Documentos Comerciales

Factura

Es un comprobante de compra escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de prueba legal

Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y el duplicado queda para el vendedor y con el se contabiliza la venta y el cargo al comprador.

Las partes que intervienen en una factura son el Documentante y tercero titular de la mercadería.

Requisitos de la Factura:

• Numeración progresiva, consecutiva

• Nombre y apellido o Razón Social

• Domicilio Comercial

• Número de CUIT

• Deberán estar identificadas por las letras A, B, C, ubicadas en el centro del espacio superior según corresponda en su relación al IVA

• Nombre y CUIT de imprenta

Tipos de facturas

Las facturas pueden ser de tres tipos:

• A: Ordinarias: documentan la operación comercial.

• B: Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.

• C: Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas de un período. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores.

Clases

Pueden ser:

• Factura de Plaza: Es el documento que se extiende cuando las ventas se realizan en la localidad donde radica el vendedor.

• Factura de Expedición: Es la factura que se extiende cuando la venta se realiza a compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor, ocasionando gastos de embalaje, transporte, otros.

Orden de compra

Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al proveedor indicando condiciones de pago y forma de entrega. También es llamado nota de pedido.

En la Orden de Compra intervienen el comprador y el vendedor.

Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor.

Requisitos

• Lugar y fecha de emisión.

• Nombre y número de orden del comprobante.

• Nombre y domicilio del comprador y del vendedor.

• Número de C.U.I.T.; ingresos brutos; fecha de inicio de actividades y condición frente al I.V.A. del emisor.

• Número de C.U.I.T. y condición frente al I.V.A. del destinatario.

• Detalle de las mercaderías solicitadas.

• Condición de pago y entrega.

• Firma del comprador o encargado de compras.

• Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos.

• Debe aclararse que es un documento no válido como factura y colocar la letra "X".

Tipos:

Pueden ser cerradas o abiertas. A su vez pueden ser de pedidos de materiales, de servicios o contratos. Esta

diferenciación se establece debido a que la información necesaria para la gestión de cada una de ellas puede

ser diferente.

Las órdenes de compra abiertas pueden definirse con un monto máximo y por un período de validez.

Remito

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura. Las partes intervinientes son el comprador y el vendedor.

El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación para que proceda a la emisión de la factura. Por último el triplicado permanece en la sección depósito par constancia de las mercaderías salidas.