- Uso de la Requisición Viajera
- Uso de lo Dato de Requisición de Materiales ( n/m)
- Selección de las posibles fuentes de aprovisionamiento
- Preparación de la orden de compra
- Liquidación de factura y pagos
Uso de la Requisición Viajera
La requisición viajera es una forma de tarjetas de cartón, usada cuando un articulo en particular debe comprarse, frecuentemente para un departamento determinado. La tarjeta viajera contiene una descripción completa del articulo en particular y es enviada al departamento de compras cuando se necesita la reposición del articulo por el usuario, indicando la cantidad y fecha en que lo necesita.
El encargado de compras hace la OC, por los datos del proveedor, el precio, el numero de la OC en la tarjeta viajera y la regresa a quien hizo la requisición, quien la guarda en su expediente hasta que se necesita de nuevo un reabastecimiento. Con una tarjeta se pueden hacer hasta 24 a 36 compras.
El uso de esta requisición viajera ahorra el recopilado de datos de descripción rutinarios y sustituye de 24 a 36 requisiciones de compras individuales, ahorran papelería y tiempo de empleados. También proporcionan un historial completo de las compras y registros, el uso en una sola forma.
Uso de lo Dato de Requisición de Materiales ( n/m)
La nota de material (n/m), se usa por las empresas que fabrican un articulo estándar durante un periodo relativamente prolongado de tiempo como una forma rápida de notificar a compras las necesidades de producción.
La programación de producción solo comunica a compra que ha programado 1500 unidades de ese modelo para su producción del próximo mes. Entonces compras calcula n/m normalmente mediante un sistema multiplicando por 1800 para determinar la cantidad total de material necesario para satisfacer el programa de producción el próximo mes. La comparación de estas cifras con las cantidades en inventarios dará las cantidades que se necesitan comprar.
Si en una empresa se ha desarrollo un sistema un sistema de computo de materiales totalmente integrado, en el cual se ha incluido los acuerdos a largo plazo que contienen la información del proveedor y de cotización en la base de la computadora, está genera las ordenes para cubrir las cantidades que se deben comprar.
El uso del sistema de n/m es una forma de simplificar en el proceso de las requisiciones, cuando este abarca un gran numero de artículos necesitado con frecuencias.
Compras sin almacén o contratación de sistemas
Esta técnica han sido utilizada con mayor frecuencia en las compras de papelería y articulo de oficina, de artículos repetitivos, materiales de mantenimiento y reparación y en producto de operación. Estas compras se caracteriza por muchos tipos diferentes de artículos, todos de valor comparativamente diversos y que se necesitan de inmediatos cuando se presenta cualquier tipo de diferenciación en la planta o en el equipo.
La técnica es formular un tipo de contrato en el cual se detallan las cantidades aproximada que se consideran se utilizaran en periodos específicos de tiempo, precios, las medidas para ajuste de las mismas, los procedimiento a seguir para satisfacer las requisiciones diarias que deberán enviarse dentro de las 24 horas de realizados, lo cual simplifica los procedimiento de facturación y un catalogo completo de todos los artículos cubiertos en ese contrato.
La requisición de artículos cubiertos por el contrato son almacenados por el proveedor, eliminando así la inversión del comprador en inventarios y espacios. La requisición es utilizada por el proveedor para tomar la existencias, empacarla, facturarla y enviarla con su nota de remisión. Este procedimiento reduce costos de manejo de documentos para el comprador, y para el proveedor es una ayuda para resolver el problema de las ordenes pequeñas.
En algunas empresas con requerimientos de grandes volúmenes para un proveedor especifico, este proveedor almacena los artículos en la planta del cliente como si fuera el almacén del proveedor. El contrato entre comprador y proveedor es por medio de una computadora que utiliza una impresora a través de un mecanismo de computación, el cual cambia los impulso de la computadora a modo de que se puedan comunicar a través de una línea telefónica. Este sistema se conoce como" Sistema de contratación" y funciona de la siguiente forma:
1. El comprador coloca la orden para una familia de artículos.
2. El proveedor envía las cantidades predeterminada al área de conjunto de inventario junto a la planta del comprador, los artículos aun son propiedad del proveedor.
3. El comprador inspecciona los artículos cuando estos son enviados.
4. La computadora dirige el almacenamiento a la gaveta o estante apropiado.
5. El comprador coloca las OCs a través de la terminal de la computadora, disminuyendo así los riesgos de inventario del proveedor.
6. La hojas perforadas se preparan en la computadora. El comprador separa físicamente los artículos de los registros de inventario del proveedor.
7. El proveedor presenta únicamente una factura mensual por todos los artículos que se han perforado en la hoja.
8. El departamento de contabilidad del comprador hace únicamente un pago mensual por todos los artículos usados.
9. La computadora prepara un informe sumario a intervalos predeterminados que presentan los artículos y la cantidades usadas, tanto el análisis del comprador como del proveedor, para la planeación y el reabastecimiento.
Selección de las posibles fuentes de aprovisionamiento
La selección de proveedores constituye un papel importante de las funciones de compras que incluyen la localización de fuente calificadas de abastecimiento y la evolución de la probabilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar con el tiempo en el envió de un producto satisfactorio y en los servicios antes y después de venta.
Entre los registros básicos de una oficina de compras bien organizada deben existir:
Los contratos importantes contra los cuales se asignan las ordenes de medida que se requiere.
Una clasificación de producto y artículos comprados
Un registro de los proveedores.
Análisis de las cotizaciones.
El análisis de la cuota y la selección del proveedor lleva a la asignación de una orden. Debido que el análisis de las cotizaciones y la reelección del proveedor son materiales de juicio, solamente es necesario indicar aquí que existen etapas lógicas en las compras. Algunas organizaciones utilizan una forma sencilla de análisis de cotización para ayudar al análisis de la propuesta. Así como muchas Ocs se colocan a través de otros medios distintos de cotización por ejemplo, listas de precios o negociaciones.
Preparación de la orden de compra
La asignación de una orden incluye usualmente la preparación de una orden de compra a menos que en su lugar se use un acuerdo de ventas con algún proveedor o se emita contra una orden que lo cubra. Una falla en el uso del contrato adecuado puede dar como resultado complicaciones legales serias. Además la transacción puede no haber sido registrada en la forma debida. Por esta razón, aun cuando una orden sea dad por teléfono, debe ser seguida de una orden por escrito con fines de confirmación.
En ningún caso salvo para las compras menores de cajas chica no deben comprarse ningunos materiales sin una orden de algún tipo escrito.
Es de sumo interés comprar los acuerdos de venta y las formas para la ordenes de compra. Debido a que cada compañía busca actualmente protegerse a si mismo tan completamente como sea posible, las responsabilidades que en la forma de la orden de compra se asignan al proveedor, en el acuerdo de venta son transferidas al comprador.
Es natural que una compañía este ansiosa por utilizar sus propias condiciones de ventas cuando expanden su productor y su propia orden de compra cuando están comprando.
Formas de la orden de compra
Existen diferentes formas de ordenes de compras, las cueles varían de gran forma en el formato y en el proceso que se rige en la empresa. No obstante se esta luchando para lograr estandarizar la orden de compras.
Los datos necesarios en cualquier orden de compra que se considere apropiada son:
1. Numero de serie
2. Fecha de emisión
4. Cantidad y descripción de los artículos que se ordenan.
5. Fecha de envió requerida.
6. Las direcciones para su embarque.
7. El precio, los términos de pago.
8. Los términos de pagos.
9. Condiciones que regulan la orden.
Medidas que se toman en las condiciones de las ordenes de compras
Protección del comprador de artículos dañados.
Especificaciones referente al precio.
Algunas cláusulas importantes sobre embalaje o por peso excesivo.
Aceptación de materiales sujeta a la inspección de su calidad.
Rechazo a causa de la mala calidad.
Cancelación de orden si los envíos no se reciben en la fechas acordada.
El vendedor puede receptar letras de cambios giradas contra el comprador.
Cantidad excesiva o insuficiencias en relación con los pedidos.
Información sobre temas importantes para la empresa.
Cada compañía difiere en los tipos de ordenes, el numero de copia y en el envió de las compras. El ejemplo típico es que el original se envía al proveedor para fines de solicitud de pago futuro.
Formas para Ordenes de Compras Abierta
Cuando las ordenes son abiertas el costo de su expedición y manejo se pueden reducir, ya que una orden abierta permite agregar los artículos y la extensión de tiempo.
En este tipo de orden todos los términos y condiciones comprendidos en la compra de cantidades estimada durante un periodo, se negocian e incorporan a la orden original. Después loas emisiones de cantidades especificas se hacen contra la orden.
Seguimiento y Expedición
El seguimiento consiste en darle continuidad al proceso hasta lograr que el cliente haga el pedido y la orden se ejecute. Algunas empresas tienen una persona especifica para esto. El seguimiento consiste en la verificación rutinaria de una orden para asegurar que el vendedor será capaz de satisfacer las promesas de envió.
El envió es una forma de ejercer presiona sobre los vendedores para lograr que satisfagan la promesa de envió o el envío sea realizado antes de lo señalado
Recepción e Información de Artículos.
Una adecuada recepción de materiales y otros artículos, es vital, mucha empresa manejan la recepción mediante un departamento especifico, con excepción de algunas empresas que tienen varias plantas o naves. La llegada de los artículos siempre incluye una etapa adicional.
Existe argumento para retener el pago de la factura hasta haber recibido los articulo, entre estos están:
1. Frecuentemente la factura llega a mano del comprador hasta el final del periodo de descuento.
2. No es bueno pagar hasta no haber inspeccionado la compras.
3. Se debe hacer algo para que el periodo de descuento sea a partir de la recepción de la factura o de los artículos.
Además existen argumento a favor de pasar la factura para que sea pagada sin esperar la llegada inspección y aceptación del material.
Estos son:
La consideración financiera financiera puede ser sustancial.
La deficiencia para lograr descuento por pagos inmediato reflejas desfavorablemente la situación crediticia del comprador.
Cuando se hacen compras a vendedores respetables se pueden hacer fácilmente ajustes mutuamente satisfactorios cuando ha habido material que no satisface, aun cuando de la factura ya haya sido pagada.
Liquidación de factura y pagos
Por la general la factura llega antes que los artículos al menos que sean envió locales en este caso casi llegan simultáneamente con ello. La factura es una demanda definida en contra del comprador, y por ende necesita ser manejada de forma cuidadosa. Es común que se pida que los facturas se presenten por duplicado.
Existen diferencias de opiniones en cuanto si la comprobación y aprobación de la factura es función del departamento de compras o del departamento de contabilidad lo cierto es que la factura debe ser revisada y comprobada. La importancias fundamental para que las factura sean comprobadas en el departamento de compra es que ahí fue donde se hizo el contrato original.
En donde la factura es manejada normalmente por el departamento de contabilidad es típico el siguiente procedimiento
1. Todas la factura son enviadas por correo, por duplicado, por el vendedor, directamente al departamento de contabilidad, donde son sellada con fecha y hora. Luego toda las factura son cotizada y certificad para pago, esto si la orden de compra no presenta diferencia alguna.
2. Las facturas que presentan algunas variaciones respecto a precio, términos u otros aspectos con la orden de compra son enviadas al departamento de c0ompras para su comprobación.
Mantenimiento de Registros.
Esta función completa los registro del departamento de compras, comprende reunir y archivar las copias del departamento de compras de los documentos relacionado a la orden y transferir a lo registro la información aprobada que el departamento desea conservar.
El mínimo que un registro básico, ya sea manual o por medio del sistema de computo debe ser:
1. Registro de las OC, el cual identifica todas las Ocs por un numero e indica el estado abierto o cerrado de cada una de ellas.
2. Expediente de OC, que contiene una copia de todas las Ocs, archivada numéricamente.
3. Archivo de artículos, que presenta todas las compras de cada articulo importante 9fecha, cantidad, vendedor, precios numero de OC).
4. Archivo con la historia de vendedores, que tiene todas las compra asignadas con los principales vendedores, presenta su magnitud, y su valor total.
Autor:
Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.
Santiago de los Caballeros,
República Dominicana,
2014.