Las relaciones recíprocas entre el departamento de compras y otras unidades

El presupuesto de Ventas de una empresa es el estimado de lo que se va a vender en un período determinado.

Una empresa comercial tendrá detallado lo que piensa vender de los productos terminados que comercializa, y por tanto debe pedirlos a sus proveedores.

Una empresa industrial debe fabricar los productos que va a vender, por tanto deberá tener un plan de compras de materias primas (MP), materiales de empaque, ingredientes y otros, necesarios para fabricar los productos terminados (PT) que luego desplazará al comercio.

A continuación se detallan las relaciones recíprocas que surgen en el quehacer de una empresa

Compras y producción

El Depto de Producción necesitará de esas MP y los otros materiales para transformarlos en PT.

Semanalmente se prepara un programa de lo que se va a trabajar en las plantas y por tanto se revisan las existencias y se establece si hay suficiente o no y en el caso de no haberlo, se comunican con Depto. de Compras, ya sea para que agilice el ingreso, pues puede que el producto se encuentre en aduanas o esté en camino o que busque un proveedor para conseguirlo lo más pronto posible.

El Depto. de Compras es el responsable de abastecer la MP y todo lo necesario para que el Depto. de Producción puede producir lo que se va a vender de acuerdo con el presupuesto de ventas, por tanto, su labor es colocar los pedidos en su debida oportunidad para que haya un suministro, cuyo flujo sea permanente y en las cantidades suficientes y en las fechas oportunas, para facilitar la labor de ese Depto.

Compras y almacén (bodega)

El Almacén es el responsable de guardar y cuidar de las MP y todo lo que se necesita para producir.

El personal que labora en esta unidad, es responsable de registrar las entradas y salidas de materiales y de controlar las existencias. Generalmente se utiliza un registro conocido como Kardex, el cual puede ser llevado a mano o electrónicamente.

El control de inventarios debe ser eficiente para evitar que se tengan datos incorrectos de lo que se tiene en bodega. Para que esto se logre, el responsable principal de la eficiencia en este control es el Almacén, pues deben tener registros actualizados en el momento que sucedan los movimientos.

Cuando este control es electrónico, se puede tener en línea para que hagan las consultas necesarias los otros departamentos involucrados, ya sea para constatar que hay existencias de lo que se necesita o para tomar decisiones de adquirir más material. De ahí la importancia de la actualización constante.

Cuando el jefe de bodega se da cuenta de que un material o un producto, se está terminando, debe avisar de inmediato al Depto. de Compras y de esa forma trabaja en equipo con ellos.

Cuando ingresa un pedido, Almacén debe avisar al Depto. de Compras de ese ingreso, con el propósito de mantenerlo informado.

En el caso de ingresos de productos terminados, el Almacén podrá hacer un control de calidad de ellos, siempre que se haya determinado de que lo puede hacer e informar de los resultados de ese análisis a las personas interesadas.

El Depto. de Compras, siempre que coloca una orden de compra a un proveedor y que va a ingresar a la bodega, le envía una copia, con el propósito de que se prepare para poder recibir el producto, ya sea para determinar si el espacio que va a tener es suficiente o se tendrá que alquilar bodega o va a necesitar un equipo especial para el manejo.

Compras y control de calidad

En muchas empresas industriales se tiene un Depto. de Control de Calidad, que son laboratorios que analizan las materias primas que se reciben para verificar las especificaciones técnicas que se pidieron con las que trae el producto que envían los proveedores.

Una vez hecho el análisis, ellos reportan a Depto. de Compras, de Producción y Almacén si el producto recibido cumple con lo requerido y por tanto lo pueden utilizar; lo contrario sería, que el producto viene contaminado o con especificaciones diferentes a lo pedido y que el producto no puede ser utilizado por el riesgo que existe de su uso.

El Depto. de Compras, cada vez que coloca un pedido a un proveedor y es un material que debe ser analizado por Control de Calidad, envía una copia a ese Depto. para que se preparen para el análisis correspondiente.

Sucede que algunas veces el Depto. de Control de Calidad tiene escasez de los reactivos que necesitará para poder efectuar el análisis o que necesita algún equipo especial para efectuarlo, por lo tanto debe solicitar la compra correspondiente o alquilar el equipo en caso necesario.

Cuando El Depto. de Compras recibe notificación de anomalías con el producto recibido, procede, ya sea a presentar el reclamo al proveedor o hacer el reclamo a la compañía de seguros.

Compras y mercadeo

En una empresa comercial, el Departamento de Mercadeo tiene participación en el establecimiento del Presupuesto de Ventas y se relaciona con productos terminados que hay que pedir a los proveedores y el Departamento de Compras debe establecer el plan de compras para abastecer esos productos al Depto. de Ventas.

En una empresa industrial ya se explicó la forma de abastecer lo que se necesita para vender.

Ahora bien, como se sabe, un Depto. de Mercadeo hace promociones para apoyar las ventas de determinados productos en determinados momentos del año, con el propósito de alcanzar metas.

Algunas promociones se diseñan orientadas a los clientes mayoristas o para el consumidor final. Como ejemplos tenemos que algunas veces se incluyen aparatos electrodomésticos para obsequiar a los mayoristas o se ofrecen algunos artículos a los consumidores finales, como podrían ser cepillos dentales, toallas de mano, toallas de baño, cepillos para el cabello, secadores de pelo, productos 2 por 1, etc.

El Gerente de Marca, sabe lo que quiere y entonces llama a proveedores de artículos promocionales o empresas especializadas para negociar con ellos los precios, las cantidades necesarias, las fechas en que se necesitan, colores, tamaños, etc.

Una vez realizada la negociación, pasa al Depto. de Compras todos los detalles acordados con el proveedor para que sea ese Depto. quien le dé seguimiento a la compra. Es decir, el Depto. de Compras emite las órdenes de compra de acuerdo a lo negociado por el Gerente de Marca y verá de que el proveedor cumpla con todas las especificaciones acordadas. Una vez se están recibiendo los artículos solicitados, se le informa al Gerente de Marca de los detalle de los ingresos a la Bodega.

Compras y transporte

Una de las actividades muy importantes dentro de logística del abastecimiento es el transporte, o sea el movimiento hacia nuestra empresa, de lo comprado.

Ese movimiento debe ser hecho por personas conocedoras del manejo que debe tener un producto, según la naturaleza del mismo.

Si la empresa tiene su propia flota para el transporte del producto, se debe contar con personal capacitado para el buen manejo de los productos, ya sean terminados o MP y el resto de materiales.

Si la empresa no tiene su propia flota y debe contratarlo, y la responsabilidad del Depto. de Compras es de seleccionar la empresa de transporte idónea para el manejo de los productos a transportar. Se debe tener presente que un producto se puede dañar por su mal manejo o podría ocasionarse daños a terceros lo que daría lugar a demandas para la empresa compradora.

Si se daña el producto, se corre el riesgo del desabastecimiento para poder producir o vender y el mercado quedaría sin la presencia del producto y las ventas no se alcanzarían y lo peor sería que la competencia de apodere de nuestros consumidores.

La responsabilidad de la empresa transportista contratada es dar el mejor servicio posible en el manejo de los productos que va a trasladar; el personal que utilice deberá ser un personal bien capacitado, conocedor de las mejores técnicas para el cuidado de los productos y que ese servicio sea con la prontitud deseada, es decir que no se atrasen por cuestiones ajenas al buen servicio.

Compras y finanzas

Cuando se dice Finanzas, se quiere dar a entender que es la Tesorería, el Depto. que paga las cuentas de la empresa.

Hay una temática acerca de que si debe ser Finanzas quien autorice el Plan de Compras al Depto. de Compras y en mi opinión, se debe tomar en cuenta lo siguiente:

Un Presupuesto de Ventas se hace oficial después de que las altas autoridades y el Depto. de Mercadeo y Ventas hacen un análisis del mercado, sobre la participación que la empresa tiene de ese mercado y se han establecido metas de crecimiento, por lo tanto las cantidades a vender están dentro de la estrategia de la empresa y por tanto el plan de compras gira alrededor de ese presupuesto.

Una organización debe trabajar en equipo para alcanzar esas metas de las ventas, pues de ahí depende la existencia de la empresa, es decir esos objetivos son por los cuales debe trabajar toda la organización.

El Depto de Compras establece lo que va a comprar, que es lo necesario para poder vender lo establecido en el Presupuesto, por tanto el Depto. de Finanzas debe aceptarlo sin hacerle recortes porque no tiene dinero para los pagos. Lo que sucede en algunas empresas.

El Depto de Compras remite su plan de compras al Depto. Finanzas con el propósito de que ellos elaboren su Presupuesto de Efectivo (Cash Flow) para el período correspondiente. Si en alguno de esos meses se detecta que no habrá efectivo para pagar compromisos, la gestión que deben hacer es conseguir el dinero, ya sea por medio de financiamiento bancario (Capital de Trabajo) o de ver si se recupera la mora de clientes que se tenga.

Ahora bien, cuando el proveedor ha entregado el producto en su totalidad y que ha cumplido con lo que establece la Orden de Compra, el Depto de Compras, remite al Depto. de Finanzas los documentos necesarios para que programen el pago correspondiente.

Esta operación de pago debe hacerse de acuerdo a lo pactado con el proveedor. Si nos ha dado crédito pagarle al vencimiento del plazo establecido, pues eso nos dará prestigio ante el proveedor y nos mantendrá con el crédito abierto y si se ha pactado pago al contado contra entrega, también se debe cancelar lo más pronto posible.

Compras y organismos externos

• 1) Proveedores

Sumamente importante pues son quienes abastecen a la empresa de lo que se necesita y que ellos pueden proporcionar.

El Depto. de Compras debe seleccionar a los mejores proveedores que se encuentran tanto en el territorio nacional como en el extranjero.

Dentro de las características que se deben tomar en cuenta para esa selección están las siguientes:

• Que proporcione la calidad que se necesita para los productos de la empresa.

• Que ofrezca precios competitivos.

• Que su situación financiera sea muy buena para sus operaciones.

• Que cumpla con los compromisos acordados y sobre todo el buen servicio esperado.

• Que proporcione garantías y servicios pos-venta

Por parte de Compras:

• Que los pagos se efectúen en los plazos acordados

• Cumplir con los acuerdos que se negociaron

Honrar las Órdenes de Compra colocadas.

• 2) Agente Aduanal

En El Salvador, las únicas personas que pueden hacer trámites aduaneros son los Agentes Aduanales. Eso es por disposiciones del Ministerio de Hacienda a través de la Dirección General de Renta y Aduanas quienes dan la autorización correspondiente para que lo puedan ejercer, por tanto, el Depto. de Compras debe contratar los servicios de uno de ellos para poder retirar mercaderías de las aduanas.

El Depto. de Compras debe entregarle todos los documentos que pide la aduana para poder elaborar la Declaración Aduanera de Importación.

Una vez tiene elaborado ese documento lo somete a la revisión de los peritos de la aduana quienes avalan lo hecho por el Agente Aduanal y establecen los aranceles que debe pagar esa importación.

El agente aduanal avisa al Depto. de Compras el monto que se pagará y entonces le preparan un cheque por los aranceles, paga en el banco ese valor y luego se va a la aduana a retirar el producto.

Algunas veces si el pedido es pequeño, el Ag. Aduanal puede dar el servicio de transporte, pero si es un cargamento muy grande, entrega todos los documentos al Depto. de Compras, quienes contratan la empresa que acarreará el producto hasta la empresa.

• 3) Aduanas

Son las oficinas del Gobierno que se encargan de velar por el control de las mercaderías que ingresan al país y que vienen del extranjero y que pagan aranceles.

Aquella mercadería que no pasa por estas instalaciones y no pagan los aranceles correspondientes y que no son inspeccionadas por las autoridades aduaneras, se considera contrabando.

Es muy importante que los documentos que se presentan en la Aduana sean congruentes con los embarques, ya sea cantidad de bultos, peso de los contenidos, lugar del origen, formulaciones químicas, etc. pues si surgen dudas por parte de las autoridades, un embarque puede ser retenido en cuarentena mientras se determina con certeza de lo que se está importando.

Cuando sucede esa situación de retención, el Depto. de Compras debe atender los requerimientos que hace la Aduana para que se agilice la liberación del producto, pues muchas veces es un material que urge en la planta para producir o en caso de empresa comercial, urge para atender un cliente.

4 – Otros organismos:

Ministerio de Agricultura: donde se obtienen permisos para la importación de productos de origen animal, vegetal o animales en pié.

Ministerio de Salud: donde se obtienen permisos para la importación de medicinas, alimentos de consumo humano. En estas oficinas también se consiguen los permisos de libre venta para esos productos.

Ministerio de Defensa: donde se obtienen los permisos para la importación de armas y municiones para las mismas y algunos productos químicos que sirven para la producción de fertilizantes, pero que también se utilizan para la fabricación de explosivos.

Junta de Vigilancia de la Profesión Médica y Farmacéutica (JVPM): Donde está la oficina que autoriza el permiso para la importación de químicos que se usan en la fabricación de diversos productos terminados.

Autor:

Eduardo Páez Colorado