Optimización del sistema de registros de equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos

Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. INTRODUCCIÓN Petróleos de Venezuela S.A. es una corporación estatal de la República Bolivariana de Venezuela que se encarga de la exploración, producción, manufactura, transporte y mercadeo de los hidrocarburos del país. La empresa, a través de la Gerencia de Distribución Oriente, cuenta con seis plantas que distribuyen gasolina de 95 octanos, gasolina de 91 octanos y diesel a la región oriente sur del país. Dentro de ésta se encuentra la Planta de Distribución PDVSA Puerto Ordaz. En PDVSA la importancia de implementar un Sistema de Gestión de la Calidad, radica en el hecho de que sirve de plataforma para desarrollar al interior de la organización, una serie de actividades, procesos y procedimientos, encaminados a lograr que las características del producto cumplan con los requisitos del cliente, en pocas palabras sean de calidad.

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. El Sistema de Calidad implantado en la Planta de Distribución PDVSA Puerto Ordaz, tiene por objeto establecer y mantener la documentación que soporta al Sistema de Gestión de la Calidad de la Gerencia de Distribución Oriente, dentro de dicha documentación se encuentran los registros, que son la constancia de las actividades de mantenimiento realizadas en la planta. Por ello, es necesaria la optimización de los registros de los equipos críticos en la Planta de Distribución PDVSA Puerto Ordaz, ya que en una auditoria interna del Sistema de Gestión de la Calidad realizada en dicha planta, fueron solicitados dichos registros y por falta de organización y control de los mismos se generó una no conformidad en la evaluación del sistema. INTRODUCCIÓN

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. Antecedentes del problema Sistema de Gestión de la Calidad Documentación Técnica Registros Auditorias Internas (3 meses) Auditorias Externas (6 meses) Información Proceso medular Procesos de apoyo Junio 2007 Departamento de Planificación y Gestión. Trazabilidad No conformidades Cláusula 4.2.4 Control de Registros Manual de Gestión de la Calidad SAP Desinformación Códigos No existe constancia.

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. Formulación del problema Pese a la excelente gestión del Sistema de Calidad, la planta presenta una problemática en cuanto al sistema de registros del proceso de mantenimiento, que incluye el Análisis de Riesgos en Tareas Específicas (ARETE), permiso de trabajo y registro de las actividades de mantenimiento, porque la trazabilidad de dichos registros es muy complicada debido a la falta de organización de la información y a la manera engorrosa en que se encuentran archivados lo que ocasiona una no conformidad en el momento de una auditoria.

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. Formulación del problema (Gp:) No existe un formato en donde se pueda reflejar con claridad la secuencia de operaciones individuales estandarizadas a realizar, los equipos a utilizar y el resultado final de las condiciones del equipo posteriores al mantenimiento. Además, la planta requiere de un diseño de fichas técnicas de los equipos que en ella se encuentran, esto es, un formato en donde se especifican todas las características de los mismos como: marca, código, modelo, serial, ubicación técnica, entre otras

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. Formulación del problema (Gp:) Adicional a esto, en la planta no está definido el sistema de codificación que tienen los equipos críticos, es decir, no cuentan con un manual donde se describa el historial de dicha codificación, así como la manera correcta de usarla.

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. Objetivos Específicos Diagnosticar la situación actual de los registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta. 2. Diseñar e implementar fichas técnicas para los equipos críticos de la planta. 3. Definir el sistema de codificación en SAP para los equipos críticos. 4. Elaborar un manual del Sistema de Codificación en SAP de los equipos críticos de la Planta. 5. Diseñar un formato para el control de historial de equipos de manera que se conozcan las condiciones de dichos equipos una vez finalizado el mantenimiento. 6. Codificar y organizar los registros físicos y electrónicos de los equipos críticos del proceso de mantenimiento de la planta. 7. Actualizar la base de datos del sistema SAP, de los equipos críticos de los procesos de recepción, almacén y despacho de productos de la planta. 8. Establecer y proponer un plan de estrategias para el control de registros tanto físicos como electrónicos de equipos críticos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz.

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. Tipo de estudio Población y muestra (Gp:) El presente estudio se realizó mediante una investigación con diseño no experimental del tipo aplicado, documental y de campo. (Gp:) Se tomó una muestra en donde sólo se optimizaron los registros de los equipos que conforman el múltiple de recibo, para el proceso de recepción, las válvulas motorizadas para el proceso de almacén, los equipos que forman parte del llenadero para el proceso de despacho y todos los equipos que posee el Sistema Contra Incendio de la planta.

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 3. Definir el sistema de codificación en SAP para los equipos críticos. (Gp:) Para elaborar el manual de codificación de los equipos en SAP fue necesario definir el sistema de codificación actual de dichos equipos, es decir, se realizó una investigación para conocer el origen del código SAP, esto es, el número de identificación de los equipos que pertenecen a la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz.

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 4. Elaborar un manual del Sistema de Codificación en SAP de los equipos críticos de la Planta. Este manual se diseño con el fin de proporcionar al personal una herramienta que les permita conocer la forma correcta de usar el programa SAP para la codificación de los equipos

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edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 5. Diseñar un formato para el control de historial de equipos de manera que se conozcan las condiciones de dichos equipos una vez finalizado el mantenimiento.

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edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 6. Codificar y organizar los registros físicos y electrónicos de los equipos críticos del proceso de mantenimiento de la planta. Como resultado del logro de este objetivo específico, se organizaron los registros físicos de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz, los registros fueron archivados por ubicación técnica, es decir, cada carpeta está identificada por una ubicación técnica y el código SAP de la misma y una lista de equipos pertenecientes a dicha ubicación técnica.

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. SITUACIÓN PROPUESTA (Gp:) 8. Establecer y proponer un plan de estrategias para el control de registros tanto físicos como electrónicos de equipos críticos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. Para un mayor control de los registros se debe esquematizar la forma en que se realiza el proceso de mantenimiento, de esta manera el personal tendrá a su disposición un procedimiento de las actividades de mantenimiento, desde la creación del plan de mantenimiento hasta la fase de cierre técnico, de forma sintetizada, y así se tendrá un control de los registros que despiden dichas actividades.

edu.red (Gp:) 5 Ejecuta el mantenimiento (Gp:) 1 Crea un plan de mantenimiento (Gp:) Controlador de Mantenimiento (Gp:) Controlador de Mantenimiento (Gp:) 2 Carga el plan en SAP (Gp:) Controlador de Mantenimiento (Gp:) 3 Imprime las Ordenes de Mantenimiento mensual (Gp:) 4 Crea un plan de mantenimiento semanal (Gp:) Ejecutor (Gp:) Ejecutor (Gp:) 6 Llena el permiso de trabajo, ARETE y control de historial de equipos (Gp:) Ejecutor (Gp:) 7 Notifica al Controlador la finalización del mantenimiento (Gp:) Ejecutor (Gp:) 8 Entrega los registros (permiso de trabajo, ARETE y Control de historial de equipos) (Gp:) Controlador de Mantenimiento (Gp:) 9 Realiza el cierre técnico del plan de mantenimiento en SAP (Gp:) Controlador de Mantenimiento (Gp:) 10 Archiva los registros (Gp:) Control de los registros. Se deben archivar los registros una vez que se ha realizado el cierre del mantenimiento en SAP.

edu.red Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. (Gp:) CONCLUSIONES (Gp:) Los resultados obtenidos permiten concluir con los siguientes aspectos: 1. La forma en que se encuentran organizados los registros de los equipos críticos de la planta es engorrosa y causa pérdida de tiempo al personal cuando son solicitadas. 2. Los registros físicos no contienen ningún tipo de fichas técnicas que contengan información de los equipos que se laboran en la planta. 3. Cuando se ingresa por primera vez un equipo al software SAP, introduciendo todos los campos necesarios y luego de guardar dicha información, el mismo sistema le suministra al usuario la codificación del equipo. 4. En la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz no se contaba con un manual que explicara el procedimiento del sistema de codificación en SAP.

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. CONCLUSIONES (Gp:) 5. Se evidenció que no existe constancia o documento que especifique el estado en que se encuentran los equipos luego de realizarle los mantenimientos. 6. Las carpetas que contienen los registros físicos no poseen códigos ni identificación que faciliten la búsqueda de los mismos, así como también hay equipos que no se han ingresado al sistema y por lo tanto no poseen código SAP. 7. Se encontró que el sistema SAP estaba desactualizado, debido a que algunos equipos fueron reemplazados y dicha información no fue ingresada al programa y aun no se habían integrado las especificaciones de los nuevos equipos. 8. Los registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz requieren de un estricto control para evitar futuras no conformidades en las auditorias del Sistema de Gestión de la Calidad.

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. RECOMENDACIONES (Gp:) De las conclusiones obtenidas, se recomienda lo siguiente: 1. Implementar las fichas técnicas diseñadas de los equipos críticos en los registros físicos del proceso de recepción, almacén y despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. 2. Implementar el formato diseñado para el control de historial de equipos en los registros físicos del proceso de recepción, almacén y despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. 3. Implementar el manual diseñado para el sistema de codificación en SAP de los equipos críticos de la planta.

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. (Gp:) 4. Implementar la codificación y organización realizada a los registros físicos de los equipos críticos en los registros físicos del proceso de recepción, almacén y despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. 5. Ingresar todos los nuevos equipos que se vayan a instalar en la planta al sistema SAP con sus respectivas especificaciones para su posterior codificación. 6. Llevar un control de los registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. RECOMENDACIONES

edu.red (Gp:) Optimización del Sistema de Registros de los equipos críticos del proceso de recepción, almacén y despacho de productos de la planta de distribución PDVSA Puerto Ordaz. RECOMENDACIONES (Gp:) 7. Concientizar a los trabajadores de la importancia de la organización y control de los registros tanto físicos como electrónicos que posee la planta. 8. Capacitar a los trabajadores mediante cursos, charlas o seminarios sobre el manejo de software SAP. 9. Crear una base de datos en el sistema SAP de manera que se puedan digitalizar todos los registros físicos que posee la planta, y así el personal se evita el proceso de archivar dichos registros en carpetas.