Presupuesto SubEs un documento de carácter contable que recoge una previsión de ingresos y gastos que se van a producir en el desarrollo de una actividad o en el funcionamiento de un organismo, empresa, corporación o el propio Estado, en un determinado período de tiempo. Funciones Se relaciona con el control financiero de la organización Pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
Importancia Son útiles en la mayoría de las organizaciones (compañías de negocios, agencias gubernamentales, grandes y pequeñas empresas) Ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. Con los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas a lo que realmente se busca. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado período de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. Presupuesto
Presupuesto Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de la compañía, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria. Importancia Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a un determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro Objetivos En referencia al proceso administrativo: Previsión: tener anticipadamente todo lo conveniente para la elaboración y la ejecución del presupuesto. Planear: qué y cómo se va a hacer, es decir, planificar unificada y sistematizadamente las posibles acciones, en concordancia con los objetivos de la empresa.
Presupuesto Organización: quién lo hará, es decir, que existe una adecuada, precisa y funcional estructura y desarrollo de la organización. Coordinación o Integración: que se haga y se forme en orden, en lo particular y en lo general, es decir, compaginar de forma estrecha y coordinada todas y cada una de las secciones de la empresa. Dirección: guiar para que se haga, es decir, tomar como base las políticas establecidas para la toma de decisiones y la conducción de los subordinados. Control: ver que se realice, es decir, analizar las diferencias entre lo presupuestado y lo ejercido.
Presupuesto
(Gp:) Requisitos
Presupuesto Finalidades Planear los resultados de la empresa en dinero y volúmenes. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa Coordinar y relacionar las actividades de la empresa. Lograr los resultados de las operaciones periódicas Fijación del período presupuestal Conocimiento de la empresa Exposición del plan o política Coordinación para la ejecución del plan Dirección y vigilancia Apoyo directivo
Conocimiento de la empresa Exposición del plan o política Presupuesto Los presupuestos siempre estarán ligados al tipo de empresa, objetivos, funciones, metas y sus necesidades; por ello es importante tener conocimiento de las actividades de la empresa. Los directivos de la empresa deberán expresar sus criterios con respecto a las funciones y objetivos que se buscan con la implantación del presupuesto, de manera de uniformar el trabajo y coordinar a las personas encargadas de realizar el presupuesto para así, evitar opiniones diversas o erradas.
Coordinación para la ejecución del plan Fijación del período presupuestal Presupuesto La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario, en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones. La responsabilidad de la preparación del presupuesto recae sobre él mismo, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrán la obligación de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración. De allí, la necesidad de determinar el campo de acción de cada uno, su autoridad, responsabilidad y jerarquía. La determinación de este período se establece en función de factores como: estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el tiempo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada, entre otros. Es conveniente establecer el lapso del presupuesto de manera anual, dividiendo éste en trimestres y a su vez en meses.
Dirección y vigilancia Apoyo directivo Presupuesto Una vez aprobado el plan, cada departamento recibirá instrucciones o recomendaciones para elaborar los presupuestos, posteriormente se revisarán y ajustarán periódicamente las estimaciones. Las personas responsables de elaborar el presupuesto deberá tener conocimientos y tiempo para vigilar su cumplimiento, sólo así será un instrumento de dirección. La voluntad de los directivos al implantar el presupuesto es fundamental para convertirlo en un plan de acción operativo y patrón de medida de lo ejecutado para toda la empresa.
Motivos del Fracaso de la Presupuestación Presupuesto Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden el papel en el logro de las metas. Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando no hay un buen nivel de comunicación y por lo tanto, se presentan resentimientos que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas. Cuando se tiene la “ilusión del control”, es decir, los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos respecto a la presupuestación. Cuando no se siguen las políticas de la organización.
Técnicas de Presupuestación (Gp:) Presupuesto Rígido
Consiste en la preparación de un presupuesto para un determinado volumen de actividad estimado. Estima los ingresos y costos relacionados a ese volumen de actividad. Suelen basarse inicialmente en ciertas situaciones definidas. Toman un punto de partida, y se comparan los resultados reales. Es conveniente sólo si se puede estimar con un estrecho margen de oscilación, adecuados en aquellas empresas donde las desviaciones no son significativas Dejan de lado el entorno de la empresa (económico, político, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector público.
Técnicas de Presupuestación Se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno, es decir, pueden cambiar todos los cálculos en el transcurso del tiempo Elabora un conjunto de planes presupuestarios alternativos de acuerdo a diferentes niveles de actividad previstos. Son de gran aceptación en el campo de la presupuestación moderna. Son dinámicos adaptativos, pero complicados y costosos. (Gp:) Presupuesto Flexible
Técnicas de Presupuestación (Gp:) Presupuesto Base Cero
Consiste en un proceso mediante el cual la gerencia, al llevar a cabo el desarrollo del presupuesto anual, asigna los recursos a aquellas áreas de la empresa que generen un beneficio superior al costo en el que van a incurrir. Parte del supuesto que una determinada actividad puede ser eliminada, aún cuando esté desarrollándose desde mucho tiempo, si no justifica su beneficio Esta técnica no suele aplicarse como medio de presupuestación de los factores productivos, sino en las áreas de: finanzas, control, relaciones industriales, mercadotecnia, mantenimiento, control de calidad, investigación y desarrollo, etc.
Técnicas de Presupuestación (Gp:) Presupuesto por Programas
Es un sistema presupuestario integrado consistente en la proyección anual de los planes a medio plazo, acerca de los objetivos y líneas prioritarias de actuación de la empresa, donde se ordenan el conjunto de actividades a desarrollar, los objetivos fijados para desarrollar dichas actividades, los recursos a utilizar en su ejecución, y los indicadores que permitan analizar o apreciar el grado de realización en su doble aspecto: físico y financiero, y los agentes encargados de llevarlos a buen término, es decir, los ejecutantes de los programas. Es preparado normalmente por dependencias gubernamentales, descentralizadas, patronatos, instituciones, etc. Sus cifras expresan el gasto, en relación con los objetivos que se persiguen, determinando el costo de las actividades concretas que cada dependencia debe realizar para llevar a cabo los programas a su cargo.
PRESUPUESTOS PÚBLICOS Y PRIVADOS Públicos Privados Están principalmente inspirados para cumplir la función social del estado, a favor de la colectividad; estimando los ingresos y gastos que el Estado efectuará durante un período de tiempo (1 año) Están orientados por la función de lucro de la empresa a favor particular de sus dueños.
GERENCIA Y SISTEMA PRESUPUESTARIO Es el conjunto de normas, principios, normas y procedimientos que dirigen el presupuesto del estado y este presupuesto expresa los planes nacionales, regionales y locales de acuerdo a los planes de desarrollo social y económico de la nación y ajustado a las políticas fiscales. El sistema presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa. El proceso termina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el resultado de las acciones emprendidas, permitiendo a su vez, establecer un proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos
(Gp:) La planificación de un sistema presupuestario dependen del tipo de organización
PREPARACIÓN E INSTALACIÓN DE UN SISTEMA PRESUPUESTARIO Definición y Transmisión de las Directrices Generales: Elaboración de Planes, Programas y Presupuestos Consiste en plasmar en un documento las políticas definidas por la empresa en función de objetivos, metas preestablecidas, así como la asignación de recursos de acuerdo con su disponibilidad, para el cumplimiento de esas metas y objetivos. Luego, cada responsable asignado elaborará el presupuesto considerando acciones necesarias para poder cumplir los objetivos. Es conveniente plantear distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar dichos planes. Actualización de la estructura programática vigente. Establecimiento y Aprobación por la Junta Directiva de los lineamientos generales, que servirán como guía de acción a la empresa en el período presupuestario siguiente. Formulación del Plan Actual Operativo. Establecer las actividades concretas que se realizarán para cumplir las metas fijadas. Establecer quién es el responsable del cumplimiento de las metas del programa y de la organización de los recursos humanos, materiales y financieros.
(Gp:) La planificación de un sistema presupuestario dependen del tipo de organización
Se comprueba la coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fuera necesario, las modificaciones adecuadas y así alcanzar el óptimo equilibrio entre las distintas áreas Coordinación de los Presupuestos Es un proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a través de fases sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores. Negociación de Presupuestos PREPARACIÓN E INSTALACIÓN DE UN SISTEMA PRESUPUESTARIO Aprobación de los Presupuestos Es la aprobación por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar. seguimiento de la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones. Este seguimiento permitirá corregir las situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran derivarse del nuevo contexto Seguimiento y Actualización de los Presupuestos
Presupuesto Maestro Es el resumen de los objetivos de todas las funciones de una organización, que incluye: (Gp:) Ventas (Gp:) Producción (Gp:) Distribución (Gp:) Finanzas (Gp:) Presupuesto Maestro
Es decir, presupuesto basado en las actividades reales alcanzadas en el período anterior más las expectativas para el período próximo. La preparación del presupuesto maestro exige consideraciones cuidadosas por parte de la gerencia, con muchas decisiones relacionadas con la fijación de precios, líneas de producto, programación de la producción, gastos de capital, investigación y desarrollo.
Presupuesto Maestro Consta de los siguientes componentes: Presupuesto de inventario final. Balance general presupuestado. Presupuestos de Operación Ventas. Producción. Compras de materiales directos. Consumo de materiales directos. Mano de obra directa. Costos indirectos de la fabricación. Costo de los artículos vendidos. Gastos de ventas. Gastos administrativos. Estado de ingresos presupuestado.
Presupuesto de Caja Pronósticos de entradas de caja. Pronósticos de salidas de caja. Presupuesto de caja. Estado de los flujos de caja presupuestados. Presupuestos del Balance General
PRESUPUESTO DE VENTAS El punto clave para la exactitud de la mayor parte de los presupuestos de efectivo, es la proyección de las ventas. Este pronóstico se puede basar en un análisis interno, uno externo o ambos Se les pide a los vendedores que proyecten las ventas para el próximo período. Los gerentes de ventas revisan estos estimados por productos y los consolidan en estimados de ventas por líneas de productos. Los estimados para las diversas líneas de productos se combinan después en un estimado global de ventas para la empresa. Desventaja: Puede ser demasiado pequeño. Con frecuencia se pasan por alto tendencias importantes en la economía y la industria. (Gp:) Interno
(Gp:) Externo
Los analistas económicos hacen pronósticos de la economía y de las ventas de la industria para varios años futuro. Pueden usar análisis de regresión para estimar la asociación entre ventas de la industria y la economía en general. El siguiente paso es estimar la participación del mercado por productos individuales, los precios que es probable prevalezcan y aceptación que se estima tendrán estos nuevos productos. Por lo general, estos estimados se hacen en cooperación con los directores de mercadotecnia, aunque la responsabilidad definitiva debe recaer en el departamento de elaboración de pronósticos económicos.
Para elaborar un presupuesto de ventas es recomendable la siguiente secuencia: Determinar claramente el objetivo que desea lograr la empresa con respecto al nivel de ventas en un período determinado, así como las estrategias que se desarrollarán para lograrlo. Realizar un estudio del futuro de la demanda, apoyado en ciertos métodos que garanticen la objetividad de los datos. Basándose en los datos deseados para el futuro que generó el pronóstico y en el juicio profesional de los ejecutivos de ventas, se procede a elaborar el presupuesto de ventas tratando de dividirlos por zonas, líneas, etc., para su fácil manejo. Posteriormente, una vez aceptado el presupuesto de ventas, debe comunicarse a los departamentos de la organización para preparar el presupuesto de insumos. 1 2 3 4 PRESUPUESTO DE VENTAS
PRESUPUESTO DE GASTOS RELACIONADOS CON LAS VENTAS Los gastos de ventas están formados por diferentes partidas, algunas fijas y otras variables. (Gp:) Salarios, Depreciaciones
Publicidad, Comisiones Incluye todos los gastos del departamento de ventas Para elaborar dicho presupuesto es condición importante tener presente al personal de ventas, sus sueldos y comisiones, ya que realmente son ellos quienes visitan a los clientes y hacen que estos formulen pedidos. Ciertos gerentes fijan sueldos a cada uno de sus vendedores según los ingresos promedios por ventas, o fijan como tal un porcentaje sobre lo que éstos realmente venden. El volumen de ventas de cada cual depende de factores básicos que inciden en la demanda de los productos. Ellos son: Densidad de Población Capacidad del Cliente Rendimiento del Producto Popularidad del Producto Condiciones Económicas Generales
PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN E INVENTARIOS Determinado el presupuesto de ventas (Gp:) Elaborar
(Gp:) Plan de producción (Gp:) De él depende todo el plan de requerimientos de insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo.
Hay que considerar: Ventas presupuestadas de cada línea. Inventarios finales deseados para cada tipo de línea. Inventarios iniciales con que se cuente para cada línea. Entre los principales objetivos que busca este tipo de presupuesto destacan: Asegurar la producción de artículos terminados, en cantidades suficientes como para satisfacer la demanda esperada. Regularizar el volumen de los inventarios, de manera que no resulten ni en exceso ni en defecto. Estabilizar el ritmo de producción, para obtener economía. Evidenciar las insuficiencias posibles de las capacidades de instalación de la planta, para corregirlas a tiempo, con nuevos activos fijos. Predeterminar los costos y los requerimientos de: mano de obra, materiales y gastos de fabricación.
PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN E INVENTARIOS A través de él se puede garantizar la existencia de artículos suficientes para hacer frente a las necesidades de ventas, que se mantengan niveles de inventarios intermedios dentro de los límites razonables, así como también, que se fabriquen los productos tan económicamente como sea posible. PRESUPUESTO DE COMPRAS Y MATERIALES DIRECTOS (Gp:) Presupuesto de Compras
Programar los requerimientos de personal, para evitar la inestabilidad del mismo, reducir los gastos de entrenamiento y definir la política de desarrollo de personal. Regularizar la política de compras y similares. Señalar las necesidades de financiamiento. El indiscutible elemento de planificación y control, que debe constituir todo presupuesto. Especifica tanto las unidades a comprar como el costo resultante de cada materia prima y las fechas de entrega requerida. Especifican cantidades diferentes de cada tipo de material; esta diferencia en cantidades resulta de los cambios en los niveles del inventario de materiales. En segundo lugar, el presupuesto de materiales directos especifica únicamente cantidades, en tanto que el presupuesto de compras especifica tanto cantidades como importes y por último.
El presupuesto de compras se orienta directamente a las fechas de la recepción física de los materiales ordenados y no a las fechas de los pedidos del material. Objetivos Adaptarse a las políticas de la administración en lo referente a los niveles del inventario de materiales. Determinar el número de unidades y las fechas en que han de adquirirse los distintos tipos de materiales. Estimar el costo unitario de cada tipo de material y partes que vayan a comprarse. Los presupuestos de compras a través de la planificación cuidadosa, pueden presentar un área de ahorro de costos en muchos negocios, es decir, muestra lo que realmente se necesita comprar para así evitar incurrir en gastos/costos adicional. Por otro lado, también es significativo porque al tener la aprobación de la alta dirección constituye una aprobación de compras de ciertas calidades y cantidades de materiales al costo planificado. Además de ello, considera las facilidades de almacenamiento, costos y seguros de almacenaje, descuentos por pronto pago, disponibilidad de capital de trabajo, etc. PRESUPUESTO DE COMPRAS Y MATERIALES DIRECTOS
Presupuestos de Materiales Directos Los presupuestos de materiales directos especifican las cantidades de materiales de cada materia prima necesaria para la producción planificada, como también debe incluir especificaciones en cuanto a cada materia prima, por períodos, por productos y por departamentos. A través del tiempo los materiales se han clasificado en: Indirectos Objetivos Mostrar las cantidades de materia prima necesaria al Departamento de Compras, para que planifique y controle las adquisiciones de las mismas. (Gp:) Directos (Gp:) Incluya todos los materiales que constituyen parte integrante del producto terminado y que puedan ser identificados directamente con el costo del producto terminado o imputados a él.
el material usado en el proceso de fabricación, pero que no es atribuible en forma directa a cada producto, por ejemplo: suministros de fabricación (grasas, aceites lubricantes y otros) Suministrar información básica para establecer y mantener los niveles de inventarios de materiales. Informar sobre los requerimientos de materiales, con miras de planificar las necesidades de efectivo para su compra.
Presupuestos de Materiales Directos Determinar los requerimientos de materiales, para valuar este importante elemento de costo, en la producción presupuestada. Aportar datos para el control del manejo y consumo de los materiales. A través de él, podrá saberse la cantidad justa y necesaria de materiales y en el tiempo indicado para la fabricación de un producto, es decir, colabora con el presupuesto de compras en el momento de calcular cuál será el costo de los materiales solicitados por los respectivos centros de costos. PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA Trata de diagnosticar claramente las necesidades de recursos humanos y cómo actuar, de acuerdo con dicho diagnóstico para satisfacer los requerimientos de la producción planeada. Debe permitir la determinación del estándar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o sí los actuales son suficientes.
Luego, se debe determinar cuánto costará esa cantidad de recursos humanos. Objetivos Facilita el control administrativo de la mano de obra directa y de sus costos. Deduce el valor estimado de costo total de la producción presupuestada. Advierte con antelación de las futuras exigencias de efectivo para financiar este elemento de costo, mediante la elaboración del presupuesto de caja, ya que este elemento ha de pagarse en efectivo. Notifica al departamento de personal, en cuanto a las exigencias de cantidad y tipo de personal requerido, para el consecuente reclutamiento, adiestramiento, entre otros. Pronostica la M.O.D. que se solicitará en el proceso de manufactura, en términos de cantidad y calidad de trabajadores necesarios para elaborar el volumen de producción programada en el presupuesto respectivo. PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA
PRESUPUESTO DE COSTOS DE FABRICACIÓN Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son costos que se deben cargar al producto. Se basa principalmente en HH (horas-hombres) requeridas, operatividad de máquinas y equipos, stock de accesorios y lubricantes. Este presupuesto debe coordinarse con los presupuestos anteriores para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda revertir. PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS Incluye las funciones de la alta Gerencia, así como ciertas actividades de servicio tales como financieras, legales y de contabilidad, de tal forma que las funciones que se incluyen en el presupuesto administrativo varían según el tamaño de las compañías y sus estructuras de organización. Son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.
PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS Para elaborar este presupuesto es necesario hacer un análisis histórico de gastos incurridos, para precisar el porqué de las erogaciones, cuales son gastos constantes y cuales son variables, además de determinar sobre quién recae la responsabilidad del control de las erogaciones. Objetivos Evitar que los gastos administrativos cuyos montos sean exagerados, queden justificados cuando se midan por el volumen de negocios realizados. Programar los requerimientos de personal para evitar la inestabilidad del mismo. Reducir los gastos innecesarios para llevar un mejor control de las verdaderas necesidades por área o departamento de la empresa. Señalar las necesidades de financiamiento y el indiscutible elemento de planificación y control, que debe constituir todo presupuesto.
Incluyen partidas que no están relacionadas directamente con la producción, sino con la gestión del negocio tal como los gastos de gerencia, la tesorería, la consultoría jurídica, gastos de representación, etc. Por lo general, los gastos administrativos son fijos, por lo tanto, simplifica la aplicación de los presupuestos flexibles. PRESUPUESTO DE CAPITAL PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS Es el proceso de evaluación y selección de las inversiones que contribuyen a maximizar el caudal de los propietarios. En donde existe una interrelación entre 5 pasos: Presentación de Proyectos Análisis Toma de Decisiones Aplicación Revisión Etapas
La Elaboración del Presupuesto de Capital involucra La generación de propuesta de proyectos de inversión, consistente con los objetivos estratégicos de la empresa. La estimación de los flujos de efectivo de operaciones, incrementales y después de impuestos para el proyecto de inversión. La evaluación de los flujos de efectivo incrementales del proyecto. La selección de proyectos basándose en un criterio de aceptación de maximización del valor. La reevaluación continua de los proyectos de inversión implementados y el desempeño de auditorias posteriores para los proyectos completados. Proceso de Elaboración del Presupuesto de Capital
PRESUPUESTO DE EFECTIVO El presupuesto de efectivo o caja se reconoce como una herramienta gerencial básica, y la cuidadosa planeación del efectivo se considera de rutina en una gerencia eficiente. Los buenos presupuestos de efectivo contribuyen en forma significativa a la estabilización de los saldos de caja y a mantener estos saldos razonablemente cercanos a las continuas necesidades de efectivo. Permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, el departamento financiero de la empresa en casi todas las ocasiones presta atención a la planeación de excedentes de caja como a la planeación de sus déficit, ya que al obtener remanentes éstos pueden ser invertidos, pero por el contrario si hay faltante, planear la forma de buscar financiamiento a corto plazo El presupuesto de efectivo le ofrece a los encargados de la dependencia financiera de la empresa, una perspectiva muy amplia sobre la ocurrencia de entradas y salidas de efectivo en un período determinado, permitiéndole tomar las decisiones adecuadas sobre su utilización y manejo.
PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIALES DIRECTOS Aproximadamente, al mismo tiempo que se prepara el presupuesto de compras y se piden los materiales directos requeridos, es necesario preparar el presupuesto de consumo de materiales directos para propósitos del presupuesto. Este presupuesto es una herramienta útil en la planeación de las actividades operacionales. PRESUPUESTO DEL COSTO DE LOS ARTÍCULOS VENDIDOS Las partes que constituyen el presupuesto del costo de los artículos vendidos pueden tomarse de presupuestos individuales previamente descritos y ajustados por los cambios en inventario.
SISTEMAS DE CONTROL Y AJUSTES PRESUPUESTARIOS El Presupuesto como Instrumento de Control Respaldo o Corrección del Presupuesto El presupuesto representa el curso a seguir para hacer posibles ciertos objetivos, pero por sí sólo, no evita las desviaciones de ese rumbo o asegura la realización de las metas. El ejercicio del control necesario para conservar el rumbo trazado, es una de las funciones primarias de la gerencia general. Las cifras reales deben compararse con las presupuestadas a intervalos frecuentes, para que las diferencias determinadas se analicen y sean ejecutadas las medidas correctivas oportunamente. Los resultados no satisfactorios requieren la aplicación de presión sobre los individuos responsables o de las correcciones de las condiciones que contribuyeron a la obtención de tales resultados.
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA TÉCNICA PRESUPUESTAL (Gp:) Ventajas
La estricta vigilancia y planeación de las operaciones de una entidad, que permiten el logro de los objetivos deseados. El mejor aprovechamiento de sus recursos. El equilibrio de la estructura financiera. Medición de la eficiencia de las operaciones. La delimitación de responsabilidades, dando lugar a tomas de decisiones operativas y bien basadas, para obtener superaciones. (Gp:) Limitaciones
Estar basado en estimaciones y muchas veces en pronósticos, en que como toda actividad humana es susceptible de errores, sobre todo en el primer ejercicio de su implantación, y a imprevisibles como disposiciones fiscales, tendencias del mercado, actuación de la competencia, pérdida en el poder adquisitivo de la moneda, etc. En su costo, cuando es elevado, en relación a las posibilidades de la empresa, y a los beneficios que aporta. Cuando se ha tenido algún tiempo en ejercicio del control presupuestal, se puede confiar demasiado en él, cayendo en errores, por no revisarlo, superarlo y actualizarlo. No ir más allá de su campo de acción.
VENTAJAS, DESVENTAJAS Y LIMITACIONES DE LA TÉCNICA PRESUPUESTAL (Gp:) Desventajas
Desconocimiento de la empresa. Desconocimiento de los planes o políticas. Mala organización y coordinación general. Inadecuado sistema de contabilidad y costos. Falta de apoyo directivo. Mala determinación de la capacidad productiva, etc. Poca flexibilidad.
CONCLUSIONES Un presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. La formulación de un presupuesto debe ir en función directa con las características de la empresa, debiendo adaptarse a las finalidades de la misma en todos y cada uno de sus aspectos. Los presupuestos si se utilizan como herramienta de la administración (pública o privada) tienen como requisito de presentación indispensable el ir de acuerdo con las normas contables y económicas (período, mercado, oferta y demanda, ciclo económico, etc.) Y de acuerdo con la estructuración contable. Los presupuestos son útiles en la mayoría de las organizaciones, bien sean utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes multinacionales y pequeñas empresas. Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se esperan, es indispensable basarlo en el conocimiento de la empresa, la exposición del plan o política, la coordinación para la ejecución del plan o política, la fijación del periodo presupuestal, la dirección y vigilancia; y el apoyo directivo.
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