Las Organizaciones y la necesidad de administrarlas

A lo largo de nuestra existencia pertenecemos a una organización u otra; todas las organizaciones tienen un elemento básico y es su meta o propósito. Además todas las organizaciones tienen un programa o método para alcanzar las metas, es decir un Plan.

Las organizaciones también deben adquirir y asignar los recursos que necesitan para alcanzar sus metas.

La Administración consiste en darle forma, de manera consciente y constante, a las organizaciones.

Todas las organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirles para alcanzar sus metas. Estas personas se llaman GERENTES.

En un mundo en donde las organizaciones están por doquier, existen tres motivos básicos para estudiarlas.

• VIVIR EN EL PRESENTE: Contribuyen al nivel de vida presente de todas las personas del mundo.

• EDIFICAR EL FUTURO: Se perfilan hacia un futuro deseable y sirven para que las personas también lo hagan. Tienen repercusiones en la condición futura del entorno natural, en la prevención y el tratamiento de enfermedades y en la guerra.

• RECORDAR EL PASADO: Sirven para conectar a las personas con su pasado, las organizaciones son patrones de las relaciones humanas.

Las Organizaciones y la necesidad de administrarlas

Las organizaciones deben tener un liderazgo que sea fuerte, comprometido, innovador y que tenga la visión para prever lo que pueda ocurrir. A fin de que el líder guíe las unidades de trabajo juntas con un proceso general sin demoras, defectos o re-trabajos. Para que lo que exija la misión, visión y estrategia sea efectivamente llevado a cabo día a día.

Las organizaciones estables contratan al mejor personal y lo recompensan por un desempeño excepcional. Una institución avanza hacia la estabilidad organizacional cristianizando los poderes de la efectividad a través de aspectos como el personal, interpersonal, gerencial y organizacional. Ello implica que los líderes deben poseer un nivel de madurez y aprendizaje que le permita identificarse a cada quien como una sola persona, a la cual se debe involucrar dentro de la organización como parte de un sistema esencial de la estabilidad de dicha empresa.

Los esfuerzos para el éxito empresarial no dependen exclusivamente del líder, si este no piensa estratégicamente y en conjunto con su equipo de trabajo, las técnicas y herramientas de administración no se podrán desarrollar por sí solas, ni podrán lograr el desarrollo organizacional.

Eficiencia y eficacia

Muchas veces escuchamos alegremente frases como "Que eficiente es ese o tal empleado" o "caramba", es usted un tipo muy eficaz. Por otro lado apreciamos que en los informes de evaluación se utilizan estas expresiones, con tanta trivialidad sin analizar lo que significa en todo el sentido de la palabra. Sin embargo, el término Eficiente y Eficaz son temas que causan muchos debates, análisis y son motivo de estudio y reflexión en muchos países.

En términos generales, la Eficiencia se refiere a la relación entre esfuerzos y resultados. Si obtienes más resultados de un esfuerzo determinado, habrá incrementado tu eficiencia. Asimismo, si puedes obtener el mismo resultado con menos esfuerzo, habrás incrementado tu eficiencia. En otras palabras Eficiencia consiste en realizar un trabajo o una actividad al menor costo posible y en el menor tiempo, sin desperdiciar recursos económicos, materiales y humanos; pero a la vez implica calidad al hacer bien lo que se hace.

Sin embargo, en las organizaciones "NO-BASTA" con ser únicamente eficientes, las organizaciones modernas buscan algo más que eso, y eso es la Eficacia. Cuando un Comando alcanza las metas u objetivos que le impone la institución, decimos que es Eficaz. Entonces la Eficacia se refiere a los resultados en relación a las metas y cumplimiento de los objetivos organizacionales, por eso para ser Eficaz debes de priorizar las tareas y realizar en orden de precedencia aquellas que contribuyen a alcanzar tus objetivos y metas previstas, por lo que debes de asegurarte que lo que hagas valga la pena y conduzca a un fin.

La Eficiencia y la Eficacia se interrelacionan, pero la falta de eficacia no puede ser compensada con Eficiencia, por grande que sea esta, ya que no hay nada más inútil que hacer Eficientemente, algo que no tiene ningún valor y que no contribuye en nada para la Organización. Por eso es necesario preguntarse si lo que se hace vale para algo. Por ejemplo una persona puede pasar todo el día en su trabajo, sentado en su escritorio, pero esto no significa que sea Eficiente ni Eficaz, mas aun cuando su labor no es productiva y se dedica a utilizar indiscriminadamente los recursos con que cuenta su Organización.

Proceso administrativo

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Y hablamos de administración como un proceso, ya que la misma se lleva a cabo por medio de un sistema en el cual se aplican las siguientes herramientas: Planificación, Organización, Dirección y Control.