Diseño de un sistema de control de gestión para la superintendencia de planificación, presupuesto y gestión

RESUMEN

El estudio se realizó en la Superintendencia de Planificación Presupuesto y Gestión de la Gerencia de Transporte, PDVSA Distrito Morichal, y estuvo enfocado en el Diseño de un Sistema de Control de Gestion, para esto fue necesario la elaboración de un análisis de la situación actual con respecto a la gestión llevada a cabo por la superintendencia, para poder determinar la información necesaria de los factores a controlar, formulando una serie de objetivos estratégicos y utilizando herramientas de control para la gestión de actividades que permitan registrar datos que ayuden a la mejora de los proceso productivo y en la oportuna toma de decisiones en la Superintendencia. Esta investigación se considera como Proyectiva, descriptiva y evaluativa de tipo No experimental. En cuanto a las herramientas utilizadas para la realización del sistema fueron: Análisis FODA, Manual de organización, Indicadores de Control.

Palabras clave: Control, Análisis, Gestión, Indicadores, Eficiencia

INTRODUCCION

En la actualidad, es una cuestión innegable el hecho que las organizaciones se encuentren inmersas en entornos, mercados cada vez más competitivos y globalizados, en los que para mantenerse en el mas alto nivel así como tener éxito, o al menos subsistir, se requiere garantizar el alcance de lo que se conoce como buenos resultados empresariales, o lo que es lo mismo, producir bienes o servicios dentro de los mas elevados estándares de calidad, con economía y eficiencia.

Para lograr dicho objetivo, las compañías necesitan controlar y gestionar sus procesos de la manera más efectiva posible, con la finalidad de orientarlos hacia la consecución de los objetivos, lo que a su vez hace posible asegurar que las operaciones reales coincidan con las actividades planificadas. Esta labor debe realizarse a partir del establecimiento preciso de los procedimientos, las responsabilidades, los recursos y las actividades involucradas en cada proceso administrativo, con lo cual se oriento el esfuerzo de los empleados hacia la obtención de una alta eficiencia productiva.

Por lo tanto se tiene que un Sistema de Control de Gestión (SCG) es un proceso combinado de diferentes elementos que involucran a toda la organización cuyo objetivo primordial es dar información para poder controlar la gestión de la empresa, este debe permitir conocer cómo, cuándo y dónde se ha utilizado todos los recursos de la empresa puestos a disposición de los diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en función de los objetivos previstos. Para ello la empresa debe tener un sistema organizativo basado en áreas o departamentos de responsabilidad muy bien definidas mediante las funciones y tareas a realizar por cada responsable.

Es por esto que, el siguiente Trabajo de investigación se orientó al diseño de un Sistema de Control de Gestión, con el cual se pretende ofrecer Mejoras en la gestión llevada a cabo por la Superintendencia. De Planificación Presupuesto y Gestión de la Gerencia de Transporte, PDVSA Distrito Morichal, utilizando indicadores, que permitan que se lleven a cabo los procesos con mayor eficiencia y eficacia, permitiendo monitorear el desempeño de la Unidad, a su vez, de modo de encaminar los esfuerzos y alinearlos hacia el logro de los objetivos de la Gerencia.

El presente informe se estructuró en los siguientes capítulos:

Capítulo I: El Problema, en el cual se realiza su planteamiento, así como los objetivos de esta investigación, justificación y alcance.

Capítulo II: La Empresa, donde se presenta información general de PDVSA Morichal y de la Superintendencia de Planificación Presupuesto y Gestión adscrita a la Gerencia de Transporte.

Capítulo III: Marco Teórico, consta de las bases teóricas que sustentaron esta investigación, así como los antecedentes de la misma.

Capítulo IV: Marco Metodológico, en el cual se presenta una descripción de la metodología utilizada para llevar a cabo ésta investigación.

Capítulo V: Situación Actual, se ilustra la situación del sistema de gestión y se establecen las bases para desarrollar la metodología propuesta.

Capítulo VI: Situación Propuesta, se presentan la propuesta cuya finalidad fue adaptar la gestión llevada a cabo por la Superintendencia de Planificación Presupuesto y Gestión a un sistema de control, mostrando los distintos análisis utilizados para definir los indicadores que permitan tomar las decisiones correctas para controlar que se cumplan los objetivos de la unidad .

Finalmente se presentan conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas, apéndices y anexos.

CAPÍTULO l

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

Los continuos y acelerados cambios en materia tecnológica, sumados a la implacable competencia a nivel global, exigen a las empresas mayores niveles de calidad, acompañados de mayor variedad, menores costes y tiempos de respuestas, estos requieren la aplicación de métodos que en forma armónica permitan hacer frente a todos estos desafíos. Estos cambios exigen a las empresas niveles más altos en materia de capacitación y asesoramiento, tanto para el desarrollo de planes estratégicos, como para incrementar la competitividad de sus empresas.

PDVSA, Distrito Morichal, como una empresa que se ajusta continuamente a todos estos cambios, buscando mejoras continuas para los productos que ofrece y para sus métodos de producción, ha adecuado su Política de la Calidad a los requerimientos formulados por las Normas ISO 9001:2000 referente al mejoramiento continuo y la eficacia en los procesos. La cual se puede traducir en, estandarización de las actividades del personal (por medio de la documentación), incremento la satisfacción del cliente, medir y monitorear el desempeño de los procesos, es decir, incrementar la eficacia y/o eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos mejorando continuamente sus procesos, productos, eficacia, etc. Todo esto debido a que actualmente se ha comprobado que existen enlaces entre la satisfacción y el beneficio.

La Superintendencia de Planificación, Presupuesto y Gestión adscrita a la Gerencia de Transporte de la empresa PDVSA Distrito Morichal, dentro de este proceso de mejoramiento continuo se ha propuesto establecer un sistema de control de gestión que permita lograr una dirección efectiva para la unidad a través del monitoreo de los procesos que se realizan. Este control nace de la necesidad que tiene la empresa de ser eficaz, teniendo presente que este proceso es rentable siempre que se acompañe de acciones que induzcan a la mejora y a la innovación.

Para dar solución a esta situación, se plantea, crear un sistema que permita que se cumpla el propósito formal de la Unidad, de acuerdo a su misión en el contexto para llevar a cabo la solución de tareas eficientemente, ajustados a los requerimientos formulados por la Norma ISO 9001:2000. La situación anteriormente planteada conllevó a la realización del presente estudio, el cual permitirá dar respuesta al siguiente planteamiento problemático, la necesidad de Diseñar un sistema de Control de Gestión para la Superintendencia de Planificación, Presupuesto y Gestión de la Gerencia de Transporte, PDVSA, Distrito Morichal.

Para esto, se debe realizar una investigación que permita diseñar los indicadores que se adapten a los procesos realizados por la Superintendencia, los cuales estarán dirigidos a medir y controlar la gestión llevada a cabo por la misma.

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Objetivo General

Diseñar de un Sistema de Control de Gestion para la Superintendencia de Planificacion, Presupuesto y Gestion de la Gerencia de Transporte, PDVSA Distrito Morichal.

1.2.2 Objetivos Específicos

· Diagnosticar el proceso o la situación actual de la Superintendencia de Planificacion, Presupuesto y Gestion.

· Realizar un análisis FODA para determinar las estrategias que permitan tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados.

· Elaborar el manual de Organización que permita llevar el control y la gestión en las actividades de la Superintendencia de Planificacion, Presupuesto y Gestion.

· Formular los indicadores de gestión que permitan el control de las actividades desempeñadas por la Superintendencia de Planificación, Presupuesto y Gestión.

· Realizar propuestas de estrategias y planes de acción para la implantación y monitoreo del sistema de control de gestión diseñado.

1.3 JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

El desarrollo del presente informe técnico es de gran importancia para la empresa PDVSA, Distrito Morichal, ya que con esta propuesta se fortalece el cumplimiento de la Política de Calidad implementada por la empresa, adecuada a la Norma ISO 9001:2000.

La realización de este estudio se fundamenta en la necesidad de la Superintendencia de Planificación, Presupuesto y Gestión adscrita a la Gerencia de Transporte, de manejar un modelo de gestión que muestre de una manera muy práctica un grupo de indicadores que permitan monitorear y conocer el grado de eficacia de la gestión que se realiza, su desempeño y gestión futura. Con el objetivo de apreciar en que se debe mejorar, buscando con esto cumplir con las políticas implementadas por la empresa.

1.4 ALCANCE

La presente investigación se fundamenta en la Creacion o Diseño de un sistema de Control de Gestión, para la Superintendencia de Planificación, Presupuesto y Gestión adscrita a la Gerencia de Transporte de la Empresa PDVSA Distrito Morichal, con la finalidad de mejorar la gestión que se realiza a través de la medición del cumplimiento de sus objetivos, facilitando de esta manera la toma de decisiones y que exista una mayor alineación con la gestión estratégica de la empresa.

Esta Investigación no contempla los aspectos relacionados con la implementación de la metodología propuesta.

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