Sistema de cuentas entre Dependencias

Resumen

El Sistema de Gestión auxiliar de operaciones entre dependencias que se ha diseñado, basado en técnicas de "Software libre", permite el registro y seguimiento contable por Notas de débito/crédito, tanto las "emitidas" como las "recibidas" y su "cuadre contable" con la Contabilidad General.

Aunque su diseño original esta concebido para que "corra" sobre el Sistema Operativo Windows (XP o posterior), puede rediseñarse para que lo haga sobre Linux.

El Sistema asume una serie de premisas para su diseño, pero éstas pueden ser ampliadas o cambiadas según necesidades del usuario.

El diseño incluye una serie de "Consultas" típicas para un Sistema de este tipo, y pueden diseñarse otras, para satisfacer las necesidades del usuario. Entre ellas se destaca la correspondiente a "Nota de débito/crédito por dependencia", que viabiliza la confección de las Notas de débito/crédito para los distintos destinatarios.

Introducción

Está generalizado que las organizaciones empresariales se acomplejen con la creación de Grupos Empresariales, Empresas y Unidades Empresariales de Base y otras dependencias.

La edición de Balances Financieros por cada uno de los diferentes niveles mencionados exige que de los mismos se "eliminen" algunas cuentas: el Grupo Empresarial no incluye las cuentas entre filiales, y las Empresas no incluyen las cuentas entre dependencias.

Lo anterior exige que el Ministerio de Finanzas y Precios incluya en su Nomenclador de Cuentas los grupos de cuentas para el registro de operaciones entre diferentes niveles, de forma tal que, al presentar los Balances Financieros, el nivel Empresa pueda "eliminar" las cuentas entre dependencias correspondientes, y el Grupo Empresarial pueda eliminar las cuentas entre filiales.

Esto exige que previo a la confección de los Balances Financieros hay que "sufrir" un proceso de conciliación de saldos entre Dependencias/Filiales, ya que si no hay coherencia en lo registrado en los diferentes niveles, no se pueden "eliminar" los saldos de las cuentas involucradas sin introducir un "descuadre".

El Sistema diseñado está enfocado a formalizar las relaciones entre Dependencias a través de Notas de débito/crédito y a su registro y/o control usando técnicas informáticas, que faciliten la edición de dichas Notas de débito/crédito, y su "conciliación" al cierre de cada período.

Conceptos generales

En la organización adoptada por una empresa pueden existir dependencias que constituyen centros contables, y las relaciones entre ellas se ha normado que se registren a través de cuentas específicas, de forma tal que se pueda "conciliar" entre los distintos centros contables todas las operaciones hechas en uno de ellos por cuenta de otro y estén registradas antes de emitir los balances financieros.

Existen empresas donde sus dependencias están situadas en localidades geográficas muy distintas y esta conciliación, en el breve tiempo que media entre el último día del mes y la fecha de presentación de balances, hace que esta operación sea a veces muy limitante.

A los efectos de este trabajo, se adopta el criterio que en la organización general se ha creado una unidad que llamaremos "casa matriz" y otras que llamaremos "dependencias", que es lo que resulta más típico en el caso de empresas con Unidades Empresariales de Base (UEB) u otro tipo de dependencia.

Los conceptos por los cuales surgen las "operaciones entre dependencias" pueden ser muy variados, y dependen en gran medida de las interrelaciones propias de las operaciones entre ellas, y del grado de centralización de algunas operaciones en uno de los centros contables. Como ejemplo podemos señalar la existencia de cuentas bancarias centralizadas (cobros y pagos), compras de suministros centralizadas, bienes intermedios servidos entre dependencias, entre otras.

Cuando en la casa matriz o en una dependencia se origina un hecho económico: recepción de un producto/servicio con reconocimiento de deuda, cobro/pago de un producto/servicio/deuda, envío hacia otra unidad de un medio básico en calidad de traslado, entre otras, surge la necesidad de registrar una "operación entre dependencias". En estos hechos siempre hay dos actores: la unidad donde se origina el hecho económico (la que emite) y la unidad para quién se realiza el hecho económico (la que recibe).

Lo anterior resulta importante para definir quién inicia el registro contable y emite la documentación necesaria, de forma tal que la unidad para quien se realiza el hecho económico reciba dicha documentación y registre contablemente la misma. Si lo anterior se cumple con rigor y en los Manuales de Normas y Procedimientos Contables se establece quien inicia y quien registra después, no deben darse casos de que un mismo hecho sea iniciado por dos unidades distintas, por el simple hecho de conocerlo.