PROCESO ESTRATEGICO MISION OBJETIVOS DIVISIONALES PROGRAMA DE ACCIONES O PROYECTOS DE GESTION VISION VALORES COORPORATIVOS PLAN OPERATIVOS O DIVISIONALES ESTRUCTURACION Y MODELAMIENTO PLAN LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS LOGRO , OBJETIVOS Y ENTREGABLES
CONCEPTOS GENERALES CONCEPTOS ASOCIADOS A LA GESTION INTEGRAL LA PLANEACION: Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización. 3
El CONCEPTOS GENERALES CONCEPTOS ASOCIADOS A LA GESTION INTEGRAL EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO: desempeño de todos los miembros de la organización se evalúa con el objeto de calificar la productividad individual y ver que se puede hacer para el aumento de esta. 4
EL DESEMPEÑO Significado del desempeño Logro de resultados con base en normas establecidas. Administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados. Se define desempeño como aquellas acciones que son relevantes para lograr los objetivos de la organización, y que pueden ser medidas en términos de contribución a las metas de la empresa.
e EL DESEMPEÑO La administración del desempeño (o performance management) “es un sistema complejo de elementos de la gestión organizacional que acopla la administración por objetivos con la gestión por competencias, permitiendo especificar, revisar y mejorar de manera continua los desempeños organizacionales, grupales individuales conducentes al logro de la misión organizacional”.
EL DESEMPEÑO Los elementos fundamentales de un sistema de administración del desempeño son tres: •Objetivos •Competencias •Indicadores de gestión
EL DESEMPEÑO OBJETIVOS Los objetivos tienen como finalidad guiar COMPETENCIAS el desempeño hacia el logro de la estrategia organizacional. INDICADORES DE GESTION
la y EL DESEMPEÑO OBJETIVOS 1.orientar el desempeño a través de la definición de los comportamientos COMPETENCIAS requeridos organización 2.controlar desviaciones por riesgos INDICADORES DE GESTION 3.explicar producidos corrección los para desvíos su
EL DESEMPEÑO OBJETIVOS COMPETENCIAS INDICADORES DE GESTION Los indicadores de gestión tienen la finalidad de guiar y controlar el desempeño objetivo y comportamental requerido para el logro de las estrategias organizacionales.
PREMISAS LO QUE NO SE PUEDE MEDIR NO SE PUEDE CONTROLAR LO QUE NO SE PUEDE CONTROLAR NO SE PUEDE GERENCIAR LO QUE NO SE PUEDE GERENCIAR NO SE PUEDE MEJORAR
PROCESO ELABORACIÓN DE UN PLAN ESTRATÉGICO Análisis histórico Problemas estratégicos Factores clave externos Decisiones estratégicas Foto MISIÓN Estrategia general VISIÓN compartida Grupos implicados Matriz FODA Acciones estratégicas Análisis DAFO Soluciones estratégicas Áreas clave internas Líneas estratégicas PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando
• • • • • PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando El PLAN ESTRATÉGICO puede tener los siguientes elementos: Una INTRODUCCIÓN, con la presentación de la institución, el objetivo del Plan, los antecedentes, la metodología utilizada, los participantes, los principales pasos del proceso, el tiempo de vigencia y el sistema de seguimiento y de evaluación La MISIÓN La VISIÓN Los principales elementos del FODA Los EJES ESTRATÉGICOS Los CUADROS DE MANDO
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando EJES ESTRATÉGICOS • Líneas básicas de desarrollo de la institución • Agrupan un objetivo o varios que tienen un ámbito común • Coherentes con la Misión, la Visión y el FODA • No tienen por qué abarcar todos los aspectos importantes de la institución. Es necesario priorizar • Homogéneos • Muy pocos (5-10?) • Son como un armario con su distribución
Esquema de un CUADRO DE MANDO Objetivos Estratégicos Objetivos Operativos Acciones Responsables Indicadores Estándar-Objetivo Calendario Recursos Valoración
MEJORARLAATENCIONAL USUARIO MEJORARLOSSERVICIOSALACOMUNICACIÓN PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Objetivos Operativos Accion es Disminuir tiempos de respuesta Responsables OIRS Que implica este Indicador Bajar el nivel de los tiempos de atención en la consultas de los usuarios logrando los estándares esperados de acuerdo a los compromisos asumidos ( PROMEDIO RESPUESTAS POR MES) INDICADOR ESPERADOS 12 HRS INDICADORES OBTENIDOS 11 HRS CALENDARIO 02 ENERO AL 30 DE JUNIO RECURSOS UTILIZADOS COSTO DE IMPLEMENTACION DE ESTA MEJORA $ 1 4.000.000 VALORACION 22% Compleme ntar los servicios al usuario OIRS Aumentar las alternativas de respuesta automatizada de consulta del usuario (respuestas frecuentes). (FAQ PROPUESTAS / FAQ ACTUALES) 9.47 8.10 02 ENERO AL 30 DE JUNIO IMPLEME NTAR ATENCIO N AUTOMA TIZADA DE CONULTA S
correspondiente • Homogéneos PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando OBJETIVOS Objetivos Estratégicos • Finalidades a conseguir para poder alcanzar la visión de futuro de la institución. • Declaraciones amplias, no específicas, sin fecha • Ámbitos distintos, aunque todos relacionados con el EJE Mejorar la calidad de la Gestión, para conseguir resultados adecuados • Pocos (1-3 por cada EJE) a los requerimientos del entorno • Viables, de acuerdo con el FODA Objetivos Operativos • Actuaciones generales orientadas a conseguir cada uno de los objetivos estratégicos . Planificación de la Gestión • Diferenciables, distinguibles . Implantación de metodologías activas • Pocos (4-5 por cada Objetivo Estratégico)
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando ACCIONES • Pasos individuales o de grupo, necesarios para llegar a conseguir los objetivos operativos • Permiten distribuir tareas y responsabilidades, calendario, recursos, indicadores, seguimiento y evaluación • Realistas (consultar DAFO) • Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de la anterior (formar-proyectar-implementar…) • Muy pocas (1-3). Las estrictamente necesarias Responsables • Tiene que sentirse “propietario” del proceso y participar en él desde el punto 0. Deberá rendir cuentas • Con nombres y apellidos • No es necesario que sean siempre los jefes
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando Indicadores • Instrumentos de medida • Pocos, pero significativos (especialmente pensando en los clientes) • Pueden ser de tiempo, de costo, de actividad, pero mejor, de resultados. • Cuantitativos o cualitativos • Preferible un pequeño “sistema” de indicadores que no uno solo • Fáciles de obtener • Permiten introducir medidas correctoras
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando Estándar-Objetivo • Resultados deseados o previstos o nivel que se pretende alcanzar. Lo más concreto posible Calendario • Una fecha concreta (no un período). • Permite realizar un seguimiento lo más preciso posible y reaccionar a tiempo • Viable • Si se planifica por 4 años, distribuir las acciones Recursos • Los costes totales de cada acción, o por lo menos los costes añadidos, si los hay • Si la suma de los recursos necesarios no es viable, es necesario rehacer el cuadro: Calendario, Estándar, Acciones e incluso objetivos
PLAN ESTRATÉGICO + cuadros de mando Algunas recomendaciones para la elaboración de un Cuadro de Mando ? La elaboración tiene que hacerla un grupo muy reducido de personas (3-4) y después consensuarlo individualmente o en pequeños grupos. No es efectivo un ejercicio asambleario ? Es un instrumento: modificable y mejorable. Es preferible tener un cuadro provisional, que no tenerlo ? No todo tiene por qué tener el mismo peso específico: se pueden ponderar los objetivos, las acciones e incluso los indicadores, pero no olvidar que “lo mejor es enemigo de lo bueno” ? En alguna parte debe haber el compromiso de seguimiento y evaluación: cuándo, quién, cómo, consecuencias, etc. ? No es cuestión de suerte, sino de voluntad… ¡Merece la PENA, pero… hay pena!
PROCESODEPLANIFICACIÓNESTRATÉGICA 3.4 La Institución a los sectores innovación y la reconocida como más necesitados Redes y alianzas en investigación líder de opinión las organizaciones y con amplia capacidad de sostenible III del país La calidad Del RRHH 2.1 a los estándares en la Necesidades y sociedad I Lograr Programs y académicos Formar Ampliar el 1.2 propuestas de personas ámbito de acción para dar proactivos para una difundiendo gestión y profesionales respuesta a las demandas conocimiento, socialmente Con alto compromiso de la sociedad 2.2 sociedad Programas y IV De mejoramiento Proyectos constante gestión de excelencia 4.1 Gestión necesita institucional 4.4 Recursos 4.2 la cohesión y en el PEI y con 4.3 áreas de gestión Estructura financieros el compromiso alineadas con orgánica por de las procesos, personas los ejes y tecnología flexible y adecuadamente en función orientada al cliente EJES ESTRATÉGICOS Y RESULTADOS 3.3 3.2 Investigación Intensa proyección y Desarrollo 3.1 social orientada orientadas a la competitividad de económica y social para el desarrollo 1.1 convocatoria Promover corresponde el cambio internacionales demandas del mercado atendidas con nuevos II programas RRHH excelencia, creando y Publico Y Desarrollo comprometidos con el Técnico constante responsable desarrollo de la Internacionalización 1.3 de las Estructura actividades innovadores que Lograr una corresponden al perfil profesional 4.5 que el medio Cultura estratégica eficiente basada basada en Infraestructura, captados y equipamiento asignados adecuados a los requerimientos De la Subtel De la Subtel
PROCESODEPLANIFICACIÓNESTRATÉGICA PLAN LIDERES PERSONAS RECURSOS ACCION PLAN LIDERES PERSONAS RECURSOS PERSONAS RECURSOS ACCION ACCION PLAN PLAN PLAN LIDERES LIDERES LIDERES RECURSOS PERSONAS PERSONAS RECURSOS ACCION ACCION
PROCESODEPLANIFICACIÓNESTRATÉGICA ¿… y después qué? 1. Seguimiento y evaluación del Plan Institucional – controlando su correcta periodificación – evaluando para tomar decisiones 2. Despliegue a grandes sectores y áreas – planes sectoriales coherentes con el plan institucional – base para una buena DPP – seguimiento, evaluación y revisión 3. Despliegue a las unidades – planes estratégicos de cada unidad coherentes con el plan institucional y con los planes sectoriales – seguimiento, evaluación y revisión 4. Revisión, renovación y siguientes vueltas de todo – nuevo Plan Estratégico Institucional, nuevos planes sectoriales, nuevos planes de las Unidades
ENTREMOS EN MATERIAS LOS INDICADORES DE GESTION DENTRO DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA
Números absolutos: – Utiles para dimensionar un evento en términos absolutos • ¿Limitaciones? No permiten inferir RIESGO
Tasas Indicador de riesgo clásico Compuesto por: • Numerador • Denominador • Amplificador
Indices • Cuociente entre dos tasas • Una de ellas es tasa de referencia
¿Qué expresan los índices? • Expresan magnitud de exceso de riesgo o de protección • Su lectura es “veces más” o veces menos” • Carecen de Unidades de medida • Utilizados para relacionar tasas
no Razones • Poco utilizadas • Establecen relación entre 2 eventos – Numerador y relacionados denominador:
Proporciones • Muy utilizadas • Establecen relación entre 2 eventos – numerador y denominador relacionados
Interpretación • Señalan importancia relativa de un evento • OJO: No indican riesgo • Útiles en descripción
COEFICIENTES: Se denominan también % por ser más fáciles de comprender y manejar que las cifras en valor absoluto. RAZÓN: Relación entre dos valores, por ejemplo A/B, que pueden ser valores de una misma variable o no. PROPORCIÓN: Es la igualdad de dos razones: A/B = K/C se lee A es a B como K es a C COEFICIENTE: Es el valor numérico de la proporción o el resultado de una división (se obtiene a partir de una proporción cuando C = 1). A/B = K
la Conceptualización – El monitoreo de los indicadores establece las condiciones y síntomas que se derivan del desarrollo de las actividades. •Se debe tener la cantidad adecuada de indicadores para garantizar un flujo de información constante, real y precisa sobre aspectos como: Efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, ejecución presupuestal, la incidencia de la gestión.
Tipología Básica De Control De Planeación De Alarma Acumulados Temporales Estratégicos Indicadores Permanentes Tácticos Ejecución
EL PROCESO DE CONTROL Desde el punto de vista Administrativo o Gerencial, el control consiste en el conjunto de acciones efectuadas con el propósito de que las actividades se realicen de conformidad con el plan. Establecer Normas y Métodos para Medir el Desempeño Medir el Desempeño Corresponde el Desempeño a las Normas NO Tomar Medidas Correctivas SI Tomar el por que de lo Bueno
EL DESEMPEÑO Planificación Control Eficiente CONTROL DE GESTIÓN Mide la Calidad del Gestión Empresarial DESEMPEÑO Ejecución Dirección
INDICADORES DE GESTIÓN •Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en que medida se están logrando los objetivos estratégicos. •Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia.
INDICADORES DE GESTIÓN •Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados. •Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos.
INDICADORES DE GESTIÓN Clasificación de los indicadores en indicadores de eficacia o de eficiencia. Los indicadores de eficacia se enfocan en el qué se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera. De lo contrario, se puede estar logrando una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente. Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el Cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad.
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