Manual de procedimientos de procesos técnicos

INTRODUCCION

Los procesos técnicos son las operaciones específicas sobre el material bibliográfico, para organizarlos y ponerlos a disposición de los usuarios.

Para qué hacemos el manual, para qué sirve:

Un manual de procedimientos, en este caso de Procesos Técnicos, tiene la función de servir de guía para el profesional bibliotecario y para todos los que se interesen, en los futuros procedimientos inherentes al Departamento de Procesos Técnicos.

En el manual se detallan acciones, previamente consensuadas, para unir criterios de trabajo. El manual plasma la política de la institución que lo produce, deja asentado la manera de trabajar, tanto a corto como a largo plazo.

Otra de las funciones importantes de un manual de procedimientos, es ayudar a unir criterios para la cooperación y dinamismo dentro de los departamentos y secciones de la institución productora y con otras entidades externas a la misma. El manual debe ser revisado constantemente, para ajustarse a las necesidades cambiantes y seguir el paso de las nuevas innovaciones.

OBJETIVOS:

• Procesar y diseminar la información recibida • Actualizar permanentemente al personal profesional y administrativo en los procedimientos inherentes a los procesos técnicos • Garantizar la uniformidad de tratamiento de las actividades periódicas • Reducir los errores operativos • Reducir el período de adiestramiento de los nuevos empleados • Facilitar el mantenimiento de un buen nivel organizacional

CONTROL O REVISION DE MATERIAL

Esta es la primera etapa de acercamiento con el material bibliográfico luego de su adquisición (ya sea por canje, compra, donación o depósito legal)

Como primera medida se debe verificar con el documento de adquisición (factura, nota de donación, etc.) que los números coincidan con la cantidad de ejemplares recibidos, para realizar los reclamos necesarios.

Es muy importante revisar la parte física del soporte (libro, cd, filmina, etc.) sobre todo si fue comprado, para realizar el reclamo correspondiente al proveedor de la biblioteca.

La revisión física debe contemplar:

• Paginación: debe estar completa y en orden, sin páginas repetidas.

• Tipografía: la impresión debe ser legible.

• Papel: las hojas no deben estar manchadas, rasgadas, no deben trasparentarse porque esto dificulta la buena lectura.

• Cuadernillos: los cuadernillos deben estar bien cosidos, o el caso de las encuadernaciones pegadas, bien sujetas las hojas entre sí • Tapas: sin roturas y abolladuras, secas, sin hongos. Verificar que las tapas no estén al revés del cuerpo del libro.

• En caso de páginas faltantes (cuando no hay forma de reclamar un cambio de ejemplar) se pueden agregar copias obtenidas de otro ejemplar de la misma edición.

• Ilustraciones: verificar su correcta ubicación e impresión y tipografía, sobre todo si las láminas e ilustraciones son un componente importante en la utilidad de la obra (por ejemplo, un libro de arte, un manual de medicina, etc.)

• Material no librario: hay que comprobar que el soporte no esté rayado (cd, discos, etc.) o dañado (mapas agrietados, por ejemplo). Comprobar que haya una correcta reproducción (ver la película, probar que se escucha con nitidez el cassette, etc.) y que se posee los elementos apropiados para la recuperación del material (tener los programas instalados para poder reproducir un cd, por ejemplo)

SELLADO

Los principales signos de que una obra pertenece a una biblioteca son los sellos ubicados en varias partes del libro. Los sellos pueden llevar varios datos:

• Procedencia del libro: canje, donación o compra. Generalmente se coloca en la portada o en la contraportada.

• Pertenencia de la biblioteca: es un sello que lleva los datos de la institución (nombre, dirección, logo, etc.), también se sellan los materiales que acompañan como CD, disketes, hojas plegadas. No se debe sellar sobre el contenido del libro: texto o ilustraciones. Se coloca en las primeras páginas (de la derecha o impares), en la portada y en una página clave impar fijada por la biblioteca. Por ejemplo, se puede sellar las páginas 29, 129, 229.

En el caso de los materiales especiales, el sellado debe ser discreto y tratando de no complicar la información externa que aporta el soporte, dependiendo del tipo de material.

• Fecha de ingreso: también puede ir el nombre de la persona que realiza el ingreso.

• Signatura topográfica.

• Número de inventario (si no lo colocó en el departamento encargado del libro de inventario). Suele ir en la parte superior de la contraportada y en la última página par.

• Precio (en caso de compra)

Siempre se debe sellar en los mismos lugares para facilitar el control posterior.

ANALISIS FORMAL

CATALOGACION Mediante la catalogación se describen las características unívocas de los documentos, en fichas o en registros computarizados (de acuerdo con reglas universales de catalogación, como por ejemplo las AACR2), que los identifican y diferencian de otros. Los elementos identificados van a permitir establecer los puntos de acceso para la posterior recuperación de los documentos.