Como se organiza una rueda de negocios exitosa en formato Speednetworking (página 2)

– Logística: Cuesta un poco arrancar la dinámica, durante los 5 primeros minutos las personas se desorientan pero después ven como va la rutina de encuentros. Marcar las rutas en el suelo, contar con monitores en las cabeceras de las hileras –ver gráfico- y mucha Provisión de agua; La temperatura aumenta al menos 4 grados por la cantidad de personas por tanto aire acondicionado potente. Música ambiental al comienzo de la sesión. Los asistentes no lo nota pero hacen mucho ruido todos hablando. Evite la entrada de alimentos o pica-pica a la sala. El perchero en proporción a la asistencia estimada. Los elementos de mano de los miembros del equipo deben estar en un lugar distinto a de los asistentes.

– Inscripciones: Como se ha dicho lo recomendable es que sea gratuito, sin embargo debe haber un tope de asistencia pues fácilmente se puede desbordar y salirse de las manos de los organizadores

– Equipo motivado: Un Speednetworking para 50 personas y por 1 hora requiere mínimo 8 personas muy activas durante la sesión. Las personas claves son El dinamizador, los responsables de logística, comunicaciones, inscripciones y registro de asistentes, patrocinadores,

– Ensayo general: El equipo debe ensayar (dos días antes) como será la rueda de negocios y preveer en lo posible las eventualidades – que son muchísimas – que se puedan presentar durante el evento, saber donde están los servicios, donde se encienden y apagan las luces, donde se regula la temperatura y a quien llamar en caso de que falle el sonido.

– Welcome Pack: Carpeta que contiene el programa, una reseña de la actividad, de la entidad que lo realiza y material publicitario de los patrocinadores. Se prepara un día antes.

– Diseño de Encuestas de satisfacción: Tres preguntas claves: Calidad del asistentes: Empleado, empleador, profesional liberal, trabajador independiente, otra. Calificaciones de 1 a 10: Puntualidad, comodidad – ver encuestas modelo –

– Motivación días antes del evento: Conviene enviar recordatorios máximo 2 días antes del evento para recordarles su inscripción y que se les espera con al menos, 30 tarjetas de visita en mano.

– Registro Gráfico: Videos y Fotos, rentabilice esta gran experiencia con un buen fotógrafo y una buena cámara de video. Encargar esto a uno de los participantes al final le traerá frustración por la calidad de las fotos.

DURANTE EL EVENTO

– Logística del gran día. Equipo debe llegar una hora antes al lugar; Organización de la sala: REGLA DE ORO: NO DEJE ENTRAR A NADIE HASTA QUE NO ESTÉ TODO LISTO. Designe a alguien en la puerta que no deje entrar hasta que no se de la orden. No pasa nada si las personas esperan fuera unos pocos minutos. Designe inmediatamente a los responsables de Inscripciones, siempre llega gente antes de la hora, a ellos hay que decirle que vuelvan a la hora en punto. Llegar tarde, pero también llegar muy pronto denota descortesía. No se fié de los que los que con mucha voluntad le preguntan si puede echarle una mano, le distraerán mucho y al final poco pueden aportar a la organización, sino saben. Lo mejor con mucha educación: Muchísimas gracias, pero me ayudas más si esperas afuera por favor.

– Inscripciones y Recepción de Asistentes: Deben estar ubicados tan pronto llegue el equipo, preparando las inscripciones que se hayan realizado vía Web (Alfabéticamente por apellidos) y preparando las acreditaciones en blanco para los inscritos de última hora. Tenga a mano un registro de firma de asistentes, le irá bien tenerlo para sustentar subvenciones o patrocinios. Además de las fotos

– Invitados Especiales: Si tiene personalidades al evento, no olvide asignar a un responsable de recibirle, y entregarle su acreditación de manera especial.

– El Speednetworking como tal: Después de la breve explicación sobre networking y de las cortas intervenciones de los patrocinadores del evento y autoridades (3 min. Max cada uno) se invita a los asistentes se pongan de pie, a que tomen cada uno su silla y la ubiquen en hileras frente a frente, sobre las líneas dibujadas en el suelo. – Los monitores deben conocer la ruta y metodología – los asistentes se dispersarán rápidamente y se requiere la orientación acertada del dinamizador y de los monitores. Monitores: Son personas del equipo ubicadas en el extremo de las hileras, de pie que orientarán a los que van saliendo de la hilara de rotación y lo acompañan a que se incorporen donde corresponden par ano romper la cadena. PRIMERAS TANDAS DE PRUEBA. Se le indica que al principio será una demostración del ejercicio: Primer Timbre A explica a B (60"), Segundo timbre: B explica a A; Tercer Timbre cambio de Silla. Solo una hilera hace el cambio, la otra siempre será estática. (Ver Gráfico) Secuencia interrumpida: Puede suceder que alguien deba irse sin acabar su recorrido, por lo que quedaría un hueco en la secuencia. Esto se soluciona teniendo varias personas de reserva que podrán ocupar esa laza indistintamente. Rondas y descansos: Se recomienda ruedas de 40 minutos y descansos de 20 minutos. No se preocupe, es para que descansen los organizadores, pues los asistentes seguirán desenfrenadamente hablando hasta en el descanso.

– Cierre del Speednetworking: Es difícil determinar el momento exacto de acabar, pues las personas están muy animadas haciendo contactos, se recomienda anunciar que quedan ultimas tres cambios de silla. Cerrar con un aplauso y hacer un petit feedback de cómo les ha parecido. Normalmente se quejan de no haber hablado con todos los asistentes o sugieren que sean sectoriales, a lo cual uno les invita a que estén pendientes de futuras ruedas. Nuevamente un agradecimiento y un cerrado aplauso.

– Entrega de encuestas de satisfacción: no permitan que el público se vaya sin haber llenado la encuesta.

POSTERIOR DEL EVENTO

– Agradecimientos. Dentro de los 5 días siguientes envíe un mail a los asistentes agradeciendo su participación con un link con las fotos del evento. Invítele a hacer comentarios o preguntas sobre el evento. A los patrocinadores conviene enviarles una carta personalizada y si se puede un CD con las imágenes y el video del evento. Quedarán muy agradecidos.

– Reunión del Equipo, posterior al evento para el Informe Final Un Speednetworking no acaba el mismo día de evento. Acaba cuando el equipo, ocho días después se reúne e intercambia impresiones y confecciona un informe final de evento, las finanzas y las tabulaciones de la encuestas.

Juan Ángel Narváez, fundador de la JOVEN CAMARA DE EMPRESARIOS DE BARCELONA diseñador de las ruedas de Negocio SPEEDNETWORKING en BARCELONA. IMÁGENES ÚLTIMAS EDICIONES

Quinto SpeedNetworking en Barcelona.

Lugar Barcelona Activa 14 Mayo 2008 108 Asists

Sexto Speednetworking – Hotel Majestic de Barcelona. 186 participantes.

Gráfico diseñado por: Juan Ángel Narváez.

SITUACION DE PARTIDA: Primeros 90" para A y 90" para B

PRIMER CAMBIO DE PAREJAS

SEGUNDO CAMBIO DE PAREJAS

Autor:

Juan Ángel Narváez

Barcelona, España

29.09.2008

Juan Ángel Narváez. Coach de Equipos altamente efectivos. Formador Certificado Designer de la JCI university. ADL Agente de Desarrollo Local y Promoción Económica. U.B www.juanangelnarvaez.worldpress.com