Manual de gerencia para pequeña y micro empresa

EMPRESA

Es una organización, institución o industria dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de bienes y servicios de los demandantes.

La empresa es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado. La actividad productiva consiste en la transformación de bienes intermedios (materias primas y productos semielaborados) en bienes finales, mediante el empleo de factores productivos (básicamente trabajo y capital).

LA ADMINISTRACIÓN

Es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc) de la organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organización.

Organización, Dirección y Control, que en definitiva constituye un proceso que se denomina PROCESO ADMINISTRATIVO .Se considera proceso porque no se puede desarrollar la organización si no se ha establecido la planificación, no se puede dirigir si anteriormente no se ha planificado y organizado y así sucesivamente hasta que no se podrá controlar si antes no se planifica, organiza, y dirige las actividades, tareas, operaciones y acciones.

PRODUCTIVIDAD

Es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. También puede ser definida como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema. En realidad la productividad debe ser definida como el indicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizado con la cantidad de producción obtenida

Importancia De La Productividad

El único camino para que un negocio pueda crecer y aumentar su rentabilidad (o sus utilidades) es aumentando su productividad. Y el instrumento fundamental que origina una mayor productividad es la utilización de métodos, el estudio de tiempos y un sistema de pago de salarios.

Del costo total a cubrir en una empresa típica de mano factura de productos metálicos, 15% es para mano de obra directa, 40% para gastos generales. Se debe comprender claramente que todos los aspectos de un negocio o industria – ventas, finanzas, producción, ingeniería, costos, mantenimiento y administración– son áreas fértiles para la aplicación de métodos, estudio de tiempos y sistemas adecuados de pago de salarios.

TEMA 2

LA PLANIFICACION Y LOS OBJETIVOS.

IMPORTANCIA DE PLANEAR EL NEGOCIO Y CRECER ORDENADAMENTE

El autor considera que es prioridad plantearse las siguientes preguntas:

1. ¿Dónde va mi negocio?

2. ¿Qué tengo? ® Se refiere a los recursos (maquinas, equipos, dinero, mano de obra, espacios)

3. ¿Qué puedo hacer? ® Se refiere a la prevención (la prevención administrativa , descansa en una probabilidad seria, la que es mayor, que la que se sustenta en opiniones)

4. ¿Qué voy a hacer? ® Se refiere a la planificación ( que no es mas que pensar totalmente en las acciones necesarias para alcanzar los objetivos)

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACION

Podemos distinguir dos en la planificación: la prevención y la planeación. Entre sus elementos tenemos:

a) Objetivos y metas.

b) Actividades.

c) Medios

Se establecen para todas las funciones de la empresa y en ellas se definen los respectivos planes. Además estos elementos ayudan a: evitar improvisación, disminuir sorpresas y evitar pérdidas de recursos

Así tenemos:

ü Ventas® pronostico de ventas. Es el plan para proyectar lo que se espera alcanzar en el periodo.

ü Producción ® programa de producción. Aquí se establecen las actividades de producción y los recursos necesarios para cumplir con el plan de ventas.

ü Personal ® plan personal. Este plan permite estimar las necesidades de personal requeridas por la empresa.

ü Finanzas ® presupuesto y flujo de efectivos. Son las necesidades de dinero que tendrá la empresa en el periodo planeado.

¿QUÉ ES UN OBJETO Y PARA QUE SIRVEN?

Los objetivos no son situaciones etéreas ni irreales, hay que definirlos en base de los recursos que dispone o podría disponer la empresa humanos, de capital, mercado, información) La palabra objetivo implica:

· La idea de algo hacia lo cual se dirigen nuestras acciones.

· Dan su razón de ser a la empresa, esta vive y existe para conseguir resultados de máxima eficiencia.

· Indican hacia donde han de orientarse los esfuerzos de todos los miembros de la empresa.

Para determinar con mayor precisión cuales deben ser los objetivos a seguir debemos aplicar las siguientes preguntas:

ü ¿Qué? ® se refiere a lo que realmente se pretende alcanzar, a la meta que se pretende alcanzar.

ü ¿Cómo? ® se refiere al como se pretende lograrlo, en forma integral o parcial, si es a corto o a largo plazo.

ü ¿Quién? ® se trata de un objetivo personal o departamental, a quien corresponde lograr el objetivo.

ü ¿Dónde? ® si va dirigido a un mercado local, nacional o internacional.

ü ¿Cuándo? ® si es una meta urgente o en que tiempo se puede lograr.

ü ¿Por qué? ® se refiere a la finalidad de ese objetivo.

¿CÓMO PLANIFICAR MI EMPRESA?

Se deben considerar los siguientes pasos:

a) Examinar el objetivo.

b) Deteminar " que hacer " para cumplir el objetivo.

c) Identificar los medios para desarrollar esas actividades.

d) Ubicar en el tiempo las distintas actividades programadas. e) Asignar responsables para cada actividad.

En estos pasos se debe considerar las actividads organizadas de acuerdo con las areas funcionales de la empresa, asi temos:

ü Mercado ® se refiere al ¿Qué se va a vender?

ü Personal ® hace sugerencias de ¿Cuántas personas se necesita? ¿entrenamiento, cuando, como? Bienestar, ambiente, política salarial, beneficios …

ü Producción ® aquí se hace preguntas como: ¿Cuánto se va a producir? ¿Qué recursos tengo? ® maquinaria, dinero, espacio, tiempo, tecnología, procesos, experiencia, conocimientos. Mano de obra, disponibilidad de ellas. Necesidades de materia prima. Necesidad de inventario.

ü Finanzas ® se refiere a los plazos, fuentes, necesidades de dinero

TEMA 3

ORGANIZACIÓN Y DIRECCION

La organización.

Es el arreglo ordenado de los recursos y funciones que se estiman necesarias para cumplir el objetivo.

¿En que momento se debe organizar?

Desde el momento en que conocemos que las personas van a trabajar en equipo para alcanzar un fin común.

Desee el momento que nos proponemos encontrar la forma mas eficaz de hacerlo.

La organización tiene que ver con el trabajo a realizarse, quien organiza debe tener en cuenta el personal que dispone y lo que sabe hacer.

Utilidad:

· Una buena organización ayuda a lograr el o los objetivos.

· A llevar adelante el trabajo.

· A mantener los medios a su disposición.

· A mantener los esfuerzos dentro de los limites normales.

· A incrementar la compresión y comunicación entre los integrantes de la empresa.

· A que marche sin tropiezo las diversas actividades que se tienen que realizar.

· A aumentar el interés de los empleados por la labor que tienen que ejecutar.

Para organizar la empresa debemos:

1. Conocer el objetivo de la empresa.

2. Dividir el trabajo en operaciones parciales (actividades)

3. Agrupar las actividades en unidades prácticas.

4. Definir para la actividad, la obligación y quien la ejecuta(delegar la autoridad)

Por ejemplo:

A partir de estos datos la estructura de la empresa, se define agrupando las actividades distintas al cargo de gerente.

Estos grupos de actividades son:

Mercadeo/ personal/ producción/ finanzas

Un organigrama es la representación grafica de la estructura de la empresa.

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