Control Interno Es el plan de la organizacion y todos los metodos relacionados y medidas de un negocio para: Salvaguardar los activos de la empresa de robos por empleados, robos o usos no autorizados Exaltar la precision y veracidad de la data de contabilidad al reducir riegos de errors e iregularidades en los procesos de contabilidad
Control Interno La importancia del control interno es tal que en el 1977 el Congreso de los Estados Unidos creo “The Foreign Corrupt Practice Act” que requiere que todas las companias estadounidenses mantengan un sistema de control interno adecuada. La Comision Nacional en Reportes Fraudulentos concluyo que todas las corporaciones que son publicas tienen que mantener un sistema de control interno
Principios del Control Interno (Gp:) Establecer Responsabilidades (Gp:) Procedimientos De Documentacion (Gp:) Segregacion de Tareas (Gp:) Controles Fisicos, Electronicos Y Manuales (Gp:) Verificacion Interna Independiente (Gp:) Otros Controles
Establecimiento de Responsabilidades El Control es mas efectivo cuando solo hay una persona responsible por una tarea especifica. (Cajeros)
Segregacion de Tareas El trabajo de un empleado debe sin duplicidad de esfuerzo, proveer una base confiable para evaluar el trabajo de otro. Actividades Relacionadas Cuando un individuo es responsable por todas las actividades relacionadas, hay posibilidad de errores y fraude Contabilidad para activos Cuando un empleado es custodio del activo, y otro mantiene el record de uso del activo el custodio del activo probablemente no lo use para cosas personales
Procedimientos de Documentacion Los documentos deben proveer evidencia de las transacciones y eventos ocurridos Documentos deben ser preparados cuando el suceso ocurre Documentos pre-numerados permiten que todos los documentos de una serie sean contabilizados
Controles Fisicos,Mecanicos y Electronicos Controles Fisicos: Son los utilizados para salvaguardad los activos Ejemplo: Cajas Fuerte, Almacenes con acceso controlado, Bovedas de los bancos. Controles Mecanicos y Electronicos: Estos aumentan la veracidad y la precision de los records de contabilidad. Ejemplo Monitores, Sensores de movimiento Alarmas etc.
Verificacion Interna Independiente La revision,comparacion y reconciliacion de la data preparada por otros empleados Son mas efectivas cuando: Se hacen por sorpresa Se utilizan grupos independientes o externos Discrepancias y errores son reportados y corregidos Auditores Independientes revisan las actividades de los departamentos y determinan si estan de acuerdo con las politicas establecidas y hacen recomendaciones para su mejoramiento
Otros Controles La obligacion del empleado que trabaja las transacciones de efectivo envuelve el obtener seguros contra la apropiacion ilegal de fondos por empleados deshonestos Rotacion de las tareas de los empleados y enviar a los empleados de vacaciones va desanimar a los empleados de robar ya que ellos no van a esconder sus actividades ilicitas permanentemente.
Limitaciones del Control Interno El costo de establecer los procedimientos de control no debe exceder los beneficios esperados Y que el factor humano como el cansancio , el descuido y la indiferencia son factores importantes como lo es la confabulacion de dos o mas individuos para esquivar los controles internos.
Controles de Efectivo Sub“Cash Controls”
Controles Internos sobre el efectivo recibido El efectivo consiste de monedas, billetes, cheques, giros que tengamos a mano o depositados en el banco Control de los recibos de efectivos en las ventas “over the counter” son centralizados a traves de las cajas registradoras Cuando existe un descuadre de efectivo en las cajas se le conoce como un exceso o una falta de efectivo Recibos por correo de facturas o ventas a credito son la manera mas comun de recibir efectivo y todos los recibos por correo deben ser abiertos en presencia de dos personas
Controles Internos sobre desembolsos de efectivo Mas control mas efectivo de los desembolsos es cuando se pagan en cheque, con exepcion de cantidades pequenas que se pagan del “petty cash” El uso de un sistema de “voucher” permite que una red de aprobaciones por individuos autorizados actuando independientemente para asegurar que los desembolsos por cheques estan debidamente autorizados
Transferencias Electronicas El efectivo puede ser transferido por telefono, computadora etc. Un ejemplo los depositos de nomina de los empleados
Petty Cash Fund Este fondo es el de dinero en efectivo para pequenas cantidades La operacion de este fundo envuelve Establecimiento del fondo debito a Petty Cash y Credito a Cash Hacer pagos al fondo, deben estar documentados por vouchers de petty cash prenumerados Reestablecimiento del fondo: debitar cuenta de gastos apropiada y credito a Cash
Uso del Banco Uso de los bancos contribuyen significativamente a buenos controles internos por: Proveer contoles fisicos para el almacenamiento de cash Minimizar las cantidades de efectivo a tener a mano Crear un record doble de todas lastransacciones bancarias.
Uso del Banco Depositos hechos por empleados autorizados y documentados por las hojas de deposito Un cheque es una orden esctita por el depositante indicandole al banco el pagar una suma especifica de dinero a un receptor designado
Un estado bancario contiene: Cheques pagados y otros debitos que reducen el balance de la cuenta del depositante Depositos y creditos que aumentan el balance en las cuentas del depositante El balance de la cuenta luego de cada transaccion
Uso del Banco Un memorando de debito es cuando el banco nos cobra los cargos por servicio o cheques sin fondo Un memorando de credito es cuando el banco pudo haber cobrado cuentas por cobrar del depositante
Reconciliaciones Bancarias
Reconciliaciones Bancarias El proceso de hacer los balances de los libros igual al balance del banco.
Reconciliaciones Bancarias Ajustamos los balances del banco por lo siguiente: Depositos en Transito, son aquellos depositos no registrados por el banco. Estos se ANADEN al balance del banco Cheques que se emitieron pero que aun no se han pagado. Estos se RESTAN al balance del banco
Reconciliaciones Bancarias Ajustamos el balance de los libros por lo siguiente: Cualquier error del banco Cualquier memorando
Entradas de la reconciliacion bancaria Cobro de las Notas a recibir: Esta entrada usa 4 cuentas. Los Intereses de $50 no han sido acumulados y el cargo por servicio se lleva contra Gastos Miscelaneos (Gp:) 1035 15 1000 50
Error en los libros: Un analisis del Cash Disbursment Journal demuestra que el cheque No. 443 fue un pago a la cuenta de Andrea Company, un suplidor. El cheque fue de $1,226.00 y se registro como $1,262.00 (Gp:) 36 36
Entradas de la reconciliacion bancaria
NSF Check Un cheque sin fondo se convierte en una cuenta por cobrar del depositante. (Gp:) 425.6 425.6
Entradas de la reconciliacion bancaria
Cargos por servicios bancarios Cargos por impresion de cheques y otros cargos por servicio son debitados a la cuenta de gastos miscelaneos (Gp:) 30 30
Entradas de la reconciliacion bancaria
Reportando el Efectivo Efectivo en mano, efectivo en banco y el “petty cash” se combinan para ser reportados en los estados financieros bajo Efectivo (Cash) “Cash Equivalent” son inversiones altamente liquidas con una madurez de tres meses o menos que puede ser convertida en una cantidad especifica de dinero