Consideraciones al diseñar actividades de capacitación

Resumen

La coherencia metodológica es primordial al diseñar actividades de capacitación, lo que incluye desde realizar un análisis a la situación problema (a la que se le quiere dar solución con capacitación) hasta el diseño de los mecanismos de evaluación de los aprendizajes, los métodos de control y pautas de observación de conductas, entre otros. En la siguiente nota aparecen algunas consideraciones a tener en cuenta para que nuestras actividades sean diseñadas de manera profesional y tengan exitosos resultados.

Palabras clave: capacitación, diseño, problema, aprendizaje, gestión, objetivos, metodología, conductas.

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Diseñar actividades de formación para que permitan un aprendizaje coherente y efectivo, requieren se realice de forma estructurada con cierta lógica.

Requiere contar con las siguientes etapas, las que describiremos uno a uno:

• 1. Análisis de la situación problema.

• 2. Planteamiento del problema.

• 3. Estándar de la situación en condiciones normales.

• 4. Objetivo de la actividad.

• 5. Aprendizajes esperados.

• 6. Indicadores asociados al desempeño final esperado.

• 7. Metodología a utilizar durante la actividad.

• 8. Construcción plan de actividades

• 9. Método de verificación de aprendizaje.

• 10. Método de control y seguimiento de los indicadores.

• 11. Pautas de observación de las conductas esperadas.

Análisis de la situación problema

En el diario vivir laboral nos enfrentamos a situaciones como la desmotivación, la disminución del rendimiento, problemas en la relación de funcionarios y funcionarias, mal trabajo en equipo, entre otros. Para enfrentar estos dilemas, tendemos a pensar que la solución más efectiva es la capacitación, lo que no necesariamente es así.

Si analizamos el caso puntual de una disminución de la autoestima de funcionarios/as de una unidad dentro de la organización, debemos, antes de pensar en "capacitar" a dichas personas, investigar cuales son las causas que estarían afectando la autoestima y el rendimiento. La incertidumbre ante un cambio, una jefatura agresiva, el incumplimiento de promesas, entre otros son suficientes argumentos para dejar de lado la capacitación y buscar nuevas estrategias de intervención.

Uno debe plantearse las siguientes preguntas metodológicas:

• ¿La situación depende de las personas que realizan dichas funciones?

• ¿La situación se resuelve si la persona "conoce" otros temas o desarrolla habilidades nuevas?

• ¿Qué "competencias laborales" se debe reforzar?

Si las respuestas indican claramente que la situación depende de las personas y de su formación y desarrollo, entonces podemos pasar a las etapas siguientes, si no, entonces al capacitar no estaremos agregando valor, sino simplemente gastos.

Esta situación es lo que también llamamos DETECCIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN DNC.

Planteamiento del problema

"Un problema bien planteado es un problema medio resuelto". Tener claridad acerca del problema a abordar permite claridad en la propuesta de intervención.

Un problema MAL planteado es el siguiente:

• "la gente no sabe usar la planilla Excel"

Un problema BIEN planteado es el siguiente:

• "Existe retraso en el ingreso de datos, manejo de formulas, creación de gráficos y obtención de información relevante en archivos guardados en la planilla de cálculos Excel, propios de un nivel básico, en el personal de la unidad xxxxxxx"

Con esta aclaración queda claro cuáles son los contenidos a tratar, metodología y conductas esperadas en las personas, ya que se precisan contenidos y se esboza la metodología a utilizar durante el proceso.

Estándar de la situación en condiciones normales

No podemos dar por superada una BRECHA de capacitación identificada (la diferencia entre el nivel esperado de comportamiento y el comportamiento efectivamente realizado) si no tenemos claridad acerca de cuál es el estándar de desempeño esperado.

Un ESTANDAR DE DESEMPEÑO ESPERADO es un comportamiento que se ha determinado previamente en relación al trabajo y que supone un desempeño exitoso en la tarea. Es el parámetro sobre el cual tomamos decisiones respecto del desempeño propio y de los demás.

Ejemplo:

Cada vez que Ana atiende a un usuario lo saluda con un abrazo, escucha el requerimiento y trata de resolver el asunto. Por otra parte, Sebastián cuando atiende a un usuario se presenta, pregunta lo que necesita saber para dar solución y luego registra lo acordado… ¿Quién atendió correctamente al usuario/a?