Curso de introducción a la gestión de turnos, ciclos de trabajo y cuadrantes con el programa Tempusbasic

Introducción

La gestión de los turnos de trabajo en entornos complejos en los que hay que coordinar diferentes horarios, necesidades de servicio y restricciones del personal, como es el caso de las policías locales o los hospitales, puede resultar muy compleja.

Sin embargo, es necesario planificar adecuadamente los recursos humanos de la empresa, para ser más eficientes, más transparentes con las personas y obtener economías de escala mediante una asignación eficiente de los recursos.

Para alcanzar estos objetivos, están disponibles en el mercado diferentes programas de ayuda a la gestión. De entre ellos, seleccionamos TempusBasic, que ofrece una versión gratuita limitada y que dispone de una herramienta gráfica que facilita la gestión.

Conceptos previos

Para comprender de qué forma gestionamos los recursos es necesario definir antes algunos conceptos que aparecen repetidamente y que pueden llevarnos a confusión si no los entendemos plenamente desde el primer momento:

• 1. CALENDARIO: A diferencia de los que comúnmente entendemos por calendario, no incluye todos los días del año, mes a mes. Se trata de una relación de días agrupados bajo un concepto común, por ejemplo, todos los festivos del año en curso.

• 2. CICLO DE TRABAJO: Es la secuencia de turnos de trabajo y descanso que hace un trabajador y que se repite en el tiempo. Por ejemplo, el ciclo podría ser: trabaja en horario diurno de lunes a sábado las semanas 1 y 3, y las semanas 2 y 4 martes a viernes.

• 3. CUADRANTE: Relación de días y personas con indicación del turno que corresponde por persona y día.

• a. El cuadrante es general si abarca a todos los empleados, o

• b. Individual, si se refiere a un empleado en particular.

• 4. DESPLAZAMIENTO: Sistema de asignación de ciclos de trabajo que nos permite asignar el mismo ciclo a diferentes trabajadores pero asegurando que no coincidirán. Retomando el ejemplo sencillo que habíamos expuesto en el ciclo de trabajo, podríamos definir que el empleado A inicie el ciclo en la semana 10 del año y, mediante el desplazamiento, haremos que el empleado B inicie el ciclo en la semana 11 del año. De esta forma, se turnarán para trabajar sábados y tomarse festivo el lunes.

• 5. TURNO DE TRABAJO: El turno de trabajo es el horario y tipo de turno (continuo, partido o de todo el día) de un día de trabajo. Podemos definir diferentes turnos, para cubrir diferentes necesidades. En los ciclos de trabajo, combinaremos podemos combinar estos turnos (por ejemplo: dos semanas en turno de mañana y dos semanas en turno de noche), a fin de crear cuadrantes que asignarán personas a un turno de trabajo según el ciclo que tengan asignado.

La gestión de cuadrantes, paso a paso, con TempusBasic

Introducción y creación de datos del personal.

Puede hacerse de dos formas:

• a través del menú Ver | Personal o

• mediante el icono que nos crea una nueva ficha de personal directamente.

En la Ventana de creación podemos introducir diferentes parámetros. De todos ellos, el único que es imprescindible rellenar es el campo Código Personal. El resto de campos podremos rellenarlos, si nos hacen falta, más adelante.

Una vez introducidos los datos que nos interesen, deberemos hacer clic en el icono Guardar para que estos datos queden incorporados en el cuadrante del personal.

Una vez creado el personal, haciendo clic en la solapa de Efectivos, aparecerán listados todos los miembros que hayamos introducido.

Creación de un turno de trabajo

Podemos definir los turnos de trabajo desde el icono pertinente o bien yendo al menú Ver | Turnos.

Accederemos a continuación al icono de turnos para crear el nuevo turno de trabajo.

En el cuadro de Diálogo de creación de turnos deberemos introducir los datos identificativos según el turno que queramos crear.

En el apartado Nombre pondremos un nombre que identifique el tipo de horario al que nos referimos: mañana, tarde, noche, horario administrativo,…

El apartado Alternativo nos servirá para identificar de forma abreviada el tipo de turno. Así, por ejemplo, M podría servirnos para indicar el turno de mañana, T para el de tarde o N para la noche.

Podemos asignar también un color a cada turno para poder identificar de un vistazo la distribución de turnos en el momento en que visualicemos el cuadrante.

También podemos asignar el número de orden que queremos que ocupe en el listado.

Finalmente, podremos elegir el tipo de horario que corresponde al turno e indicar la franja o franjas horarias que cubre.

Si el horario supera la medianoche nos bastará con definir igualmente la hora de entrada y la salida de la misma forma en que lo haríamos si se tratara de otro horario cualquiera.

Una vez introducidos los datos, deberemos hacer clic en el icono de Guardar para que estos datos queden incorporados a la aplicación.

Creación de un ciclo de trabajo

Después de definir todos los turnos, podemos pasar a definir los ciclos de trabajo que hará cada trabajador. El ciclo de trabajo es la secuencia de turnos y festivos que hace un trabajador y que se repite en el tiempo. Para ello tendremos que ir al menú Ver | Ciclos

Para poder crear un nuevo ciclo, una vez abierta la Ventana de los ciclos, deberemos pulsar el icono de Nuevo ciclo (atención: el icono es el mismo que se usa para el turno).

En el ejemplo, se puede ver la creación de un ciclo del tipo Q5. Se trata de un ciclo de turnos complejo utilizado por algunos cuerpos de policía.

En el ejemplo, se ha empezado por un caso que inicia el ciclo en horario de mañana. Podría haberse empezado igualmente por cualquier otra secuencia semanal del mismo ciclo.

Una vez definido el ciclo, habrá que hacer clic en el icono Guardar para confirmar dicho ciclo y añadirlo así a la lista de ciclos de trabajo.

Asignación de un ciclo a una persona concreta

Para acceder a asignar un ciclo hay que ir al menú Ver | Asignaciones del cuadrante o bien hacerlo desde el apartado de Efectivos y desplazándonos hasta la solapa Asignaciones.

Lo primero que tendremos que hacer es seleccionar la persona e indicar cuál de los ciclos que hemos creado queremos asignar.

A continuación, tendremos que buscar en el calendario la fecha de inicio en que debe comenzar el ciclo.

Si se trata de un ciclo de duración indefinida no es necesario poner la fecha de final.

Ciclos con desplazamientos individualizados

El desplazamiento nos permite asignar el mismo ciclo a diferentes trabajadores pero sin que coincidan. En el ejemplo del ciclo Q5, tenemos 5 grupos de trabajadores y a cada grupo se le asigna el ciclo con un desplazamiento diferente (de 0, 1, 2, 3 ó 4 semanas).

Para asignar un ciclo de trabajo seleccionaremos primero los trabajadores implicados.

Si queremos indicar desplazamientos diferentes podemos activar a continuación la casilla de Desplazamiento Individualizado. Si lo hacemos, automáticamente nos aparecerá una columna para cada uno de ellos donde podremos introducir los días o semanas de desplazamiento que queramos asignar.

Para terminar de validar la asignación que hemos hecho, deberemos pulsar el botón Asignación.

Cuadrante individual de un trabajador

Podemos ver el cuadrante anual de cualquier trabajador a través del menú Ver | Personal o haciendo un doble clic sobre su nombre.

En la solapa Cuadrante de la ventana que se abrirá podremos ver cómo, a partir de la fecha de inicio indicada, se muestran todos los turnos que debe cubrir la persona cuyos datos estamos viendo.

Comprobación del total del personal que trabajará en una fecha concreta

Volviendo a la ventana de Efectivos, haciendo clic en la pestaña "Totales del período" accederemos a ver el cuadrante con la disponibilidad de personal que tenemos para cada turno día a día durante las fechas elegidas en los cuadros de selección del calendario.

Haciendo clic en los iconos de la lupa se pueden plegar o desplegar todos los apartados del cuadrante que contienen información.

Haciendo clic en el signo que se encuentra junto al nombre pueden plegarse o desplegarse en los apartados de forma individualizada.

Visualizar los turnos de trabajo

Esta vista nos permite saber qué trabajadores tenemos asignados a cada uno de los turnos de trabajo.

Para obtener esta relación debemos definir primero las fechas para las que queremos conocer la información.

Visualizar la asignación de horas en una fecha determinada

A través de la pestaña Vista Horas podemos ver cómo están distribuidas las horas de los trabajadores en una fecha determinada.

Desde los cuadros de hora de inicio y hora final podemos definir el horario que queremos que se muestren.

También podemos hacer intervalos de tiempo personalizados y diferentes de los 60 minutos que tiene una hora.

Visualizar el cómputo anual de horas

A través de la pestaña Resumen podemos acceder a ver el cómputo de horas que hacen los diferentes trabajadores en un periodo de tiempo concreto. Esto nos permitiría, por ejemplo, obtener el número de horas anuales (o número de días) laborables para cada miembro del personal y su distribución por turnos. Además, nos informa del número de días festivos y de vacaciones.

Calendarios

También es posible ver el cuadrante para una serie de días no necesariamente consecutivos. Para ello deberemos definir un calendario. Por ejemplo, podríamos definir el calendario de todos los días festivos del año.

Podemos definir un calendario eligiendo las opciones del menú Ver | Calendarios o a través del icono correspondiente.

Días festivos del calendario laboral

Una vez definido un calendario, por ejemplo, el de los días festivos, podemos seleccionarlo en la ventana de Efectivos, en la Vista Período. Esto nos mostrará qué personal debe trabajar en esos días en particular.

Podremos ver de un solo vistazo si hay coincidencias de repetición de personal en las fechas marcadas como festivas.

Si con el calendario de festivos activo, hacemos clic en Vista Resumen podremos acceder al resumen de los días festivos y ver de una forma más esquemática si existen desequilibrios entre los días festivos trabajados por uno u otro trabajador.

Definir los periodos de vacaciones

Podemos definir los periodos de vacaciones desde la solapa de Asignaciones, para ello deberemos colocar el desplegable la opción de Vacaciones.

A continuación elegiremos la fecha de inicio y después la fecha final.

Para validar esta asignación hay que hacer clic en el botón Asignar.

Si ahora vamos a la vista de este periodo ya podremos ver que se ha incorporado el tiempo asignado a las vacaciones.

Para poder seguir asignando vacaciones en fechas diferentes hay que volver a la vista de asignaciones, borrar la asignación hecha anteriormente, elegir a la persona a la que queremos asignar un turno de vacaciones diferente y repetir el proceso realizado anteriormente.

Este es un curso introductorio, para obtener más información pueden dirigirse a nuestra

web www.tempusbasic.com,

Autor:

TempusBasic

Marzo 2012