Herramienta web para la gestión de la base material de estudio en la Universidad de Pinar del Río

Resumen

Este trabajo presenta el desarrollo de una herramienta web para la gestión de la base material de estudio en la Universidad de Pinar del Río "Hermanos Saíz Montes de Oca", el cual constituye una herramienta tecnológica orientada a automatizar el servicio de préstamo y asignación de la base material de estudio a estudiantes y profesores, además de las operaciones que realizan los almacenes con la base material de estudio.

La herramienta se realizó sobre PHP y Symfony 2 como framework de desarrollo, MySql como sistema de gestión de base de datos y ExtJs para la interfaz de usuario.

Palabras claves: Sistema web, gestión de la base material de estudio.

Abstract

This paper presents the development of a web tool for the management study material at the University of Pinar del Río "Hermanos Saiz Montes de Oca", which is a technological tool oriented to automate the service the loan and assignment of study materials to students and teachers, and the operations carried out by stores with study materials.

The tool was made on PHP and Symfony 2 as a development framework, MySql as database management system and ExtJs to the user interface.

Keywords: Web system, management study material

Introducción

Las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) se están convirtiendo en un elemento clave en el sistema educativo de cualquier país. En la actualidad existe la tendencia de incorporar las TIC a todos los procesos universitarios como herramienta de transformación y cambio. La integración de las TIC a los procesos en general aporta: gran capacidad de tratamiento y almacenamiento de la información, interactividad y automatización de tareas, acceso flexible a la información y fácil transporte de datos, canales de comunicación, reducción de costos, tiempo y esfuerzo en la realización de los procesos [1].

El desarrollo de la herramienta web se enmarca en el proceso de informatización que tiene lugar en las universidades cubanas y está motivada por la necesidad de integrar las TIC a la gestión del proceso docente educativo de las Universidades, con el objetivo de aumentar la eficiencia y calidad del proceso docente educativo.

Para utilizar la herramienta será necesario disponer de una PC cliente con una versión del sistema operativo Windows o Linux, esta PC debe contar con el navegador Web Firefox, Internet Explorer (versión 6 en adelante), Crome, etc. También será necesario instalar la aplicación y la base de datos en un servidor web destinado para este uso. Por ultimo será necesario disponer de un usuario valido para autenticarse en la herramienta.

Funcionalidades

La herramienta web abarca los siguientes procesos: Actualización general de los inventarios de la base material de estudio (textos, guías de estudio y otras). Gestión de las entradas y salidas de la base material de estudio entre almacenes. Gestión de préstamos y devoluciones de la base material de estudio a estudiantes y profesores.

El desarrollo de estos procesos tuvo como resultado que la herramienta web contara con las siguientes funcionalidades:

• 1. Gestionar datos de la base material de estudio (Textos, Guías y otras).

• 2. Actualización de la existencia en almacén de la base material de estudio.

• 3. Actualización de la bibliografía en exceso (vigente y no vigente) por almacén.

• 4. Gestionar los envíos de la base material de estudio a otros almacenes.

• 5. Recepcionar las facturas de entrada de base material de estudio en el almacén central.

• 6. Gestionar los préstamos de la base material de estudio a estudiantes y profesores.

• 7. Gestionar los módulos de textos de los estudiantes.

• 8. Entregar modulo de texto a estudiante.

• 9. Listado actualizado del inventario de la base material de estudio por almacén.

• 10.  Listado actualizado de la bibliografía en exceso (vigente y no vigente) por almacén.

• 11.  Listado de los envíos de la base material de estudio realizados por almacén.

• 12.  Listado de las facturas registradas en el almacén central.

• 13. Listado de los préstamos por estudiante y profesor.

Autenticación

Al acceder a la herramienta web deberá introducir una combinación de usuario y contraseña válida, en caso de no poseer esta combinación puede proceder al registro de usuario de la herramienta, donde deberá introducir sus datos.

Figura 1: Autenticación

Figura 2: Registro de usuario

Gestionar base material de estudio (Libros, Guías y otras)

La base material de estudio que maneja la herramienta pueden ser libros, guías de estudio y otros tipos, a continuación se explica cómo gestionar los datos de los libros, el procedimiento para las restantes BME es el mismo solo cambia de acuerdo, a los datos específicos que se recogen para cada una tipología.

Si se accede al menúy después se selecciona se muestra la interfaz siguiente

Figura 3: Gestionar datos de los libros

La interfaz presenta en la parte superior una sección para realizar búsquedas por criterios definidos por el usuario, mas abajo se encuentra una barra con las operaciones: Nuevo, Editar y Eliminar, las cuales permiten como su nombre indica gestionar la información de los libros de cada almacén.

Gestionar envíos a otros almacenes

El envío de la base material de estudio a otro almacén es una operación fundamental de cualquier almacén, ya que es muy necesario poder redistribuir la base material de estudio de acuerdo a la necesidad particular de los almacenes. Cuando se realiza un envío de la base material de estudio automáticamente se actualiza la existencia en los almacenes de la base material de estudio enviada.

Figura 4: Realizar un envío a otro almacén

La interfaz presenta una sección izquierda con el listado de almacenes previamente registrados en la herramienta, en esta sección se deberá seleccionar el almacén hacia donde se dirige el envio, la parte derecha de la interfaz está dividida en dos secciones, en una sección se deberá introducir los datos específicos del envio como: almacén desde donde se realiza el envio, fecha del envío y una descripción, mas abajo se deberá seleccionar la base material de estudio del envío y además se deberá introducir la cantidad específica a enviar.

Gestionar entradas de facturas al almacén central

Se podrá tener un registro de las facturas recibidas en el almacén central y de la base material de estudio recibida en dichas facturas, cuando se procesa una factura automáticamente se actualiza la existencia en almacén de la base material de estudio.

Figura 5: Registrar factura en almacén central

En la interfaz se deberá introducir los datos de la factura (número, editorial, fecha, descripción) y seleccionar la base material de estudio de la factura, además de introducir la cantidad especifica por cada base material de estudio.

Gestionar módulos de texto

Es en el módulo de texto donde se define por asignaturas la base material de estudio que le corresponde al estudiante.

Figura 6: Gestionar módulos de texto

La interfaz presenta en una sección izquierda un panel para administrar los módulos texto de un semestre en un año determinado, en la sección derecha se visualiza las asignaturas y base material de estudio del modulo de texto en cuestión.

Entregar modulo de texto al estudiante

Cuando se entrega el modulo de texto al estudiante automáticamente se actualiza la existencia de la base material de estudio en almacén. Igualmente se actualiza la existencia cuando el estudiante devuelva la base material de estudio.

Figura 7: Entregar módulo de texto

En la interfaz se visualiza el listado de estudiantes de un año determinado, en la parte superior del listado se encuentra el cual permite visualizar el modulo de texto que se debe entregar al estudiante.

Gestionar préstamos a estudiantes y profesores

Un almacén puede prestar la base material de estudio a un profesor o a un estudiante, para prestar una base material de estudio a un profesor el usuario deberá acceder a la siguiente interfaz:

Figura 8: Gestionar préstamos a profesor

En la interfaz se muestra el listado de profesores registrados previamente en la herramienta, aquí se deberá seleccionar el profesor y presionarseguidamente se muestra la base material en posesión del profesor, aquí se podrán gestionar los préstamos.

En el caso de los estudiantes se muestra la siguiente interfaz:

Figura 9: Gestionar préstamos a estudiante

La interfaz se muestra el listado de estudiantes de un año seleccionado, aquí se deberá seleccionar el estudiante y presionarseguidamente se muestra la base material en posesión del estudiante, aquí se podrán gestionar los préstamos.

Beneficios de la herramienta web

• 1. Inventario general actualizado de la base material de estudio y su estado real en todas las áreas de la universidad.

• 2. Conocer la existencia y ubicación de la base material de estudio según plan bibliográfico para cada carrera, años y semestre lo que permite gestionar los movimientos e intercambios necesarios de la misma.

• 3. Conocer los movimientos de entradas y salidas de la base material de estudio entre almacenes.

• 4. Gestionar los préstamos y devoluciones de la base material de estudio a estudiantes y profesores.

• 5. Conocer el déficit de base material de estudio que permita establecer una estrategia racional para su aseguramiento mediante la elaboración de materiales y otras acciones.

• 6. Conocer el exceso de base material de estudio lo que permite desarrollar un plan de acciones encaminadas a la disminución de inventarios en almacenes mediante el intercambio entre almacenes y con otras universidades, venta de libros, etc.

Conclusiones

La creación de una herramienta web para la gestión de la base material de estudio de la Universidad de Pinar del Río, permite controlar efectivamente el alto volumen de base material de estudio existente en los almacenes. Esta herramienta permite conocer de manera rápida y precisa la disponibilidad y ubicación de la base material de estudio en la universidad.

Referencias bibliográficas

1. Marina Tomás, M. F. (2000). La universidad ante los retos que plantea la sociedad de la información. El papel de las TIC . Edutec.

Bibliografía utilizada

Cabero, J. (2006). Las TICs en la Universidad. Sevilla: MAD.

Marqués, P. (2004). Factores a considerar para una buena integración de las TIC en los centros.

Salinas, J. (2004). Innovación docente y uso de las TIC en la enseñanza universitaria. Revista de Universidad y Sociedad del Conocimiento.

Marina Tomás, M. F. (2000). La universidad ante los retos que plantea la sociedad de la información. El papel de las TIC . Edutec.

Autor:

Marcel Curbelo Carmona

Universidad de Pinar del Río "Hermanos Saíz Montes de Oca"