Aquí encontramos seleccionar la unidad de origen donde ha sido guardada la base de datos, seleccionar directorio por si fue guardada en una carpeta especifica y seleccionar base de datos por si hay varias copias de la base de datos, nos encontramos con dos botones: Restaurar y Cancelar, el botón restaurar no restaura una vez seleccionada la base de datos que se quiera restaurar pero ojo al restaurar la base de datos se perderá la base actual que tiene el sistema por lo tanto será mejor crear una copia de esta misma, y el botón cancelar que nos saca de la ventana.
Bloquear Sistema: en esta opción se pensó ya que si el usuario esta realizando otras cosas y deja de utilizar el sistema pueda bloquearlo logrando así mantener abierto el sistema y bloqueado, el objetivo de este es que otros usuarios no modifiquen datos aunque el sistema este abierto, seguidamente una imagen de esta ventana:
Como se dijo anteriormente esta ventana bloquea el sistema manteniéndolo abierto, esta ventana una vez activada nos pide que introduzcamos la contraseña para poder volver entrar al sistema, después de introducir la clave damos clic en aceptar y listo volvemos al sistema de nuevo, pero ojo he nos aparece un botón de cancelar este botón NO cierra la ventana de bloqueo si no que sierra todo el sistema evitando así intrusos en el sistema.
Salir: en esta opción no se abren ventanas pero si un mensaje que nos pregunta si realmente queremos Salir del sistema, seguido una imagen de este:
Si damos clic en "si" automáticamente saldremos del sistema, pero si damos clic en "no" la ventana se cerrara pero no cerrara el sistema.
Opción "Gestión Escolar" en la Barra de menú
En esta opción encontramos en si la principal función del sistema ya que aquí se encuentra todo el control del sistema escolar (control de matricula, de notas, de asistencia y la asignación de clases) ya que es el objetivo del sistema.
A continuación una imagen para mostrar esta opción:
Como podemos apreciar dentro de la opción se encuentran otras como ser:
Control de Matricula: en esta opción se gestiona todo el proceso de matricula del alumno, seguidamente una imagen:
Esta pantalla es mas grande y con muchas cosas por explicar, como podemos apreciar la pantalla consta de 7 segmentos los cuales son:
Información Personal: esta información es la del alumno como ser el nombre, los apellidos, el R.N.E (Registro Nacional Escolar) que este es el mismo numero de identidad del alumno, también nos pide la fecha de nacimiento en la cual a la par se muestra un combo el cual nos generara un calendario donde seleccionaremos la fecha, tenemos también la determinación del sexo, la dirección de vivienda del alumno y su teléfono por ultimo se hace una pregunta de que si el alumno padece enfermedades si la respuesta es si se activara la casilla de texto de abajo, después tenemos el tipo de sangre del alumno.
Información Familiar: aquí se pide ingresar los datos del padre y de la madre (nombre de los padres, dirección de vivienda, profesión, empresa de trabajo, y teléfonos)
Observaciones: aquí se apuntara cualquier observación referente a la matricula o cualquier otro.
Registro Académico: aquí se pide el año lectivo en el cual se matricula (2010, 2011, 2012, etc.), se pide también la jornada en que estará el alumno que bien puede ser tarde o mañana, También el Grado que matricula que puede ser de primero a sexto (recuérdese que es una escuela primaria), Y en este caso si el alumno es nuevo y viene de otro instituto se podrá especificar de que instituto viene al dar clic en si; se activara el cuadro de texto de abajo.
Documentos: estos son los documentos que el alumno necesita presentar o entregar al final o después de que hallan chequeado los documentos otras personas para que pudiera pasar al sistema de matricula, esta sección consta de Partida de nacimiento, Constancia de conducta, carnet de año lectivo anterior (sea nuevo o existente el alumno) en caso de que el alumno sea nuevo y no tenga carnet de su instituto anterior por alguna circunstancia esta se debe anotar en las observaciones, y por ultimo el Certificado de estudios del año anterior presentado estos documentos el alumno puede ser matriculado.
Matricula: aquí se especifica si el alumno es nuevo o es existente.
Búsqueda: en esta parte se vale de la anterior si el alumno es existente automáticamente se activara esta opción de búsqueda la cual pide el R.N.E (Registro Nacional Escolar) del alumno después se da clic en el botón buscar y automáticamente se tienen que llenar los segmentos de información personal y familiar.
También esta pantalla consta de 6 botones los cuales son:
Nuevo: este botón genera un nuevo archivo de matricula.
Guardar: este botón guarda los registros de la matricula y o actualiza los datos.
Eliminar: elimina los datos en los segmentos de información, ya sea por algún error o x cosa.
Editar: este botón se utiliza cuando es un alumno existente y por casualidad cambio números de teléfono, dirección u otra información personal y familiar del alumno.
Imprimir recibo: este botón sirve para imprimir un recibo de matricula que este será el comprobante de matricula del alumno.
Salir: este botón nos saca de la pantalla de matricula.
Menú de Notas: en esta otra parte es para ver las notas de los alumnos y pues al dar clic en esta opción se nos presentara un menú preguntándonos de cómo queremos las notas si por Nombre (nombre del alumno) o por Grado (Primero a Sexto); a continuación una imagen para una mejor explicación:
Como se dijo anteriormente al dar clic en nombre se nos presenta otra ventana con las notas por nombre:
En esta pantalla se nos pide buscar la materia mediante un combo box (Las materia que se imparten en el instituto) y el catedrático que la imparte (también por un combo box); también tenemos el nombre del alumno, se escribe el nombre del alumno del cual se quiera saber su nota y después damos clic en "Buscar" y automáticamente se nos presentaran los datos en la parte de abajo (en el cuadro) dentro del cuadro tenemos el grado aquí se mostrara el grado del alumno que se ha buscado, la sección de dicho alumno, La Nota del primer parcial, la nota del segundo parcial, la del tercer parcial y la nota final que es la suma de los tres parciales anteriores en pocas palabras el índice de la materia.
La otra opción del menú de notas es buscar las notas por grado:
Esta otra pantalla (Notas por Grado) tiene una gran similaridad con la pantalla anterior (Notas por nombre) pero tiene su diferencia.
Buscamos la nota también por materia y por el catedrático que imparte la clase, pero en vez de buscar un nombre se busca grado, damos clic en buscar una vez seleccionado el grado, y la información se presentara en el cuadro de abajo; en este caso se mostraran todos los nombres de los alumnos de dicho grado y la sección es única, de ahí primer parcial, segundo, tercero y nota final son lo mismo que la ventana anterior (Notas por Nombre).
Control de Asistencia: en esta otra parte de las opciones de la opción gestión escolar, aquí se lleva el control de asistencia de los alumnos y de los maestros.
También se nos muestra un menú donde seleccionaremos; bien sea asistencia de alumnos o asistencia de maestros a continuación una imagen:
Al dar clic en "Asistencia de Alumnos" se nos abre otra ventana como la siguiente:
Como se visualiza en la imagen en esta pantalla se nos pide ingresar el grado, la fecha de dicho día, y la información se presentara en el cuadro abajo en un extremo se observan los nombres de los alumnos y al otro dos opciones asistió y falto, donde por cada nombre se presentan 2 check box para seleccionar si el alumno asistió a clases o si falto.
Tenemos 2 botones el buscar que busca el grado seleccionado, y el de guardar que nos guarda la asistencia de ese día.
En la otra parte del menú de asistencia es la de "asistencia de maestros" a continuación una imagen:
En esta ventana se muestran los nombres de los mestros y las dos opciones de "asistió" y "falto" y se muestra la fecha de la asistencia, tenemos 2 botones el de Guardar y Salir.
Botón Guardar: Guarda la asistencia de los maestros de ese día.
Botón Salir: este botón nos saca de la pantalla de asistencia.
Asignación de Clases y Periodización: esta es otra opción de la opción Gestion escolar, aquí en esta pantalla se le asignan las materia al maestro la cuales llevara durante el resto del año y también se asignan las fechas de los parciales.
A continuación presentamos una imagen de esta ventana:
Aquí se nos presenta buscar el maestro y seleccionar las clases que lleve, dentro de la ficha de asignación se muestran 2 botones: El botón guardar y el Botón Imprimir Asignación, el botón guardar funciona para guardar la asignación de clases y el nombre del maestro mientras que el botón imprimir asignación imprime en papel lo que hay en pantalla.
Tenemos también la ficha de periodización de clases aquí se establecen las fechas de inicio y final de cada parcial, y tenemos también el botón salir que nos saca de la pantalla o de la ventana.
Opción "Mantenimiento" en la barra de menú
Dentro de esta opción encontramos las opciones de poder actualizar el sistema con nueva información como ser: una nueva materia o un nuevo maestro como también se pueden eliminar estas informaciones.
Seguidamente una imagen:
Como podemos observar tenemos dos opciones más:
Agregar Asignatura: dentro de esta pantalla encontramos que podemos agregar nuevas materias a la institución y dentro del sistema como también se pueden eliminar o modificar; una imagen para continuar:
Como podemos ver nos pide que se introduzca el nombre de la asignatura, la abreviatura, una descripción y la prioridad; también tenemos un campo llamado asignaturas existentes aquí solo se seleccionan las que ya hay y automáticamente se llenaran las fichas anteriores y se podrán modificar, borrar, etc.
Tenemos 5 botones los cuales son: Agregar, Nuevo, Editar, Eliminar y salir.
Agregar Maestro: en esta pantalla es casi parecida solo que aquí se piden datos al maestro nuevo como ser su vida laboral, una fotografía de el tomada en el mismo momento, y sus datos personales, ahora una imagen de esta pantalla:
Como podemos ver dentro de la ficha información personal se pide una fotografía damos clic sobre el cuadro y se abrirá una ventana de búsqueda de archivos para buscar la foto; a continuación una imagen:
En este caso ya hecha la inscripción del maestro se vería así la pantalla de agregar maestro:
Después de haber llenado toda la información necesaria damos clic en agregar y aparecerá una imagen indicándonos que el registro ha sido guardado tal y como se muestra en la imagen anterior.
Opción "Información "Agenda" en la barra de Menú
En esta opción lo que encontramos es casi parecido a una agenda donde nos da la oportunidad de consultar información tanto del instituto como de los alumnos y los maestros; seguido una imagen:
Dentro encontramos las opciones como ser:
Información del Instituto: en esta ficha encontramos todo lo relacionado al instituto que posee el sistema, lo que se visualiza dentro de la pantalla es el nombre del instituto, la dirección de donde se encuentra el instituto, el nombre del director, el nombre de la secretaria etc. A continuación una imagen:
Información de Maestro: aquí se encuentra todo lo relacionado con el maestro es casi similar a la pantalla de agregar maestro, a continuación una imagen:
Lo único que cambia es que solo es información de consulta y no se puede modificar ni borrar la información, solo se cuenta con dos botones Buscar y Salir.
Información de Alumno: en esta pantalla se visualiza la información del alumno como ser nombre, dirección de vivienda teléfonos, etc. Esta tiene una similaridad bastante con la pantalla de matricula solo que no se modifica nada solo es de consulta. A continuación una Imagen de esta pantalla:
Ya casi hemos concluido nuestro sistema solo nos falta la ultima opción del menú que es el de ayuda.
Opción "Ayuda" en la barra de Menú
Bueno dentro de esta opción encontraremos dos mas que son contenido que en este caso se encuentran los archivos de ayuda de cómo realizar o trabajar dentro del sistema, la otra opción es Acerca del Sistema Escolar aquí podemos encontrar información acerca del sistema como ser licencia a quien fue dado el programa etc.
A continuación una imagen de lo que es la pantalla acerca de:
Bueno ya casi hemos concluido la explicación de nuestro sistema ahora nos hace falta lo que son los diagramas de flujo.
Diagramas de Flujo de La función del Sistema Escolar
Empezaremos realizando una de lo que es la función de nuestro menú casi parecido a un organigrama del sistema:
Autor:
Álvaro Fuentes
Briallan Enamorado
Maykold Sales
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