Presupuestos

Introducción
Qué es un presupuesto?
Funciones de los presupuestos
Requisitos para un presupuesto
Ventajas del presupuesto
Desventajas y limitaciones del presupuesto
Conclusiones
Anexos

Introducción

En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para la administración de las empresas, las decisiones de tipo gerencial no se toma únicamente sobre una base de resultados históricos, al contrario se debe realizar sobre proyecciones efectivas que nos permita anticiparnos a corregir hechos negativos que perjudique la economía de una empresa, por ende se presenta un material sobre los aspectos sobresalientes para la elaboración de un presupuesto en general.La búsqueda de instrumentos válidos de apoyo a la toma de decisiones gerenciales es una preocupación constante desde los comienzos del siglo XX. La generalización en el empleo de cifras predeterminadas de acuerdo con unos criterios racionales fue el primer paso encaminado a mejorar los soportes de información. Ha sido a partir de 1950 cuando esta inquietud ha alcanzado su máximo desarrollo y en la actividad de elaboración de presupuestos, aplicación de cifras predeterminadas y desarrollo de un control de gestión son hechos comunes, diríamos que casi imprescindibles, en la vida empresarial.El ejercicio de la actividad presupuestaria está integrado en el proceso información-decisión-acción, y se desarrolla a través de las fases de previsión, presupuesto y control.

OBJETIVOS

Dar a conocer cómo funciona un presupuesto.
Conocer sus ventajas y alcances.
Saber tomar decisiones acertadas en base a los presupuestos.

Qué es un presupuesto?

Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.

Clasificación del presupuesto

Es común encontrar que existen distintos tipos o denominaciones del Presupuesto, en realidad estas diferentes formas de llamarlo, obedecen tan solo a características particulares del mimo. A continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes.

1) Por tipo de Empresa: Estos pueden ser:

a) Presupuesto Público o Fiscal.- Son aquellos que realizan los Gobiernos, los Municipios, las empresas descentralizadas etc. Para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias P.O.A.

b) Presupuesto Privado o Empresarial.- Son los realizados y utilizados por las empresas particulares como instrumento de su administración.

2) Por su Contenido.- Estos pueden ser:
a) Principales.- Estos presupuestos son una especie de resumen, en el que se presentan los elementos medulares en todos los presupuestos de la empresa.
b) Auxiliares.- Son aquellos que muestran en forma analítica las operaciones estimadas por cada uno de los departamentos que integran la organización de la empresa.
3) Por su Forma.- Según las fases alternativas que presenta, pueden ser:
a) Flexibles.- Estos presupuestos consideran anticipadamente las variaciones que pudiesen ocurrir y permiten cierta elasticidad por posibles cambios o fluctuaciones propias, lógicas o necesarias.b) Fijos.- Son los presupuestos que permanecen invariables durante al vigencia del periodo presupuestario. La razonable exactitud con que se han formulado, obliga a la empresa a aplicarlos en forma inflexible a sus operaciones, tratando de apegarse lo mejor posible a su contenido.

4) Por su Duración.- La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo de operaciones que realice la empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle que se desee, ya que a mayor tiempo corresponderá una menor precisión y análisis. Así pues, puede haber presupuestos:

A) A Corto Plazo, los que abarcan un año o menos, yB) A Mediano plazo, los que se formulan para más de un año a 5 añosC) A largo plazo, son los que abarcan a mas de 5 años

5) Por la Técnica de su Evaluación.- Los presupuestos pueden ser:

A) Estimados.- Son los presupuestos que se formulan sobre bases empíricas; sus cifras numéricas, por ser determinadas sobre experiencias anteriores, representan tan solo la probabilidad más o menos razonable de que efectivamente suceda lo que se ha planeado.

B) Estándar.- Son aquellos que por ser formulados sobre bases científicas o casi científicas, eliminan en un porcentaje muy elevados las posibilidades de error, por lo que sus cifras, a diferencia de los anteriores representan los resultados que se deben obtener.

6) Por su reflejo en los Estados Financieros.- Por la forma como se exponen en los estados financieros son:

a) De Posición Financiera o de Balance General.- Muestra la posición estática que tendría la empresa en el futuro, en caso de que se cumplieran las predicciones. Se presenta por medio de lo que se conoce como posición financiera o Balance General presupuestado.

b) De Resultados.- Muestran las posibles utilidades a obtener en un periodo futuro.

c) De Costos.- Se preparan tomando como base los principios establecidos en los pronósticos de ventas, y reflejan, a un periodo futuro, las erogaciones que se hayan de efectuar por concepto del costo total o cualquiera de sus partes.La experiencia obtenida dará lugar a la elaboración del:

d) Presupuesto maestro o tipo.-. Con estos presupuestos se ahorra tiempo dinero y esfuerzo, ya que posteriormente, solo se hacen los que tengan variación sustancial.

Funciones de los presupuestos

La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización.
El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.

Finalidades de los presupuestos

Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.
Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.
Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.
Coordinar y relacionar las actividades de la organización.
Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

Requisitos para un presupuesto

Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se espera, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración como son:

a) Conocimiento de la Empresa.- Es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar.

Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades; su contenido y forma, varían de una entidad a otra, principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivo y necesidades en que se hayan de aplicar.

b) Exposición del Plan o política.- El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los limites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas.

c) Coordinación para la ejecución del plan o política.- Debe existir un Director o Responsable del Presupuesto que actuará como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan. La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones. La responsabilidad del presupuesto recae sobre el Director o responsable, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrán la obligación de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración.

d) Fijación del periodo Presupuestal.- Otro de los requisitos que debe tomarse en cuenta es la determinación del lapso que comprenden las estimaciones. La determinación de este periodo opera en función de diversos factores, tales como estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el periodo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada etc.

Existen otros factores que influyen en la fijación del periodo presupuestal dependiendo estas del momento en el que se elabora el presupuesto, las características propias de la Empresa y también la situación del país.

Se puede concluir aconsejando no establecer el periodo del presupuesto largo en forma muy rigurosa, ya que este suele variar constantemente según sea la estabilidad o instabilidad de las operaciones que se realicen. La practica más aceptable sería la de estimar las operaciones de la Empresa por periodos de un año, dividiendo estos en trimestres, que a su vez se subdividirán en meses, pueden también tomarse periodos de dos años o tres años.

Normalmente se hacen coincidir los periodos de las estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones necesarias.

En nuestro país se tiene las siguientes fechas de cierre:- Comerciales: inician en enero y cierran el 31 de diciembre - Industriales: inician en abril y cierran el 31 de Marzo del siguiente año- Agropecuarias: inician en julio y cierran en junio del siguiente año.- Mineras: Inician en octubre y cierran en septiembre del siguiente año.

e)Dirección y Vigilancia.- Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan con las instrucciones o recomendaciones que ayudarán a los jefes a poner en práctica dichos planes; luego se hará un estudio minucioso de las diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados, revisar periódicamente las estimaciones y de ser necesario, modificarlas en función con la entidad a la que pertenecen.

f) Apoyo Directivo.- La voluntad en la implantación de El Presupuesto por parte de los Directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no solo informativo sino que lo convierte en un plan de acción operativa y de patrón de medida con lo ejecutado.

Ventajas del presupuesto

La elaboración de un presupuesto puede proporcionar las siguientes ventajas:

– La Dirección posee en todo momento un cuadro general de las operaciones y resultados pudiendo de esa manera prever las situaciones y tomar decisiones mas acertadas.

2. – Se dispone de instrumento por el cual el trabajo de la empresa se desarrolla de acuerdo a un plan general coordinado.

3. – Le posibilita la acción o adopción de medidas con suficiente anticipación permitiendo juzgar los acontecimientos con la perspectiva adecuada.

4. – Ayuda al manejo financiero de la Empresa.

5. – Sirve para medir la eficiencia de los jefes responsables.

6. – Hace participar en las tareas de programación y dirección a una mayor cantidad de responsables impulsándoles a actuar de manera eficaz en la corrección de planes que son suyos.

7. – Facilita el control administrativo.

8. – Es un reto constante presentado a los ejecutivos de la empresa para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la situación de la misma.

9. – Impone a los ejecutivos no solo responsabilidad operativa sino también responsabilidad financiera.

10. – Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables

Desventajas y limitaciones del presupuesto

En este aspecto se puede mencionar lo siguiente:

1. Los datos incluidos en los presupuestos están basados en estimaciones o pronósticos, es decir, se debe considerar la posibilidad de error en las estimaciones como un factor adicional, al analizar las diferencias entre los datos reales y los presupuestados.
2. Un sistema presupuestario no puede implantarse de improvisto, para su uso en condiciones satisfactorias son necesarios ciertos requisitos básicos, dentro de los cuales el factor tiempo y experiencia acumulada tiene un papel preponderante.
3. La limitación más importante se deriva de la circunstancia de que el control presupuestario, es una herramienta de la dirección de la empresa. Es decir, no debe pensarse que la suplanta de alguna manera sino que es su mejor auxiliar.
4. Toma tiempo y costo su preparación.
5. No se debe esperar resultados demasiado pronto.
6. Su ejecución no es automática, es necesario que el personal de la empresa comprenda la utilidad de esta herramienta.
7. Una de las principales limitaciones que enfrenta la elaboración del presupuesto, es la falta de información contable en forma adecuada y oportuna.
8. En muchos casos la administración empírica de la empresa, hace que el presupuesto sea solo un documento de simple estimación y no de aplicación y control.

Toma de Decisiones

El seguimiento del presupuesto no es sólo algo que haces para saber aun más de tu rendimiento financiero como organización o proyecto. Necesitas la información para poder tomar decisiones. Éste es el aspecto del ciclo:

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El éxito del proceso depende de la capacidad de aquellos que tienen responsabilidades administrativas para tomar decisiones y actuar.

Conclusiones

1. El presupuesto debe ser objeto de adaptación constante, siendo un medio de evaluación, proporcionando las pautas de posibles deficiencias así como señalando los objetivos que se persiguen con el mismo.
2. El presupuesto debe constituir un instrumento de apoyo a la actividad de planificación, contribuyendo a que la misma sea más objetiva.
3. El establecimiento de la coordinación de todas las actividades para lograr dicho plan.
4. Asegurar la liquidez financiera de la empresa.
5. Establecer un control para analizar su relación con los objetivos establecidos.
6. La elaboración de presupuestos cada vez es más importante y se encuentran en todas partes.