CAPITULO 1
¿QUÉ ES EXCEL?
Excel es una planilla e le ctrónica de cálculo: un programa que permite manejar en la computadora la información que habitualmente se maneja en planillas. Por ejemplo, una lista como la de la Figura 1.
Sirve para hacer planillas cuyos datos pueden relacionarse a través de operaciones matemáticas. En este capítulo nos vamos a ocupar del manejo de este tipo de planillas. Vamos a comenzar con un ejemplo simple y luego avanzaremos hacia casos más complejos. Aunque no lo mencionemos en el texto, toda planilla que queramos conservar deberá ser grabada tal como se explicó en el capítulo anterior.
Figura 1. Una planilla muy simple: una lista de precios
Como se ve, la información en una planilla de calculo se organiza sobre una matriz de filas y columnas. Las filas se designan con números y las columnas, con letras. Esta división en filas y columnas define casilleros llamados ce ldas , que se designan por la letra de la columna y el número de fila a la cual pertenecen. Por ejemplo, la ce lda A1 contiene la palabra Producto.
Para armar una planilla como la de la Figura 1 tenemos que "movernos" por la matriz escribiendo los datos que correspondan en cada celda.
El puntero (flechita del mouse), por otra parte, tiene distinta forma según en qué parte de la pantalla está apoyado. Generalmente es una cruz gruesa o una flecha. Pero puede adoptar otras figuras, y su comportamiento depende de ellas. De las formas y usos del puntero hablamos en detalle en el capítulo 3.
CÓMO MOVERNOS POR LA PLANILLA
La forma más simple de ir saltando de celda en celda es usando el teclado. Cualquier teclado de computadora incluye cuatro teclas para mover el cursor en las cuatro direcciones.
Flecha hacia arriba: sube una fila. Flecha hacia abajo: baja una fila.
Flecha para la derecha: pasa a la siguiente columna. Flecha para la izquierda: pasa a la columna anterior.
Estas son las que llamamos "teclas de movimiento", "flechas" o "cursores".
CÓMO SE ESCRIBEN LOS DAT OS
El dato ingresa efectivamente en la celda cuando oprimimos la tecla Ente r. Estas instrucciones valen tanto si el dato que se escribe es una palabra como si es un número.
¡Me equivoqué! ¿Qué hago?
La forma básica de corregir un dato mal escrito es escribirlo de nuevo. Si nos damos c uenta del error antes de oprimir Enter (o sea, antes de que el dato esté efectivamente ingresado), existen algunas teclas que conviene conocer:
Escape: cancela el ingreso del dato y deja la celda como estaba antes.
Retroceso (Delete – Del – Supr): borra la letra que acabamos de escribir.
Me arrepentí
Al margen de las distintas posibilidades de corrección que ofrece el programa, siempre hay una forma de "dar marcha atrás" cuando nos arrepentimos de algo. Tomar las opciones Edición, Deshacer. Esto anula la última operación.
Con estas instrucciones, ya podemos hacer una planilla simple como la de la Figura 1.
GRABANDO UNA PLANILLA
La computadora tiene una memoria muy frágil: todo lo que le decimos lo recuerda mientras permanece encendida (RAM). Al apagarla, se pierde.
Podemos, sin embargo, conservar nuestro trabajo aunque la computadora se apague guardándolo en un lugar más seguro que la memoria. Esto se llama "grabar" la planilla. Si ya ha trabajado en algún programa, sabe de qué estamos hablando. En cualquier caso, siga leyendo.
Tres Decisiones
En el momento de grabar una planilla, hay que tomar tres decisiones:
El disco
Ese lugar más seguro al que nos referimos antes es el disco. Por disco entendemos tanto el disco rígido de la computadora, la grabadora de CD (Rw ROM), pendriver, como el disquete que colocamos en la disquetera (Flopy).
Las unidades de disco en una computadora se designan por letras. Por lo general el flopy es el disco A, el disco rígido es el C y la grabadora el D, el pendriver es el E. Podría haber un segundo flopy (B) o un disco rígido (F). Y así sucesivamente. Seguramente hay otra unidad de disco: la lectora de CD -ROM. Esta también se designa con una letra, pero, a diferencia de las otras, no se puede grabar en ellas.
El sistema operativo asigna las letras A y B para los discos flexibles y desde la C hasta la Z para el resto de los discos.
La Carpeta
Normalmente, el disco rígido está organizado en "carpetas" o "directorios". Son simplemente subdivisiones dentro del disco para mantener la información más ordenada. Si uno decide grabar en el disco, debe decidir, en qué carpeta hacerlo. Una carpeta puede a su vez, incluir subcarpetas, y así sucesivamente, en una estructura jerárquica.
El nombre de la planilla
Lo más probable es que uno grabe varias planillas en el mismo lugar (mismo disco y misma carpeta). Para diferenciarlas, hay que darle un nombre a cada una. Puede ser cualquiera, pero se entiende que hay que elegir nombres descriptivos que tengan relación con el contenido de la planilla (en lo posible)
Todo e s to (disco, carpeta y nombre ) hay que te ne rlo decidido ante s de grabar la planilla (e n lo pos ible ).
Como se Graba
1. T omar las opciones Archivo, Guardar. Aparece el cuadro de la Figura 2, donde se indicarán las t res decisiones recién t omadas.
2. Donde dice guardar en, indicar el disco donde se grabará la planilla.
3. Hacer doble clic (dos clic rápidos con el mouse) sobre la carpet a elegida.
4. Donde dice Nombre del archivo, escribir el nombre elegido para la planilla. Por ejemplo, Lista de Precios.
5. Si t odo est á bien, hacer un clic en Guardar.
Figura 2.El cuadro con las opciones a especificar en el m om ento de grabar una planilla.
Pasará algunos segundos, luego de los cuales la planilla quedará a salvo, guardada en el lugar específico. La parte superior de la pantalla mostrará el nombre que le hemos dado a la planilla. (Figura 3).
Figura 3. El nom bre de la planilla aparec e en el borde superior de la pantalla
DIALOGANDO CON EXCEL
El cuadro de la Figura 2 se llama cuadro de dialogo. Es un nombre muy adecuado. Excel se comunica con nosotros de esa forma, preguntándonos qué queremos hacer. Es importante acostumbrarse a ellos. Según qué opciones aparezcan y cómo las manejemos, Excel obedecerá nuestros deseos.
ARCHIVO, GUARDAR Y ARCHIVO, GUARDAR COMO
En el submenú que se descuelga cuando hacemos un clic en la opción Archivo, aparecen dos opciones parecidas: Guardar y Guardar como. No son exactamente lo mismo, y es importante conocer la diferencia.
Archivo Guardar
Usamos esta opción cuando grabamos la planilla por primera vez y cuando regrabamos. La primera vez nos pide la información necesaria para guardar (disco, nombre, etc.). Si estamos haciendo una regrabación (es decir, ya habíamos grabado la planilla antes), procede con la grabación usando el mismo nombre, en el mismo disco, etc. La nueva planilla se graba sobre la anterior. Es decir, se conserva la versión mas rec iente.
Archivo, Guardar como
Cuando usamos esta opción, Excel siempre nos pregunta el nombre, el disco, etc. de la planilla. Aunque estemos haciendo una regrabación de una planilla ya grabada. Justamente, la opción Archivo, Guardar como nos permite cambiar alguna de estas opciones:
Grabar la planilla en otro disco. En otro directorio o carpeta. Con otro nombre.
CERRAR UNA PLANILLA
Hasta este momento sabemos cómo armar una planilla simple y cómo grabarla. No es poco. En realidad, en eso consiste la mayor parte del trabajo con Excel. Podríamos ya mismo ponernos a inventar otras planillas y tratar de armarlas. Pero antes tenemos que cerrar la planilla anterior. Es decir, dar por terminado el trabajo con ella.
Para cerrar la planilla:
1. Tomamos las opciones Archivo, Ce rrar. Si todo está en el orden, la planilla desaparecerá de la pantalla.
Si todavía no la habíamos grabado, aparecerá el cuadro de la Figura 4, donde Excel nos pregunta si queremos grabar esta planilla antes de abandonarla.
2. Como, en general, queremos conservar todas las modificaciones hechas a la planilla, hacemos un clic en Sí.
3. Si, en cambio, no queremos guardar la planilla en ésta última versión, hacemos un clic en No.
Figura 4. Estamos a punto de abandonar la planilla con la que vení am os trabajando. Excel nos advierte de que todavía no la hem os grabado.
RECUPERANDO UNA PLANILLA YA GRABADA
Grabar es tomar la información que tenemos en la pantalla y guardarla en el disco. Lo contrario se llama
Abrir: traer a la pantalla una planilla grabada anteriormente. Para eso:
1. Tomamos las opciones Archivo, Abrir. Aparecerá el cuadro de la Figura 5, muy parecido al que salió en el momento de grabar.
2. En este cuadro tenemos que actuar como hicimos al grabar, indicando el disco y directorio donde se encuentra la planilla.
3. En la lista de archivos grabados deberá aparecer la planilla que buscamos. Hacemos un clic sobre ella.
4. Hacemos un clic en Abrir.
Figura 5. En este cuadro tenem os que indicar cóm o se llam a la planilla que querem os abri r y en qué disco y carpeta está grabada.
Si todo salió bien, aparecerá en la pantalla la planilla elegida, tal como estaba en el momento de grabarla.
MODIFICANDO UNA PLANILLA
Modificar una planilla puede querer decir dos cosas distintas: modificar el c ontenido de las celdas (los datos) o cambiar el aspecto de la planilla. Del diseño vamos a hablar dentro de un rato. Hablemos del contenido.
Ya dijimos cuál es la forma de cambiar un dato: escribirlo de nuevo. Pero ¿Qué pasa si escribimos Caños de 50 mm y resulta que eran 55 mm? ¿Hay alguna forma de no tener que escribir todo el dato? Sí, y varias. Esta es una de ellas:
Hacemos doble clic sobre la celda que contiene el dato a modificar. Con esto pasamos a la modalidad de edición (Figura 6).
1. Usamos las teclas de movimiento lateral (izquierda y derecha) para colocarnos inmediatamente después del cero de 50. Es decir, a continuación del punto donde tenemos que hacer la corrección.
2. Oprimimos la tecla Retroceso (Backspace) para borrar el 0.
3. Escribimos el segundo 5.
4. Hecha la corrección, pulsamos Enter para ingresar el dato modificado o…
5. …si nos arrepentimos, oprimimos ESCape para dejar el dato como estaba originalmente.
Figura 6. En la m odalidad de Edición podem os m overnos por el interior de una celda y m od ificar lo que está escrito en ella.
CELDA VS RANGO
Celda: Rectángulo formado por una columna y una fila. Ej: A1
Rango es un conjunto (generalmente rectangular) de celdas.
Se le ccionar es pintar (moviendo el mouse, manteniendo apretado el botón) un conjunto de celdas.
Los rangos se designan indicando sus dos celdas extremas, separadas por dos puntos o punto y coma. El rango seleccionado de la Figura 9 es el B 2:B 8.
Los dos puntos significa (desde:hasta). Ej: B2:B8 (lee el contenido de las celdas B2,B3,B4,B5,B6,B7 y B8)
El punto y coma significa (ésta;y ésta). Ej: B2;B8 (lee el contenido de las celdas B2 y B8)
La acción de mover el mouse manteniéndolo apretado se llama "arrastre". Por eso podemos decir que, para seleccionar un rango de celdas, hay que arrastrar el mouse. Cuando un rango esté seleccionado, todas sus celdas se verán afectadas por la próxima tarea que se haga.
COPIAR Y MOVER LOS DAT OS
Figura 9
Cuando estamos armando una planilla es muy común que tengamos que copiar o mover un dato, duplicarlo o cambiarlo de lugar. Para esto hay dos técnicas bien distintas. Como no es fácil decidir cuál de las dos es mejor, explicaremos ambas.
LA T ÉCNICA DE "CORTAR Y PEGAR"
En la planilla de la Figura 1 tenemos un dato "corrido". Vamos a llevar el te xto de la celda C5 a la B5.
Figura 1. En esta planilla m ovem os el dato de la celda C5 a la B5.
Cort ar / Pegar
1. Ponemos el cursor en la celda que cont iene el dat o a mover. O sea, en la celda C5.
2. T omamos las opciones Edición, Cort ar.
3. Ponemos el cursor en la celda adonde queremos llevar el dat o. O sea, en la celda B5.
4. T omamos las opciones Edición, Pegar.
Tras estas operaciones, el dato que estaba en la celda C5 deberá aparecer en B5.
Explicación: el portapapeles
Cuando tomamos las opciones Edición, Copiar., estamos cortando el dato de la celda actual y llevándolo a un lugar aparte llamado portapapeles. Cuando tomamos las opciones Edición, pegar, estamos pegando en la celda actual el dato que acabamos de poner en el portapapeles.
COPIAR VS CORTAR
Si en el paso dos tomamos las opciones Edición, Copiar (en vez de Cortar), estamos poniendo dato en el portapapeles sin retirarlo de la planilla; como si le estuviéramos tomando una foto. Cuando luego tomamos Edición, Pegar, estamos poniendo el dato en la nueva celda mientras el otro todavía está en la celda original. Estamos duplicando el dato. Es decir que:
Cortar + Pegar = mueve
Copiar + Pegar = repite
El portapapeles no es una parte de Excel sino de Windows. Luego de poner un dato en e ste portapapeles (con las opciones Edición, Copiar o Edición, Cortar), el dato está disponible para todos los programas de Windows. Así, podemos poner en Word una tabla de Excel o en Excel un dibujo de Power Point.
ATAJOS
Las opciones de Cortar, Copiar y Pegar pueden hacerse también desde el teclado o con los botones de la Figura 2.
Figura 2. Estos tres botones rem plaza, respectivam ente, a las opciones de Cortar, Copiar y Pegar.
Una variante
Cuando llega el momento de "pegar" el dato en su dirección de destino (tanto al copiar como al mover), hay otra posibilidad: presionar simplemente la tecla Enter.
El procedimient o complet o sería así:
1. Ponemos el cursor en la celda que cont iene el dat o a mover.
2. T omamos las opciones Edición, Cort ar.
3. Ponemos el cursor en la celda adonde queremos llevar el dat o.
4. Apret amos la t ecla Ent er.
LA TÉCNICA DE "AGARRE CON EL MOUSE"
También podemos mover usando el mouse, sin recurrir al menú. Es muy fácil, aunque requiere algo de pulso. Vamos de nuevo con el ejemplo de la Figura 1:
1. Ponemos el cursor en la celda que contiene el dato a mover. O sea, en la celda C5.
2. Apoyamos el puntero de modo que el centro de la cruz gruesa toque los bordes de la celda. Debe aparecer una flecha (Fig. 3)
3. Apretamos el botón del mouse y lo mantenemos así.
4. Bajamos el puntero hasta la celda adonde queremos llevar el dato. O sea, hasta la celda B5 (Figura 4).
5. Soltamos el botón.
Esta operación es muy sencilla: simplemente tomamos el dato y lo llevamos adonde queremos. Y funciona en forma parecida en otros programas. Por ejemplo, podemos mover un párrafo en Word, duplicar una tabla en Access o copiar una imagen en Power Point.
COPIAR CON EL MOUSE
Esta técnica de agarre con el mouse también sirve para copiar (repetir un dato). Por ejemplo, tenemos un dato en A2 y queremos que aparezca también en C4:
1. Ponemos el cursor en la celda que cont iene el dat o a mo – ver. O sea, en la celda A2.
2. apoyamos el punt ero de modo que el cent ro de la cruz gruesa t oque los bordes de la celda para que aparezca la flecha de la Figura 3.
3. Apret amos el bot ón del mouse y lo mant enemos así .
4. Bajamos el punt ero hast a la celda donde queremos copiar el dat o.
5. Apret amos la t ecla Cont rol y la mant enemos así.
6. Solt amos el bot ón.
7. Solt amos la t ecla cont rol.
Es decir, todo consiste en mantener apretada la tecla control antes de soltar el botón del mouse. Nos damos cuenta del efecto de la tecla Control porque, mientras la estamos apretando, aparece una crucecita (en realidad, un signo más) al lado del puntero. Como se ve en la Figura 5. Esta cruz "avisa" que estamos copiando y no moviendo.
No importa cuándo apretamos la tecla. Lo que importa es que, antes de soltar el botón del mouse, esté apretada.
MOVER O COPIAR VARIOS DATOS A LA VEZ
Los ejemplos anteriores consistieron en mover o copiar el dato contenido en una celda individual. En el caso de mover todo un rango a la vez, tendríamos que, previamente, seleccionar ese rango. La técnica sería:
1. Seleccionar, arrast rando el mouse, el rango de dat os a mover.
2. Apoyar el punt ero del mouse de modo que el centro de la cruz gruesa t oque el borde del rango seleccionado. Aparecerá la flecha.
3. Hacer un clic y mant ener apret ado el bot ón del mouse.
4. Llevar el rango al lugar deseado.
5. Solt ar el bot ón.
Si antes de soltar el botón de mouse apretamos y mantenemos apretada la tecla Control, el rango seleccionado se copia en el lugar de destino.
EL MENÚ CONT EXT UAL
Veamos para que se usa el de la derecha:
Si hacemos clic sobre una celda, pero usando el botón derecho, aparece el menú de la Figura 6. Se llama menú contextual porque las opciones que muestra dependen de donde apoyamos el puntero, de donde hicimos clic. El menú que aparece en la figura 6 es el mismo que se ve cuando hacemos clic sobre una celda.
Figura 6. Cuando hacem os clic sobre una celda usando el botón derecho del m ouse, aparece un nuevo m enú.
Entre las opciones de este menú están Copiar, Cortar y Pegar. Son equivalentes a las opciones Edición, copiar; Edición, cortar, etc.
UNIDAD 2
Manejo de filas y columnas
Otra manera de contribuir al aspecto profesional de la planilla es el adecuado manejo de filas y columnas: su tamaño y posición. Insertando (o eliminando) filas y columnas de manera conveniente, la planilla puede hacerse más legible. Lo mismo ocurre con el ancho de las columnas y la altura de las filas.
Cómo se insertan filas y columnas
En la planilla de la figura 14 queremos insertar una columna entre la cantidad y el precio. Entonces:
Figura 14. En esta planilla vam os a insertar una colum na entre la C y la D
1. Colocamos el cursor sobre cualquier celda de la columna D.
Las columnas se insert an a la izquierda de la columna act ual.
2. T omamos las opciones Insert ar, Columnas. La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva columna.
Si fuera el caso de insertar una fila, el procedimiento es similar.
1. Colocamos el cursor sobre cualquier celda de la fila donde se hará la inserción. Las filas se insert an por encima de la fila act ual.
2. T omamos las opciones Insert ar, Filas. La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva fila.
Al hacer la inserción, toda fórmula que hubiera en la planilla ajusta sus referencias de modo de mantener los cálculos inalterables. Esto ocurre independientemente de que hayan referencias relativas o absolutas (el tema de los signos $). Siempre Excel hace las cosas "como es debido".
Inserción de un rango
Los casos anteriores corresponden a la inserción de toda una fila o toda una columna. O de varias, pero siempre completas. También tenemos la posibilidad de insertar un rango de celdas. Eso es lo que se hizo, por ejemplo, en la planilla de la Figura 15. En seguida lo explicamos:
Figura 15. El efecto de insertar el rango B3:C5 en la planilla de la Figura 14, desplazando las celdas hacia abajo.
1. Seleccionamos el rango que queremos insert ar.
2. T omamos las opciones Insert ar Celdas. Aparece el cuadro de la Figura 16.
3. Marcamos la opción Desplazar la Celdas hacia abajo.
4. Hacemos un clic en Acept ar.
Figura 16. Las opciones de Insertar, Celdas
¿Cómo se entienden las distintas opciones del cuadro de la Figura 16? Las dos últimas están más o menos claras y son equivalentes a lo ya visto: permiten insertar columnas o filas enteras. Pero en el caso de insertar solamente un rango de celdas, el resto de la columna (o fila) deberá desplazarse hacia la derecha (o hacia abajo). Para esto se usan las dos primeras opciones. El ejemplo visto es el de desplazar las celdas hacia abajo. La Figura 17 muestra el resultado de la inserción de un rango de celdas desplazando las celdas hacia la derecha.
Figura 17. El efecto de insertar el rango B3:c5 en la planilla de la Figura 14, desplazando las celdas hacia la derecha.
Para insertar varias filas o columnas se pinta previamente un bloque con varias de ellas. En el ejemplo de las Figuras 15 y 17, pintando el rango B3:C5 podemos insertar dos columnas, tres filas o un rango de dos columnas de ancho y tres filas de alto.
Suprimir (eliminar) filas y columnas
También podemos eliminar filas, columnas o rangos. El procedimiento es muy parecido al anterior:
1. Colocamos el cursor en cualquier celda de la fila a eliminar.
2. T omar las opciones Edición, Eliminar. Aparece el cuadro de la Figura 18.
3. Marcamos Eliminar t oda la fila.
4. Hacemos un clic en Acept ar.
Figura 18. Las opciones de Edición, Elim inar Celdas.
En el cuadro de la Figura 18. aparecen opciones similares a las de la Figura 16: las dos últimas opciones permiten eliminar toda una fila o toda una columna. P ero, de nuevo, podríamos eliminar solamente un rango. En este caso, el resto de la columna (o la fila) deberá desplazarse hacia la izquierda (o hacia arriba), ocupando el hueco que dejan las celdas eliminadas. Para esto se usan las dos primeras opciones de l cuadro de la Figura 18.
OPCIONES RÁPIDAS
Las operaciones de insertar o eliminar filas y columnas pueden hacerse más rápidamente usando ciertas combinaciones de teclas.
Para insert ar una fila encima de la act ual:
1. Mant eniendo apret ada la t ecla Shift , oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada la fila act ual.
2. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont rol, oprimir el signo +.
Para eliminar la fila act ual:
1. Mant eniendo apret ada la t ecla Shift , oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada la fila act ual.
2. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont rol, oprimir el signo -.
Para insert ar una columna a la derecha de la columna act ual:
1. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont rol, oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada la columna act ual.
2. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont rol, oprimir el signo +.
Para eliminar la fila act ual:
1. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont rol, oprimir la barra espaciadora. Queda seleccionada la columna act ual.
2. Mant eniendo apret ada la t ecla Cont rol, oprimir el signo -.
DANDO "MARCHA ATRÁS"
Eliminar filas, columnas o rangos es muy fuerte: no estamos cambiando el aspecto de los datos. Podemos estar eliminando da-tos si las celdas eliminadas no están vacías. Recordemos que, si nos arrepentimos, podemos volver atrás de varias maneras:
Tomando las opciones Edición, Deshacer. Oprimiendo Control-Z.
Haciendo un clic en el botón de la Figura 19.
Figura 19. El botón para deshacer el últim o cam bio efectuado sobre la planilla.
OCULTAR FILAS O COLUMNAS
A veces queremos eliminar una columna para que no se vea, pero conservando los datos. Esto se llama "ocultar" la columna.
El procedimient o es el siguient e:
1. Colocamos el cursor sobre cualquier celda de la columna a ocult ar.
2. T omamos las opciones Format o, Columnas, Ocult ar.
Con esto desaparece la columna actual. Pero los datos que contiene siguen estando. La columna solamente está oculta. Y podemos volver a sacarla a la luz.
La historia debería comenzar: "Seleccionamos la columna a mostrar". Pero ¿Cómo seleccionamos, si está oculta? Bien; supongamos que la columna D está oculta:
1. Seleccionamos, arrast rando el mouse, el rango C1:E1. De est a forma, inevit ablement e, la columna D quedará incluida en la selección.
2. T omamos las opciones Format o, Columnas, Most rar.
El manejo de las filas es similar: usamos Formato, fila, Ocultar o Formato, fila, Mostrar, según el caso.
ANCHO DE COLUMNAS
Otra forma de mejorar el aspecto de una planilla es ajustando el ancho de las columnas. Por ejemplo, en la planilla de la Figura 20, hay que ensanchar la columna A para poder ver bien los nombres y apellidos. Para eso:
Figura 20. En esta planilla hay que ensanchar la colum na A para que se vean todos los nom bres y apellidos.
1. Nos paramos en cualquier celda de la columna cuyo ancho vamos a cambiar. Por ejemplo, hacemo s un clic en A3.
2. T omamos las opciones Format o, Columna, Ancho. Aparece el cuadro de la Figura 21.
3. Escribimos 20 (el valor del nuevo ancho).
4. Hacemos un clic en Acept ar.
Figura 21. En esta caja escribim os el nuevo ancho para la colum na.
Con este procedimiento se ensancha la columna A, porque es la columna donde se encuentra el cursor . En general, el ancho es aplicado a las columnas que sean seleccionadas.
Otras opciones de ancho para el ancho de columna
Cuando tomamos las opciones Formato, Columna, aparecen otras opciones. Nos interesan especialmente dos:
Ajustar la selección: Excel asigna automáticamente el ancho necesario para visualizar todos los datos de esa columna. O sea, elige el ancho del dato más largo de la columna.
Ancho estándar: restituye el ancho estandar de la planilla.
Cambiando el ancho con el mouse
El ancho de la columna puede ajustarse también con el mouse. Para eso:
1. Llevamos el puntero a la parte superior de la columna, en la zona gris, sobre la separación entre esa columna y la siguiente. El puntero cambia de forma y se convierte en una doble fecha. Como se ve en la Figura 22.
2. Apretamos el botón del mouse y lo mantenemos así.
3. Sin soltar el botón, movemos el puntero hacia la derecha (para ensanchar) o hacia la izquierda (para angostar).
4. Cuando tenemos la columna con el ancho adecuado, soltamos el botón.
ALT URA DE FILAS
Así como les podemos cambiar el ancho a las columnas, también podemos modificarles la altura a las filas. El procedimiento es muy similar:
1. Hacemos un clic en cualquier celda de la fila cuya alt ura se quiera cambiar.
2. T omamos las opciones Format o, Fila, Alt o. Aparece el cuadro de la Figura 23.
3. En el escribimos el valor que le queramos asignar al alt o.
4. Hacemos un clic en Acept ar.
Figura 23. En esta caja escribim os el nuevo alto para la fila.
Cambiando la altura con el mouse
1. Llevamos el puntero a la parte izquierda de la fila, en la zona gris, sobre la separación entre esa fila y la siguiente. El puntero cambia de forma y se convierte en una doble fecha. Como se ve en la Figura 24.
2. Apretamos el botón del mouse y lo mantenemos así.
3. Sin soltar el botón, movemos el puntero hacia abajo (para aumentar la altura) o hacia arriba (para reducirla).
4. Cuando tenemos la fila con la altura adecuada, soltamos el botón.
OBSERVACIONES
Hay algunas diferencias a tener en cuenta entre el comportamiento del ancho de columnas y la altura de filas.
Las filas tienen alto automático: cuando agrandamos la letra o utilizamos la opción de ajustar texto, la altura cambia con el fin de hacer lugar para los datos. Pero cuando usamos alguno de los comandos para ajustar el alto a voluntad, se pierde la "automaticidad": la fila conserva el alto indicado, independientemente de los datos que contenga.
ALGUNOS EJEMPLOS
Vamos a ver cómo podemos usar las opciones anteriores para darle un toque especial a nuestro trabajo. Por ejemplo, la planilla de la Figura 25 tiene los encabezamientos ajustados para hacerlos más eficaces: se aprovecha mejor el ancho de columna sin perder la legibilidad. Son estas cosas las que demuestran que conocemos los secretos del programa.
Figura 25. Mediante la opción de rotación del texto ahorram os ancho de colum na sin perder legibilidad.
1. Seleccionamos el rango de los títulos. En el ejemplo de la Figura 22, es el rango C2:F2.
2. Tomamos las opciones Formato, Celdas y seleccionamos la ficha Alineación (Figura 26).
Figura 26. La ficha Alineación dentro de Form ato, Celdas. En Orientación podem os especificar una inclinación para los textos del rango seleccionado.
3. En Orientación indicamos un ángulo de 70 grados.
4. Seleccionamos luego la ficha Bordes.
5. Indicamos bordes verticales.
6. Hacemos clic en Aceptar.
La altura de la fila de títulos deberá ajustarse automáticamente. No necesitamos usar opciones de altura de fila.
DOBLE TÍTULO
La planilla de la Figura 27 tiene otro efecto interesante. Vamos a ver cómo lograrlo.
Figura 27. Un título m uy elegante para una tabla.
EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO ORIGINAL. PARA CONSULTAR LA MONOGRAFIA COMPLETA SELECCIONAR LA OPCION DESCARGAR DEL MENU SUPERIOR.