Propuesta para reducción de tiempos de operaciones e incremento de exactitud del sistema de gestión de inventarios

(Gp:) UNEXPO INTRODUCCIÓN La empresa Gerenpro C.A. fundada en el 2003 es una empresa dedicada al ramo de la construcción y el servicio de acarreo de materiales, un área que en la región de Guayana posee una competencia importante y se encuentra en un contexto económico complejo, marcado por una crisis de las principales empresas de la región; Sin embargo la empresa en cuestión ha experimentado un crecimiento acelerado a lo largo de su trayectoria y una expansión importante de sus operaciones. Lo anterior crea la necesidad de identificar todas las posibles oportunidades de mejora de los procesos de la empresa a fin de hacerla competitiva abaratando costos y mejorando el servicio. La gerencia de la empresa se encuentra preocupada por los problemas inherentes al sistema de gestión de inventarios actual y como podría esto afectar significativamente los resultados de sus operaciones y los lapos de entrega; por lo tanto, en el presente trabajo se analiza desde un nivel macro hasta un nivel micro el departamento de almacén para evaluar su funcionalidad e identificar los problemas más críticos y factibles, elaborar una propuesta de solución para mejorar las experiencias de los clientes internos, proveedores y los resultados de las operaciones

(Gp:) UNEXPO EL PROBLEMA En empresas como Gerenpro, C.A. el factor tiempo es determinante para cumplir con los plazos y compromisos asumidos con los clientes, es por esta razón que el manejo de materiales, equipos, repuestos y suministros entre las obras y unidades operativas es vital que respondan a los principios de practicidad, agilidad y confiabilidad, esta responsabilidad es del Departamento de Almacén a través de sus procedimientos y controles internos y la gestión de inventarios. Actualmente, actualmente se identifican oportunidades de mejora de los lapsos de espera que requieren algunas operaciones. Obviar procedimientos para asegurar la agilidad del proceso, finalmente resulta en mayores problemas para el Departamento por sobrecarga de trabajo y extravió de materiales, por lo que se convierte en un círculo vicioso. CONSECUENCIAS OBJETIVOS

(Gp:) UNEXPO EL PROBLEMA CONSECUENCIAS Retraso en la entrega final de productos a los requisitantes Retraso en el registro de solicitudes y movimientos de materiales (entradas y salidas) Una base de datos de productos no confiable Diferencias entre los inventarios teóricos y reales Fallas de registros de la data

(Gp:) UNEXPO EL PROBLEMA Reducir los tiempos de operaciones e incrementar la exactitud del sistema de gestión de inventarios del Almacén de Taller Central de la empresa Gerenpro, C.A. Diagnosticar la situación actual del Almacén de taller central Determinar los tiempos estándar de recepción, procesamiento almacenaje y despacho de productos Establecer un manual de procedimientos para la creación de nuevos productos Racionalizar el número de renglones (códigos) del inventario y adecuar la descripción de los productos en la base de datos de productos, mediante la estandarización de los mismos Diseñar un procedimiento de despachos de contingencia Objetivo General Objetivo Específico OBJETIVOS

(Gp:) UNEXPO LA EMPRESA Misión Construimos y Prestamos Servicios, aportando soluciones y bienestar, con: Seguridad, Calidad, Proactividad y Respeto al Medio Ambiente dentro de un proceso de Mejoramiento Continuo Visión Generar Bienestar en el ámbito general de la Empresa y su entorno, siendo líderes de nuestro sector en Venezuela en: · Seguridad, Calidad y Satisfacción de Clientes Internos y Externos · Crecimiento Sostenible y Respeto al Medio Ambiente · Desarrollo Social Sustentable Gerenpro es una empresa que nació en el año 2003, como una necesidad de competir en un mercado en el cual las empresas tradicionales no muestran interés dejando un nicho importante, aprovechando la experiencia acumulada por sus socios en diversas ramas y especialidades durante muchos años, dentro de la Industria de la Construcción.

(Gp:) UNEXPO DISEÑO METODOLÓGICO Tipo de estudio Para la realización de la presente investigación fue necesario aplicar diferentes tipos de análisis para llegar a las conclusiones expuestas, estos tipos son: Análisis descriptivo Análisis lógico Diseño de la investigación La presente investigación es de Campo debido a que se realizo directamente recolectando información en el área de trabajo a través de las técnicas de la entrevista y la observación directa y es de tipo no experimental porque no existe una manipulación de las variables de estudio, se baso en el diagnostico de la situación y la propuesta de soluciones antes sin ser implementadas. Técnicas e instrumentos de recolección de datos Observación directa Entrevista

(Gp:) UNEXPO DISEÑO METODOLÓGICO Procedimiento Recorrido por las áreas de trabajo Entrevista a los almacenistas Entrenamiento sobre el uso del SAI Elaboración de diagramas Ishikawa de causas Evaluación de prioridades a través del método de comparación por parejas Recolección de información sobre la empresa Reunión con los almacenistas Toma directa de los tiempos de despacho Tabulación de los tiempos de despacho recolectado personalmente y de los tiempos de entrada registrados por los almacenistas Procesamiento de los tiempos y determinación de su confiabilidad 1. Diagnosticar la situación actual del Almacén de taller central 2. Determinar los tiempos estándar de recepción, procesamiento almacenaje y despacho

(Gp:) UNEXPO DISEÑO METODOLÓGICO Procedimiento Entrevista al jefe de almacén Revisión de la base de datos Entrevista al gerente de procura e inventario Elaboración de propuesta de descripciones Elaboración del manual de procedimientos Revisión del nuevo manual de creación de productos Revisión y corrección de todos los productos de la base de datos 3. Establecer un manual de procedimientos para la creación de nuevos productos 4.Racionalizar el número y descripción de los productos de la base de datos de inventario, mediante la estandarización de los mismos

(Gp:) UNEXPO DISEÑO METODOLÓGICO Procedimiento Entrevista al jefe de almacén Elaboración de formato de “Vale Manual” Elaboración del manual de procedimientos de contingencia “Vale Manual” 5. Crear un procedimiento de contingencia para el despacho de productos

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL Determinación de las causas (Gp:) Retraso en los tiempos de despacho de productos (Gp:) No hay vale electrónico (Gp:) Si hay vale electrónico (Gp:) No hay sistema para hacer vales (Gp:) No hay nadie autorizado para hacer vales (Gp:) El producto no tiene entrada (Gp:) Sin ubicación o ubicación errónea (Gp:) No se trae el vale impreso (Gp:) Inconcordancia entre los inventarios físico y teórico Diagrama Ishikawa causas de retrasos en el despacho según existencia de vale

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL Determinación de las causas Diagrama Ishikawa de causas de retrasos en el despacho según 5M (Gp:) Retraso en los tiempos de despacho de productos (Gp:) Maquinaria (Gp:) Mano de obra (Gp:) No hay sistema para hacer vales (Gp:) No hay nadie autorizado para hacer vales (Gp:) El producto no tiene entrada (Gp:) Sin ubicación o ubicación errónea (Gp:) El vale no esta impreso (Gp:) Inconcordancia entre los inventarios físico y teórico (Gp:) Método

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL Determinación de las causas Diagrama Ishikawa de causas de que el producto no se le de entrada (Gp:) El producto no tiene entrada (Gp:) Mano de obra (Gp:) Maquinaria (Gp:) Personal insuficiente (Gp:) Orden de compra sin elaborar (Gp:) No hay computadoras disponibles (Gp:) Inconcordancia entre los inventarios físico y teórico (Gp:) Mano de obra (Gp:) Método (Gp:) Vales electrónicos sin salida (Gp:) Productos duplicados (Gp:) Despachos sin vale electrónico (Gp:) Prestamos a otras empresa Diagrama Ishikawa de causas de la inconcordancia entre inventarios físicos y teóricos

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL Priorización de las causas Tabla 4. Encuesta de prioridades de causas de retrasos Donde: No hay sistema para hacer vales No hay nadie autorizado para hacer vales El producto no tiene entrada Sin ubicación o ubicación errónea No se trae el vale impreso Inconcordancia de inventario teórico y físico

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL Priorización de las causas Tabla 5. Puntaje promedio de importancia de causas de retrasos Por tanto el orden final de importancia queda de la siguiente manera: El producto no tiene entrada Inconcordancia de inventario teórico y físico No hay sistema para hacer vales Sin ubicación o ubicación errónea No hay nadie autorizado para hacer vales No se trae el vale impreso

(Gp:) UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL Procedimiento de creación de productos Entrevista Nombre: Cargo: Jefe de Almacén Fecha: 16/09/2011 Cuestionario ¿Cuándo es necesario crear un nuevo producto? R. Siempre que se haya verificado a cabalidad que dicho producto no existe ni ningún otro producto equivalente. ¿Cómo se asignan los códigos a los nuevos productos? R. Depende de la línea del producto, pues a algunos se les coloca en código del fabricante y a otros se les asigna un código de 6 dígitos alfabéticos y 3 numéricos, donde los dígitos alfabéticos corresponden a las primeras de letras de 2 o 1 palabra clave del nombre del producto y los 3 dígitos numéricos corresponden a una secuencia de números según su creación. ¿A todos los productos es necesario colocarles su fabricante? R. No, solo a productos claves como los Caterpillar por ejemplo, debido a que en varios casos los demás se nos hace indiferente la marca del fabricante, pues usamos cualquiera de forma indiferente. ¿Cómo se ubican las cuentas contables de los nuevos productos? R. Esa información es suministrada por el departamento de contabilidad, quien posee una lista de cuentas contables para las diferentes clases de productos según su uso. ¿Cómo se redacta la descripción de un producto? R. Se utilizan las principales palabras claves y siempre se busca utilizar una misma estructura de redacción según las anteriormente creada pero o existe una estructura fija o pre-establecida que pueda hacer mención

(Gp:) UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Tiempos de despacho Tabla 9. Tiempos de despacho

(Gp:) UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Tiempo de entrada Tabla 10. Tiempos de entrada de Dotaciones

(Gp:) UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Tiempo de entrada Tabla 11. Tiempo de entrada de repuestos mecánicos

(Gp:) UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Discusión de los resultados de los tiempos

(Gp:) UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Manual de creación de nuevos productos

(Gp:) UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Manual de procedimiento de despachos de contingencia “Vale Manual”

(Gp:) UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Depuración de la base de datos de productos Se elimino la familia de “Servicios Contratados” Se creó la línea “Repuestos Varios” dentro de la familia “Repuestos”, la línea “Equipos o Accesorios De Radiocomunicaciones” en la familia “Equipos” Se crearon los depósitos “Custodia TODOSERVICIOS” para registrar todos los productos que entran al almacén de GERENPRO pero están bajo la administración de TODOSERVICIOS C.A. y “Prestamos” Modificacion del 83% de la base de datos de la familia de “Lubricantes y combustibles” para una reduccion del 49,61% del volumen de productos

(Gp:) UNEXPO 1. Importante del volumen y cantidad de productos que necesita manejar al departamento de almacén 2. Con el levantamiento del primer estudio de tiempos se evidencio que es inviable establecer un tiempo estándar para todas las operaciones de despacho y de entrada como un índice para la evaluación del desempeño 3. Con el manual de procedimientos de despachos de contingencia “vale manual” se reducirían los retrasos producidos por caída del sistema y el retraso en la entrada de los productos a sistema, pero principalmente ayudaría en gran medida a subsanar el problema de la inconcordancia entre inventarios físicos y teóricos CONCLUSIONES

(Gp:) UNEXPO CONCLUSIONES 6. Las principales causas de los retrasos en el almacén son seis (6): El retardo en darle entrada a los productos, la inconcordancia de los inventarios físicos y teóricos, la caída del sistema para hacer vales, las ubicaciones erróneas en sistema de los productos, la ausencia de usuarios autorizados para hacer los vales y la ausencia del vale impreso, en ese mismo orden de prioridades. 4. Con el manual de procedimiento de creación de nuevos productos se disminuiría en gran medida el crecimiento de productos duplicados 5. Existen responsabilidades compartidas con otros departamentos, a los cuales es necesario pedir la máxima colaboración para corregir muchos problemas causados.

(Gp:) UNEXPO RECOMENDACIONES Volver a realizar el estudio de tiempos de atención al cliente del Almacén de Taller Central, atendiendo a las recomendaciones de segmentar aun mas las etapas de los procesos de entrada Aprobar el nuevo manual de creación de nuevos productos para su inmediata aplicación Adaptar los productos existentes que difieran de la nueva estructura de descripción de productos Ordenar la impresión del nuevo formato de trabajo para su difusión e implementación La expansión de la capacidad del almacenamiento del Almacén Central La incorporación de 1 equipo informático adicional de uso exclusivo para las salidas de productos Realizar un estudio del departamento de informática para explicar la frecuencia de las fallas y generar soluciones a las mismas Realizar un estudio para evaluar la rentabilidad de incorporar un almacenista mas