Otro aspecto importante es que toda operación entre dependencias debe estar respaldada por la documentación propia de ella (nota de débito y/o nota de crédito) y por las copias necesarias de la documentación que la originó para que quién la reciba, como paquete, pueda hacer el registro contable correspondiente y que los auditores tengan acceso a dicha documentación para su trazabilidad.
Cuentas aprobadas para su contabilización
El Ministerio de Finanzas y Precios de Cuba, en su Res. 235/2005 y en su Res. 294/2005 emitió un Clasificador de Cuentas de obligatorio cumplimiento para todo el Sector Empresarial en el país (en otros países pueden o no existir regulaciones similares), y en el se incluyen los siguientes grupos:
350 a 353 Operaciones entre Dependencias – Activo
575 a 590 Operaciones entre Dependencias – Pasivo
Dentro de estos grupos de cuentas, los Organismos Superiores, pueden especificar que cuentas usar en cada caso y velar por el cumplimiento de las mismas en sus Empresas subordinadas.
A nivel de Empresa se podrán crear niveles de análisis de dichas cuentas, tomando en consideración las facilidades de su Sistema de Gestión Contable en uso, y que generalmente cuenta con varios bloques para crear la "sintaxis" de la cuenta. Hay empresas donde se prefiere adoptar un "análisis" por grupos de conceptos y otras prefieren hacerlo por otros "análisis".
Para una empresa que tenga además de la casa matriz varias dependencias, y que las "operaciones entre dependencias" sea reiterada, se sugiere incluir en la "sintaxis" de la cuenta un bloque para identificar el emisor y otro para identificar al receptor de dicha operación.
Para ser coherentes con lo que se propone más adelante, sería conveniente que las cuentas utilizadas, tanto la(s) de Activo como la(s) de Pasivo, tuvieran un primer nivel de análisis en "emitidas" y en "recibidas".
Flujo de información propuesto en el área contable
En este trabajo se ha previsto la existencia de un Sistema de Gestión Contable y un Sistema auxiliar de operaciones entre dependencias y ambos deben ser coherentes totalmente en cuanto a saldos. Esto quiere decir que las operaciones que se registren en el primero, deben registrarse en el segundo.
Otro aspecto importante es que en ambos Sistemas se registrarán tanto las operaciones donde la unidad o centro contable que los opera es emisor o es receptor.
La documentación propia de estas operaciones normalmente llega (directamente o de segunda mano) al área contable, donde se registra la misma en el Sistema de Gestión Contable y puede que se requiera registrar en otros Sub Sistemas (AFT, Inventarios, etc.), y la misma información debe llegar al Sistema auxiliar de operaciones entre dependencias para su registro.
Descripción del software propuesto
Premisas consideradas para el diseño del SistemaPara el diseño de este Sistema auxiliar de operaciones entre dependencias se han tenido en cuenta los siguientes aspectos:
Se ha concebido que la empresa usuaria del Sistema puede llegar a ser relativamente compleja por la cantidad de operaciones con dependencias situadas en localidades geográficas distintas que constituyen centros contables independientes.
Se ha asumido que el período contable será de un mes, y al terminar dicho período, se procede a ejecutar las operaciones de "cierre contable" después de conciliar con otras dependencias.
El Sistema auxiliar de operaciones entre dependencias garantizará un registro detallado de dichas operaciones, de manera tal que el Total registrado por Dependencia "cuadre contablemente" con las subcuentas correspondientes en la Contabilidad General. A la vez, garantizará una información de salida que permita "facturar o trasladar" las operaciones hacia los distintos "centros contables destino" a través de Notas de débito y/o Notas de crédito.
Esquema contable recomendado
Si se asume que para registrar las cuentas entre dependencias se use, al menos, una cuenta para las operaciones corrientes de Activo y otra para las operaciones corrientes de Pasivo, y que ambas tengan un nivel de análisis en "emitidas" y en "recibidas", que pudiera estar indicado en el bloque de la Subcuenta, además del análisis por Moneda, que ya resulta clásico.
Todas las operaciones estarán respaldadas por la documentación oficial (o copias fotográficas) y cuando esto no pueda ser resuelto, la "descripción" de la operación dará suficientes detalles para su trazabilidad posterior.
Para cada operación que requiera "cargar" o "acreditar" a una de las cuentas Operaciones entre Dependencias, se emitirá una Nota de débito y/o Nota de crédito para dicha operación, por el centro contable que es "emisor" de la misma, debidamente numerada, y la enviará con la documentación adjunta, al centro contable que es "receptor" de la misma, para su registro correspondiente.
A veces, por excepción, se requiere "ajustar" o "cancelar" una operación anterior, y la misma no debe hacerse "borrando" o "arreglando" los documentos anteriores, sino con la emisión de otra Nota de débito y/o Nota de crédito por los ajustes en los importes. Se adoptará la convención de que una Nota de débito original, si tuviera que ser disminuida, se emitirá otra Nota de débito con los ajustes con signo negativo (no una Nota de crédito). Tratamiento similar se dará a las Notas de crédito originales que requieran algún ajuste.
Lo anterior se explica si analizamos que tendremos, para una misma moneda, cuatro combinaciones de Cuenta – Subcuenta: NDEmitida, NCEmitida, NDRecibida y NCRecibida (ND=Nota de débito y NC=Nota de crédito), y el ajuste a una Nota de débito original deberá hacerse en la misma combinación Cuenta – Subcuenta en que se anotó originalmente, y de ahí es que el documento de ajuste pueda tener los valores con signo positivo si es un aumento o negativo si es un descuento.
Con el esquema anterior, las "conciliaciones" de cuentas entre dependencias deben simplificarse, ya que la suma de las combinaciones Cuenta – Subcuenta NDEmitidas deben "cuadrar" con la suma de las combinaciones Cuenta – Subcuenta NDRecibidas y lo mismo para las Notas de crédito.
Por otra parte, no resulta necesaria la presencia física de los "conciliadores" en una de las localidades, ya que los ficheros que se generan pueden adjuntarse a un email para su interpretación en cualquiera de las dependencias. Supongamos esto entre una dependencia de Santiago de Cuba tratando de conciliar con otra de Pinar del Rio.
Características y requerimientos informáticos principales del software diseñado
Descripción de las diferentes "pantallas" del software
Como todo Sistema informático, al iniciarse la ejecución del mismo, aparecen pantallas que indican la configuración de display, Portada, Licencia y una para el Final al cerrarse la aplicación.
Como pantallas propias de esta aplicación, aparece una donde se declara la unidad o dependencia que está registrando, con una apariencia similar a la siguiente:
Esto se ha hecho para que en cada unidad o dependencia se instalen Sistemas iguales, y se pueda predeterminar (para facilitar el trabajo) la que opera en cada caso.
A continuación aparecerá una pantalla para indicar el período de trabajo. Se ha previsto crear carpetas identificadas con la combinación año–mes (aaaamm), donde se "guardarán" los ficheros creados para ese período. La numeración de las ND y NC serán individualizadas para cada uno de los dos grupos y la dará el "emisor". Se sugiere usar una numeración corrida para cada período, que la ofrece el Sistema de forma automática. Una vez seleccionado el Año y el Mes de trabajo, se completa la pantalla con los botones que accionan distintos subsistemas. La pantalla completa será similar a la siguiente:
Cada uno de los siete botones mostrados abrirá un subsistema como sigue:
Reg. Dependencias
Este subsistema es el que controla la nominación de las unidades o dependencias que operan en la Empresa. Al oprimirse aparece una pantalla similar a la siguiente:
Para el Identificador se han previsto cinco posiciones, pero puede rediseñarse si fuera necesario. En la barra de menú hay botones para varias acciones que se explican por si solos.
N/débitos emitidas
Este subsistema es el que recoge la información de las Notas de débitos que se emiten. Al oprimirse aparece una pantalla similar a la siguiente:
El número consecutivo de la Nota de débito se brinda automáticamente por el Sistema. En la barra de menú hay botones para varias acciones que se explican por si solos. En particular, el botón Ver Nota débito genera un "Informe" con los datos de la Nota de débito en pantalla, que puede ser impreso para enviárselo al destinatario.
Al "guardar" la información, se genera un fichero con extensión .csv que sirve para generar ficheros en plataforma Excel.
N/créditos emitidas
Este subsistema es el que recoge la información de las Notas de créditos que se emiten. Al oprimirse aparece una pantalla similar a la anterior.
N/débitos recibidas
N/créditos recibidas
Estos subsistemas recogen la información de las Notas de débitos/créditos que se reciben. Las pantallas son similares a las Notas D/C emitidas.
Consultas
Este subsistema es el que permite la edición de diferentes Consultas típicas para estas operaciones. Al oprimirse aparece una pantalla similar a la siguiente:
Al seleccionar una de las opciones, el cursor aparece en la barra de menú en el botón Aceptar, que al oprimirse, genera una pantalla similar a la siguiente:
Al oprimir el botón Ver informe aparece un "informe" relacionando las distintas Notas D/C correspondientes.
Para las cuatro últimas opciones –Nota por dependencia– el "informe" aparece dedicando una página a cada unidad destinataria, de manera que al imprimirse, se puede personalizar como "estado de cuenta" para cada una de ellas.
Listados
Este subsistema es el que permite la edición de cuatro listados llamados Listado complejo según se selecciones NDE o NCE o NER o NCR típicas para estas operaciones. Al oprimirse aparece una pantalla similar a la siguiente:
Al seleccionar Lista compleja, el cursor aparece en el menú Aceptar en la barra de menú y al oprimirse, aparece una pantalla similar a la siguiente:
Se debe seleccionar primero el tipo de listado requerido, mediante los botones del cuadro de la izquierda. A continuación se selecciona si se desea listar una sola Nota o se desean listar Todas. Si se escoge escribir un número para identificar UNA nota de débito/crédito, a oprimir Enter el cursor "va" al botón Calcular, ya que no tiene sentido escoger una Dependencia. Si se escogen Todas las notas de débito/crédito, podrá requerirse que se correspondan con UNA Dependencia o con Todas las Dependencias.
Al oprimir el botón Calcular aparece un botón a la derecha llamado Ver listado que al oprimirse se genera el listado correspondiente.
Estos Listados resultan útiles para la conciliación con una Dependencia.
Procedimientos de instalación
Cuando se ha decidido realizar la instalación de esta aplicación en un ordenador (PC) se recomienda que en dicho ordenador se cree una carpeta dedicada a la misma, donde se "guardarán" todos los ficheros relacionados con ella.
La instalación consiste en copiar el ejecutable y para garantizar la protección diseñada, se debe correr por el especialista instalador un programa que genera un archivo con nombre ‹CriptoOpeID.txt› (cambiará su contenido para cada usuario), que deberá acompañar al ejecutable para su operación exitosa.
Procedimientos de explotación y conservación de la información
En la carpeta donde se "copió" el fichero correspondiente a la aplicación (.exe) y el fichero ‹CriptoOpeID.txt› deben "guardarse" los ficheros operativos del programa: ‹OpeID_04004_Dependencias.dat›, ‹comboDependencias.dat›, ‹comboUnidades.dat›, ficheros con extensión .lrf (que son las plantillas de los "informes"), ‹02604004Clientes_OT.dat›.
En la subcarpeta "aaaamm" (aaaa es el año de trabajo y mm es el mes de trabajo), se guardarán los ficheros ‹OpeID_04004_201010_NCEmitidas.dat› y otros similares, (el identificador del año y el número del mes forman parte del nombre) y los correspondientes a ficheros con extensión .CSV y .XLS.
Toda esta información debe ser conservada debidamente, siguiendo la política de "salvas" que estén establecidas en la Empresa en particular (compactación, frecuencia de salvas, etc.) El autor recomienda además:
Mantener el fichero de la aplicación (.exe) y el ‹cripto…› en algún soporte confiable (CD, DVD, u otro). Si la empresa cuenta con una red interna, se recomienda salvar además en el "servidor" de dicha red.
"Guardar" al final de cada día (o con más frecuencia si se considera necesario) la información de los ficheros operativos en algún medio confiable (disketes, memorias flash, servidor, etc.), lo que resulta útil en caso de cualquier fallo del ordenador.
A continuación se muestran ejemplos de una Nota de débito emitida y otro "informe" de las Consultas:
Autor:
Héctor F. Fiandor Rosario
| Página siguiente |