Emisor Receptor Banca electrónica Entidad 1 Firma/Emite Banca electrónica Entidad 2 Valida/Custodia Alcance de la Plataforma
Por qué interesa eFactura a las empresas
¿Por qué interesa la eFactura a las empresas? Reducción de costes para el proveedor y para el pagador al eliminar: La manipulación de papel. El envío por correo postal. Archivo físico facturas. Fuente: “La factura electrónica” Editado por red.es El EDI implica la transferencia electrónica de ordenador a ordenador de datos comerciales o administrativos que se estructuran en un mensaje normalizado que permite su procesado automático.
¿Por qué interesa la eFactura a las empresas? Agilidad en todo el proceso, simplificación y mejora de los circuitos Conservación de los datos de las facturas (matriz que permita generarla) Automatización de los flujos de recepción y aprobación. Eficiencia en el espacio del archivo. Facilidad de búsqueda (información de facturas antiguas en tiempo real). Control de errores (Solución a facturas perdidas o reemisión de original). Acceso archivo facturas 24 horas al día. Utilización firma delegada de Caixanova (subfacturador) para firmar facturas con todas las garantías legales. Seguridad total a través de la firma electrónica. Posibilidad de sincronización automática con los principales programas contables del mercado (ERPs), lo que favorece la integración de los procesos ya existentes en el mercado. Incorporación modelo estándar homologado por el Ministerio Economía y Hacienda y por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio.
Qué aporta la Factura electrónica de Caixanova
¿Porqué eFactura con Caixanova? (Gp:) Caixanova es una entidad de confianza que ofrece a sus clientes el tratamiento de información en entornos altamente seguros. No es necesario disponer de un certificado electrónico. Tan fácil como cualquier otro servicio de nuestra banca electrónica. Cada participante sigue trabajando con su banca electrónica con independencia de lo que haga su proveedor ó su cliente. Se federan los consentimientos. Se caracteriza por su flexibilidad al integrarse con TODOS los ERPs a través del formato “Facturae” por medio de web Service. La factura electrónica de Caixanova es la puerta de entrada para facilitar la integración de los circuitos de cobro y pago. No impide la utilización del papel. Garantiza la evolución y la adaptación a la normativa vigente en cada momento. Dispone de distintos modelos de servicio: (Gp:) Emisión Recepción y custodia Emisión, recepción y custodia
El servicio se encarga de notificar, emitir, firmar y custodiar las facturas, evitando cualquier complejidad técnica.
Factura Visualización Impresión y Descarga Introducción Manual Gestión de pedidos EMISOR RECEPTOR Integración sistema de gestión Sistema de gestión Documentos anexos Gestión de facturación Factura electrónica Cliente No cliente Factura Nuestro cliente accede al servicio de factura electrónica a través de Enova. Para emitir facturas se pueden confeccionar manualmente en la página web. Se puede crear un fichero a partir del sistema de facturación de nuestro cliente e importarlo en el servicio de facturación electrónica (formato Factuare). Si el receptor es usuario del sistema de Factura electrónica de Caixanova, al identificarse en Enova podrá consultar todas las facturas recibidas. Si el receptor no es usuario del sistema de Factura electrónica de Caixanova, recibirá un correo electrónico con una copia de la factura y un código que le permite consultar el documento original.
Operativización eFactura de Caixanova
Directorio de empresas Recoge a todas las empresas que han manifestado su consentimiento a recibir factura electrónica a través de un anexo al contrato de banca electrónica
Permite verificar si una empresa es usuaria de este sistema de facturación electrónica.
(Gp:) Estados de las facturas
Estados de las facturas (Gp:) Mensajes
Crear jerarquía de centros que emiten o reciben facturas Los centros contables son visibles en el directorio de empresas A cada centro contable se asigna Mail donde notificar y enviar facturas Tf Móvil donde notificar Crear y configurar usuarios de la empresa: Asignarles centro contable (visibilidad de facturas) Qué puede hacer cada usuario Agenda de proveedores Agenda de Clientes Grupos de decisores
Sistema de firma electrónica: Certificado digital de Caixanova Mecanismo de firma Envío/visualización de la factura con el formato de la empresa Recibe información sobre el estado de la factura Integración con otros sistemas: Envío automático de las facturas desde sus sistemas Sistemas de cobro. Generación y envío de ficheros: de recibos (CSB19) de anticipo de crédito (CSB58)
(Gp:) Incorporación de datos Emitir la factura consiste en:
Elaborar ficheros de cobro (Gp:) Firmar con el certificado electrónico de Caixanova Generar “Código de Autenticación” o Localizador Generar pdf con el formato indicado por el emisor
Envío: Si el destinatario dispone de servicios eFactura:
Si el destinatario NO dispone de servicios eFactura (Gp:) Incluye “Código de Autenticación” Es un certificado de la factura electrónica Fiscalmente válido para inspecciones (Gp:) Envío a la Entidad financiera del destinatario Notificar al destinatario (mail o SMS) (Gp:) Envío de Mail con pdf y XML adjuntos
(Gp:) Notificación de nuevas facturas Organizar visualización de facturas Mecanismo de validación de firma Sistema de mensajería con los emisores Posibilidad de rechazo de facturas Integración con otros sistemas: Carga automática de las facturas en sus sistemas Sistemas de pago. Generación y envío de ficheros:
(Gp:) de transferencias (CSB34) de pagos domiciliados (CSB68)
Aviso de nueva factura para el receptor
Para el receptor… Recepción de correo electrónico: puede imprimir la factura en papel y custodiarla así o descargar el fichero
En la web pública siempre tiene accesible por NRC y CIF todas sus facturas. El emisor debe indicarle cómo acceder Para el receptor…
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