Diseño de un sistema de control, seguimiento y evaluación de las órdenes de compras internacionales

RESUMEN

La empresa GERENPRO C.A, es una empresa dedicada a la construcción y el acarreo de materiales nacida en el 2003, actualmente cuenta con 4 obras a nivel regional y 7 a nivel nacional, en una economía y política fluctuante e impredecible y una competencia importante es de imperativa necesidad ejercer las funciones de control de gestión. El Departamento de Compras Internacionales tiene la función de ejecutar todas las compras de materiales, repuestos e insumos que el Departamento de Compras Nacionales determine no disponibles en el mercado nacional, existen órdenes de pocos ítems sumamente costosos como ordenes de cientos de ítems de menor valor, con un gran volumen de información que debe estar involucrada en el proceso de control. Mediante un estudio proyectivo, a través de entrevistas semi-estructurada y revisión documental directamente con el área involucrada y con la utilización de un diagrama de Ishikawa y una matriz FODA se identificaron los principales causantes de las deficiencias en el Departamento y diseñar estrategias de mejora; Por tanto se procedió a establecer los Objetivos Departamentales con sus respectivos indicadores para la construcción de un Sistema que permita hacer posible seguir, evaluar y controlar la información clave respecto a la Órdenes de Compra, posteriormente el diseño físico, lógico y conceptual de un Software que permita registrar, procesar, consultar y hacer reportes básicamente de todos los productos y ordenes de compras internacionales, con lo que se espera hacer viable y eficiente la función control de gestión departamental de una forma más automatizada; es decir, medir y corregir posibles fallas en el desempeño de la misma.

Palabras Claves: Diseño, sistema, gestión, ordenes de compras internacionales

INTRODUCCIÓN

La empresa Gerenpro C.A. fundada en el 2003 es una empresa dedicada al ramo de la construcción y el servicio de acarreo de materiales, un área que en la región de Guayana posee una competencia importante y se encuentra en un contexto económico complejo, marcado por una crisis de las principales empresas de la región; Sin embargo la empresa en cuestión ha experimentado una importante expansión de sus operaciones, de hecho hoy en día se habla de una empresa de alcance nacional.

La empresa posee una flota importante de equipos de carga pesada por su misma naturaleza, elementos de los cuales dependen todas sus operaciones, las necesidades de repuestos e insumos es continua y su flujo también debe serlo para asegurar la operatividad; Sin embargo, en un contexto económico regido por un control cambiario cuyas políticas no establecen a los repuestos como prioridad para importación, es por esta razón que el mercado nacional no posee en mucho de los casos los productos necesarios para satisfacer las necesidades de la empresa, por lo cual se opta por la vía de la importación directa, competencia del Departamento de Compras Internacionales.

Es evidente la importancia e incidencia del funcionamiento del departamento de compras internacionales sobre el área de producción de la misma organización; Sin embargo, el departamento no está adaptado al volumen de información que actualmente maneja y que seguirá en aumento si se mantienen dichas condiciones, desnudando una oportunidad del departamento para normalizar sus operaciones y organizar, resumir y sintetizar la información que maneja para implementar un sistema de control de gestión.

La presente investigación nace para dar respuesta a dicha oportunidad a través de las técnicas del interrogatorio y la revisión de documentos se crea un diagrama de flujo que describe el proceso de compras internacionales que es competencia del departamento y se crea una base de datos que registra, organizar y analiza la información clave para dar pie a un sistema de control de gestión de Ordenes de Compras Internacionales.

En el capítulo I se desarrolla el planteamiento del problema del departamento y lo que se pretende lograr con la investigación, en el capitulo segundo se describen todos los aspectos generales de la empresa, en el capítulo tercero los basamentos teóricos que dan sustento a la investigación, en el capítulo cuarto los aspectos metodológicos y herramientas utilizados en la investigación, para el capitulo quinto se muestra el diagnostico esquematizando las causales del problema y las características internas y externas del departamento y por último el capítulo VI además de las posibles estrategias a emplear, contiene la propuesta completa de Software a desarrollar para el seguimiento y control de las ordenes de compras, para su posterior traducción a código fuente, pero también una hoja de cálculo que se diseño como sistema temporal hasta cumplir con lo anterior.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del problema

Gerenpro, C.A es una empresa que nace en el año 2003, como resultado de cubrir la necesidad insatisfecha en un nicho de mercado aprovechando la experiencia acumulada por sus socios en diversas ramas y especialidades durante años de trabajo, dentro de la Industria de la Construcción. Durante su corta vida, la empresa ha tenido la oportunidad de demostrar sus capacidades en la Gerencia y Construcción de Proyectos de alto grado de exigencia, en estándares de Seguridad y Calidad, y ofreciendo a sus clientes una total satisfacción de sus necesidades y requerimientos, que le permitan consolidarse como empresa líder en el mercado en el que participa.

La empresa está conformada por una junta directiva como máximo órgano de dirección. La Gerencia está agrupada en seis (6) bloques o Gerencias Corporativas, de las cuales está la Gerencias Corporativa de Gestión que a su vez se sub divide en tres (5) dependencias, entre las cuales está la de Compras Internacionales

Constantemente, se están generando dentro de la empresa requerimientos de productos que tienen un constante aumento y que es proporcional al crecimiento de la empresa, estos son en primera instancia, solicitados a proveedores nacionales debido a los factores tiempo, practicidad y simplicidad.

Sin embargo, Las políticas económicas han presionado a los suplidores habituales y tradicionales, quienes se inhiben de suministrar repuestos y materiales que en el pasado suplían, debido a la implementación de políticas restrictivas que desestimulan la importación de rubros para la re- venta. Ello obliga a Gerenpro a incursionar con mayor frecuencia y cuantía en el mercado de importación a fin de cubrir sus requerimientos que permitan una operación normal. Dichas negociaciones se hacen mientras se van generando las necesidades, por lo tanto, se pueden dar un gran número de Órdenes De Compra Internacional (OI) a diversos proveedores en distintas ubicaciones geográficas a nivel mundial gestionándose en forma paralela. Aparte de esta situación, es común que estas órdenes no sean enviadas en un único despacho, sino que sean necesarias varias recepciones para completarlas.

Ahora bien, lo anteriormente expuesto dibuja un panorama bastante complicado a la hora de realizar el seguimiento de todos y cada uno de los productos de importación a lo largo de cada etapa del proceso, que es una función necesaria para asegurar la eficiencia del trabajo del Departamento de Compras Internacionales, más aún, se trata en su mayoría de repuestos que pueden detener los procesos productivos generando importantes pérdidas económicas por cada unidad de tiempo de parada.

Si bien es cierto, la empresa cuenta con el Sistema de Administración Integral dentro de él dispone del módulo especial para Compras, este carece de algunas funciones especiales de control y seguimiento tales como: determinar los costos unitarios de cada producto, ubicar las requisiciones, órdenes de compra y productos en determinadas etapas del proceso, emitir reportes de ordenes por enviar, ordenes por recibir, tiempos promedios por etapas del proceso y hacer un calendario de posibles fechas de recepción de órdenes.

De no poder responder de manera correcta al aumento del volumen de productos requeridos, a ser adquiridos a través del proceso de importación se corre el riesgo de incurrir en retrasos en el abastecimiento de los mismos a las unidades requisitantes, resultando en incremento de los costos de operación de las mismas.

Objetivos

General

Diseñar un sistema de control, seguimiento y evaluación de las órdenes de compras internacionales de la empresa Gerenpro C.A.

Específicos

1. Diagnosticar la situación actual del Departamento de Compras internacionales

2. Describir el proceso completo de compras internacionales a través de un flujograma

3. Establecer los objetivos departamentales e indicadores de gestión asociados a cada uno de ellos

4. Determinar los requerimientos de información del sistema.

5. Diseñar el modelo conceptual, lógico y físico del sistema de seguimiento y control y evaluación de órdenes de compras internacionales

Justificación

El presente estudio tiene justificación en la medida en la cual se dé respuesta a los siguientes puntos: ¿Cuál es realmente la situación actual del seguimiento de las Órdenes de Compra Internacionales? ¿Cómo es el proceso de importación desde su inicio hasta la entrega final a la unidad requisitante? ¿Cuánto tiempo se dedica al seguimiento y control de las órdenes y cuán efectivo es el trabajo, cuán confiable es la información y cómo se hace el seguimiento a los costos asociados a todo el proceso?

¿Qué mejoras en la efectividad de la Departamento de Compras Internacionales y disminución de la carga de trabajo podría generar el diseño de un software de seguimiento y control de OI?

Cuando se crea una requisición de materiales por parte de una unidad, se sobre entiende la necesidad del mismo para su funcionamiento óptimo, por tanto es clave no solo reducir el tiempo que transcurre entre la generación de la requisición y la entrega final a la unidad sobretodo en el caso de las compras internacionales que es el caso especifico que se estudia en este trabajo, sino también ser capaz de generar reportes de dichos tiempos, costos asociados y de ubicación de productos específicos en cualquiera de las etapas del proceso de importación entre otras tareas que sean requeridas por el usuario en determinado momento para ejercer la función de control. Lo que se busca entonces es facilitar y reducir la carga de trabajo para el personal del Departamento de Compras Internacionales a la vez que se incrementa la eficiencia del mismo y se reducen los costos asociados a los retrasos en la adquisición de productos en moneda extranjera, quienes serán los que tendrán acceso y conocimientos sobre el uso del software.

Delimitación

El presente estudio trata sobre el diseño conceptual, lógico y físico de un sistema de control y seguimiento de las órdenes de compra internacionales para el Departamento de Compras Internacionales de la empresa Gerenpro C.A.; a desarrollarse en 16 semanas.

CAPÍTULO II

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

El presente capitulo describe los principales valores y principios de la empresa Gerenpro C.A. así como las principales características de su almacén de taller central y de los diferentes procesos.

Reseña histórica de la empresa

Gerenpro es una empresa que nació en el año 2003, como una necesidad de competir en un mercado en el cual las empresas tradicionales no muestran interés dejando un nicho importante, aprovechando la experiencia acumulada por sus socios en diversas ramas y especialidades durante muchos años, dentro de la Industria de la Construcción. Es así como se unen sus conocimientos y experiencias para darle forma a una empresa del Nuevo Siglo, con Capacidad de Ejecución, dentro de una Gerencia Moderna, que ofrece Calidad y Competitividad dentro del exigente mercado Venezolano.

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