Siete pasos para el mejoramiento continuo. Mangueras Guayana C.A.

Mangueras Guayana C.A. Paso 1.- Selección de la oportunidad de mejora. Antecedentes: La empresa debido al gran volumen en facturación fue designada en el 2.004 como agente de retención especial. Por lo cual, deberá retener el 75% del impuesto cobrado a los proveedores. Problemas: Constantes errores en la declaración del 75%. Doble elaboración de cheques. Extravio de copias de facturas de clientes. Pérdidas de copias facturas de los proveedores con las cuales se generan los cheques.

Fallas en la elaboración comprobantes (Manualmente). Falta de enumeración de facturas. Archivo (txt) se modifica manualmente. Introducción de datos errores. Equipos no actualizados. Falta de programa (Software). Paso 2.- Clarificar, cuantificar y subdividir el problema. Mangueras Guayana C.A. Problema: Constantes errores en la declaración de la retención 75% del impuesto.

Mangueras Guayana C.A. Objetivo: Identificar y verificar las causas raíces específicas del problema en cuestión, aquellas cuya eliminación garantizará la no recurrencia del mismo. Por supuesto, la especificación de las causas raíces dependerá de lo bien que haya sido realizado al paso anterior. Paso 3.- Análisis de causa. A continuación el diagrama causa-efecto…

Mangueras Guayana C.A. Diagrama Causa-Efecto (Gp:) Maquina (Equipos) (Gp:) (Gp:) Mano de Obra (Gp:) (Gp:) Ambiente(Políticas) (Gp:) (Gp:) Metodo (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) (Gp:) Falta de Mantenimiento (Gp:) Equipos Computación (Gp:) (Gp:) Deficiencia Corriente Eléctrica (Gp:) (Gp:) (Gp:) Sistema Operativo (Gp:) no (Gp:) Actualizado (Gp:) (Gp:) (Gp:) Software No Adecuado (Gp:) (Gp:) Se emiten Cheques con (Gp:) presupuestos o Copias de Facturas (Gp:) (Gp:) Elaboración de Comprobantes de (Gp:) Retención sin Tener Nro. D (Gp:) e Factura (Gp:) (Gp:) Comprobante se genera (Gp:) Manualmente (Gp:) (Gp:) No hay un sistema automatizado (Gp:) (Gp:) No se piden los números de (Gp:) Facturas a los Proveedores c.a.n.t.v. (Gp:) (Gp:) No se verifica la Información (Gp:) (Gp:) Introducida (Gp:) (Gp:) Impuntualidad (Gp:) (Gp:) Desmotivación (Gp:) (Gp:) Ausentismo (Gp:) (Gp:) Falta de Adiestramiento (Gp:) (Gp:) Constantes (Gp:) errores en la (Gp:) declaración de la (Gp:) retención del 75% (Gp:) del impuesto. (Gp:)

Mangueras Guayana C.A. Paso 4.- Establecimiento nivel exigido Metas a superar Declarar la retención sin perdidas de tiempo. Actualización de equipos y software. Implementación de programas de adiestramiento. Implementar sistemas de control para evitar doble elaboración de comprobante. Implementar sistemas de control para evitar pérdidas de facturas. Mayor control de las copias de las facturas de los clientes. Crear programas automatizados (archivo txt).

Mangueras Guayana C.A. Paso 5.- Diseño y programación de soluciones Objetivo: Identificar y programar las soluciones que incidirán significativamente en la eliminación de las causas raíces. En todo caso, cuando la identificación de causas ha sido bien desarrolladas, la soluciones para los problemas inicialmente complejos aparecen como obvias.

Mangueras Guayana C.A. Paso 6.- Implantación de soluciones. Este paso tiene 2 objetivos: Probar la efectividad de la(s) solución(es) y hacer los ajustes necesarios para llegar a una definitiva. Asegurarse que las soluciones sean asimiladas e implementadas adecuadamente por la organización en el trabajo diario. Implantación de las soluciones de las causas raíces: Programa mantenimiento. Se instalaron U.S.P. No se instalo la planta eléctrica. Departamento de informática debe buscar sitema operativo actualizado.

Mangueras Guayana C.A. Implantación de las soluciones de las causas raíces: Se crearon listados de personal para el control de entrada. Se creó sistema de amonestación. No se crearon bonos de puntualidad. Bono al mejor empleado. Se modificó el sistema Sismay automatizando otros procesos.

Mangueras Guayana C.A. Paso 7.- Establecimiento de acciones de garantías. Objetivo: Asegurar el mantenimiento del nuevo nivel de desempeño alcanzado. En este un paso fundamental al cual pocas veces se le presta la debida atención. De él dependerá las estabilidad en los resultados y la acumulación de aprendizaje para profundizar el proceso. Actividades: Normalización de procedimientos, métodos o practicas operativas. Entrenamiento y desarrollo del personal en las normas y prácticas implantadas. Incorporación de nuevos niveles de desempeño al proceso de control de gestión de calidad. Documentación y difusión de la historia del proceso de mejoramiento.