Manual de Procedimientos para Camareras de Habitaciones (página 2)
Enviado por Fidel Juan Vega Delgado
Los periodos de inactividad podrán eliminarse o modificarse, siempre y cuando su fecha desde sea mayor que la fecha hotelera del sistema, aplicando los iconos correspondientes en la parte derecha del cuadro de dialogo donde aparecen los períodos de inactividad.
Si queremos poner activa o en orden la habitación desde esta pantalla se dará clic sobre el botón de habilitar.
¿Cómo puedo listar esta información?
El listar esta información es sencillo solo tenemos que hacer clic en el icono 
y ya puedo obtener un listado por pantalla que después puedo enviar a la impresora.
¿Y se puede listar el rango de una sola camarera?
La información contenida en los listados puede filtrarse de forma tal que solo aparezca la información que me interesa por un criterio determinado es decir que si lo que queremos obtener es el estado de habitaciones de un rango determinado debemos desplegar el cuadro de dialogo de rango de habitaciones y seleccionar el rango deseado, posteriormente se debe dar clic sobre el botón de búsqueda y aparecerá en el listado la información deseada, tal y como se muestra en la figura
Si deseamos el listado por cualquier otro criterio solo tenemos que fijarlo en el cuadro de selección correspondiente.
A través de esta funcionalidad se realizará la asignación de camareras y de supervisoras a habitaciones y zonas del hotel, siendo una herramienta útil para la planificación del trabajo de camareras y supervisoras.
Al hacer clic sobre el icono Tareas de la Barra de Menú, aparecerá en la pantalla principal la relación de todas las habitaciones del hotel, el grupo y el rango a que pertenecen y la camarera y supervisora que tienen asignadas en caso que ya se halla realizado la asignación.
Al igual que otras pantallas presenta una zona de filtrado con cajas de selección donde se podrán escoger camarera, supervisora, habitación, rango y grupo, existiendo dos check box relativos a la asignación de camareras y supervisoras.
En la figura se muestra la pantalla principal de esta funcionalidad.
Pero… ¿Cómo puedo asignar camareras y supervisoras?
A continuación ilustraremos esta opción con un ejemplo. Supongamos que queremos asignar un rango a una camarera y a una supervisora, el primer paso es seleccionar el rango que queremos asignar, el segundo será buscar el rango seleccionado haciendo clic en el botón de Búsqueda, una vez que aparezca en la pantalla las habitaciones asociadas con el rango seleccionado ejecutaremos el paso 3 que consiste en marcar utilizando las facilidades de Windows con Shift y el clic del Mouse, el paso 4 consiste en dar clic sobre el icono de modificación en el Tool Bar y aparecerá un cuadro de dialogo para la asignación de camarera y supervisora, note que en ambos casos en esta selección se desplegaran tanto las camareras y las supervisoras que fueron definidas previamente en los nomencladores correspondientes, la selección se fija cuando hacemos clic en el botón aceptar.
.Y.. ¿Cómo asignar las Zonas?
Para el trabajo con las Zonas del Hotel daremos clic sobre la pestaña Otras Zonas en la Pantalla Principal aparecerá el listado de la Zonas de Hotel definidas con sus correspondientes camareras y supervisoras si ya se ha realizado la asignación en caso contrario la pantalla aparecerá vacía para que se comience la asignación, el procedimiento operación con esta pantalla es igual al explicado en la pantalla de asignación a habitaciones. En la figura se puede observar la pantalla para la distribución de camareras y supervisoras a las Zonas de Hotel.
¿Qué hacer si quiero cambiar una asignación?
Si queremos cambiar una asignación seleccionamos el área en que queremos hacer el cambio y hacemos clic sobre el icono modificar, en el cuadro de dialogo que aparece se selecciona a través de los cuadros de selección de camarera o supervisora el nombre de la persona que queremos cambiar y hacemos clic sobre el botón aceptar.
¿Cómo se entrega el listado a las camareras?
Para obtener el listado de una sola camarera se procederá de la siguiente forma:
En el cuadro de selección de camareras se busca el nombre de la camarera para la cual se desea obtener el listado en el cuadro de dialogo de camareras y se dará clic en el botón de búsqueda y aparecerá en la pantalla principal la selección deseada
Que para distribuir el trabajo puede complementarse con un listado del Estado de Habitaciones de ese mismo rango asignado a la camarera como se muestra a continuación.
Igual procedimiento se seguirá si el listado se desea hacer por supervisora.
Otra funcionalidad de gran importancia en el trabajo de Ama de Llaves es el reporte de discrepancias, en el cual Ama de Llaves reflejará aquellos aspectos en los que no existen coincidencia entre los listados de ocupación y lo que detectan las camareras y supervisoras en la ejecución de las tareas de limpieza y de revisión.
Al hacer clic sobre esta opción de menú en la pantalla principal aparecerán los reportes de discrepancias realizados hasta el momento (histórico).
En esta pantalla, se introduce un campo simbólico al inicio de cada línea que indica el estado en que se encuentra el reporte, estos estados como se muestra en la figura, pueden ser:
Reporte anulado, si se comenzó a hacer el reporte y por alguna causa o error decidió anularse,
Pendiente de confirmación cuando el reporte se comenzó a hacer pero por algún motivo se guardó para realizar alguna revisión o aclaración antes de confirmarlo, una vez que se fijaron todos los datos de reporte y se puede dar por valido.
En el Tool Bar como se muestra en la figura, existe un icono que permite realizar la anulación de un reporte, solo se podrán anular reportes si están en espera de confirmación, los reportes confirmados no podrán ser objeto de anulación. Existe un icono para confirmar reportes, solo aplicable a aquellos que al comienzo de la línea tienen el icono de espera de confirmación. El icono de modificación de reportes al igual que el anterior solo es aplicable a aquellos reportes pendientes de confirmación. El icono Excel en el ToolBar exportara la información que aparece en pantalla con la relación de los reportes de discrepancia realizados a una tabla Excel.
¿Cómo hacer un reporte de Discrepancia?
A continuación pasaremos a explicar como se realiza un reporte de discrepancias, si hacemos clic sobre el icono insertar en el ToolBar aparecerá un cuadro de dialogo, que para su mejor comprensión hemos dividido en cuatro Zonas, como se muestra en la figura.
Zona de parametrización del listado: En esta zona existen controles que definirán los campos que aparecerán en el listado, en primer lugar tenemos el cuadro de número de habitaciones por fila, en el cual se puede definir un número entre 1 y 3 y dará la cantidad de columnas de bloque de información que tendrá el listado en la Zona de Discrepancias, a partir de aquí existen 4 cuadros de marcar, que determinan la aparición o no de columnas dentro de cada bloque de información en la Zona de Discrepancias. Estas son la columna Observaciones, en la cual se escribirá cualquier tipo de observaciones que tenga Ama de Llaves con relación a la discrepancia o cualquier otra cosa que quiera hacer notar, la columna Ocupación en la cual se podrá anotar cualquier discrepancia con relación a la cantidad de personas que ocupan la habitación, los otros cuadros representan información adicional al listado sobre el estado de ocupación según el sistema y la cantidad de personas ocupantes, para poder establecer una relación entre lo que existe por el sistema y lo que Ama de Llaves discrepa, las columnas Habitación y Estado aparecerán siempre, es en la columna de estado donde Ama de Llaves anotará las discrepancias con el estado de ocupación en que se encuentra la habitación, para lo cual se desplegará en el cuadro de diálogo los posibles estados de la habitación. En la Figura 45 se muestran anotadas algunas discrepancias como ejemplo.
La Zona de Filtrado nos permitirá ajustar este listado de discrepancias para que sólo aparezcan las habitaciones que responden a un criterio de filtrado específico. Por ejemplo si las discrepancias están ubicadas en un rango de habitaciones, o en un grupo, o son de una camarera o una supervisora en particular, se filtrara el listado por este criterio y solo aparecerán en el mismo las habitaciones que cumplan con esa condición, en caso de no se establezca ninguna condición de filtrado, en el listado aparecerán detalladas la totalidad de la habitaciones que se encuentren definidas para el hotel.
¿Cómo escribo una discrepancia?
En la columna Estado que aparece en blanco haciendo clic sobre la casilla aparece un cuadro de selección para reflejar el estado en que la camarera se encontró la habitación y en la columna Pax la cantidad de personas en las que se discrepa.
Una vez terminado el proceso de discrepancias se procederá a la confirmación de la operación. En lo que se ha denominado de Zona de Confirmación existen tres botones que nos permiten seleccionar la operación que realizaremos con el resultado de las discrepancias. El botón Confirmación, guardará el listado con estado confirmado, una vez que este listado se almacene es este estado, no podrá modificarse ni anularse, quedando como un listado histórico de discrepancias, si el botón que accionamos es el de guardar, el listado de discrepancias se almacenará en estado de espera de confirmación, mientras que se mantenga en este estado, podrá ser objeto de modificaciones, o de anulación, hasta tanto no se confirme, accionando el botón de Confirmación o a través del icono de confirmación en el ToolBar.
¿Y si no existen discrepancias y debo de emitir un listado?
Para emitir un listado sin discrepancias lo único que tengo que hacer es seleccionar el nombre del empleado que esta emitiendo el listado y poner en observaciones que no existen discrepancias,.
Esta funcionalidad permite realizar el reporte y control de las averías producidas tanto en las habitaciones como en las zonas de hotel que hayan sido previamente definidas, así como las soluciones que se le brindan a las mismas. Esta opción puede utilizarse por varias áreas funcionales del hotel para reportar las averías, pero lo relacionado con la asignación del personal y los detalles de la solución brindada serán de uso del área de mantenimiento del hotel.
Al hacer clic sobre el icono de averías, en la pantalla principal aparecerá la relación de averías reportadas hasta el momento, al igual que el resto de las pantallas posee una zona de filtrado de información y en dependencia del filtro aplicado será la información que aparecerá en la pantalla.
¿Cómo puedo reportar una avería?
Para reportar una nueva avería haremos clic sobre el icono de inserción y el sistema mostrará un cuadro de dialogo en donde aparece fija como fecha de registro la fecha que tiene la máquina en el momento en que se esta reportando la avería, en el cuadro de reporte se insertará la fecha en que queremos fijar el reporte, a continuación se señalará a que habitación se le esta haciendo el reporte en el caso de que sea a una habitación, si el reporte es referido a una zona de hotel el cuadro de habitación se deja en blanco, en el campo usuario aparecerá de forma fija el operador del sistema que se encuentra activo en el módulo en este caso la camarera o supervisora, en el cuadro descripción se introducirá una pequeña descripción de la avería que se esta reportando, note que este campo es de llenado obligatorio y en caso de no completarlo en el momento de guardar el reporte se muestra un cuadro con la advertencia de que no existen observaciones, abriendo nuevamente el cuadro de diálogo para que complete la información, en el cuadro zona se fijará la zona de la avería, en caso de que sea una avería en alguna zona del hotel, debe notar que los campos habitación y zona de hotel son excluyentes, es decir si se relaciona a una habitación el sistema no permite que se relacione a una zona y viceversa, en el cuadro prioridad se relacionará la prioridad de solución de la avería con vistas a una mejor planificación del área de mantenimiento, las posibles prioridades que se despliegan en este cuadro son alta, media y baja, la procedencia de la avería, es decir quien reporta la avería, en este cuadro se desplegaran las procedencias que deben haberse definido previamente en el nomenclador Procedencias finalmente para un mejor tratamiento de la solución a la avería, se especificará su tipo, estos tipos de averías que se despliegan en el cuadro tipo deben haberse definido previamente en el nomenclador tipos de averías, al hacer clic sobre el botón aceptar quedará registrada la avería. En la figura se muestra la pantalla principal y el cuadro de dialogo para la inserción de una avería.
Para modificar los datos de un reporte, asignar el técnico de mantenimiento, reflejar los datos sobre las tareas y materiales para la solución, hacemos clic sobre el icono de modificación, o realizamos doble clic sobre la línea del reporte en la pantalla principal, esta acción desplegará un cuadro de dialogo que consta de dos partes como se muestra en la Figura, en este cuadro de dialogo Ama de Llaves sólo podrá trabajar en el cuadro superior, que es el relacionado con el reporte de la avería donde podrá modificar cualquier dato del reporte, el cuadro inferior se reserva para el trabajo del área de mantenimiento, donde se relacionarán los datos que tienen que ver con la solución del reporte de avería y el control del tiempo y los materiales utilizados en la solución, en el caso del cuadro para la selección del técnico que se le asigna a la avería..
En el ToolBar existe un icono para las soluciones de averías, al hacer clic sobre este icono se desplegará un cuadro de diálogo igual al cuadro inferior de la opción modificación.
Haciendo clic sobre el icono de impresión se obtendrá el listado. Si se desea obtener un listado más especifico se podrán aplicar los criterios de selección que aparecen en la zona de filtrado.
Al hacer clic sobre esta opción se muestra en la Zona Central de la pantalla los diferentes préstamos hechos hasta el momento. Apareciendo en la parte superior de dicha pantalla una barra de tareas, donde además de los botones para insertar y modificar un préstamo, aparecen además dos botones, uno para realizar cualquier cancelación producto de algún error y otro para el tratamiento de las devoluciones de los préstamos. La figura muestra el camino y la pantalla correspondientes.
¿Cómo registro un préstamo?
Al hacer clic sobre el botón de inserción, aparecerá un cuadro de dialogo, donde se introducirá el objeto prestado, para lo cual se desplegará para seleccionar en el cuadro todos los objetos que fueron definidos en el nomenclador Objetos de Préstamo, en el cuadro de habitación se desplegaran todas la habitaciones que estén ocupadas en el hotel, al seleccionar la habitación, en el cuadro de huéspedes se desplegaran los nombres de los ocupantes de esa habitación, para seleccionar el huésped que recibió el préstamo y finalmente un campo de observaciones como se muestra en la Figura
Igual cuadro se mostrará cuando se hace clic en el botón de modificaciones pero solo se tendrá acceso a modificar las observaciones.
¿Qué hacer para cancelar un préstamo?
Como parte de la operatoria de esta opción se encuentran las cancelaciones de prestamos, estas se efectuaran cuando por algún error al realizar el formulario se deba cancelar la operación, para esto se dará clic sobre el icono de la barra de tareas asociado a la cancelación (ver figura), apareciendo el siguiente cuadro de dialogo, donde en observaciones se consignaran las causas por las cuales se esta cancelando el préstamo y el articulo se marcará con el atributo de cancelado.
¿Qué hacer cuando me hacen la devolución de un préstamo?
Un cuadro similar se desplegará al hacer clic sobre el botón para devoluciones, donde se anotaran las observaciones que sean necesarias con relación a la devolución, pasando el indicador de préstamo al estado devuelto como se muestra en la Figura
Al hacer clic sobre esta opción del menú se muestra en la Zona Central de la pantalla los diferentes hallazgos reportados hasta el momento. Apareciendo en la parte superior de dicha pantalla una barra de tareas, donde además de los botones para insertar y modificar un hallazgo reportado, aparecen además dos botones, uno para realizar cualquier cancelación producto de algún error al registrar el hallazgo y otro para el tratamiento de las entregas de los hallazgos. La figura muestra el camino y la pantalla correspondientes.
¿Cómo introducir un hallazgo?
Al hacer clic sobre el botón de inserción, aparecerá el siguiente cuadro de dialogo, donde se introducirá el hallazgo, señalando la fecha, el valor estimado del objeto encontrado, esto se relacionará con los valores de Rangos de Caducidad definidos en este nomencladores y de esta forma obtendremos la fecha hasta cuando permanecerá el articulo bajo la custodia del hotel antes de definir el destino del mismo, la descripción del articulo hallado, el lugar o área del hotel donde fue encontrado, la persona que hizo el hallazgo y el tipo de persona que es, en este caso se consignara si es un empleado del hotel o un cliente. El cuadro de dialogo se muestra en la figura
En el caso de hacer clic sobre el icono de modificaciones, aparecerá el mismo cuadro de dialogo, permitiendo que se modifiquen cualquiera de los campos insertados.
¿Cómo cancelo un hallazgo?
Si hacemos clic sobre el icono de cancelación del hallazgo entonces aparecerá un cuadro solicitando la confirmación de la operación como se muestra en la figura, en caso de responder afirmativamente el hallazgo será cancelado.
¿Cómo se devuelve un hallazgo?
En el caso de presionar el icono para la devolución, aparecerá el cuadro de dialogo que se muestra en la figura donde se insertara la fecha en que se efectúa la devolución del hallazgo, el nombre de la persona que entrega el artículo, el nombre de la persona a la que se le entrega el artículo, el teléfono de la persona, documento de identidad que puede ser de, acuerdo al cuadro que se despliega el tipo de identificación, pasaporte, documento de nacionalidad u otro documento, si es el propietario o la relación que tiene con el propietario, o si es el empleado que se encontró el artículo, nombre de un testigo y observaciones, estos dos campos si se considera necesario.
Artículos Necesarios en las habitaciones
Esta funcionalidad nos da los artículos que son necesarios poner en las habitaciones, así como las cantidades y la frecuencia con se realizará su reposición o cambio, para lo cual deben haberse programado previamente en los nomencladores del módulo.
¿Cómo puedo obtener este listado?
Para la obtención del listado debemos hacer clic en el menú de reportes, el primer paso es hacer clic sobre el menú de reportes la opción generales, el segundo paso es posicionarse sobre el reporte Artículos Necesarios el paso 3 es hacer clic sobre el icono Vista Previa, aparecerá un cuadro de dialogo (paso 4) donde se selecciona para que estado de habitación se quiere hacer el listado, finalmente (paso 5) se hace clic sobre el botón vista previa si se quiere obtener primeramente en pantalla y sobre el botón imprimir si se desea obtener por impresora
El listado obtenido se muestra a continuación, como se puede observar por cada habitación se señala su estado, el articulo que se debe reponer o cambiar, las cantidades del artículo y el nombre de la camarera responsable del cambio, en correspondencia con las habitaciones que tiene asignada.
No queremos terminar sin señalar que para obtener una funcionalidad adecuada del módulo es necesario realizar previamente la parametrización del mismo en correspondencia con las características de la instalación donde se vaya a explotar.
A continuación se brinda la relación de nomencladores que deben crearse o revisarse antes de la puesta en explotación de este módulo.
Nomencladores de Housekeeping
Artículos para Habitaciones
Artículos para préstamo
Tipos de Limpieza
Relación de Camareras
Supervisora
Rangos de Caducidad para objetos
Nomencladores del Hotel
Tipos de Habitaciones
Habitaciones
Grupos de Habitaciones
Rangos de Habitaciones
Causas de Inactividad de Habitaciones
Zonas del Hotel
Averías (Procedencia, Tipos y Técnicos)
Autor:
MSc. Fidel Juan Vega Delgado
Nueva Gerona 2010
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