Elaboración del manual de procedimientos de la unidad de presupuesto

UNEXPO INTRODUCCIÓN Petróleos de Venezuela, S.A (PDVSA) fue creada en el año 1975, gracias a la Ley Orgánica que reserva al estado, la Industria y el Comercio de los Hidrocarburos, aplicándole el ejecútese ese año para ejercer tales actividades, luego de la nacionalización de la industria petrolera, dando inicio a sus operaciones el 1 de enero de 1976. La petrolera posee las mayores reservas petrolíferas del mundo y luego de la cuantificación de las reservas de petróleo en la Faja del Orinoco espera incrementar aún más la cifra, de acuerdo con lo estipulado en el "Proyecto Magna Reserva". Al finalizar dicho proyecto, Venezuela deberá poseer reservas probadas con un total cercano a 316.000 millones de barriles, la mayoría de ellos correspondientes a crudo extrapesado.

UNEXPO INTRODUCCIÓN La Faja Petrolífera del Orinoco, esta dividida en cuatro grandes áreas: Boyacá, Junín, Ayacucho y Carabobo. Dentro de la división Ayacucho se encuentra el distrito San Tomé, que cuenta con diversas gerencias, entre ellas Desarrollo Urbano, que le permite a la organización cumplir con los objetivos planteados y trabajar productivamente. El presente trabajo esta orientado a la elaboración del manual de procedimientos de la Unidad de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San Tomé, con la finalidad de que los trabajadores de dicha unidad tengan un soporte al realizar sus actividades, de modo que al momento de llevarlas a cabo, se optimice el proceso, además de ayudar a aquellas personas que no tengan la experiencia suficiente a realizar sus actividades en el tiempo requerido.

UNEXPO LA EMPRESA PDVSA (Petróleos de Venezuela S.A.), tiene a su cargo el conjunto de actividades operativas y económicas asociadas a la extracción y manejo de los recursos petroleros del país. Esta corporación lleva adelante actividades en materia de exploración y producción para el desarrollo de petróleo, gas y crudo pesado, manufactura de orimulsión y explotación de los yacimientos de carbón.

UNEXPO LA EMPRESA Las operaciones de exploración y producción se encuentran desplegadas en todo el territorio nacional, entre ellas tenemos las llevadas a cabo en la Faja Petrolífera del Orinoco, fuente de reservas de hidrocarburos líquidos más grande del mundo que comprende una extensión de 55.314 km2 y un área de explotación actual de 11.593 km2, ubicada al sur de los estados Guárico, Anzoátegui y Monagas.

UNEXPO LA EMPRESA Este gran reservorio petrolero fue dividido en cuatro grandes áreas, siendo estas de oeste a este: Boyacá, Junín, Ayacucho y Carabobo, y a su vez segmentado en 29 bloques de 500 km2 cada uno aproximadamente. Adscrito a la División Ayacucho se encuentra el distrito San Tomé, conformada por diversas gerencias que le permiten realizar su trabajo de forma oportuna.

UNEXPO LA EMPRESA En este sentido, la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San Tomé, se encarga de optimizar, adecuar y proveer la infraestructura no industrial requerida para las operaciones del negocio, utilizando las mejores prácticas, estándares de ingeniería, mediante la formulación y ejecución de estudios, planes y proyectos integrales en sinergia con entes internos y externos para brindar la mejor relación costo-beneficio al cliente, contribuyendo al desarrollo sustentable de las comunidades donde la Corporación tenga presencia operacional. La unidad de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y Gestión adscrita a la gerencia de Desarrollo Urbano, lleva a cabo todas las actividades relacionadas con el manejo, seguimiento y control del presupuesto, asociada a la cartera de proyectos aprobados anualmente.

UNEXPO EL PROBLEMA En la Gerencia de Desarrollo de Urbano, se hace necesario la optimización de sus procesos a través de la elaboración del manual de procedimientos de la unidad de Presupuesto, del departamento de Planificación, Control y Gestión adscrita a esta gerencia, que contenga información detallada de las actividades que se llevan a cabo en dicha unidad, ya que debido a la inexistencia de este, los trabajadores en ocasiones se desorientan en cuanto a las actividades especificas de su cargo, generando re-trabajo, mayor cantidad de tiempo a la hora de realizar sus tareas por no tener la información de manera oportuna y eficaz.

UNEXPO EL PROBLEMA La situación planteada, tiene su origen en la falta de organización por parte de la empresa, aunado a esto, los trabajadores del área están siempre colmados de trabajo, lo que les dificulta disponer de tiempo para elaborar dicho manual donde se especifiquen con detalle las tareas y procedimientos del área para desarrollar los proyectos.

UNEXPO EL PROBLEMA Objetivo General Elaborar el manual de procedimientos de la unidad de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA, Distrito San Tomé. Objetivos Específicos

UNEXPO EL PROBLEMA

UNEXPO DISEÑO METODOLÓGICO

UNEXPO DISEÑO METODOLÓGICO Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

UNEXPO PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN

UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL Descripción de los Procesos de la Gerencia de Desarrollo Urbano Básicamente los procesos que se llevan a cabo en la Gerencia de Desarrollo Urbano para que se ejecute un proyecto, consiste primeramente en la solicitud de los clientes (Gerencias de PDVSA o la Gerencia Distrital), luego el Departamento de Ingeniería estudia si es factible la ejecución del proyecto o no, se solicita el presupuesto a la Gerencia Distrital, una vez lista la Ingeniería de Detalle se pasa a Contratación y de allí a Servicios Técnicos para la entrega de planes de seguridad y calidad de la contratista, y así iniciar la Implantación del proyecto (construcción).

UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL Metas de cada fase del proceso de ejecución de Proyectos

UNEXPO SITUACIÓN ACTUAL  Descripción de la Unidad de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y Gestión La unidad de Presupuesto lleva a cabo todas las actividades relacionadas con el manejo, seguimiento y control del presupuesto, asociada a la cartera de proyectos aprobados anualmente. Esta unidad maneja dos tipos de presupuesto el de inversión (activos), donde se encuentran todos los proyectos que la gerencia ejecuta para el año en cuestión y el de operación, que son los gastos en los que incurre la gerencia (equipos, materiales de oficina, entre otros). Actualmente esta unidad no cuenta con procedimientos establecidos para llevar a cabo sus actividades, por lo que es de gran importancia la elaboración del manual de procedimientos.  

UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Los resultados que se muestran a continuación se presentan de acuerdo a los objetivos específicos planteados en el estudio: Caracterizar los procesos principales de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San Tomé.

UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Actividades desglosadas del Proceso:

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UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Describir las actividades de la unidad de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y Gestión perteneciente a la Gerencia de Desarrollo Urbano.

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UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Diagnosticar la situación actual de la unidad de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano.

UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Identificar la secuencia de actividades que deben seguir los trabajadores de la unidad de Presupuesto para el desarrollo de sus funciones Para el desarrollo de las diferentes funciones de los trabajadores de la unidad de presupuesto, es de gran importancia contar con una guía, con este fin, cada vez que se solicitaba alguna actividad a los analistas de presupuesto, se obtenía la explicación de la misma y se observaba el proceso, anotando la secuencia, una vez obtenida esta información, fue plasmada en el manual con detalles, pasos a seguir, diagramas de flujo y pueden observarse en el “Manual de Procedimientos de la unidad de Presupuesto DDUU STM (Desarrollo Urbano San Tomé)”.

UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Validar los procedimientos que deben seguir los trabajadores de la unidad de presupuesto para la ejecución de sus funciones de manera eficiente Una vez obtenida la información de las diferentes actividades que se realizan en la unidad de Presupuesto, así como sus respectivos lineamientos, se procedió a validar los procedimientos para incluirlos en el manual, con este fin se realizó una revisión minuciosa por parte de la fuerza laboral de la Unidad de Presupuesto, quienes dieron su aprobación para proceder a la elaboración del manual de procedimientos.

UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Elaborar el manual de Procedimientos que permita conocer las actividades y pasos a seguir en la unidad de Presupuesto del Departamento de Planificación, Control y Gestión de la Gerencia de Desarrollo Urbano de PDVSA, distrito San Tomé  1. Se elaboró el formato para vaciar la información recolectada en el área. 2. Se estructuró el manual en varias secciones 3. Se anexaron los formatos, instructivos de llenado e informaciones importantes, tomadas de los archivos de Desarrollo Urbano.

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UNEXPO ANÁLISIS Y RESULTADOS Algunos de los procedimientos llevados a cabo en la Unidad de Presupuesto son los siguientes:

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