DESCRIPCIÓN GENERAL
Resumen
Esta herramienta proporciona un modelo para llevar a una organización a través del proceso de planificación estratégica. Cubre la planificación necesaria para realizar una planificación estratégica, incluyendo los antecedentes necesarios para dirigir el proceso y así definir el marco estratégico del proyecto u organización, que es el que le da a las actividades coherencia y dirección. La herramienta se desarrolla en la pequeña introducción de planificación estratégica de la herramienta Descripción general de la planificación.
¿Por qué es necesaria una herramienta detallada sobre planificación estratégica?
La planificación estratégica es el corazón del trabajo de una organización. Si un marco estratégico no sabes a dónde ir o por qué quieres llegar allí. Por ello, tampoco importa por qué has llegado allí. Esta herramienta te ofrece una forma de realizar una planificación estratégica detallada, que puedes copiar en cualquier organización o proyecto que necesite realizarla.
Otra herramienta de CIVUCUS trata sobre la Descripción general de la planificación. Esta herramienta te ayudará a averiguar un modo de encajar la planificación estratégica con el proceso de planificación global. La herramienta sobre Planificación de acción te ayudará a desarrollar el proceso para la evaluación del impacto. La planificación estratégica te ayudará a que tu proyecto u organización tengan un impacto significativo.
¿Quién debería usar esta herramienta?
Esta herramienta te ayudará si tienes una experiencia limitada en la planificación o en la planificación estratégica. Quizás no has dirigido una organización, proyecto o departamento o una planificación anteriormente. También, puede que siempre hayas enfocado sobre la planificación de acción y ahora te das cuenta de lo importante que es. Si la planificación estratégica es nueva para ti, esta herramienta te resulta útil.
¿Cuándo será útil esta herramienta?
Encontrarás útil esta herramienta cuando:
• Necesites planificar estratégicamente así como funcionalmente y hacer una distinción entre los dos
• Necesites ideas para ayudarte a planificar un proceso de planificación estratégica.
• Comiences la planificación para un nuevo proyecto y organización.
• Sientas que necesitas revisar tu marco estratégico.
Una estrategia es un enfoque global basado en el entendimiento de un contexto más amplio para tratar tu función, tu propia fuerza y debilidad y el problema al que te estás enfrentando. Una estrategia te da un marco en el que trabajar y aclara lo que estás intentando conseguir y el enfoque que pretendes darle. No detalla actividades específicas.
PRINCIPIOS BÁSICOS
¿Qué es la planificación estratégica?
Una estrategia es un enfoque global y un plan. Por eso, la planificación estratégica es la planificación global que permite la buena administración de un proceso. Además, te saca de las actividades del día a día de tu organización o proyecto y te proporciona un esquema de lo que estás haciendo y dónde vas a llegar. La planificación estratégica te da claridad sobre lo que quieres lograr y cómo lo vas a conseguir.
La planificación estratégica te permite responder a las siguientes preguntas:
• ¿Quiénes somos?
• ¿Qué capacidad tenemos y qué podemos hacer?
• ¿Qué problemas estamos tratando?
• ¿Qué influencia queremos causar?
• ¿Qué asuntos críticos tenemos que responder?
• ¿Dónde debemos situar nuestros recursos y cuáles son nuestras prioridades? Una vez que se han contestado estas preguntas, es posible contestar a lo siguiente:
• ¿Cuál debería ser nuestro objetivo inmediato? (ver el apartado de Objetivos inmediatos).
• ¿Cómo tenemos que organizarnos para conseguir nuestro objetivo? (ver el apartado de Implicaciones Internas).
• ¿Quién hace el qué y cuándo? (ver la herramienta sobre Planificación de acción).
Un plan estratégico no es rígido. Sin embargo, te da los parámetros en los que trabajar. Por eso, es importante:
• Basar el proceso de planificación estratégica en un entendimiento real del medio externo (ver el apartado de Aportación – discusión).
• Utiliza el trabajo que has hecho para aumentar tu entendimiento del medio externo y tu propia capacidad, fuerzas y debilidades (ver el apartado de Revisión).
Planificación del proceso de planificación estratégica
El proceso de planificación estratégica no es algo que pueda pasar según vaya surgiendo en una reunión de planificación casual o durante una reunión del personal. Requiere una planificación cuidadosa para establecerla de modo que el proceso sea riguroso y exhaustivo. Cuando se desarrolla o revisa un plan estratégico, se establecen los parámetros para el trabajo de la organización, normalmente para dos o tres años o más. Así, tiene sentido invertir algo de tiempo y energía para el proceso de planificación estratégica.
DURACIÓN
Las preguntas son:
• ¿Cuándo necesitas realizar un proceso de planificación estratégica?
• ¿Con qué frecuencia se necesita llevar este proceso a cabo?
• ¿En qué punto del ciclo de la organización o proyecto necesitas hacer el proceso?
• ¿Cuánto tiempo duraría? Algunas sugerencias:
• Se necesita un proceso de planificación estratégica cuando se requiere desarrollar, aclarar o consolidar el marco estratégico en el que trabaja tu organización o proyecto. En la siguiente página encontrarás un cuestionario que te ayudará a decidir si tu organización o proyecto necesita organizar un proceso de planificación estratégica.
• No hagas un proceso de planificación estratégica más de una vez cada dos años a no ser que el contexto interno o externo haya cambiado drásticamente.
Normalmente, una vez cada tres años es suficiente. Esto no significa que no revises el proceso más a menudo, por ejemplo, una vez al año. Una revisión estratégica es rápida —se necesita un día o menos para considerar el marco estratégico en relación con lo que está pasando interna o externamente, a modo de revisión real.
• Hay varios momentos en el ciclo de la vida de un proyecto u organización en el que tiene sentido realizar un proceso de planificación estratégica. Así, por ejemplo, necesitas uno cuando inicias un nuevo proyecto u organización. Si acabas de realizar una evaluación mayor de la organización o trabajo, y esto te ha conducido a otros retos, entonces tienes que crear inmediatamente un proceso de planificación estratégica. Cuando llegues al final de la fase principal, conviene revisar el progreso y prepararse para la próxima fase a través de un proceso de planificación estratégica.
• Se necesitan más de tres días para llevar a cabo un proceso de planificación estratégica riguroso. Si no estás familiarizado con este tipo de procesos, necesitarás al menos cuatro o cinco días.
CUESTIONARIO: ¿SE NECESITA UN PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA?
El equipo de administración de la organización o proyecto debería trabajar con la ayuda de este cuestionario.
Si un informe tiene dos partes y declararías una parte como «definitiva» pero la otra no, entonces inclínate por la respuesta más débil. Así, por ejemplo, en el primer informe, puedes contestar que «definitivamente» tu organización tiene una visión clara, pero no es seguro si hay consenso sobre la visión. Tu respuesta sería entonces «no es seguro».
Marca tu proyecto u organización de la siguiente forma:
1 | = | Definitivamente | |||||||
2 | = | Quizás / No es seguro | |||||||
3 | = | Definitivamente no | |||||||
Si el total es 20 o más, entonces la organización o proyecto está preparado para un proceso de planificación estratégica. Si es 15 o entre 15 y 20, la organización probablemente se beneficiaría si se realizara un proceso de planificación estratégica. Si está por debajo de 15, no corre prisa pero deberías por lo menos hacer una planificación estratégica tres años después del último proceso de planificación estratégica.
Resultado final:
¿QUIÉN DEBERÍA PARTICIPAR?
¿Quién debería participar en el proceso de planificación estratégica?
Para ver los detalles de quién debería estar implicado en las diferentes etapas de la planificación, dirígete a la herramienta Descripción general, en el apartado de ¿Quién planifica?
Las dos cuestiones clave son:
• ¿Quién debería participar en el proceso de planificación estratégica?
• ¿Quién debería facilitar el proceso de planificación estratégica?
¿Quién debería asistir?
El proceso de planificación estratégica ayuda a una organización a aclarar, consolidar y establecer su marco estratégico. Situado en el marco estratégico, son los valores y visión de la organización. Debido a esto, es importante que toda la organización participe en, al menos, parte del proceso. Para ello, recomendamos lo siguiente:
Fase de planificación estratégica | ¿Quién debería participar? |
Planificación del proceso | El equipo de administración del proyecto u organización. |
Entendimiento del contexto | Todos los miembros del personal y de la Junta Directiva: el personal administrativo debería participar si es importante para ellos entender los asuntos de la organización y los problemas. |
Todos los miembros del personal y de la Junta Directiva: es muy importante que todo el personal participe, incluyendo el personal administrativo en la discusión ya que es probable que proporcione principios funcionales — en otras palabras, aclarar por qué se espera que las personas que trabajan en el proyecto u organización trabajen o se comporten de cierta manera. | |
Revisión de los puntos fuertes y débiles, de las oportunidades y de las amenazas. | Personal profesional o del programa de todo el proceso; incluye al personal administrativo en las discusiones sobre los puntos fuertes y débiles internos. |
Discusión de opciones estratégicas y objetivos | Miembros del personal y de la Junta Directiva |
Estructura de la organización | El equipo de administración con aportaciones del resto del personal. |
Cuando el personal de administración está muy interesado en el trabajo profesional, puedes invitarlos a participar en todas las etapas en las que participe en el personal profesional. De hecho, el personal administrativo experimentado debería participar en todo el proceso. Así, por ejemplo, si la organización tiene un contable, debería participar, pero no sería necesario si la recepcionista acude a todas las sesiones. Sin embargo, una vez que se ha establecido el marco estratégico se debe presentar a todo el personal y darle tiempo para que realicen preguntas o aclaraciones, preferiblemente en las unidades más pequeñas o los departamentos.
El uso de un facilitador externo
Recomendamos que uses un facilitador externo preparado para un proceso de planificación estratégica de forma que:
• Haya una persona asignada para mantener el orden, para prevenir que se personalicen los asuntos y que mantenga el proceso alejado de las emociones personales.
• El resto sea libre para colaborar en el proceso sin una preocupación importante.
• Una persona formada sea capaz de tratar los conflictos que puedan surgir para manejarlos de forma constructiva en lugar de destructiva.
• Alguien con experiencia de organización específica sea capaz de crear asuntos y prevenir a la organización o proyecto de que surjan asuntos complicados.
• Alguien con mucha experiencia puede ofrecer perspicacia, ideas y una perspectiva externa.
Las desventajas están relacionadas con los costes principalmente. Sin embargo, en caso de que tengas la persona correcta, la inversión debería ser de bajo coste con respecto a los resultados.
En la siguiente página encontrarás una lista de control para ayudarte a elegir al facilitador externo correcto para el proceso de planificación estratégica.
LISTA DE CONTROL PARA SELECCIONAR A UN FACILITADOR EXTERNO:
Fíjate en lo siguiente:
? Comprensión de los asuntos de desarrollo en general.
? Comprensión de los asuntos de la organización.
? Perspicacia y empatía.
? Autoridad y credibilidad.
? Experiencia en dirigir procesos de planificación estratégica.
? Buena reputación con clientes previos (revisa esto).
? Capacidad para gestionar conflictos y confidencia para manejarlos.
? Poder establecer tus resultados
? Compromiso para ayudar a alcanzar los resultados deseados
? Honestidad y justicia (no busques una objetividad total, cualquiera puede tener su propia opinión, sólo quieres que se haga una distinción clara entre opiniones y hechos).
? Lógica, autodisciplina y capacidad para funcionar sistemáticamente.
? Compromiso con los plazos de entrega.
? Habilidades escritas y orales.
? Seguir el estilo de la organización.
? Tarifas razonables, acorde con los precios de mercado.
Una vez que hayas encontrado a la persona correcta, acuerda las instrucciones por escrito y de forma clara para que no haya malentendidos sobre lo que se quiere y se espera de esa persona.
APORTACIONES
Debido a que un proceso de planificación estratégica se refiere al «gran cuadro final», resulta útil realizar aportaciones externas en el proceso. Para los que trabajan en el proyecto u organización resulta fácil olvidarse del cuadro general y centrarse en los asuntos desde el punto de vista de nuestro propio trabajo. Contratar a alguien con una visión más amplia y nuevas ideas puede abrir las puertas a nuevas formas de pensamiento. Esto ayuda a mantener a una organización en la vanguardia del trabajo de desarrollo. La aportación externa aclararía las oportunidades, retos y amenazas del contexto externo de la organización (ver también la herramienta Descripción general de la planificación, apartado del Análisis FADO).
La aportación externa de la organización debería ser el trabajo del grupo o persona que planifica el proceso.
Recuerda que debes averiguar con antelación si el orador necesita equipamiento especial (como un rotafolios y rotuladores o un ordenador y una pantalla para una presentación de PowerPoint).
La mayoría de las personas que trabajan en el desarrollo estarán preparadas para ceder su tiempo libre si tu organización o proyecto tiene credibilidad o potencial para solucionar un problema que les afecta. Sin embargo, tu organización o proyecto debería cubrir los gastos de transporte, alojamiento y similar. También se recomienda dar al orador un pequeño regalo como agradecimiento por su tiempo.
No te bases plenamente en una aportación externa. Asegúrate de que las estadísticas, políticas e información de los interesados directos que afectan a tu trabajo están disponibles incluso en forma de notas.
¿Quién debería hacer la aportación? | Estás buscando a alguien que entienda el desarrollo, que tenga una perspicacia particular sobre el sector de desarrollo en el que trabajas o pretendes trabajar y que entienda el tipo de contribución que quiere hacer tu organización o proyecto. Asimismo, es importante contar con una persona autoritaria – alguien respetable para que el personal y la Junta Directiva lo tomen en serio. Podrías contar con más de una persona. Así, por ejemplo, puedes tener a alguien que trate con los asuntos gubernamentales y otra, para los asuntos de la comunidad. A veces, un miembro de la Junta Directiva, o incluso un particular bien informado, puede dar una aportación. Sin embargo, normalmente es una buena idea escoger a alguien de «afuera». | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
¿Qué se debería cubrir en la aportación? | Al final de la aportación, quieres que todo el mundo tenga una comprensión general del contexto y algunos pensamientos innovadores para poder informar sobre tu proceso de planificación estratégica. Asegúrate de que cubres los tres puntos principales del contexto: desarrollo en el ámbito nacional e internacional, tu sector en el ámbito local, nacional e internacional, tu área de experiencia (por ejemplo, formación, fuentes de información, etc.) en el ámbito local, nacional e internacional. Intenta conseguir una perspectiva general (no sólo desde un punto de vista) bien invitando a más de un orador o bien invitando a un orador que sea capaz de dar una perspectiva general. Recuerda que nadie es neutral y que la gente tiene opiniones que necesitas evaluar. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
¿Cuándo deberías organizar todo esto? | Tan pronto como tengas una fecha para el proceso de planificación estratégica y por lo menos antes de dos semanas. Así, será más probable que puedas elegir a la persona que quieres en vez de tener que escoger a alguien que simplemente estaba disponible. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
¿Qué deberían incluir las instrucciones? | Las instrucciones deberían afirmar claramente el lugar y la hora en la que quieres que llegue el orador. Debes explicarle lo que quieres antes de su aportación. Asegúrate de que las instrucciones incluyen: • El objetivo de la aportación –qué resultado esperas. • Cuánto tiempo debería ocupar. • Qué debería cubrir el orador en su aportación y que información debería facilitar. • Cómo encaja la aportación en el proceso de planificación estratégica. • Qué tipo de aportación te gustaría (provocadora, interactiva, etc.) • Si esperas que el orador participe en otra parte del proceso. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
TRABAJO PRELIMINAR
Se necesitan realizar dos tareas importantes antes de comenzar un proceso de planificación estratégica:
• Un resumen del trabajo de la organización.
• Un resumen del funcionamiento interno de la organización.
Resumen del trabajo
Se puede realizar mediante:
• Una amplia evaluación externa antes de realizar el proceso de planificación estratégica para introducirla en el proceso.
• Un análisis del trabajo realizado en el ámbito de unidad/proyecto/departamento, incluyendo los logros de los objetivos e indicadores del impacto (ver también la herramienta Descripción general de la planificación, apartado Herramientas 1: estructuración del análisis para el progreso del trabajo).
• Revisión del trabajo realizado en la organización por parte del equipo de administración, que incluya los objetivos logrados y los indicadores (ver Glosario de términos) de impacto.
Aún teniendo un revisor externo, es útil que los equipos también realicen una reflexión interna.
Revisión de la función interna de la organización
Se puede llevar a cabo mediante:
• Una revisión externa dirigida por alguien que tenga un amplio entendimiento del desarrollo y de las organizaciones sin ánimo de lucro, pero no necesariamente de un sector en particular.
• Una revisión por parte de la administración del funcionamiento interno de la organización o proyecto.
• Aportaciones del personal (ver también la herramienta Descripción general de la planificación, apartado Herramientas 1: estructuración del análisis para el progreso del trabajo).
Éstos no se excluyen mutuamente: incluso con la aportación externa, es útil para los equipos llevar cabo una reflexión y pensamiento internos. Además, resulta también útil reunir a los que participarán en el proceso de planificación estratégica para que realicen un trabajo preliminar de forma individual.
En la próxima página encontrarás un cuestionario que podrías entregar a los participantes como preparación al proceso de planificación estratégica.
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