Teorías, Programas, Normas y Procedimientos de Seguridad Física – Parte II (Venezuela)

Procedimiento para el acceso de trabajadores a las instalaciones de la empresa

OBJETIVO:

Establecer los pasos a seguir para registrar y controlar el acceso de personas y vehículos a las diferentes instalaciones y dependencias de la empresa.

ALCANCE:

Trabajadores permanentes y temporales, jubilados, contratistas y relacionados que requieren acceder a las instalaciones de la Empresa.

Disposiciones

Acceso (Entrada):

• Todo trabajador de la empresa deberá poseer un carnet de identificación y/o tarjeta de acceso para entrar o salir de las instalaciones, y a su respectiva área de trabajo.

• El acceso a las instalaciones, se establece de acuerdo a la categoría de empleados, horario y área de trabajo.

• El Personal Nómina Ejecutiva podrá acceder a las instalaciones en cualquier día y a cualquier hora.

• El Personal de Nómina Mayor podrá acceder a las instalaciones en cualquier día y a cualquier hora, pero limitado a su instalación o área de trabajo.

• El resto de los trabajadores tendrá restricciones de acuerdo a su horario y área de trabajo.

• Un empleado podrá acceder a otra instalación administrativa o industrial diferente a aquella donde labora, solo en días laborales y en horario de trabajo. Las facilidades de acceso serán programadas de 6:00 a.m. – 6:00 p.m.

• El jubilado tendrá acceso sólo en horario laborable y a las áreas relacionadas con su condición de jubilado. No le está permitido realizar labores dentro de la empresa, y en caso de haber sido contratado, deberá identificarse como tal.

• Aquellos jubilados que deseen ingresar a las instalaciones en su condición de empleados o representantes de otras empresas, deberán registrarse en la entrada como visitante, prevaleciendo la condición de visitante a la de jubilado en cuanto al cumplimiento de los requisitos para el acceso.

• Los empleados temporales, entre éstos los estudiantes (pasantes, tesistas, aprendices), trabajadores contratistas y relacionados tendrán acceso a las dependencias de la empresa en razón de su trabajo, y deberán portar su carnet de identificación / tarjeta de acceso en sus respectivas áreas de trabajo o localidad.

• Aquellos que por la naturaleza de sus labores tengan que trasladarse a diferentes regiones, lo podrán hacer siempre y cuando la Gerencia Contratante o Relaciones Laborales lo manifieste por escrito a la Oficina de Identificación y Control de Acceso de la región.

• A los trabajadores de empresas bajo convenios, alianzas o cualquier otra modalidad de negocios con la empresa y que laboran dentro de las instalaciones, se les dotará de un carnet de identificación / tarjeta de acceso para el área o localidad de trabajo.

• El trabajador al ingresar o salir de las instalaciones con algún equipo o artículo de su propiedad tiene la obligación de llenar el formulario vigente para la autorización de entrada/salida de materiales, equipos y otros artículos propiedad de terceros (empleados, contratistas y relacionados).

• En caso de olvido o extravío del carnet de identificación, el trabajador solicitará al Operador de Protección o Servicio de Recepcionistas un pase provisional denominado "Pase Temporal" y el acceso se efectuará por las puertas señaladas para estos casos.

• Nota: Los pases temporales tienen programado un horario de acceso a las instalaciones desde las 6:00 a.m hasta las 8:00 p.m.

• Los trabajadores que solicitan acceso a las instalaciones deben permitir al Operador de Protección que inspeccione previa autorización del Supervisor de Protección de la Instalación, los maletines y paquetes en los puntos de entrada y salida.

• El personal Contratista que realice labores de mantenimiento, limpieza, servicios varios, antes de retirarse de sus labores cotidianas deberá mostrar voluntariamente sus paquetes y bolsos al Operador de Protección para su inspección.

• El acceso de vehículos a las áreas administrativas, operacionales e industriales de la empresa, sólo está permitido para aquellos que sean propiedad de la Empresa o del personal que tenga autorización para estacionar en dichas áreas. Las instalaciones con poca capacidad de estacionamiento, destinarán los mismos para uso exclusivo de empleados permanentes que laboran en esa dependencia y contratistas, a quienes se les haya concedido autorización.

Salida:

• Los trabajadores podrán salir de las instalaciones haciendo uso del carnet de identificación / tarjeta de acceso. Los trabajadores con "Pase Temporal" harán entrega de los mismos al Servicio de Recepcionistas u Operador de Protección.

• El Personal de Nómina Ejecutiva y Nómina Mayor podrá salir de las instalaciones en cualquier día y hora; para el resto del personal está fijada la salida antes de las XX:00 p.m.

• En los casos que sea necesario la permanencia de un vehículo de un empleado durante días y horas no laborables, se regirá por la normativa de estacionamiento vigente para esa instalación.

Responsabilidades

Protección Física o Industrial – Oficina de Identificación y Control de Acceso.

• Emitir el carnet de identificación y programar el control de acceso a Empleados, Contratistas y relacionados.

• Actualizar los niveles de acceso correspondientes a un empleado, en caso de asignación, transferencia o cambio de función u organización.

• Elaborar y mantener un inventario de "Pases Temporales". Así mismo, anular los mismos en caso de extravío.

• Asignar la tarjeta de acceso a aquellos trabajadores de empresas bajo convenios, alianzas estratégicas o cualquier otra modalidad de negocio que laboran dentro de las instalaciones de la empresa.

Supervisor/Gerencia Contratante/Recursos Humanos:

• Enviar comunicación a Protección, Seguridad, Control de Acceso autorizando al trabajador de nómina menor, empleado temporal o contratista para laborar en días u horas No Laborables.

Gerencia o Departamento:

• Notificar por escrito a la Gerencia de Protección, Seguridad y Control de Acceso la asignación, transferencia o cambio de función u organización.

Trabajador:

• Acceder a las instalaciones portando su respectivo carnet de identificación o tarjeta de control de acceso correspondiente.

• En caso de olvido, pérdida o extravío acceder por las Recepciones y solicitar un "Pase Temporal". Devolver el mismo al finalizar la jornada laboral.

Operador de Protección:

• Corroborar que cada trabajador esté debidamente identificado.

• Verificar si el trabajador, empleado temporal o contratista ha sido autorizado para acceder a las instalaciones en días u horas No laborables.

• Inspeccionar aleatoriamente los vehículos que entran o salen de las instalaciones en función de las características del área. Revisar detalladamente a la entrada/salida de almacenes, recepción o despacho, a fin de detectar anormalidad.

Acciones:

A.- Acceso de Trabajadores en Horas No Laborables.

Supervisor/Gerencia Contratante/Recursos Humanos.

• Envía comunicación vía correo electrónico a la Oficina del Control de acceso autorizando al trabajador (es), empleado temporal o Contratista para acceder en días u horas no laborables, señalando:

• Fecha,

• Hora de entrada y de salida.

• Nombre y Apellidos.

• Cédula de Identidad.

• Área de Trabajo.

• Actividad a realizar y Supervisor o Responsable del trabajo.

Oficina de Control de acceso:

• Recibe comunicación, habilita en el sistema de Control de Acceso, el ingreso para ese trabajador (es) en la fecha y hora señalada.

Trabajador (es):

• Accede a las instalaciones por medio de su Tarjeta de Identificación / Tarjeta de Acceso. De no estar habilitado se comunica con el Operador de Protección o Centro de Control de Protección (Cecon).

• Registra en el formulario "Registro de Entrada y Salida de Trabajadores" organizado por fecha; nombre y cédula de identidad, señalando hora de entrada y salida, en el caso de que la instalación no esté dotada de un sistema automatizado.

Operador de Protección o Centro de Control de Protección:

• Verifica mediante el Sistema de Control de Acceso, si el trabajador está autorizado para acceder a las instalaciones de la empresa, en ese horario y para esa fecha.

En caso de NO estar autorizado,

• Revisa comunicaciones (correo electrónico, faxes o memos) para constatar autorización a última hora.

• Si no existe autorización, informa al trabajador la negativa de acceso.

B.- Acceso de Trabajadores que No Poseen Tarjeta de Identificación / Tarjeta de Acceso.

Empleados:

• Informa al Servicio de Recepcionistas u Operador de Protección la razón por la cual no dispone de Tarjeta de Identificación o Tarjeta de Acceso: olvido, extravío o daño.

Trabajadores Temporales por periodos menores o iguales a Quince (15) Días:

• El Trabajador contratado por un tiempo menor o igual a quince (15) días anuncia su presencia mencionando la persona o el motivo del acceso.

Servicio de Recepcionistas u Operador de Protección:

• Solicita documento de identificación o pasaporte y verifica si es un trabajador activo, mediante el Directorio Electrónico para trabajadores propios y mediante comunicación para el trabajador temporal.

• Registra la información del área a trabajar, piso o zona y número del "Pase Temporal" asignado.

• Entrega documento de identificación y "Pase Temporal", e indica que dicho pase deberá ser devuelto al finalizar la labor diaria.

• En caso de no ser un trabajador activo, le hace entrega del Pase como visitante.

Trabajador:

• Recibe documento de identificación y "Pase Temporal" el cual coloca en la parte superior izquierda del pecho.

• Devuelve al fin de la jornada laboral el "Pase Temporal" al Servicio de Recepcionistas o al Operador de Protección.

Servicio de Recepcionistas u Operador de Protección:

• Verifica al inicio del horario laboral, la relación de "Pases Temporales" entregados el día anterior, contra la existencia de pases, constatando si existe pérdida o extravío.

• Contacta al trabajador en caso de falta del "Pase Temporal" para solicitar la devolución del mismo.

• Informa a la Oficina de Identificación (Carnetización), en caso de pérdida del pase.

Oficina de Identificación y Control de Acceso:

• Recibe comunicación sobre los "Pases Temporales" extraviados, anula los mismos a través del número de control.

C.- Asignaciones / Transferencias / Cambios de función u organización.

Gerencia / Departamento:

• Notifica por escrito a través del correo electrónico a la Oficina de Identificación y Control de Acceso del área para la modificación de los niveles de acceso. Asimismo, el nuevo supervisor notificará a la Oficina de Identificación y Control de Acceso, los ingresos que le corresponden para reprogramar la tarjeta de identificación integrada.

Nota: Un empleado al ser asignado conservará su tarjeta de identificación, a excepción de las transferencias entre empresas de la Corporación que posean una tarjeta de identificación distinta.

Oficina de identificación y Control de Acceso:

• Actualiza en el Sistema de Identificación los datos relacionados: Región, Gerencia u otros. Además, los niveles de acceso correspondientes archivando en forma electrónica comunicación por Gerencia y en orden cronológico.

• Para el caso de nombramiento de Gerentes Generales y Gerentes podrá actualizar la Base de Datos mediante copia de circulares.

• D.- Acceso en Vehículos de Trabajadores.

Trabajador:

• Aproxima su Tarjeta de Acceso a la lectora de las barreras dispuestas para control de la entrada / salida en los puntos de acceso.

• Las motocicletas serán estacionadas en las áreas demarcadas para ello.

Operador de Protección:

• Inspecciona los vehículos aleatoriamente en función de las características del área; a las camionetas y camiones les revisará la cabina, plataforma y caja porta herramientas.

• Inspecciona todos los vehículos que entran y salen de las instalaciones entre las 08:00 p.m y las 6:00 a.m, en días laborables y en los días No laborables se hará a cualquier hora del día.

• Revisa detalladamente a la entrada y salida, los vehículos que acceden a los almacenes o cualquier zona de depósito. Para vehículos de la empresa o de proveedores, verifica la entrada y salida de materiales contra la información contenida en el formulario o documento para la identificación de materiales y equipos correspondiente.

• Retiene el vehículo si existe discrepancia entre lo encontrado en el mismo y la información del formulario respectivo, y avisa al Centro de Control de protección.

E.- Ingreso a las Instalaciones en vehículo Sin Tarjeta de Identificación / Tarjeta de Acceso (Por olvido o Pérdida)

Trabajador:

• Utiliza las puertas o portones señalados para estos casos.

• Contacta al Operador de Protección o a través de los intercomunicadores al Centro de Control para que valide la información y autorice la entrada.

Centro de Control de Protección:

• Valida Cédula de Identidad del Trabajador, en el Sistema de Control de Acceso, para determinar si es trabajador activo y le está permitido el acceso a las instalaciones.

• Permite el acceso, si el empleado es activo y le facilita un "Pase Temporal" señalando que acuda a la Oficina de Identificación.

• En caso contrario, le indica que estacione en puestos de visitantes y acuda al Servicio de Recepcionistas, para la solicitud del "Pase Visitante" según procedimiento.

F.- Acceso para trabajadores de Empresa bajo Convenios, Alianzas Estratégicas o cualquier otra modalidad de negocio que laboran dentro de las instalaciones de la Corporación.

Oficina de Identificación y Control de Acceso:

• Facilita tarjeta de acceso al trabajador por un tiempo no mayor de XX (0X) años, previa Comunicación recibida de la Gerencia de Prevención y Control de Pérdidas.

G.- FORMAS / REPORTES /PANTALLAS

• Tarjeta de Identificación Integrada.

• Tarjeta de identificación / Tarjeta de Acceso.

• Registro de Entrada y Salida de trabajadores.

• Formulario vigente para la autorización de entrada/salida de materiales, equipos y otros artículos propiedad de terceros (Empleados, Contratistas y Visitantes).

H.- REFERENCIAS

• XXXX-XX-XX-XXX "Norma de Identificación y Carnetización de la Empresa XYZ"

• XXXX-XX-XX-XXX "Norma para el Control de Acceso a las Instalaciones de la Empresa XYZ"

I.- APROBACIONES

• Revisión y aprobación por el Gerente de Protección y Seguridad Empresa: XYZ, en Enero del 201X.

J.- ANEXOS

Para cada instalación incorporar:

• Plano de la Instalación.

• Puntos de Acceso, señalando: Accesos Peatonales, Acceso Vehicular, Zona de Carga / Descarga, Restricciones de accesos propios de la instalación. Como ejemplo: Al acceder un vehículo a un área de estacionamiento de la empresa, sólo le está permitido el ingreso al conductor, sin acompañantes; o si los mismos podrán entrar a las instalaciones sin bajarse del vehículo, etc.

• Horario de los diferentes Puntos de Acceso.

• Números telefónicos del Centro de Control de protección e Indicador CECON XXX.

Siendo: XXX (Lugar de ubicación del CECON)

ABC Edificio – Caracas

DEF Edificio – Carabobo.

GHI Edificio – Aragua.

• Indicador de la oficina de Identificación y Control de Acceso IDENTXXX.

Siendo: XXX ABC Edificio – Caracas.

DEF Edificio – Carabobo.

GHI Edificio – Aragua.

Autor:

Edgar Tovar