Aspectos de interés sobre los sistemas de gestión y control de la información para las organizaciones

1. Resumen
2. Introducción
3. Desarrollo
5. Bibliografía

Resumen

Hoy en día parte de los cinco recursos con los que los ejecutivos crean y/o modelan una organización, junto a personal, dinero, material y maquinaria, es la información y el conocimiento, es por esto que resulta de vital importancia que en cada organización exista una herramienta que facilite la información puntual para lograr el cumplimiento de sus objetivos.

El presente artículo muestra los aspectos que se consideran por la autora sean de interés, para reconocer el valor de un sistema de gestión y control de la información para las organizaciones en la actualidad,  identificando dentro de éstas las informaciones y la documentación que sustentan su gestión, delimitando el espacio temporal de las mismas, para facilitar así una mejora gradual en su proceso de toma de decisiones.

Palabras claves: Información, Gestión, Control, Sistema, Áreas de Resultados Clave.

Introducción

Los momentos que se viven en la actualidad están caracterizados por el cambio constante en todos los aspectos de la vida social y económica, por lo que una adecuada gestión de la información, posibilita reducir los riesgos en la administración de las organizaciones, como son la toma de decisiones apresuradas, tardías o inconsistentes, que ocasionan entre otros, pérdidas de tiempo e incumplimiento del logro de los  objetivos de cualquier entidad.

Obtener la información necesaria, con la calidad requerida, es una premisa indispensable para la supervivencia de las organizaciones, si se considera que las organizaciones acortan cada vez más sus ciclos estratégicos y que la toma de decisiones, así como el cambio es continuo; ligado a esto si se aplica un sistema de control de gestión contribuirá a actuar en el momento oportuno para así obtener respuestas más rápidas para el cumplimiento de los objetivos  propuestos, por otra parte contribuirá para lograr un mejor control de todos los procesos y la delegación de autoridad, permitiendo determinar causas y responsables en cada problema que se presente .

Para Capote Marrero (2003), la gestión de información es el proceso que se encarga de suministrar la información necesaria para la toma de decisiones y un mejor funcionamiento de los procesos, productos y servicios de la organización.

La información es un mensaje significativo que se transmite de la fuente a los usuarios, es la expresión material del conocimiento con fines de uso. La información está destinada a resolver determinados problemas. Debe estar, entonces, disponible públicamente y servir para el desarrollo individual y corporativo. Se encuentra presente en todos los niveles de actividades y ramas de la economía, la política y la sociedad. La gestión de la información es la gestión de los activos intangibles que aportan valor a la organización al momento de obtener capacidades y competencias esenciales distintivas.

Una adecuada gestión de la información, posibilita reducir los riesgos en la administración de la organización, como son la toma de decisiones apresuradas, tardías o inconsistentes, entre otros, que ocasionan pérdidas de tiempo e incumplimiento del logro de sus objetivos.

Obtener la información necesaria, con la calidad requerida, es una premisa indispensable para la supervivencia de las empresas, si se considera que las organizaciones acortan cada vez más sus ciclos estratégicos y que la toma de decisiones, así como el cambio es continuo; ligado a esto si se aplica un sistema de control de gestión contribuirá a actuar en el momento oportuno para así obtener respuestas más rápidas para el cumplimiento de los objetivos  propuestos, por otra parte contribuirá para lograr un mejor control de todos los procesos y la delegación de autoridad, permitiendo determinar causas y responsables en cada problema que se presente .

Independientemente a  algún costo que pudiera implicar este proceso, tiene una alta probabilidad de ser positivo, dado por la sencilla razón de que estarán trazados los objetivos a corto plazo y definidas las vías y técnicas para alcanzarlos.

Desarrollo

Cualquier empresa tiene organizados sus recursos de una determinada manera; el problema consiste en saber si esa organización es la más eficiente, es decir, la que nos lleva a alcanzar los objetivos propuestos con el mínimo costo posible, ya que una buena organización, adecuada a la empresa, es capaz de multiplicar varias veces la capacidad productiva.

Organizar consiste en definir el diseño y el mantenimiento de un sistema de funcionamiento basado en la determinación de las funciones (o "roles") que debe desempeñar cada persona integrante de la compañía, así como las relaciones de todo tipo que se establecen entre ellas. Organizar también supone crear una estructura, una unidad formada por partes o componentes, distintos unos de otros, esa unidad es la empresa, las partes o divisiones son las áreas diferentes de la empresa, cada una con objetivos propios, que al lograrse la suma de todos esos objetivos parciales, dé como resultado el logro de los objetivos generales.