Estructura orgánica del Registro Civil

1. Documentos que se deben custodiar en la sección de archivo
2. Incineración de expedientes correspondientes a electores fallecidos o excluidos
3. De la sección de personal
4. Departamento del registro civil
5. Sección del estado civil
6. Documentos con los cuales se practican los asientos
7. Prueba de los hechos relativos al registro civil
8. Requisitos comunes a todas las inscripciones
9. Inscripción de nacimientos ocurridos dentro y fuera del país
11. Inscripción de defunciones ocurridas dentro y fuera del país
12. Anotación marginal de los actos de legitimación, reconocimiento, emancipación, divorcio, etc.
13. Rectificaciones de los asientos del registro. Cancelación
14. Rectificación de errores y su tramitación en el registro civil
15. Suspensión de la inscripción o anotación de documentos recursos
16. Departamento electoral
17. Solicitudes de cédula, de inscripción y traslados

Requisitos para la inscripción de los hechos y actos del estado civil en Costa Rica

El Registro Civil tendrá su asiento en la capital de la Republica y dependerá en forma exclusiva del Tribunal Supremo de Elecciones. Se compone de dos Departamentos; uno civil y el otro electoral, bajo la autoridad de un Director General.

Cada Departamento tendrá un Oficial Mayor encargado de extender certificaciones, de ejecutar las órdenes de la Dirección, sobre disciplina y distribución de trabajo, además de las facultades que expresamente le confieran las leyes y reglamentos.

La Dirección contará con un Secretario General, con facultades para expedir certificaciones y a quien corresponderá; además de las funciones propias de su cargo, vigilar por el debido cumplimiento de las disposiciones que emanen del Tribunal o de la Dirección.

DOCUMENTOS QUE SE DEBEN CUSTODIAR EN LA SECCIÓN DE ARCHIVO.

En la sección de archivo se depositaran para sus conservación y custodia, todos los documentos y expedientes que den a las inscripciones practicadas en el departamento civil o en el electoral, así como cualquier libro o documento que por disposición de la Ley del Tribunal Supremo de Elecciones o del Director del Registro Civil debe ser custodiado en esta sección.

LOS DOCUMENTOS NO DEBEN SALIR DE ARCHIVO

En ningún caso se permitirá que salgan del archivo los expedientes, libros o documentos en el depositador, salvo que el Tribunal, el Director, los oficiales mayores o los jefes de sección del registro los piden por escrito. En estos casos se exigirá el recibo correspondiente, el cual se conservará hasta tanto no se verifique la devolución.

INCINERACIÓN DE EXPEDIENTES CORRESPONDIENTES A ELECTORES FALLECIDOS O EXCLUIDOS.

Los expedientes electorales de ciudadanos que por defunción han sido excluidos de las listas. Serán incinerados dos años después de haberse producido la exclusión.

DE LA SECCIÓN DE PERSONAL

La Sección de Personal tendrá a su cargo lo relativo al personal del registro, para lo cual actuará de conformidad con las disposiciones legales atinentes y los reglamentos.

Entre sus funciones principales estará la de tramitar lo propio a efecto de que el ingreso de nuevos servidores al registro lo sea a base de idoneidad y capacidad, previamente comprobados mediante prueba que deberán rendir los candidatos.

Esta sección tendrá a su cargo, además todos aquellos relativos al personal que le sean encomendados por el Tribunal Supremo de Elecciones o por el Director General del Registro Civil.

DEPARTAMENTO DEL REGISTRO CIVIL

El Departamento del Registro Civil comprende:

1. La Sección del Estado Civil y
2. La Sección de Adopciones y Naturalizaciones.

SECCIÓN DEL ESTADO CIVIL

Se inscribirán en el Departamento Civil mediante asientos debidamente numerados, los nacimientos, los matrimonios y las defunciones, además se anotarán al margen del respectivo asiento, las legitimaciones, los reconocimientos, las adopciones, las enmancipaciones, las investigaciones, impugnaciones de paternidad, los divorcios, las separaciones judiciales, las nulidades de matrimonio, de muerte las interdicciones judiciales, los actos relativos a la adquisición o modificación de la nacionalidad y la defunción de la persona en el asiento de su nacimiento o de su naturalización.

DOCUMENTOS CON LOS CUALES SE PRACTICAN LOS ASIENTOS

Las inscripciones se practicarán con fundamento en los documentos que para el caso deben expedir los funcionarios que por ley actúen como registradores auxiliares del Registro Civil o quienes estén investidos de ese carácter; por los párrocos o autoridades eclesiásticos con respecto a las actuaciones propias de su ministerio; por los funcionarios diplomáticos o consulares acreditados ante el gobierno de Costa Rica, que de acuerdo con los tratados puedan hacerlo; por los funcionarios judiciales o administrativos o por el Patronato Nacional de la Infancia u otra institución competente, cuando en el ejercicio de sus cometidos dictaren resoluciones firmes, con respecto a hechos del estado civil; por los notarios con respecto a los instrumentos públicos ante ellos otorgados, cuando se refieran también a hechos relativos al estado civil o con los documentos oficialmente expedidos en otros países siempre que estén debidamente autenticados.

PRUEBA DE LOS HECHOS RELATIVOS AL REGISTRO CIVIL

Lo referente al estado civil se prueba con la correspondiente inscripción practicada en el Departamento Civil.

PRUEBA SUPLETORIA DE LOS HECHOS REFERENTES AL ESTADO CIVIL

No hallándose registrado las actas referentes al estado civil o no estándolo en la debida forma, se admitirá cualquier especie de prueba conforme lo disponga la ley.

REQUISITOS COMUNES A TODAS LAS INSCRIPCIONES

Toda inscripción debe expresar:

1. El lugar, hora, día, mes y año en que se haga; y
2. Las declaraciones contenidas en el documento exigido por la ley para la especie de inscripciones.

Además deberá ser firmada por el funcionario que la practique.