Actualización de las especificaciones por centros de costos de la gerencia de ferrocarril de CVG Ferrominera Orinoco

INTRODUCCIÓN CVG Ferrominera Orinoco, C.A. es una empresa del Estado, tutelada por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG) y adscrita al Ministerio de Industrias Básicas y Minería del Gobierno de la República Bolivariana de Venezuela. Se dedica a la extracción, procesamiento, comercialización y venta de mineral de hierro y sus derivados en el territorio venezolano, donde provee una acería y cinco plantas de reducción directa y exportan a diversos países ubicados en Europa. Tiene una capacidad instalada de producción de 25 millones de toneladas por año y una explotación constante en nuestras minas a cielo abierto, ubicadas en el Estado Bolívar. Con el fin de asegurar el logro de sus objetivos, CVG FERROMINERA ORINOCO. C.A., cuenta con una Junta Directiva, una Presidencia, 11 Gerencias Generales, y 41 Gerencias Operativas, Administrativas y de Apoyo. En la Figura 2 se muestra la estructura organizativa de la empresa. El Departamento de Ingeniería Industrial actualmente está realizando actualizaciones en las especificaciones por centros de costo, dado que se están presentando cambios en su estructura organizativa y en las funciones de algunos centros de costos, lo que trae como consecuencia una redistribución de los centros de costos presentes dentro de la organización. Una de las gerencias afectadas es la Gerencia de Ferrocarril, y de vital importancia es determinar las especificaciones de centro de costos dentro de la misma, dado que es ella la que está encargada no solo del acarro del mineral desde las minas y centros de extracción, sino también del mantenimiento preventivo y correctivo de toda la infraestructura de ferrocarril interna de la empresa y las utilizadas por las empresas como SIDOR, ORINOCO IRON, CONSIGUA, etc., además de todos los equipos que están presentes en las actividades que involucran el acarreo de mineral de hierro, tanto dentro de la misma organización, como a los clientes que se les despacha.

INTRODUCCIÓN (continuación) Tiene como propósito garantizar el transporte de mineral de hierro y sus derivados entre los centros de producción, procesamiento de mineral y clientes de CVG Ferrominera Orinoco, mediante la planificación, dirección y control de los programas de operación, mantenimiento de equipos y vías ferroviarias, de acuerdo con el plan de producción y venta de la empresa, así como las políticas corporativas y lineamientos de la Gerencia general de Operaciones Mineras. Tiene a su cargo una red ferroviaria que comprende las redes de la vía férrea de Puerto Ordaz – Ciudad Piar, interconexión Puerto Ordaz con el Puerto de Palúa, la red ferroviaria hacia los clientes, directa en el sector Industrial de Matanzas (Sidor, Planta de Pellas de Ferrominera, Orinoco Iron, Comsigua y Matesi). Con un total de 320 km. de vía férrea constituye la mayor red ferroviaria del país. Anualmente se transporta alrededor de 23 millones de toneladas de mineral de hierro no procesado (todo-en-uno), fino, grueso, pellas y briquetas hacia y desde las plantas siderúrgicas lo cual se realiza con 48 locomotoras con potencias que oscilan entre 2.000 HP y 4.400 HP de capacidad y 2130  vagones: 1186 vagones góndola de 90 toneladas de capacidad para el transporte de mineral desde las minas, 819 vagones tolva y 45 vagones de tolva modificada o de descarga por el fondo para el transporte de mineral fino, pellas  y  briquetas y  39 vagones de volteo lateral para el transporte de mineral grueso. Además cuenta con 16 vagones plataforma, 15 tanques y 10 caboose, los cuales emplea en sus actividades.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Actualmente la distribución de los centros de costos existentes en la gerencia de Ferrocarril no se corresponde funcionalmente con la distribución planteada en la estructura organizativa vigente, presentándose casos de varios centros de costos cargados en superintendencias y/o jefaturas que no tienen relación directa con el mismo. Adicionalmente, la creación de nuevos departamentos, creados en función de las exigencias de la gerencia de Ferrocarril, requiere de la asignación de su respectivo presupuesto, cuya ejecución debe ser cargada en centros costos específicos para tal fin. Otro de los problemas presentes es la permanencia en sistema de centros de costos cuyas actividades asociadas ya no se ejecutan y por lo tanto no reportan gastos. Por lo anterior expuesto y por variaciones propias de la dinámica del proceso productivo de la empresa todas las especificaciones por centros de costos de la gerencia de Ferrocarril deben ser revisadas y actualizadas, adaptándolas a los requisitos vigentes al momento de este estudio.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL. Establecer y actualizar las especificaciones de los centros de costos de la gerencia de Ferrocarril de FERROMINERA. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. Analizar la información con relación a los distintos centros de costos de la gerencia de ferrocarril. Establecer y redistribuir los centros de costos acorde con la nueva estructura organizativa de la Gerencia de Ferrocarril garantizando que todas las actividades realizadas por esta gerencia queden claramente reflejadas en cada centro de costos. Definir los límites, el alcance, la función, activos principales, gastos asociados y el responsable de cada centro de costo existente en la gerencia de Ferrocarril de tal forma que toda la estructura de costos actual quede claramente definida en las especificaciones. Especificar el determinante que define cómo cada centro de costos gana presupuesto (horas-hombre, horas máquinas, otros) en función de la actividad que desempeña.

JUSTIFICACIÓN Actualmente en FERROMINERA, se están realizando cambios en su estructura organizativa, lo que trae como consecuencia, en algunos casos, la aparición de nuevos centros de costos y la redistribución de otros, a los cuales hay que determinarles dichas especificaciones, y también actualizar las ya existentes. las cuales son una herramienta que brindan información relevante de los centros de costos y son de utilidad para actividades de la Gerencia de Ingeniería. IMPORTANCIA Las especificaciones por centros de costos son una herramienta que brindan información relevante de los centros de costos y son de utilidad para las actividades de la Gerencia de Ingeniería, dado que gracias a ellas se puede establecer con mejor precisión tarifas mas ajustada y reales acordes con las actividades que involucren el traslado de mineral de hierro tanto dentro de la misma empresa así como también a los clientes

TIPO DE ESTUDIO Según el él propósito o razón El estudio es considerado de Aplicación debido a que se establecerán las especificaciones por centro de costos de la Gerencia de Ferrocarril, las cuales son utilizadas para el cálculo de costos y determinación de tarifas de trasporte ferroviario e indicadores para medir la gestión de la Gerencia, tomando en cuenta los costos por actividades. Según el nivel de profundidad Se considera Descriptivo puesto que se realizará una explicación detallada de todas y cada una de las funciones de las distintas dependencias directas de la Gerencia de Ferrocarril así como también de los equipos involucrados en sus actividades y las responsabilidades de cada centro de costo en el proceso de traslado de mineral de hierro. Según la estrategia Se considera de Campo, ya que el estudio requiere de una fase de búsqueda de información técnica de los centros de costos de la Gerencia de Ferrocarril, la cual está respaldada en libros y manuales de la empresa pero no de manera específica y actualizada, y la mayor parte de esta se obtendrá por medio de entrevistas a los superintendentes y jefes de áreas, que son las personas con acceso a información de los centros de costos.

POBLACIÓN La población del estudio está conformada por el sistema de centros de costos que utiliza la empresa. Dado a que la empresa posee un sistema de costos por actividades las cuales reportan sus movimientos a sus respectivos centros de costos. MUESTRA Se tomaron como muestras todos los centros de costos que conforman la Gerencia de Ferrocarril de Ferrominera, los cuales representan un subgrupo del sistema de costos de la empresa.

SITUACION ACTUAL CENTROS DE COSTOS La Gerencia de Ferrocarril posee 53 centros de costos activos, a los que se les cargan todos los costos en que se incurren para la ejecución de sus actividades, y 11 centros de costos históricos que anteriormente formaban parte activa del sistema de costos, pero debido a sus funciones fueron redistribuidos o por no ser activos fueron eliminados del sistema actual. Estos 53 centros de costos se subdividen en 11 administrativos, 38 de servicios y 4 productivos, con el fin de abarcar las todas las actividades tanto de transporte de mineral así como también de mantenimiento. Cada centro de costo esta representado por un código el cual lo identifica como único y lo ubica el la estructura organizativa de la empresa, de manera que no exista confusión entre centros de costos de distintas gerencias .

SITUACION ACTUAL (continuación) DISTRIBUCIÓN DE LOS CENTROS DE COSTOS DE LA GERENCIA DE FERROCARRIL

SITUACION ACTUAL (continuación) CENTROS DE COSTOS HISTÓRICOS Y SUS HOMÓLOGOS.

SITUACION ACTUAL (continuación) CENTROS DE COSTOS NUEVOS Así como varios centros de costos han pasado de activos a históricos, también se han creado centros de costos nuevos. Esto pasa con la creación de una nueva superintendencia para la Gerencia de ferrocarril, la cual es la Superintendencia de Mantenimiento de Equipos Ferroviarios. Esta Superintendencia se encarga de todo el mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos utilizados en el mantenimiento de vías y estructuras del sistema ferroviario de Ferrominera. Ella se conforma de dos centros de costos que formaban parte de la Superintendencia de Mantenimiento de Vías y Estructuras y un centro de costos totalmente nuevo en todos los aspectos para la propia Superintendencia

ANALISIS DE RESULTADOS ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN Las especificaciones por centro de costos de la Gerencia de Ferrocarril poseen información de los centros de costo de la misma Gerencia. Esta información se resume a los siguientes renglones: Código del centro de costo. Gerencia a la que pertenece. Superintendencia a la que pertenece. Descripción o nombre del centro de costo. Tipo de centro de costo. Función. Limites de responsabilidad. Presupuesto. Equipos principales.

ANALISIS DE RESULTADOS (continuación) NUEVA ESTRUCTURA DE CENTROS DE COSTOS La nueva redistribución de los centros de costos se hace como consecuencias de dos situaciones: Una nueva estructura organizativa de la empresa. La cual afecta también a la Gerencia de Ferrocarril. De acuerdo a las funciones de los centros de costos. De acuerdo con esto la Gerencia de Ferrocarril, que anteriormente estaba constituida por una Gerencia y seis superintendencias, ahora posee una Gerencia y siete superintendencias. Como consecuencia existe una redistribución de los centros de costos, que se ajusta de manera más conveniente de acuerdo a las funciones y límites de responsabilidad que estos poseen. Conforme con esto se presenta el siguiente resumen.

ANALISIS DE RESULTADOS (continuación) DEFINICIÓN DE LA ESTRUCTURA DE COSTOS Se puede definir la estructura de costos de la Gerencia de Ferrocarril tomando en cuenta los renglones antes mencionados. Estos términos, de manera resumida y puntual, establecen la diferencia entre cada centro de costos de manera que no existan iguales o semejantes. La red ferroviaria esta seccionada en tramos de manera que existe un centro de costos para cada uno de ellos,. De igual manera sucede con los equipos que se emplean para la ejecución de actividades. Pasa lo mismo con los centros de costos de servicios y administrativos, cada uno de ellos está dedicado a cada área en específico acorde con sus funciones y responsabilidades. En consecuencia, y para diferenciar cada centro de costos aun más, a cada uno de ellos se le asigna un código, el cual es único para cada uno de ellos y establece a quien pertenece en la estructura organizativa, no solo de la Gerencia de Ferrocarril, sino también de toda la empresa.

ANALISIS DE RESULTADOS (continuación) DEFINICIÓN DE DETERMINANTES DE PRESUPUESTO Los determinantes de presupuesto definen de qué forma gana presupuesto un centro de costo para la ejecución de sus actividades durante el año en curso. Para los centros de costos de servicios y productivos se define de la siguiente manera: En base a las horas hombres vendibles. En base a las horas equipos En base a las toneladas de mineral transportado. En este caso se le aplica a las vías y vagones. Para los centros administrativos, se definen los días calendarios, los cuales son utilizados para distribuir el presupuesto del año en curso. En el caso de la Gerencia de Ferrocarril de Ferrominera, son aplicadas a los centros de costos administrativos, que requieren de un personal que no está ligado directamente al proceso productivo de la Gerencia.

ANALISIS DE RESULTADOS (continuación) ESPECIFICACIONES POR CENTROS DE COSTOS Las especificaciones por centros de costos, más que nada, son un formato que contienen información resumida de los centros de costos que conforman el sistemas de costos de un empresa. Como se menciono anteriormente, la Gerencia de Ferrocarril de Ferrominera, posee 53 centros de costos, los cuales se distribuyen en la Gerencia de acuerdo a sus actividades. Como consecuencia, existe una especificación por centros de costos para cada uno de ellos, de manera que en dichas especificaciones este representada información resumida pero precisa de cada centro de costo.

CONCLUSIONES Basado en el estudio realizado y en el análisis de resultados obtenidos con la tarea de actualizar las especificaciones por centros de costos de la Gerencia de Ferrocarril de Ferrominera, se concluye lo siguiente: La Gerencia de Ferrocarril cuenta con 53 centros de costos, los cuales abarcan todas las actividades operativas y de mantenimiento de dicha Gerencia. Estos se dividen en 11 centros de costos administrativos, 4 productivos y 38 de servicios. A los centros de costos se le cargan los códigos de gastos o clases de coste, en que se incurren para la realización de las actividades propias de la Gerencia de Ferrocarril, y también los servicios que venden otros centros de costos dentro de la misma Gerencia y también de áreas externas a la misma. Cada centro de costo gana presupuesto de diferentes maneras, de acuerdo con el determinante que este definido para cada uno de ellos (horas hombres vendibles, horas equipo o los días calendario). Las especificaciones por centros de costos son una herramienta que permite a la Departamento de Ingeniería Industrial establecer las tarifas de transporte de mineral de hierro a los distintos clientes. Los centros de costo de la Gerencia de Ferrocarril son únicos, es decir, están dedicados a actividades específicas. Pero también ejecutan actividades de apoyo a otras áreas de la empresa. Las nuevas especificaciones por centros de costos poseen información actualizada y verificable, no solo en la red interna de Ferrominera, también con los responsables de los centros de costos, los cuales revisaron y corrigieron la nueva información.

RECOMENDACIONES Tomando en cuenta las conclusiones obtenidas en el trabajo de actualizar las especificaciones por centros de costos de la Gerencia de Ferrocarril de Ferrominera, se recomienda lo siguiente: Publicar las especificaciones por centros de costos en la red interna de Ferrominera, de manera que estén accesibles para quienes la necesiten dentro de la empresa. Actualizar la información que contienen las especificaciones por centros de costos por lo menos una vez al año, o cuando se ejecuten cambios en los funciones de los centros de costoso en la estructura organizativa de la empresa, de manera que siempre se estén actualizando y estén vigentes. Revisar las especificaciones por centros de costos siempre que se hagan modificaciones en la estructura organizativa de Ferrominera, de manera que si hubiese algún cambio en la estructura organizativa de la Gerencia de Ferrocarril, se actualicen las especificaciones nuevamente. Definir claramente el tipo de centros de costo (administrativo, productivo o servicios), dado que de este depende en gran parte el establecimiento del determinante de presupuesto para los centros de costos. Especificar bien el determinante de presupuesto de los centros, de manera que no se incurran en errores al momento de futuros cálculos. Formar una base de datos para los centros de costos históricos, de manera que no se visualicen en con los centros de costos activos, dado que los centros de costo homólogos activos poseen cogidos similares, de manera que si se necesiten en un futuro estén aparte en la basa de datos.

ANEXOS

(Gp:) PRESIDENCIA (Gp:) GERENCIA DE FERROCARRIL (Gp:) GERENCIA GENERAL DE OPERACIONES MINERAS (Gp:) SUPERINTENDENCIA DE OPERACIONES FERROVIARIAS P.O. (Gp:) SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO DE SEÑALES (Gp:) SUPERINTENDENCIA MANTENIMIENTO TALLERES GENERALES (Gp:) SUPERINTENDENCIA OPERACIONES FERROVIARIAS CD. PIAR (Gp:) SUPERINTENDENCIA DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL (Gp:) SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO DE VÍAS Y ESTRUCTURAS (Gp:) SUPERINTENDENCIA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS FERROVIARIOS (Gp:) JEFATURA AREA PLANIFICACIÓN DE MANTENIMIENTO (Gp:) JEFATURA ÁREA PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN (Gp:) JEFATURA DE TURNO OPERACIONES FERROVIARIAS PUERTO ORDAZ (Gp:) JEFATURA DE ÁREA MANTENIMIENTO DE SEÑALES PUERTO ORDAZ (Gp:) JEFATURA DE ÁREA MANTENIMIENTO DE SEÑALES CIUDAD PIAR (Gp:) JEFATURA DE ÁREA MANTENIMIENTO. Y CONSERV. DE VÍAS P..O. (Gp:) JEFATURA DE ÁREA MANTENIMIENTO. Y CONSERV. DE VÍAS C. P. (Gp:) JEFATURA DE ÁREA MANTENIMIENTO DE EQUIPO FERROVIARIO P..O. (Gp:) JEFATURA DE ÁREA MANTENIMIENTO DE EQUIPO FERROVIARIO C. P. (Gp:) JEFATURA DE ÁREA MANTENIMIENTO DE VAGONES (Gp:) JEFATURA DE ÁREA MANTENIMIENTO ELÉCTRICO LOCOMOTORAS (Gp:) JEFATURA DE ÁREA DE SERVICIOS (Gp:) JEFATURA DE ÁREA MANTO. CIUDAD PIAR (Gp:) JEFATURA DE ÁREA MANTENIMIENTO MECÁNICO LOCOMOTORAS (Gp:) JEFATURA DE TURNO OPERACIONES CIUDAD PIAR

(Gp:) CC FFCC 2007

(Gp:) CC FFCC 2007 (continuación)

CC FFCC 2008

CC FFCC 2008 (continuación)