Desarrollemos el proceso conocido como CPS Creative Problem Solving, con un ejemplo de aplicación.
Descripción de problema: El ferrocarril General Roca decidió contratar un experto en Creatividad y Solución de Problemas para mejorar la baja en ventas y pérdida de un porcentual de mercado anual (30%) en el trayecto del ferrocarril entre Buenos Aires-Mar del Plata.
Este trayecto compite solo con los micros de media distancia, ya que el trayecto no resulta ventajoso por vía aérea debido a las incomodidades y largas distancias de los aeropuertos en ambas ciudades.
Se necesitan nuevas ideas y un plan de acción consensuado para solucionar este problema y mejorar la posición de la empresa, ya que el problema es critico para la empresa y de uno a diez se califica con un diez.
Sin el 50% del mercado no es rentable la empresa.
Estos hechos han sido enumerados por el responsable de marketing y Ud. decide reunirse con un grupo de cinco a seis personas con experiencia y motivación de distintos sectores de la empresa, para desarrollar la secuencia del CPS.
Estos eran:
Identificar y descripción del problema y valoración de su intensidad:
Describir de forma breve y completa en que consiste el problema para lo cual se recomienda hacerlo de forma escrita, y se le dará un valor del 1 al 10 tomando a consideración que el 1 significa nulo malestar ante el conflicto y el 10 demasiado malestar ante el conflicto.
Especificación del problema:
Desmenuzar todo lo posible los componentes de la situación y de las respuestas.
Redefinir el problema en base a junta datos:
Es lograr ver el problema desde otra perspectiva es decir reestructurarlo, para lo cual se necesita leer todo lo plasmado anteriormente y cambiar cualquier dato que parezca poco exacto a la situación-problema y añadir la nueva información que haya surgido a raíz de la redefinición del problema, para lo cual es importante situarlo en una nueva perspectiva.
Se puede utilizar la siguiente frase colocando en los espacios en blanco la concepción errónea que se tenía sobre el problema y la actual concepción del mismo:
El problema planteado no es_____________ sino que el problema real es xxx
Determinar Objetivos o sea clarificar el problema
Especificar de manera clara y detallada la situación ideal que se desea alcanzar es decir la meta que se pretende obtener; así como la situación final deseada
Buscar alternativas o sea generar ideas:
Hay que buscar alternativas para encontrar las soluciones ideales tomando a consideración que las criticas quedarán prohibidas, según los siguientes pasos:
-Cualquier idea que aparece debe ser tenida en cuenta y anotarla
-Tener muy claro que todo vale y que las ideas entre más disparadas y extrañas son mejores pues abren la creatividad
-Las ideas se pueden mejorar combinando algunas de ellas ya que generan y dan lugar a una idea mejor.
Valoración de las Soluciones:
Evaluar cada una de las alternativas que se generaron a partir de su búsqueda para hacer una selección de aquellas que puedan ofrecer mayores ventajas, lo cual estará determinado por la valorización grupal.
Selección de las soluciones mas adecuadas y visualización de consecuencias:
La mejor de las alternativas será aquella que haya obtenido una superior calificación para lo cual es conveniente no centrarse en una sola solución ya que siempre existe la posibilidad de que surjan inconvenientes y no se pueda llevar a la practica, por eso es mejor tener una segunda y tercer alternativa por si la primera no diera el resultado esperado.
Una vez determinada la conducta a seguir para resolver el problema habrá que activar el proceso de planificar las acciones, previendo los posibles obstáculos y dificultades que podrán surgir en el desarrollo de la misma, para solucionarlos también de la mejor manera.
Aplicación y evaluación de respuestas:
El proceso habrá concluido una vez que se ponga en practica la alternativa seleccionada y logrando el objetivo, se habrían propuesto por ello se debe estar atento a observar las consecuencias para valorar hasta qué punto las cosas se van desarrollando según lo previsto y se alcanzan los objetivos deseados,
Pero si no se alcanzan los resultados entonces se realizaran los ajustes precisos en las fases correspondientes o iniciar de nuevo el proceso CPS. El Plan de acción previsto debe controlarse detalladamente.
Ud. comienza entonces buscando la especificación del problema, para lo cual le pide al grupo que en un brainstorming se listen los mayores inconvenientes y dudas y peligros para la empresa. Se genera esta lista:
1 Reclutar mejor calificado personal.
2 Mejorar el servicio de atención por mayor comodidad.
3 Incrementar la porción de Mercado rápido.
4 Mejor predicción de la respuesta de usuarios al marketing.
5 Desarrollar un slogan.
6 Mejorar la relación de la gerencia con los subordinados.
7 Reducir los costos de promoción
8 Mejorar la identificación del target de usuarios.
9 Determinar las preferencias de clientes
10 Mejorar los procedimientos grupales de focalización.
Necesitamos encontrar los prioritarios y el grupo seleccionó los ítem 1, 2, 4 y 8.
Los ítem 2, 4 y 9 son identificables como objetivos de los usuarios, dificiles de desarrollar y por ahora no se investigan.
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