haciendo (presente) y recomendar las posibles acciones (futuro) a la Gerencia de Mantenimiento, para promover la eficiencia de los procedimientos existentes mediante la implementación de un plan de acción.
El presente trabajo propone una metodología de auditoría de Gestión de Mantenimiento que utilizará PDVSA para determinar si la ejecución del mantenimiento, esta dentro de las directrices corporativas, dentro de la normativa de la corporación y si cumplen con las mejores practicas de Mantenimiento Clase Mundial. La adopción de esta metodología, ofrece determinar de manera continua la Situación Actual de la Gestión de Mantenimiento para realizar los ajustes pertinentes que permitan cerrar las brechas existentes asegurando su viabilidad futura, lo que implica el aprendizaje continuo de la organización, el seguimiento de una filosofía de gestión y la participación activa de todo el personal.
Este trabajo de grado esta estructurado en siete (7) capítulos de la siguiente manera:
/ Capítulo I: El Problema, en este capítulo se plasma el planteamiento del problema, objetivos, justificación, alcance y delimitación de la investigación.
/ Capítulo II: Marco Teórico, esboza los antecedentes de la investigación, descripción de la unidad de estudio, sus bases teóricas y finalmente se definen los términos básicos empleados en la investigación.
/ Capítulo III: Marco Metodológico, referido a las actividades que se desarrollaron durante la investigación, según la fuente trabajada para lograr los objetivos de la misma.
/ Capítulo IV: Diseño de la Metodología, referido al diseño de la metodología, donde se plasma la visión esperada de la metodología, la filosofía de la metodología, el objeto de la metodología, objetivos de la metodología y la metodología diseñada.
/ Capítulo V: Aplicación de la Metodología, referido a la implantación de la metodología en la Refinería San Roque.
/ Capítulo VI: Resultados de la Aplicación de la Metodología, referido a mostrar las evidencias, hallazgos y documento de observación como resultado de la aplicación de la metodología, en la Refinería San Roque.
/ Capítulo VII: Conclusiones y Recomendaciones.
CAPÍTULO I.
EL PROBLEMA
Planteamiento y Formulación del Problema. Objetivos de la Investigación. Justificación e Importancia del Proyecto. Alcance y Delimitación del Proyecto.
1.1.- PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
La Gestión de Mantenimiento es de vital importancia para el proceso productivo de la Corporación, puede llegar a convertirse en un elemento generador de valor agregado, ya que una adecuada gestión de mantenimiento garantiza la utilización de los activos de modo eficaz, seguro y rentable, sin afectar la continuidad operacional.
Las consecuencias de la Gestión de Mantenimiento desde el punto de vista operacional podrían resumirse en: fallas de equipos, caída del desempeño, aumento de costos de producción por paradas de plantas, efectos en el ciclo de vida de los equipos, inadecuada inversión de capital e incumplimiento de leyes, lo que impacta directamente sobre el riesgo operacional, cantidad y calidad de producción, publicidad adversa, costos operacionales, seguridad y medio ambiente.
Petróleos de Venezuela S.A. (PDVSA) a través de la Gerencia Corporativa de Auditoría Interna elabora un plan anual de auditoría por medio del desarrollo de un análisis de riesgos aplicando la metodología COSO (Committee Of Sponsoring Organizations). Este análisis de riesgo se desarrolla para identificar los procesos de mayores riesgos de la empresa. Un riesgo que no tiene un efecto significativo sobre la entidad y una baja probabilidad de ocurrencia, generalmente no justifica atención seria, sin embargo, cuando presenta una alta probabilidad de ocurrencia usualmente demanda considerable atención. Este plan anual 2010, detectó que una de las organizaciones con mayores riesgo tanto operacional, financiero, estratégico y de cumplimiento para la Corporación, es la Gerencia de Mantenimiento.
En Febrero del 2011 durante la ejecución de una Auditoría de la Gestión Operacional Refinería San Roque perteneciente a PDVSA Refinación Oriente, la Gerencia de Auditoría Interna de Puerto La Cruz, determinó que uno de los principales costos operativos esta directamente relacionado con la gestión de la Gerencia de Mantenimiento siendo una amenaza directa para el proceso productivo.
Esto hace necesario la generación de metodologías y herramientas que auditen la Gestión de Mantenimiento a fin de localizar el problema, evaluar las causas y buscar una mejora sustancial que permita obtener resultados operacionales y financieros, analizando no solo lo que hace mantenimiento si no qué tan bien lo hace. La auditoría de la Gestión de Mantenimiento permitirá diagnosticar el pasado, apreciar el presente y asesorar sobre la evolución futura; evaluando constantemente la gestión de mantenimiento para tomar decisiones que permitan implementar un sistema adecuado de gestión.
Por tal motivo este trabajo propone una metodología para Auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA, caso de estudio: Refinería San Roque, generando métodos y técnicas que sirva de instrumento de colaboración en la toma de decisiones que le permitirá a la gerencia disponer de él en un momento determinado, implantar estrategias destinadas a mejorar de manera sistemática los niveles de calidad y productividad y aplicar nuevas técnicas que les permita ser altamente competitivos.
La aplicación de la metodología requiere del compromiso por parte de la dirección de la Corporación, no sólo necesita disponer de una serie de recursos, sino que además necesita ser impulsada desde la propia Dirección General hacia todos y cada uno de los responsables de la gestión de mantenimiento.
Esta metodología orienta sus esfuerzos a crear el orden necesario que permita responder las siguientes interrogantes:
¿Cuáles son los procesos que conforman la Gestión de Mantenimiento en PDVSA?
¿Qué metodología utiliza PDVSA para realizar auditorías?
¿Qué metodologías, técnicas y herramientas se utilizan para auditar el mantenimiento?
¿Qué metodología se utilizará para auditar la gestión de mantenimiento en PDVSA?
¿Es aplicable la metodología para Auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA?
1.2.- OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.2.1.-OBJETIVO GENERAL
Diseñar una metodología para Auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA, tomando como Caso de Estudio la Refinería San Roque.
1.2.2.-OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Analizar los procesos que conforman la Gestión de Mantenimiento en PDVSA.
2. Identificar la metodología utilizada por PDVSA para realizar Auditorías de Sistema de Control Interno (SCI).
3. Describir las metodologías, técnicas y herramientas utilizadas para realizar auditorías de mantenimiento.
4. Diseñar una metodología para Auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA.
5. Aplicar la metodología para Auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA caso de Estudio la Refinería San Roque.
1.3.- JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA DEL PROYECTO
El diseño de una metodología para Auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA, es:
Desde el punto de vista del Conocimiento:
La oportunidad de combinar las técnicas y herramientas de mantenimiento con las metodologías de auditoría, para mejorar la productividad operacional y la efectividad del mantenimiento de PDVSA. Desde el punto de vista Empresarial:
El punto de partida para otros Distritos, Filiales y empresas que requieren generar transformaciones y cambios que les permita ser altamente competitivos, generando ahorros significativos, trabajando eficientemente, con el propósito de mejorar los tiempos de repuesta de la Gestión de Mantenimiento a las Gerencias Operacionales.
Desde el punto de vista Técnico Productivo, pretenderá:
Asegurar la disponibilidad máxima de las Plantas Operacionales, al menor costo dentro de los requisitos de confiabilidad, cantidad y calidad de producción, costos operacionales, seguridad y medio ambiente. Aumentar los tiempos entre fallas de equipos críticos.
Incrementar el Mantenimiento Operacional, Predictivo y Preventivo y disminuir el Mantenimiento Correctivo.
Prolongar la vida útil de los activos.
Adecuar la estructuración de la Base de Datos de Mantenimiento para la generación de los informes de Gestión.
Maximizar la productividad.
Desde el punto de vista Metodológico, permitirá:
Realizar un análisis cualitativo y cuantitativo de la Gestión de la Gerencia de Mantenimiento que permita generar una metodología de Auditoría para la Gestión de Mantenimiento de PDVSA de forma óptima y eficiente.
Desde el punto de vista Académico:
Este trabajo se hace imprescindible para dar cumplimiento a lo establecido en los reglamentos y normas aplicables al postgrado de la Universidad de Oriente, como requisito parcial para optar al titulo de Magíster Scientiarum en Ciencias Administrativas Mención Gerencia General.
1.4.- ALCANCE Y DELIMITACION DEL PROYECTO
El alcance de este proyecto es diseñar una metodología para Auditar la Gestión de Mantenimiento de PDVSA, caso de estudio Refinería San Roque, que permita el mejoramiento continuo e innovación sistemática de los procesos de la Planta a fin de maximizar la productividad y efectividad del mantenimiento.
La implantación de esta metodología permitirá monitorear continuamente la Gestión de Mantenimiento, presentando alertas que permitan proponer alternativas para minimizarlos.
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