La auditoria integral como instrumento para evaluar la gestión institucional

• ANTECEDENTES BIBLIOGRÁFICOS

Paredes (2006) [1]establece el proceso y procedimientos para llevar a cabo la evaluación de los resultados obtenidos en relación con los recursos utilidades (eficiencia) y las metas y objetivos (efectividad) de una entidad del Estado.. Según la autora la eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin, lo que en buena cuenta también se llama productividad, en comparación con un estándar de desempeño establecido; en cambio la economía está relacionada en términos y condiciones bajo los cuales las entidades adquieren recursos, sean estos financieros, humanos, físicos o tecnológicos, obteniendo la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y, al menor costo posible. En el mismo contexto, indica que la efectividad se refiere al grado en el cual una entidad logra sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendía alcanzarse previstos en la legislación o fijados por otra autoridad. Por otro lado indica que una adecuada organización de los esfuerzos en la entidad requiere la adopción de los criterios siguiente: establecer los mecanismos de planeamiento, dirección e informe de las evaluaciones de resultados; diseñar procedimientos para asegurar la evaluación sistemática y el reporte adecuado sobre la efectividad de la entidad; asegurar que la evaluación e informe sobre la efectividad de la entidad sea administrado en observancia de la efectividad, eficiencia y economía; los objetivos del programa deben ser especificados de la forma mas precisa posible; los procedimientos de evaluación de la efectividad deben justificar su costo; los procedimientos de evaluación deben ser diseñados de manera que sean válidos; la información proporcionada por la evaluación de la efectividad debe ser lo suficientemente confiable que pueda utilizarse para la toma de decisiones; los reportes de evaluación de efectividad y su análisis deben estar completos y equilibrados, así como soportados por documentación apropiada. Este documento será de utilidad para el desarrollo de la investigación que se propone realizar porque contiene el tratamiento de los elementos principales de la auditoria integral.

Herrera (2007)[2], destaca que la administración de la entidad es responsable en primera instancia de evaluar la eficiencia y efectividad; luego, puede hacerse una evaluación por la auditoria interna o una auditoria externa, para lo cual la auditoria integral, es una de las herramientas que mejor se puede adecuar a dicha evaluación. La autora destaca que la principal preocupación para el auditor es comprender adecuadamente los objetivos de la entidad y como guardan relación con los resultados que se espera obtener. Los objetivos y metas de la entidad, deben especificarse de la manera más precisa posible, dada que sino sería difícil determinar si el programa o actividad está logrando los resultados esperados. A menos que exista claridad y detalle en los objetivos o beneficios que se espera lograr, la evaluación de los programas o el sistema de información orientado hacia la evaluación de tales objetivos, tendrá un uso limitado como herramienta de la gerencia o mecanismos de retroalimentación para la toma de decisiones. Por ello, es importante que la entidad haya definido los elementos siguientes: objetivos y metas claras y mensurables; plazos de cumplimiento; y, costo financiero. La autora dice, es posible que en cursos de la auditoria se encuentren casos en que, tanto la normativa legal, como la propia entidad, no han establecido objetivos y metas con claridad. En tal caso el auditor, debe obtener la opinión autorizada de los funcionarios responsables y llegar a punto de vista coincidentes, como paso previo a definir los criterios a utilizarse para la medición y evaluación del grado de avance obtenido. La autora indica que la eficiencia por su naturaleza es un concepto relativo. Ella es posible medirla si comparamos la productividad obtenida con un estándar o norma establecida. La cantidad o calidad de las salidas y el nivel de servicio brindado, pueden también ser comparadas contra estándares de desempeño, con el propósito de determinar su fueron ocasionados algunos cambios en la eficiencia. La eficiencia es incrementada cuando se produce con calidad un mayor número de salidas con menores recursos de entrada o cuando el mismo monto de salidas son producidas con menos recursos. Este trabajo resultará de mucha utilidad por la dimensión que le da a la evaluación de la eficiencia y efectividad; por que proporciona elementos para realizar la evaluación desde adentro de la administración y luego desde fuera de la administración por parte de la auditoria.