Análisis de la ejecución presupuestaria de los contratos principales de Caruachi y Tocoma en la empresa CVG EDELCA (página 2)

(Gp:) ANÁLISIS DE LOS CONTRATOS (Gp:) CARUACHI

Situación Actual 15. Contrato 103-33: Construcción de la Presa de Tierra y Enrocamiento Izquierda y las variante de Vía Férrea y Carretera. 16. Contrato 1110300301: Construcción de 11 Km de vía férrea ubicada entre los Km 41 y 52 del trayecto férreo Puerto Ordaz – Ciudad Piar, denominado variante Caruachi. 17. Contrato O-C470: Asistencia técnica. 18. Contrato 103-42: Elaboración de Planos de Construcción e Ingeniería de detalle para el Proyecto Caruachi, digitalización de planos Proyecto Macagua e Ingeniería básica del Proyecto Tocoma.

(Gp:) ANÁLISIS DE LOS CONTRATOS (Gp:) TOCOMA

Situación Actual 1.  Contrato O-C470: Asistencia Técnica 2.  Contrato 105-45: Asistencia Técnica de Ingeniería 3.  Contrato 1110400101: Exploración Geológica y sus obras asociadas en el sitio Tocoma. 4.  Contrato 1110400102: Excavación de las Estructuras Principales y Construcción parcial de la Presa Izquierda.

La primera etapa del estudio se fundamenta en analizar cómo ha sido hasta ahora la ejecución de los contratos mencionados con anterioridad, para esto se utilizaron técnicas cuantitativas que permitieron visualizar el comportamiento de los contratos. La data requerida para éste análisis se ubicó en el sistema SAP (Sistema Automatizado de Procesos), tomándose como base desde Enero del año 2000 hasta Octubre del presente año. ANÁLISIS DE LOS CONTRATOS Situación Actual

Con el propósito de sistematizar el estudio, se hicieron varias divisiones y subdivisiones que permitieran llevar una similitud y mejor análisis de la información, dada la cantidad que fue manejada de la misma. Para esto, se analizó mes a mes las justificaciones de las desviaciones de los contratos durante el período de estudio (2000 a 2004) ANÁLISIS DE LOS CONTRATOS Situación Actual

ANÁLISIS DE LOS CONTRATOS Situación Actual Para comprender mejor las causas que originaron el comportamiento de los contratos durante el período comprendido del año 2000 al 2004, es importante determinar cuáles fueron las que mayor incidencia mostraron y tienen en la ejecución presupuestaria. Con el propósito de cumplir con esto, se elaboro una lista más específica indicando las justificaciones, y el número de veces que repitieron.

Estas se ven en la siguiente Tabla:

ANÁLISIS DE LOS CONTRATOS Situación Actual (Gp:) Justificación

(Gp:) Frecuencia

(Gp:) Cancelación de facturas del ejercicio anterior

(Gp:) 24

(Gp:) Retrasos en la presentación de facturas

(Gp:) 24

(Gp:) Cierre de contrato

(Gp:) 16

(Gp:) Retrasos del programa

(Gp:) 21

(Gp:) Retrasos en el sistema SAP*

(Gp:) 10

(Gp:) Reclamos de Acuerdos

(Gp:) 2

(Gp:) Falta de concretación del contrato

(Gp:) 3

(Gp:) Cancelación con presupuesto del año anterior

(Gp:) 4

(Gp:) Incremento del presupuesto

(Gp:) 3

(Gp:) Adelanto del programa

(Gp:) 1

(Gp:) Anticipo e imputación

(Gp:) 9

ANÁLISIS DE LOS CONTRATOS Situación Actual (Gp:) 1.71

(Gp:) 1

(Gp:) 0.85

(Gp:) 100.00

(Gp:)  

(Gp:)  

(Gp:) JUSTIFICACIÓN

(Gp:) FRECUENCIA

(Gp:) PORCENTAJE

(Gp:) PORCENTAJE ACUMULADO

(Gp:) CEA

(Gp:) Cancelación facturas ejercicio anterior

(Gp:) 24

(Gp:) 20.51

(Gp:) 20.51

(Gp:) RF

(Gp:) Retrasos en la presentación de facturas

(Gp:) 24

(Gp:) 20.51

(Gp:) 41.03

(Gp:) RP

(Gp:) Retrasos en el programa

(Gp:) 21

(Gp:) 17.95

(Gp:) 58.97

(Gp:) CC

(Gp:) Cierre de contrato

(Gp:) 16

(Gp:) 13.68

(Gp:) 72.65

(Gp:) RSAP

(Gp:) Retrasos por SAP

(Gp:) 10

(Gp:) 8.55

(Gp:) 81.20

(Gp:) AI

(Gp:) Anticipo e Imputación

(Gp:) 9

(Gp:) 7.69

(Gp:) 88.89

(Gp:) CPA

(Gp:) Cancelación con presupuesto del año anterior

(Gp:) 4

(Gp:) 3.42

(Gp:) 92.31

(Gp:) FC

(Gp:) Falta de concretación del contrato

(Gp:) 3

(Gp:) 2.56

(Gp:) 94.87

(Gp:) IP

(Gp:) Incremento del presupuesto

(Gp:) 3

(Gp:) 2.56

(Gp:) 97.44

(Gp:) RA

(Gp:) Reclamo de Acuerdos

(Gp:) 2

(Gp:) 99.15

(Gp:) AP

(Gp:) Adelanto del programa

(Gp:) TOTAL

(Gp:) 117

(Gp:) 100.00

(Gp:)  

ANÁLISIS DE LOS CONTRATOS Situación Actual

ANÁLISIS DE LOS CONTRATOS Situación Actual Como se puede observar, la cancelación de facturas del ejercicio anterior, retrasos en la entrega de facturas y retrasos en el programa, son las causas que mayor incidencia tuvieron en la ejecución de los contratos, esto de acuerdo a la información consultada y analizada. Es de notar que a pesar de verse por separados, estas causas pueden estar, y de hecho lo están, relacionadas, pues un retraso en la entrega de facturas por parte del contratista, le ocasiona a la empresa el desfase presupuestal que se muestra en los Apéndices. El resultado de esto es que en los primeros meses del año, se procesen facturas del año anterior.

Uno de los factores que inciden en la justificación es cómo se ha realizado la planificación presupuestaria de un contrato a lo largo del período de duración. Una observación que surgió fue la baja ejecución durante los dos primeros meses del año, situación que puede ser aprovechada en los meses siguientes, mejorando así el porcentaje de ejecución mensual. ANÁLISIS DE LOS CONTRATOS Situación Actual (Gp:) Gráficos Estudiados

(Gp:) Gráficos con ejecución a partir de Marzo

(Gp:) Porcentaje

(Gp:)   95

(Gp:)   42

(Gp:)   44%

Análisis de los Resultados A pesar de que las dos principales causas de las desviaciones en la ejecución presupuestaria de los contratos que se analizaron, fueron la cancelación de facturas del ejercicio anterior y los retrasos en la presentación de facturas, y parecieran en un principio escapar de las manos de CVG EDELCA, pero así como las otras causas, estas también pueden ser analizadas para determinar donde se puede mejorar la situación Para esto, se requiere un estudio más profundo de las sub-causas que generan estas desviaciones, y en base a estas, plantear un Diagrama de Ishikawa donde se vean las relaciones causa-efecto.

Para poder verificar esas sub-causas, es importante contar con especificaciones más detalladas de las razones que ocasionaron dichas desviaciones en la ejecución de los contratos, para esto se recomienda la normalización de un indicador de gestión para cada contrato, permitiendo llevar un control más adecuado y formal de la ejecución de los contratos, sirviendo a la vez de soporte de datos para estudios posteriores, y donde se documenten las causas y posibles sub-causas por las cuales existe una diferencia entre el presupuesto aprobado Vs. el presupuesto ejecutado, a objeto de tomar las medidas correctivas. Análisis de los Resultados Normalización del Indicador

Conclusiones 1.      Las principales causas de desviación en la ejecución presupuestaria de los contratos, no son responsabilidad directa de CVG EDELCA, por ser hechos ligados a los contratistas. 2.      Las justificaciones de las desviaciones son documentadas de manera informal, impidiendo determinar posibles sub-causas, lo cual no permite realizar un estudio más profundo para minimizarlas. 3.      No se lleva un registro adecuado mediante un Indicador de Gestión de los contratos, que facilitare el tratamiento en el manejo de los mismos. 4.      Las desviaciones en cuanto a la ejecución presupuestaria de los contratos, no refleja la posible desviación en el avance físico de las obras relacionadas, puesto que una de las principales causas de desviación fue la presentación retrasada de facturas. 5.      Del análisis hecho al comportamiento de los contratos, se observó que en un 44 por ciento de los casos, la ejecución se inicio a partir del mes de marzo, a pesar de que existen recursos sin utilizar durante los dos primeros meses del año.

Recomendaciones 1.      Implementar el Indicador de Gestión para los Contratos, lo que brindará mejores alternativas de verificación y control de la ejecución presupuestaria. 2.      Integrar y unificar esfuerzos en la detección de las causas principales que afectan la ejecución de los contratos, donde se involucra las personas responsables y ligadas de manera directa a los mismos. 3.      Considerar en la planificación presupuestaria de los contratos, el porcentaje de contratos que dejan de ejecutarse durante los primeros dos (2) meses del años y la utilización de dichos recursos. 4.      Establecer reuniones basadas en los resultados arrojados por el indicador para tomar las acciones que amerite la situación presentada por el contrato. 5.      Unificar esfuerzos y criterios que permitan una mejor circulación de la información, pues esto se vera reflejado en el mejor control de los contratos y en los logros de la División Control de Proyectos.

Apéndices Año 2000 Año 2001 Año 2003 Año 2002 Año 2004